微生物實(shí)驗(yàn)室檔案管理

關(guān)于微生物實(shí)驗(yàn)室檔案管理第1頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三一、檔案管理的概念檔案管理也叫檔案工作，是檔案室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。檔案管理包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。二、檔案管理的內(nèi)容第2頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三在我們實(shí)際工作中，根據(jù)公司情況，檔案管理應(yīng)該做到最基本的檔案資料的收集、整理、編輯及保管。三、公司檔案管理的對象及現(xiàn)狀檔案管理的對象是檔案本身，服務(wù)對象是檔案利用者，我們所要解決的是公司檔案的分散、雜亂、繁瑣、量大的問題，通過對檔案管理，做到使檔案集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范，以此來適應(yīng)公司發(fā)展需求。第3頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三四、檔案的分類及管理根據(jù)公司實(shí)際情況，實(shí)驗(yàn)室檔案分類，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相互聯(lián)系劃分成一定類別，使檔案材料形成一個具有一定隸屬關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。以此為依據(jù)，為方便檔案管理，根據(jù)實(shí)際工作需要，將檔案劃分為4類，即：人員檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（資料）檔案、實(shí)驗(yàn)室相關(guān)材料檔案。第4頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三4.1、人員檔案管理實(shí)驗(yàn)室檢測人員應(yīng)具有相應(yīng)的資格和能力，專業(yè)人員必須持證上崗。實(shí)驗(yàn)室必須建立人員技術(shù)檔案，保留所有技術(shù)人員（包括兼職人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)證明的記錄。人員技術(shù)檔案中包括職工的學(xué)歷、經(jīng)歷、資格、授權(quán)、技能培訓(xùn)、科研論著、表彰獲獎等方面的資料。第5頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三人員培訓(xùn)是人員檔案管理的重中之重，是切實(shí)保證人員知識與技能不斷得到更新的手段，培訓(xùn)的有關(guān)記錄如人員培訓(xùn)計劃表、匯總表、辦班通知公文、教材講義或提綱、成績及證書等內(nèi)容都應(yīng)整理歸類到此類檔案中。檔案管理員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地做好人員技術(shù)檔案的整理、分類、登記、歸檔工作，并實(shí)行動態(tài)管理。第6頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三人員檔案內(nèi)容：人員一覽表WD105-①-1人員履歷表

人員培訓(xùn)申請表WD105-①-2人員培訓(xùn)記錄WD105-①-3人員考核記錄WD105-①-4人員培訓(xùn)有效性評價表WD105-①-5第7頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三4.2、設(shè)備檔案管理實(shí)驗(yàn)室配備的儀器設(shè)備，其使用情況將直接影響檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性。儀器設(shè)備從購買、使用到報廢都要有相關(guān)記錄，建立儀器設(shè)備檔案。每臺儀器設(shè)備都應(yīng)建立檔案，保存儀器設(shè)備及其軟件的記錄。檔案中應(yīng)收入申購文件、合同書、驗(yàn)收報告、儀器使用說明書（進(jìn)口儀器其主要操作步驟應(yīng)有中文譯文）、維修記錄、使用記錄等。如是計量器具，檔案中還應(yīng)保存其計量檢定合格證。第8頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三除每臺儀器設(shè)備檔案外，應(yīng)有總的儀器設(shè)備臺賬。儀器設(shè)備類檔案還應(yīng)包括本機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檢定周期表和儀器設(shè)備一覽表。設(shè)備檔案內(nèi)容：設(shè)備清單(設(shè)備臺賬)服務(wù)和供應(yīng)品采購申請表WD104-④-1供應(yīng)商評價記錄WD104-④-2合格供應(yīng)商登記表WD104-④-3入庫物品臺帳WD104-④-4領(lǐng)料單WD104-④-5服務(wù)和供應(yīng)品驗(yàn)證記錄WD104-④-6檢測環(huán)境條件監(jiān)測記錄WD105-②-1測量及數(shù)據(jù)處理軟件評價記錄WD105-⑤-1計算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)修改申請表WD105-⑤-2第9頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三儀器設(shè)備申購審批表WD105-⑥-1儀器設(shè)備驗(yàn)收記錄WD105-⑥-2主要儀器設(shè)備使用記錄表WD105-⑥-3儀器設(shè)備維修申請表WD105-⑥-4儀器設(shè)備停用報廢審批記錄表WD105-⑥-5儀器設(shè)備維修記錄WD105-⑥-6測量設(shè)備履歷表WD105-⑥-7儀器設(shè)備維護(hù)記錄WD105-⑥-8檢定/校驗(yàn)通知書WD105-⑧-1儀器設(shè)備受檢記錄臺賬周期檢定計劃自校證書期間核查儀器設(shè)備校驗(yàn)記錄WD105-⑧-3儀器期間核查記錄WD1-05-⑨-1設(shè)備檔案內(nèi)容：第10頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三4.3技術(shù)檔案管理由于技術(shù)檔案內(nèi)容豐富，根據(jù)性質(zhì)不同，可劃分為質(zhì)量體系類、檢測標(biāo)準(zhǔn)類、檢測業(yè)務(wù)類。(1)、質(zhì)量體系類質(zhì)量體系文件是實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的法規(guī)性文件,包括質(zhì)量手冊、程序文件、外來文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄和相關(guān)技術(shù)記錄文件等內(nèi)容。質(zhì)量手冊是闡明檢測機(jī)構(gòu)質(zhì)量方針并描述其質(zhì)量管理體系的文件。程序文件是保證實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作按一定程序運(yùn)作的指導(dǎo)性文件。第11頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三外來文件是除質(zhì)量體系文件外，質(zhì)量監(jiān)督管理部門所做的規(guī)范性引用文件。作業(yè)指導(dǎo)書是實(shí)驗(yàn)室的詳細(xì)檢測工作文件。質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄主要是指內(nèi)部審核、管理評審和資質(zhì)管理過程中的相關(guān)材料;其中內(nèi)部審核材料應(yīng)包括內(nèi)審計劃、內(nèi)審檢查表、現(xiàn)場審核記錄表、不符合項(xiàng)報告和質(zhì)量體系內(nèi)部審核報告。管理評審材料包括評審計劃、評審內(nèi)容、會議記錄、評審報告、糾正和預(yù)防措施記錄。資質(zhì)管理過程中的材料包括考核樣記錄及檢測過程中全部質(zhì)量控制記錄。第12頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三質(zhì)量體系檔案內(nèi)容管理體系文件發(fā)布審批記錄WD104-②-1管理體系文件發(fā)放、回收記錄WD104-②-2文件修改審批記錄WD104-②-3文件借閱（發(fā)放）登記表WD104-②-4顧客申訴投訴登記表WD104-⑥-1顧客申訴投訴處理審批表WD104-⑥-2顧客投訴事故處理記錄WD104-⑥-3糾正和預(yù)防措施（改進(jìn)）要求記錄WD104-⑦-1質(zhì)量監(jiān)督記錄表WD104-⑦-2改進(jìn)措施記錄WD104-⑦-3*質(zhì)量體系內(nèi)部審核計劃書WD104-⑨-1內(nèi)部審核委派書WD104-⑨-2內(nèi)部審核工作日程表WD104-⑨-3內(nèi)部審核檢查表WD104-⑨-4質(zhì)量體系內(nèi)部審核報告WD104-⑨-5內(nèi)部審核不符合項(xiàng)觀察記錄及糾正報告WD104-⑨-6管理評審計劃(通知)WD104-⑩-1評審會議記錄WD104-⑩-2管理體系評審報告WD104-⑩-3第13頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三（2）、檢測標(biāo)準(zhǔn)類實(shí)驗(yàn)室工作涉及的檢測、評價及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)建立獨(dú)立的檔案,保存期限以新版本出版為限。A、各級標(biāo)準(zhǔn)此類檔案包括由國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門統(tǒng)一審批、編號發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn);由行業(yè)歸口部門審批、編號、發(fā)布并報國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門備案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);由省、自治區(qū)、直轄市標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門審批、編號并報國務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門和國務(wù)院有關(guān)行政主管部門備案的地方標(biāo)準(zhǔn);企業(yè)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部所需而制定的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。第14頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三B、各類規(guī)范細(xì)則與公路、建筑有關(guān)的各級法規(guī)、條例和規(guī)范,或由本機(jī)構(gòu)人員編寫的材料,如儀器自檢規(guī)程、資料整理、匯編、規(guī)定等。檢測標(biāo)準(zhǔn)檔案內(nèi)容依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范）目錄WD105-④-2依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范）有效性確認(rèn)記錄WD105-④-2第15頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三（3）、檢測業(yè)務(wù)類檢測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性直接關(guān)系著客戶利益和實(shí)驗(yàn)室信譽(yù)。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立完善的記錄制度,所有的原始檢測記錄、計算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)、報告副本等都應(yīng)歸檔。這些記錄能保證監(jiān)測信息的可溯源性。第16頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三檢測業(yè)務(wù)類檔案按檢測性質(zhì)可分為常規(guī)檢測、委托檢測、仲裁檢測、質(zhì)量抽檢和對比試驗(yàn)等。不論檢測結(jié)果屬于何種檢測性質(zhì),凡實(shí)驗(yàn)室出具數(shù)據(jù)的樣品檢測,均歸此類檔案。檔案中包括的相關(guān)資料有檢測計劃、檢測任務(wù)通知書、采(送)樣單、樣品編碼單、樣品流轉(zhuǎn)單、樣品分析原始記錄、合同、委托書、檢測報告副本等。當(dāng)報告中包含有分包方出具的檢測結(jié)果時,應(yīng)予以說明,并將分包協(xié)議書和分包方監(jiān)測報告存檔。第17頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三檢測業(yè)務(wù)內(nèi)容：顧客資料接收登記表WD104-①-1技術(shù)檔案臺賬WD104-②-8試驗(yàn)、檢測項(xiàng)目分包審批表WD104-③-1分包合同書WD104-③-2檢測委托書WD104-⑤-1大項(xiàng)目合同評審表WD104-⑤-2廢棄物處理記錄WD105-②-2意外事故處理記錄WD105-③-1危及安全作業(yè)因素控制情況檢查記錄表WD105-③-2檢測方法偏離審批表WD105-④-1第18頁，講稿共21頁，2023年5月2日，星期三檢測業(yè)務(wù)內(nèi)容：新項(xiàng)目評審記錄WD105-⑦-1抽樣委托（任務(wù)）書WD1-05-⑩-1檢測項(xiàng)目抽樣記錄