使用《中檔法》分類標(biāo)引的幾點(diǎn)看法

使用《中檔法》分類標(biāo)引的幾點(diǎn)看法

《中國(guó)檔案分類法》第一版１９８７年１２月出版一年多后，我院就開(kāi)始按它進(jìn)行檔案分類標(biāo)引了。實(shí)踐證明，《中檔法》第一版所設(shè)類目太粗，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際標(biāo)引需要。１９９７年１２月出版了《中檔法》第二版，把類目由一版的５千條擴(kuò)展到１０萬(wàn)條，基本能滿足全國(guó)檔案分類標(biāo)引需要，但我們?cè)谑褂弥腥园l(fā)現(xiàn)不少問(wèn)題有待解決。

我院檔案的分類標(biāo)引是在著錄時(shí)與主題標(biāo)引同步進(jìn)行的，至１９９９年底，庫(kù)存３萬(wàn)５千卷文書(shū)檔案和科技檔案已全部著錄和標(biāo)引完畢，并逐步輸入了計(jì)算機(jī)。我們?cè)诜诸悩?biāo)引時(shí)遇到的難題頗多，這里談幾點(diǎn)看法，以就教于同仁。

一深入學(xué)習(xí)

八十年代末以來(lái)，我們?yōu)榱烁蠙n案工作標(biāo)準(zhǔn)化的步伐，學(xué)習(xí)了一些有關(guān)分類標(biāo)引和主題標(biāo)引的著作和分類法。經(jīng)常反復(fù)學(xué)習(xí)的有１９８６年出版的孫鋼編著的《檔案著錄與標(biāo)引手冊(cè)》，１９８８年出版的鄒步英等編著的《中國(guó)檔案分類法的理論與使用》，１９９８年出版的鄧紹興編著的《檔案分類法》，１９９９年出版的鄒步英等編著的《中國(guó)檔案分類法使用手冊(cè)》。我們深感，只有在反復(fù)學(xué)習(xí)中使用，又在使用中反復(fù)學(xué)習(xí)才能做好分類標(biāo)引工作。

二全面返工

前面提到，我院著錄標(biāo)引工作起步較早，當(dāng)時(shí)只能按《中檔法》第一版做粗標(biāo)引。待《中檔法》第二版出來(lái)時(shí)，絕大部分庫(kù)存檔案已著錄標(biāo)引完畢，并輸入了計(jì)算機(jī)。粗標(biāo)引的結(jié)果是成百上千個(gè)案卷標(biāo)的是同一個(gè)分類號(hào)，很難達(dá)到分類檢索的要求?！吨袡n法》第二版的類目比第一版增加了二十倍，很多類別有了細(xì)目，原來(lái)的粗標(biāo)引必須返工作細(xì)標(biāo)引。再者，《中檔法》第二版對(duì)第一版的結(jié)構(gòu)、類別也有所調(diào)整、修改，如二版把一版的“一主表二附表”改為了“一法四表”，取消了工業(yè)復(fù)分表，增加了科技檔案復(fù)分表，取消了Ｒ基建類中的綜合類，等等，就是具體類目的含意也有些變動(dòng)。這意味著，按第一版標(biāo)引的不少類號(hào)必須報(bào)廢，重新按修改后的類目號(hào)標(biāo)引。

我院的檔案內(nèi)容涉及到《中檔法》Ａ至Ｕ１９個(gè)基本大類的所有類別。返工量之大，可想而知。我們的作法是用微機(jī)打出全部目錄，逐類逐條對(duì)照《中檔法》第二版修改，然后再在微機(jī)上改一遍。

三處理難題

大家知道，一個(gè)單位確定做分類標(biāo)引后，對(duì)著錄的所有檔案都必須一條不落地標(biāo)上分類號(hào)，否則建立的分類目錄或數(shù)據(jù)庫(kù)將是殘缺不全的，進(jìn)行分類檢索時(shí)，未被標(biāo)引的檔案就會(huì)漏檢。

孫鋼同志在《檔案著錄與標(biāo)引手冊(cè)》中說(shuō)分類法編制應(yīng)做到：“有檔應(yīng)有類，要保證所有檔案都能分到適宜的類目中?！蔽覀?cè)趯?shí)際標(biāo)引工作中深感《中檔法》二版的“中華人民共和國(guó)檔案分類表”遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到“有檔應(yīng)有類”的水平，很多檔案找不到適宜的類目做標(biāo)引。也就是說(shuō)，分類表還欠缺不少類目。這是標(biāo)引人員最為難的一個(gè)問(wèn)題。標(biāo)引操作上還有一大難題是不必要的重復(fù)類目太多。一個(gè)事物或問(wèn)題設(shè)了多個(gè)不同的類目，使標(biāo)引人員弄不準(zhǔn)用哪個(gè)類目號(hào)標(biāo)引才對(duì)。

下面就談一下我們解決這兩個(gè)問(wèn)題的作法和看法。

對(duì)分類表欠缺類目號(hào)的解決方法

１采用上位類號(hào)標(biāo)引。例如：關(guān)于人才開(kāi)發(fā)問(wèn)題的文件找不到相應(yīng)的類號(hào)，可標(biāo)ＢＣ４人事。又如：寶鋼燒結(jié)廠煙囪設(shè)計(jì)，從ＮＧ冶金類Ｒ和建筑類中都找不到煙囪類目，只有標(biāo)ＮＧ６１３３燒結(jié)廠燃燒系統(tǒng)。

２采用靠類標(biāo)引。例如：關(guān)于法人代表的確定和變更的文件找不到相應(yīng)的類號(hào)，可標(biāo)與其接近的概念類號(hào)ＢＣ４３干部任免。又如：太原東山水泥廠車庫(kù)設(shè)計(jì)，在ＮＷ６２水泥廠基建類中和Ｒ４建筑工程設(shè)計(jì)中均無(wú)“車庫(kù)”類目號(hào)，可靠標(biāo)ＮＷ６２４３水泥廠運(yùn)輸基建。

３采用“其他”類號(hào)標(biāo)引。在上位標(biāo)引和靠類標(biāo)引都不宜表達(dá)時(shí)，無(wú)奈才采用這種方法。例如：一般供暖鍋爐房在Ｒ類中卻無(wú)類目，若用上位標(biāo)引，住宅小區(qū)的鍋爐房建筑只能標(biāo)Ｒ４１２１作居住建筑的附屬工程，而商業(yè)區(qū)的供暖鍋爐房只能標(biāo)Ｒ４１４２１作商業(yè)建筑的附屬工程。這樣就把同樣性質(zhì)的建筑標(biāo)成了不同的號(hào)，顯然不合理，影響檢索的查全率。相類似的鍋爐房都用Ｒ４１９２“其他”建筑設(shè)計(jì)類號(hào)標(biāo)引，就能達(dá)到同樣事物用同一類號(hào)標(biāo)引的要求。

重復(fù)類目的選用

在《中檔法》的“中華人民共和國(guó)檔案分類表”中有大量相重類目。其中有少量是必要的。這是因?yàn)闄n案分類是按職能分工設(shè)類，在不同職能類中不能共用一個(gè)相同的類目號(hào)標(biāo)引。例如：干部任免”在Ａ黨務(wù)、ＢＣ行政、Ｄ軍事三個(gè)類目中都設(shè)了類目，就是必要的重復(fù)類目。但是，分類表中實(shí)際上還存在大量不必要的重復(fù)類目。之所以說(shuō)它們是不必要的重復(fù)類目，筆者認(rèn)為是編表時(shí)未嚴(yán)格按“共性集中”的原則設(shè)類目，把同樣的事物在各大類中作了不必要的重復(fù)設(shè)類。例如：“檔案館”基建檔案在分類表中按說(shuō)有一個(gè)就行了，但實(shí)際卻在５個(gè)大類中設(shè)了５個(gè)類目。又如：居住建筑檔案在不同大類中設(shè)了１１個(gè)類目。Ｒ類本來(lái)就是建設(shè)檔案類，其中檔案館、居住建筑都設(shè)有類目，它們的共性都很強(qiáng)，用Ｒ類標(biāo)引這種檔案完全可以解決問(wèn)題，分布在其他各大類的相同類目顯然是多余的了。如果隨便選用各大類中相同類做標(biāo)引，就不可能達(dá)到標(biāo)引的一致性。為此，我們采取了以下做法

１在主題專業(yè)大類中有具體相對(duì)類目的檔案一律用主題類中的類目標(biāo)引。例如，Ｒ類是“城鄉(xiāng)建設(shè)、建筑業(yè)”類，就是基建檔案的主題類、通用類，其他大類中的基建類只設(shè)各該專業(yè)的特殊、專用基建工程檔案類目。居住建筑屬通用民用建筑，任何專業(yè)系統(tǒng)的住房都沒(méi)有什么特殊性。因此，全國(guó)的住房都用Ｒ４１２１類標(biāo)引才好。然而，分類表中在出版、教育、衛(wèi)生、體育、科研、商業(yè)各大類下都設(shè)有居住建筑類目，這些系統(tǒng)用各自的居住類號(hào)標(biāo)引他們的基建檔案也不為錯(cuò)，但設(shè)計(jì)、施工部門為上列各系統(tǒng)做的居住設(shè)計(jì)、施工檔案就可能都用Ｒ類標(biāo)引，這就出現(xiàn)了不一致問(wèn)題。

２主題專業(yè)類目中雖有相應(yīng)類目號(hào)，但若太粗，也可不用，而用相關(guān)大類中的具體類號(hào)標(biāo)引。例如：Ｒ４１２４為“教育及科研建設(shè)”，但下邊并無(wú)科研建筑細(xì)目，而ＨＡ６２“科研用房”下又分科研大樓、實(shí)驗(yàn)室等，實(shí)驗(yàn)室建筑就可用ＨＡ６２２標(biāo)引。科研用房不多的單位也可用Ｒ４１２４做粗標(biāo)引。這也要出現(xiàn)同一事物用不同類號(hào)標(biāo)引問(wèn)題。

３一個(gè)事物或問(wèn)題在幾個(gè)主題大類中都設(shè)有類目時(shí)，應(yīng)視具體情況而定。例如：ＨＢ６３７８為“地震工程與工程地震學(xué)”，ＴＣ５８為“地震工程學(xué)”，Ｒ５３１７為“建筑抗震研究”，這三個(gè)類目中都含有建筑工程抗震研究?jī)?nèi)容，若屬基礎(chǔ)理論研究可用ＨＢ６類號(hào)或用ＴＣ５類號(hào)標(biāo)引，若是指具體建筑工程抗震研究的，則用Ｒ５類號(hào)標(biāo)引。例①《北京市區(qū)埋藏基巖凹陷地形對(duì)地震的影響》研究報(bào)告標(biāo)ＴＣ５８２４；例②《唐山地震對(duì)京津的影響》調(diào)查報(bào)告標(biāo)ＨＢ６３７９，也可標(biāo)ＴＣ３４；例③《空間桿系結(jié)構(gòu)抗震計(jì)算的研究》標(biāo)Ｒ５３１７；例④冶金類中的ＮＧ５２２１３２為“耐火材料設(shè)備”研究，建筑材料類中的ＮＷ５５９２為“耐火材料工藝設(shè)備”研究。這兩條類目?jī)?nèi)容完全一樣，標(biāo)引時(shí)冶金系統(tǒng)和建材系統(tǒng)肯定是各自用本專業(yè)的類號(hào)。這樣做雖不合理，但是合法。

另外，各工業(yè)類的設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)保等小類與主題類的ＮＪ機(jī)械、ＳＡ環(huán)保、ＵＡ標(biāo)準(zhǔn)等的交叉重復(fù)也是難解難分的。涉及相同的類目都要進(jìn)行分析、比較后才能選定合適的類目號(hào)做標(biāo)引。限于篇幅，本文就不多例舉了。

總之，《中檔法》存在的問(wèn)題