ISO900-程序文件-文件與資料控制程序

ISO900-程序文件-文件與資料控制程序.文件和資料控制程序發(fā)放編號：〔受控文件專用章〕編寫日期批準(zhǔn)日期修改記錄版號修改號修改內(nèi)容概要<或原因>修改人批準(zhǔn)人生效日期A0首次發(fā)行一目的：ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第1頁。對公司有關(guān)質(zhì)量體系的文件和資料進(jìn)行ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第1頁。二適應(yīng)范圍：適用公司所有質(zhì)量體系文件和資料.三職責(zé)：3.1文件體系推行依公司組織系統(tǒng),各級單位主管為文件體系的推動責(zé)任者.文控中心歸屬于綜合計劃部.3.2職務(wù)劃分推動責(zé)任者.1制訂所負(fù)責(zé)工作之相關(guān)文件..2依權(quán)限范圍確實審核相關(guān)文件..3教育并督導(dǎo)文件實施..4檢討并依現(xiàn)況修正文件.3.2.2文控中心負(fù)責(zé)文件的編號﹑分派﹑回收﹑存盤﹑3.3文件和記錄的保存文控中心負(fù)責(zé)保存體系文件原件,并編寫《質(zhì)量記錄匯總表》,備案各類記錄的樣本.各部門文件資料管理員負(fù)責(zé)對本部門的記錄進(jìn)行整理、歸檔.品質(zhì)部負(fù)責(zé)保存管理評審報告,質(zhì)量審核報告,不合格報告,糾正措施報告、預(yù)防措施報告.客服科負(fù)責(zé)保存客戶投訴處理報告.四定義：4.1文件和資料:信息與其承載體,典型的有書寫紙和電子形式<如質(zhì)量手冊,程序文件,各種圖表等>,通常統(tǒng)稱為文件.4.2DCC:DocumentControlCenter文件控制中心.4.3受控文件:指質(zhì)量體系在推導(dǎo)實施中所涉與和形成與產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量文件,當(dāng)此類文件用作操作﹑評審﹑計劃﹑行動等活動的依據(jù)時需接受控制,此類文件稱為受控文件,受控文件須接受更新處理.4.4非受控文件:當(dāng)文件不作活動的依據(jù),而只作為參考時,不需接受控制,此類文件為非受控文件,亦稱為"管理外文件".4.5版本:對文件作出其最新發(fā)布狀態(tài)的標(biāo)識,在文件上用"版本/版次"﹑"生效日期"﹑"發(fā)布日期"等表示.五工作程序：5.1擬案提出ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第2頁。相關(guān)部門人員依實際需求制定新文件ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第2頁。凡公司所屬之員工均有權(quán)提出與其工作相關(guān)文件之新建/更改建議.文件擬案的提出應(yīng)依規(guī)定之標(biāo)準(zhǔn)格式書寫.5.2審查與批準(zhǔn)文件擬定好后,附上文件封面表格,由責(zé)任部門主管審核簽章,再經(jīng)相關(guān)部門主管會審簽章.一級文件最終由總經(jīng)理批準(zhǔn)；二級文件由管理者代表批準(zhǔn)；其它文件由責(zé)任部門主管批準(zhǔn).5.3批準(zhǔn)完成的文件,由制訂部門送交文控中心,文控中心對文件編號、版本／版次與生效日期進(jìn)行確認(rèn)無誤后按文件發(fā)放規(guī)定進(jìn)行影印并向相關(guān)部門蓋章發(fā)行,發(fā)行時要求文件接收者在"文件分發(fā)／回收履歷表"上簽收與作好記錄.若非規(guī)定發(fā)放部門有文件使用需求,可提出文件申請,經(jīng)管理者代表審核同意,文控中心方可蓋章發(fā)布并作好記錄.5.4分發(fā)至各部門的文件,各部門應(yīng)自行整理,妥善保管.有效受控文件上應(yīng)蓋有文控中心受控章,原件應(yīng)蓋原件章.5.5屬修改的文件于發(fā)放新版本或版次的同時,應(yīng)收回對應(yīng)之舊版本<次>文件,并做好收﹑發(fā)記錄.5.6收回之舊版本文件,除正本蓋"作廢"字樣,予以適當(dāng)保存外,其余作廢文件由文控中心統(tǒng)一銷毀并做好"文件銷毀記錄",其銷毀方式可用碎紙方式,以供回收利用,或焚燒處理以防誤用.如文件由于丟失等原因不能收回時,丟失者應(yīng)將情況書面報告管理者代表,文控中心可聲明該文件作廢,以防誤用.5.7當(dāng)文件不作為活動依據(jù),只作參考時,執(zhí)行單位可向文控中心申請并經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,復(fù)印原稿按管理外文件發(fā)行,發(fā)行同時須加蓋"非受控文件"章,管理外文件不再隨版本或版次更新而更換.5.8發(fā)往外部的文件〔圖紙或技術(shù)資料〕需要更改為pdf格式,且防止打印、復(fù)制.5.9受控文件與資料種類:5.9.1一級文件:5.9.2二級文件5.9.3三級文件5.9.4四級文件:窗體圖面與客戶規(guī)格資料.5.10教育:各有關(guān)部門接到新/修訂文件后,部門主管應(yīng)依文件內(nèi)容指導(dǎo)所屬員工于定期內(nèi)完成該項教育培訓(xùn)工作,并作好培訓(xùn)記錄.5.11實施5.11.1新文件經(jīng)培訓(xùn)后,正式實施5.115.11.3新文件應(yīng)經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后才開始實施,但于緊急特殊情況下,可由批準(zhǔn)者先行以臨時文件實施〔臨時文件發(fā)行時須蓋"臨時文件"章,文件有效期為一個月〕5.12修訂ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第3頁。文件與資料出現(xiàn)不適宜需要修訂時,由相關(guān)或制定部門適時提出具體之修訂方案,并填寫"文件新建/更改申請單",ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第3頁。5.12.1一文件需修訂時,由申請部門填寫"文件新建／更改申請單",經(jīng)權(quán)責(zé)部門主管審核,相關(guān)部門主管審議后,再交公司總經(jīng)理／管理者代表批準(zhǔn)后,送至文控中心控制發(fā)行.文件的修訂經(jīng)審核批準(zhǔn)后,文控中心應(yīng)與時作好"文件更改記錄表",并作好發(fā)放﹑回收與銷毀等記錄.3>文件禁止手寫改動,禁止亂簽名,刪除,涂改,標(biāo)識.5.121>三級文件之更改,由申請部門填寫"文件新建/更改申請單",經(jīng)相關(guān)部門主管審核,管理者代表批準(zhǔn),交文控中心控制發(fā)行.2>對于臨時發(fā)行的受控文件,與不便換版本之小更改,經(jīng)文件更改申請和相關(guān)部門主管審核后,文控中心可將更改的內(nèi)容打印后貼于需更改的位置上,并于其右上角加蓋"文控中心更改章"后加以發(fā)行.3〕文件禁止手寫改動,禁止亂簽名,刪除,涂改,標(biāo)識.5.13公司質(zhì)量體系文件與編號原則5.13.1公司質(zhì)量體系文件分四個層次,即一級文件<品保手冊>,二級文件<程序文件>,三級文件<各類指導(dǎo)書﹑檢驗規(guī)范等>,四級文件為窗體一級文件質(zhì)量方針與質(zhì)量運行原則等活動二級文件公司內(nèi)統(tǒng)一的動作原則<when,where,who>二級文件三級文件具體的動作方法三級文件四級文件品保體系運行之證據(jù)<record&form>四級文件 5.13.2體系文件的格式.<5.13.3文件與資料的編號原則根據(jù)《5.13.3一級文件：質(zhì)量手冊事業(yè)部代碼+文件類別二級文件：程序文件：事業(yè)部代碼+文件類別三級文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、工作指示、作業(yè)指導(dǎo)書、控制計劃等文件.事業(yè)部代碼+部門代碼-文件類別-流水號四級文件：質(zhì)量體系相關(guān)表格：事業(yè)部代碼+部門代碼--流水號本體系事業(yè)部代碼為："AL".2部門代碼規(guī)定如下：部門代碼由一個大寫的英文字母ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第4頁。綜合計劃部：P技術(shù)工程部：E品質(zhì)部：Q模具部：T生產(chǎn)部：M市場與客服部：S總經(jīng)理室：G.3文件類別碼A．質(zhì)量體系文件類別編碼質(zhì)量手冊：QM〔QAULITYMANUAL〕程序文件：QP〔QAULITYPROCEDURE〕控制計劃：CP〔CONTROLPLAN〕設(shè)計類文件：D〔DESIGNDUCUMENTS〕標(biāo)準(zhǔn)類〔包括原材料技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備參數(shù)等〕：S〔SPECIFICATION〕工作指示：WI〔WORKINSTRUCTION〕作業(yè)指導(dǎo)書：OI〔OPERATIONINSTRUCTION〕客戶承認(rèn)圖：K+客戶代號出貨檢驗標(biāo)準(zhǔn)：S+客戶代號訂單說明書：以客戶代號為準(zhǔn)工程更改類文件：ECN其它類：O〔OTHER〕B．流水號流水號從0001起編,原則上順號編,不可跳號.C．版本號：以字母A、B、C、D------ZD．修改號：以數(shù)字0、1、2、3------,E．頁碼：封面頁為0,正文用如：1/5、2/5、3/5---形式表示..3其它原則A．?dāng)M定、審核、批準(zhǔn)須相關(guān)責(zé)任人筆簽.B．生效日期由批準(zhǔn)人準(zhǔn)確填寫.C．修改記錄：準(zhǔn)確記錄舊版本文件的修改原因、修改人、生效日期.5.14文件的管理除特殊狀況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)外,任何人不得擅自修改﹑影印﹑或拿出廠外.正式文件上不得加以標(biāo)記或書寫任何文字符號.文控中心負(fù)責(zé)受控文件的最新有效版本清單"文件控制一覽表",將其電子文件放在公共盤上,以供使用者核對所使用之文件是否為最新版本.公司的專利資料保存在閱覽室內(nèi).閱覽室對專利資料進(jìn)行統(tǒng)一保管、按專利號登記在《閱覽室專利一覽表》上.閱覽室定期對專利的保存狀況進(jìn)行檢查,保存專利資料的完整性.任何專利資料原則上只能在閱覽室閱讀,不能帶出或復(fù)印.電子文檔受控文件的控制ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第5頁。B．由文件制定部門以軟盤或電子的形式將文件傳送至文控中心,并注明文件名稱、文件編號、版號、修改號與生效日期等.軟件受控時需提交的文件包括源程序、編譯后的可執(zhí)行文件以與相應(yīng)軟件的流程圖,其中源程序與可執(zhí)行文件為電子文檔,流程圖為紙張文檔.5.14.6在對質(zhì)量體系有效運行起重要作用的各個場所,為了保證得到相應(yīng)文件的有效版本,文控中心負(fù)責(zé)制訂文件有效版本檢查計劃,根據(jù)檢查計劃對各相關(guān)部門進(jìn)行文件有效版本的檢查.原則上每季度的檢查對象需含蓋所有ISO9000涉與的部門,檢查內(nèi)容含蓋該部門所有系統(tǒng)文件.對于丟失文件的部門,開具"廠內(nèi)質(zhì)量異常通知與處理單",經(jīng)責(zé)任部門主管確認(rèn)問題根源與責(zé)任歸屬,并由責(zé)任部門人員主導(dǎo)改正措施與定期追蹤回報文控中心與管理階層.文件有效版本檢外來文件的管理.1所有外來文件均由文控中心負(fù)責(zé)控制,各權(quán)責(zé)單位負(fù)責(zé)收集,保存期限為有效期加一個日歷年.具體如下：客戶標(biāo)準(zhǔn)：由技術(shù)工程、品保收集,經(jīng)公司轉(zhuǎn)化為內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)后,由文控中心蓋受控和發(fā)行章發(fā)行,原件由文控中心保存.圖紙要求由業(yè)務(wù)部門作為對外窗口收集,轉(zhuǎn)技術(shù)工程部處理,由技術(shù)工程部轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)圖紙,經(jīng)文控中心蓋受控和發(fā)行章發(fā)行.標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)由技術(shù)工程部負(fù)責(zé)發(fā)行并保存；工業(yè)安全衛(wèi)生法令由綜合計劃部負(fù)責(zé)收集,由文控中心發(fā)行并保存.所有圖紙類文件最小用A3紙發(fā)行.外來文件為外部制定之標(biāo)準(zhǔn),不得擅自修改﹑影印﹑或揣出廠外..2外來文件的編號原則為：IP-□□□-□□□□開發(fā)案號版本號開發(fā)案號版本號客戶代碼客戶代碼文件類別文件類別說明：文件類別：IP即"外來文件"；客戶代碼：當(dāng)業(yè)務(wù)有新客戶進(jìn)入時,且新客戶提出報價要求,則業(yè)務(wù)與時對新客戶進(jìn)行編號,編號原則為按客戶進(jìn)入的先后順序,以流水號編碼；開發(fā)案號：按該客戶的開發(fā)的產(chǎn)品順序以流水號登記；版本號：按客戶文件版本號執(zhí)行.ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第6頁。5.15質(zhì)量記錄的管理記錄的形式與要求各種質(zhì)量記錄使用公司規(guī)定的格式.質(zhì)量記錄表格由各使用部門自行編制,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核,交格式樣本到文控中心備案并登記在《質(zhì)量記錄匯總表》中,各項質(zhì)量記錄與圖表須可清楚識別,并且易于閱讀﹑執(zhí)行與評核.各項質(zhì)量記錄須經(jīng)主管審核.5.15.3 質(zhì)量記錄樣式的更改由要求更改部填寫"文件新建/更改申請單",批準(zhǔn)后的交至文控中心,由文控中心對《質(zhì)量記錄匯總表》進(jìn)行相應(yīng)的修改,與時發(fā)放最新的表單和新的匯總表,使用部門應(yīng)確認(rèn)所用表格與匯總表的表格版號、內(nèi)容一致.各單位對各項質(zhì)量記錄應(yīng)提供適當(dāng)之儲存場所,用指定活頁夾分類歸檔,并妥善保管,以防記錄之損壞﹑變質(zhì)與遺失.質(zhì)量與環(huán)境記錄裝滿夾后之整份記錄,可另外存放于紙箱,但須于外箱清楚標(biāo)示.各單位質(zhì)量記錄之保管方式,應(yīng)便于有關(guān)人員取閱.各項質(zhì)量記錄保存<可長于此期限>..1生產(chǎn)件批準(zhǔn)文件,工模具記錄,采購單和合同評審服務(wù)記錄必須為零件在現(xiàn)行生產(chǎn)服務(wù)中規(guī)定的使用期再加上一年..2質(zhì)量性能記錄<如控制圖等>必須在產(chǎn)生當(dāng)年加一年保留..3內(nèi)部質(zhì)量體系審核和管理評審記錄必須保留三年..4外來的記錄〔如供應(yīng)商提供的原材料出廠檢驗報告、計量檢定報告等〕由相關(guān)部門保存,一般保存期限為2年5.17各項質(zhì)量記錄如逾保存期限,應(yīng)送文控中心統(tǒng)一或經(jīng)文控中心授權(quán)銷毀.5.18品質(zhì)部因應(yīng)客戶需求于出貨時附質(zhì)量記錄須按客戶指定或協(xié)議格式提供,并清楚于外箱固定位置標(biāo)示文件數(shù)據(jù)所在,正本則須妥善保存?zhèn)洳?5.19記錄至少包括〞記錄保存部門和期限表〞中所列的各項,若各部門為需要證明其它質(zhì)量工作或滿足客戶或公司管理層要求,應(yīng)在各部門"記錄登記表"作出明確登記.如果質(zhì)量記錄填寫錯誤需修改,必須按統(tǒng)一方式修改,以維護(hù)質(zhì)量記錄真實性.修改方式統(tǒng)一訂為在錯誤記錄上用單杠或雙杠輕輕劃去,另在錯誤記錄附近<上下左右>寫上正確記錄,并簽上修改者##與日期.例:張揚在將溫度"110℃"錯寫為"100℃",將其更正為"100℃110℃5.20質(zhì)量記錄追溯性管理規(guī)定：所有的質(zhì)檢單,每批產(chǎn)品所有的"流程標(biāo)簽"都應(yīng)注明機(jī)種名和生產(chǎn)批號,以便查詢,詳細(xì)規(guī)定見《產(chǎn)品標(biāo)識與可追溯性控制程序》六相關(guān)文件：6.1質(zhì)量手冊6.2質(zhì)量體系文件編號原則與格式的規(guī)定〔公司總體〕ISO900-程序文件-ISO900-程序文件-文件與資料控制程序全文共10頁，當(dāng)前為第7頁。七相關(guān)表格：7.1文件分發(fā)/回收履歷表7.2文件新建/更改申請單7.3文件控制一覽表7.4外來