杭蕭銷售管理體系設(shè)計(jì)終稿

年5月29日杭蕭銷售管理體系設(shè)計(jì)終稿文檔僅供參考=1\*ROMANI.營銷組織設(shè)計(jì)1.1.營銷系統(tǒng)的目標(biāo)與邊界1.1.1.目標(biāo)建設(shè)和完善全國性的信息網(wǎng)絡(luò),不斷提升企業(yè)形象和知名度,高質(zhì)量地完成或超額完成公司預(yù)定的銷售目標(biāo),努力保持并不斷提高本公司的市場占有率和市場覆蓋率。1.1.2.職能邊界以合同簽訂、工程移交為標(biāo)志,簽訂合同前的工作由市場部、商務(wù)部負(fù)責(zé)(技術(shù)部負(fù)責(zé)提供技術(shù)方案設(shè)計(jì)),合同簽訂后的設(shè)計(jì)、制造安裝、質(zhì)量控制等工作由生產(chǎn)副總及綜計(jì)辦負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。商務(wù)部在移交時(shí)應(yīng)與綜計(jì)辦辦理移交手續(xù)。移交手續(xù)應(yīng)包括:合同、工程實(shí)施要點(diǎn)、業(yè)主基本情況表、業(yè)主跟蹤情況記錄表及其它相關(guān)資料,并填寫<工程移交單>(附件1)。施工安裝時(shí),以材料、構(gòu)件進(jìn)場為標(biāo)志,綜計(jì)辦負(fù)責(zé)施工準(zhǔn)備、與業(yè)主單位的溝通協(xié)調(diào)、工程款的回收,商務(wù)部及辦事處協(xié)助進(jìn)行施工準(zhǔn)備、業(yè)主的協(xié)調(diào)、工程首期款及質(zhì)保金的回收。1.2營銷職能分解職能職能分解責(zé)任部門=1\*GB2⑴銷售計(jì)劃管理年度銷售計(jì)劃的制訂、執(zhí)行、檢查經(jīng)濟(jì)政策的調(diào)整與修訂營銷副總經(jīng)理、公司總經(jīng)理=2\*GB2⑵市場規(guī)劃目標(biāo)區(qū)域市場的確定區(qū)域辦事機(jī)構(gòu)的調(diào)整與設(shè)置營銷(公關(guān))規(guī)劃及預(yù)算市場部、營銷副總經(jīng)理=3\*GB2⑶網(wǎng)絡(luò)開發(fā)信息網(wǎng)絡(luò)的建立與維護(hù)市場部、辦事處=4\*GB2⑷項(xiàng)目信息管理項(xiàng)目信息的收集、整理、反饋市場部=5\*GB2⑸項(xiàng)目跟蹤項(xiàng)目跟蹤與意向引導(dǎo)爭取投標(biāo)報(bào)價(jià)機(jī)會(huì)辦事處=6\*GB2⑹技術(shù)支持提供技術(shù)方案、確定設(shè)計(jì)條件爭取投標(biāo)報(bào)價(jià)商務(wù)部辦事處=7\*GB2⑺招投標(biāo)管理施工組織設(shè)計(jì)、標(biāo)書制作標(biāo)書評審?fù)稑?biāo)辦商務(wù)部、營銷副總經(jīng)理(8)項(xiàng)目公關(guān)及前期業(yè)務(wù)洽談了解業(yè)主詳細(xì)情況,進(jìn)行針對性的公關(guān),使業(yè)主對杭蕭產(chǎn)生合作意向辦事處=8\*GB2⑻銷售合同管理合同談判與簽訂工程合同的評審與修改資料存檔總經(jīng)理(或委托營銷副總、商務(wù)部、辦事處)合同評審委員會(huì)銷售助理=9\*GB2⑼施工銜接與協(xié)調(diào)施工銜接、施工協(xié)調(diào)辦事處=10\*GB2⑽工程回款工程首期款工程進(jìn)度款工程尾款、質(zhì)保金辦事處(受商務(wù)部委托)、商務(wù)部工程部辦事處=11\*GB2⑾售后服務(wù)工程維修客戶回訪與信息反饋工程部辦事處=12\*GB2⑿品牌推廣公關(guān)專題活動(dòng)、廣告、宣傳市場部、辦事處=13\*GB2⒀訪問公司總部的客戶接待客戶接待(設(shè)計(jì)院、政府、兼職信息員、媒介等非直接工程業(yè)主)客戶接待(業(yè)主)市場部商務(wù)部(界限不清時(shí)由營銷副總經(jīng)理協(xié)調(diào))=14\*GB2⒁銷售費(fèi)用管理銷售費(fèi)用的預(yù)算、使用、審批逐級(jí)審批;總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批營銷副總、營銷副總負(fù)責(zé)審批各部門負(fù)責(zé)人。=15\*GB2⒂銷售人員管理人員的招聘、調(diào)整、考核、培訓(xùn)、激勵(lì)等辦事處主任下屬人員、商務(wù)部市場部下屬人員由營銷副總經(jīng)理最后審定、公司各部門負(fù)責(zé)人由總經(jīng)理最后審定=16\*GB2⒃營銷行政管理營銷行政、后勤管理營銷副總經(jīng)理、公司總經(jīng)辦1.3．營銷組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)1.3.1．管理層次(4層)總經(jīng)理營銷副總經(jīng)理各職能部門和辦事處負(fù)責(zé)人一般員工1.3.2．部門設(shè)置1、營銷系統(tǒng)按職能設(shè)置三個(gè)職能部門市場部、商務(wù)部、投標(biāo)辦。同時(shí),按地區(qū)分設(shè)若干駐外辦事機(jī)構(gòu)(辦事處)。2、各部門工作重點(diǎn)辦事處網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、項(xiàng)目跟蹤、品牌推廣、施工銜接和協(xié)調(diào)市場部網(wǎng)絡(luò)管理、項(xiàng)目信息管理、品牌推廣商務(wù)部技術(shù)支持、項(xiàng)目公關(guān)、業(yè)務(wù)洽談投標(biāo)辦施工組織設(shè)計(jì)、標(biāo)書制作3、部門設(shè)置考慮的因素(1)部門之間的分工宜細(xì)、明確,以減少扯皮現(xiàn)象。部門內(nèi)部的分工宜粗,以避免資源浪費(fèi),特別是面向客戶的部門,粗略的分工有助于提高客戶的滿意程度。另外,本著精干高效的原則,橫向部門的設(shè)置不能多,職責(zé)盡量不重疊,一個(gè)部門負(fù)責(zé)一部分相對獨(dú)立的工作。(2)辦事處是公司的派出機(jī)構(gòu),接受營銷副總經(jīng)理的指揮和其它職能部門的指導(dǎo),在所轄區(qū)域內(nèi)完成職責(zé)規(guī)定的營銷活動(dòng),享有相應(yīng)的職權(quán),并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。(3)各職能部門主要按技能相似性原則和分工協(xié)作原則設(shè)置,目的是使各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)專業(yè)化,提高營銷管理水平。(4)考慮到營銷副總經(jīng)理直接管轄的下屬人數(shù)較多,包括三個(gè)職能部門的負(fù)責(zé)人和各駐外辦事處主任,因而管理幅度較大,為減輕其負(fù)擔(dān),設(shè)置銷售助理1～3名。(5)銷售助理是營銷副總經(jīng)理的助手,執(zhí)行營銷副總經(jīng)理交辦的工作,承擔(dān)一部分營銷系統(tǒng)的日常行政工作,以及與各職能部門和駐外辦事處之間的協(xié)調(diào)溝通等。銷售助理原則上不擁有經(jīng)營活動(dòng)的決策權(quán),以保證營銷系統(tǒng)內(nèi)部的指揮統(tǒng)一,除非得到營銷副總經(jīng)理的臨時(shí)授權(quán)。1.3.3．崗位設(shè)置營銷副總經(jīng)理:全面主持營銷系統(tǒng)的各項(xiàng)工作,對總經(jīng)理負(fù)責(zé)。銷售助理:主要協(xié)助營銷副總經(jīng)理開展銷售行政、統(tǒng)計(jì)、檔案管理工作。市場部:經(jīng)理、市場開發(fā)員、信息管理員、平面設(shè)計(jì)員。商務(wù)部:經(jīng)理、銷售工程師(輕鋼)、銷售工程師(高層)。投標(biāo)辦:主任、標(biāo)書制作員。辦事處:辦事處主任、市場開發(fā)助理、內(nèi)勤人員。1.3.4.各子公司之間營銷職權(quán)邊界的確定杭蕭安徽、河南、山東分公司屬于獨(dú)立的法人體,有相對獨(dú)立的生產(chǎn)權(quán)與銷售權(quán)。雖然當(dāng)前公司尚未采取一體化的管理,但為了避免內(nèi)部的沖突,減少資源的浪費(fèi),在營銷上除了同樣采取本銷售管理體系以外,明確地界定各方的疆域,并有率令嚴(yán)格控制各方的地盤,是關(guān)系到杭蕭營銷成敗的大事。各子公司的疆域劃分辦法由杭蕭公司總部在每一年的營銷規(guī)劃中作明確的規(guī)定。1.3.5．組織結(jié)構(gòu)圖董董事會(huì)總經(jīng)理常務(wù)副總財(cái)務(wù)部總經(jīng)辦總工程師營銷副總市場部商務(wù)部投標(biāo)辦總工辦技術(shù)部工程部制造部質(zhì)管部綜計(jì)辦銷售工程師銷售工程師標(biāo)書制作員市場開發(fā)員信息管理員平面設(shè)計(jì)分公司辦事處市場開發(fā)助理內(nèi)勤人員1.3.6．職權(quán)系統(tǒng)表決策主體決策內(nèi)容辦事處市場部商務(wù)部投標(biāo)辦營銷副總經(jīng)理總經(jīng)理評審委員會(huì)選擇兼職信息員AC選擇合作設(shè)計(jì)院DAB確定跟蹤對象DA技術(shù)方案提供與設(shè)計(jì)條件的確定AA決定是否參與投標(biāo)AB投標(biāo)(報(bào)價(jià))方案ABB合同談判與簽訂(輕鋼)可接受委托A(可接受委托500萬以下)A(可接受委托1000萬元以下)A(1000萬元以上)合同談判與簽訂(高層)A(萬以下)A(5000萬元以下)A(5000萬元以上)合同評審/修改A工程首期款及質(zhì)保金的回收A(見注①)公關(guān)促銷活動(dòng)的策劃DD、AB(10萬元以下)B(10萬元以上)客戶接待方案的制訂A(見注②)B公關(guān)預(yù)算的確定DAB制訂年度銷售計(jì)劃AB營銷管理制度的制訂AB內(nèi)部考核與分配辦法的制訂、調(diào)整AB市場規(guī)劃DDAB駐外辦事機(jī)構(gòu)的調(diào)整及責(zé)任區(qū)域的確定DDAB職能部門經(jīng)理及辦事處主任的聘任、解聘、調(diào)動(dòng)DDDAB職能部門及辦事處下屬人員的聘任、解聘、調(diào)動(dòng)DDDA、B經(jīng)費(fèi)使用AAAAB(見注③)注:決定權(quán)(A)、審批權(quán)(B)、確認(rèn)權(quán)(C)、主建議權(quán)(D)①指由商務(wù)部決定誰來負(fù)責(zé)的決定權(quán);②由市場部決定具體陪同的部門;③指各部門經(jīng)費(fèi)在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)能夠自主決定,營銷副總負(fù)責(zé)審批。1.3.7．部門職責(zé)概要一攬表部門或崗位名稱主要職責(zé)概要備注營銷副總經(jīng)理·營銷活動(dòng)的決策、指揮·綜合協(xié)調(diào)·合同談判與簽訂市場部·信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)·項(xiàng)目信息管理·公關(guān)策劃與品牌推廣·廣告、宣傳·客戶接待商務(wù)部·客戶跟蹤管理·技術(shù)支持·合同談判·工程款的回收投標(biāo)辦·施工組織設(shè)計(jì)·標(biāo)書制作·招投標(biāo)檔案管理辦事處·信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)·品牌推廣·項(xiàng)目跟蹤·提供技術(shù)方案、合同談判與簽訂·辦理當(dāng)?shù)厥袌鰷?zhǔn)入手續(xù)(由設(shè)計(jì)及工程部協(xié)助)·施工銜接與協(xié)調(diào)·工程回款(首期款、尾款)·客戶回訪服務(wù)技術(shù)部·技術(shù)方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)工程部·工程回款(進(jìn)度款)·售后維修服務(wù)1.4.杭蕭公司業(yè)務(wù)流程圖:網(wǎng)絡(luò)成員網(wǎng)絡(luò)成員市場部、辦事處信息網(wǎng)絡(luò)的建立項(xiàng)目信息的獲得項(xiàng)目跟蹤辦事處技術(shù)方案投標(biāo)、報(bào)價(jià)合同談判商務(wù)部、辦事處投標(biāo)辦、技術(shù)部總經(jīng)理、營銷副總、商務(wù)部、辦事處合同評審合同正式簽訂合同履約合同評審委員會(huì)總經(jīng)理綜計(jì)辦工作圖設(shè)計(jì)生產(chǎn)制作施工安裝技術(shù)部制造部工程部售后服務(wù)工程部、辦事處=2\*ROMANII．銷售基本作業(yè)模塊及操作規(guī)程2.1.信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與管理2.1.1總原則1、市場部統(tǒng)籌管理信息網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)建設(shè)工作,辦事處市場開發(fā)助理是區(qū)域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的直接執(zhí)行者,辦事處主任對區(qū)域網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的結(jié)果負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任,辦事處其它人員協(xié)助配合。公司市場部負(fù)有區(qū)域網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)責(zé)任及對其績效進(jìn)行考核的責(zé)任。2、辦事處必須對所轄區(qū)域進(jìn)行市場調(diào)查,然后根據(jù)市場部對整體市場的營銷策略制訂區(qū)域市場的選擇與網(wǎng)絡(luò)的開發(fā)計(jì)劃。3、辦事處區(qū)域市場的選擇應(yīng)本著”省—地區(qū)—縣”的路線,即先開辟省會(huì)城市,后開辟省內(nèi)的經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)或經(jīng)濟(jì)中心城市所在的地區(qū),待地區(qū)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)充分健全后,再布點(diǎn)到縣。4、信息網(wǎng)絡(luò)的組成對象(1)合作設(shè)計(jì)院:各重點(diǎn)區(qū)域在省城選擇的設(shè)計(jì)院合作單位應(yīng)達(dá)到4--5家,經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)2--3家,非經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)1--2家;(2)兼職信息員網(wǎng)絡(luò):由非合作單位設(shè)計(jì)院、政府機(jī)構(gòu)(計(jì)委投資處、經(jīng)委技改處、建設(shè)部門、質(zhì)監(jiān)部門、行業(yè)主管部門)、建筑公司、咨詢公司有興趣于鋼結(jié)構(gòu)事業(yè)的人士及其它具有豐富的社會(huì)資源的活動(dòng)人士組成。省城應(yīng)保有80人以上,經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市每個(gè)城市25人以上,經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)(不含其所轄的經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)城市)30人以上。(3)各地辦事處人員及本公司員工組成內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)。5、各區(qū)域辦事處應(yīng)在一年內(nèi)完成上述第4條的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)目標(biāo)。6、市場部每半年應(yīng)根據(jù)年度網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié),并相應(yīng)地做出是否需調(diào)整改變的建議,報(bào)營銷副總經(jīng)理。7、辦事處的信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)與管理、網(wǎng)絡(luò)表報(bào)的反饋、市場信息檔案的管理三項(xiàng)共同列入對辦事處主任及市場開發(fā)人員的業(yè)績考核指標(biāo)之一。公司市場部人員的業(yè)績與辦事處的市場發(fā)展業(yè)績管理直接掛鉤。2.1.2信息網(wǎng)絡(luò)的建立操作程序1、計(jì)劃的擬訂:市場部根據(jù)公司的整體營銷策略與區(qū)域辦事處進(jìn)行充分探討,共同制訂區(qū)域辦事處的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)計(jì)劃,內(nèi)容包括區(qū)域市場的選擇,網(wǎng)絡(luò)的廣度、密度(即省城、地區(qū)分布的合作單位的數(shù)量、性質(zhì),兼職信息員的數(shù)量、性質(zhì)),網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的月進(jìn)度表,網(wǎng)絡(luò)的工作方式,區(qū)域產(chǎn)品知識(shí)推廣活動(dòng)及公關(guān)活動(dòng)的計(jì)劃,人員計(jì)劃,費(fèi)用計(jì)劃等。2、網(wǎng)絡(luò)工作任務(wù)書的簽訂:市場部市場開發(fā)員起草分管辦事處的年度網(wǎng)絡(luò)開發(fā)任務(wù)書,報(bào)市場部經(jīng)理審核,并會(huì)同辦事處主任及其市場開發(fā)人員充分探討后簽訂。3、網(wǎng)絡(luò)成員的選擇:辦事處的市場開發(fā)助理及主任根據(jù)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)計(jì)劃進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)成員的選擇。享有信息網(wǎng)絡(luò)合作單位的初選權(quán)與信息員的終選權(quán)。市場開發(fā)人員在對網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行初步選擇后,應(yīng)為其建立<網(wǎng)絡(luò)成員基本情況表>(包括個(gè)人與單位)(附件2—3),詳細(xì)填寫該成員的具體情況,以之作為ABC管理的主要資料。本表一份留底,一份隨同合作協(xié)議書一起上報(bào)市場部。4、網(wǎng)絡(luò)成員協(xié)議的簽訂:任何網(wǎng)絡(luò)成員的加盟都必須簽訂合作協(xié)議(附件4—5)。合作單位在簽訂協(xié)議前必須報(bào)公司市場部進(jìn)行二度考察。公司市場部根據(jù)該合作單位的重要性決定是否派部門經(jīng)理還是該區(qū)域市場人員前往考察。網(wǎng)絡(luò)成員個(gè)人加盟可由辦事處主任審定即與之簽訂合作協(xié)議。5、協(xié)議的規(guī)格:合作協(xié)議統(tǒng)一執(zhí)行公司的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議,辦事處不得擅自修改其中條款。對個(gè)別信息員提出的特殊條款,辦事處必須報(bào)市場部及營銷副總經(jīng)理同意后,方可簽訂。合作單位的協(xié)定條款超過計(jì)劃內(nèi)容,必須上報(bào)營銷副總審批認(rèn)可。6、合作協(xié)議的存放管理:為了便于管理,每一份協(xié)議都設(shè)立一個(gè)唯一的代碼。由市場部統(tǒng)一設(shè)計(jì)代碼并加蓋公章。一式四份,一份返還合作單位或個(gè)人,一份留辦事處,一份交市場部、一份由銷售助理存檔。

信息網(wǎng)絡(luò)的建立流程如下:擬訂計(jì)劃(既市場網(wǎng)絡(luò)開發(fā)計(jì)劃)擬訂計(jì)劃(既市場網(wǎng)絡(luò)開發(fā)計(jì)劃)業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門市場部與辦事處市場部經(jīng)理審核簽訂市場網(wǎng)絡(luò)工作協(xié)議書選擇網(wǎng)絡(luò)成員簽訂網(wǎng)絡(luò)成員合作協(xié)議市場開發(fā)員與辦事處主任及其助理辦事處各辦事處統(tǒng)一執(zhí)行公司標(biāo)準(zhǔn)合作協(xié)議的存放網(wǎng)絡(luò)單位或個(gè)人、市場部、辦事處、銷售助理信息網(wǎng)絡(luò)的建立流程圖市場部二度考察個(gè)人享有終選權(quán);建立<網(wǎng)絡(luò)成員基本情況表>(留底、上交一份給市場部)2.1.3.市場信息報(bào)告及處理程序1、信息收集:網(wǎng)絡(luò)成員(包括合作單位與個(gè)人)按照公司的要求真實(shí)、完整、有效地收集信息。信息個(gè)數(shù)以合同為單位,一個(gè)合同計(jì)為一個(gè)信息。2、信息的報(bào)告:網(wǎng)絡(luò)成員(包括合作單位與個(gè)人)在獲得信息后,應(yīng)立即將信息按照杭蕭規(guī)定的操作程序輸入到杭蕭網(wǎng)站。3、具體登錄的方法:(1)首先登錄杭蕭公司網(wǎng)站,點(diǎn)擊”項(xiàng)目信息受理”,進(jìn)入項(xiàng)目信息受理程序;(2)出現(xiàn)對話框”業(yè)主單位名稱”、”工程名稱”、”工程地址(市、縣)”后,輸入相應(yīng)內(nèi)容;(3)如果該項(xiàng)目信息已經(jīng)有人提供,屏幕會(huì)顯示”您提供的信息已經(jīng)存在,不能被受理,謝謝您的合作!”;(4)如果該項(xiàng)目信息為首次提供,屏幕會(huì)顯示”您提供的信息已經(jīng)被受理,如果您希望直接輸入其它信息內(nèi)容,請按1;如果您希望經(jīng)過傳真提供其它信息內(nèi)容,請按2”。如選擇1,則依次將下面內(nèi)容填入:業(yè)主單位詳細(xì)地址:業(yè)主單位負(fù)責(zé)人:聯(lián)系方式:工程負(fù)責(zé)人:聯(lián)系方式:工程規(guī)模(建筑面積、投資額):預(yù)計(jì)開工時(shí)間:設(shè)計(jì)院名稱:該工程是否已完成審批手續(xù):信息員名稱:信息員代碼:(5)輸入上述內(nèi)容后,按確認(rèn)鍵,完畢!4、信息的檢查:公司市場部信息管理員每天三次(每次間隔4小時(shí))開啟網(wǎng)站,查詢信息報(bào)告情況。5、信息的傳遞:市場部信息管理員在檢查網(wǎng)站信息后,應(yīng)根據(jù)信息反饋情況填寫<網(wǎng)絡(luò)信息反饋值班日報(bào)表>(附件6)(0記錄時(shí)也應(yīng)做登記)一式兩份。一份留存,一份呈遞。<項(xiàng)目信息報(bào)告表>(附件7)一式三份。6、信息傳遞的時(shí)效:非重大緊急信息,市場信息員應(yīng)在每天下班半小時(shí)前將<網(wǎng)絡(luò)信息反饋值班日報(bào)表>及<項(xiàng)目信息報(bào)告表>交市場部經(jīng)理閱知。遇重大緊急信息,市場信息員應(yīng)立即反饋給市場部經(jīng)理——營銷副總經(jīng)理。緊急情況下,聯(lián)系不到市場部經(jīng)理,可破級(jí)傳遞到營銷副總。7、信息的處理:市場部經(jīng)理閱知信息后,應(yīng)在當(dāng)天下班前立即轉(zhuǎn)呈營銷副總經(jīng)理。8、信息處理意見的反饋:營銷副總經(jīng)理根據(jù)工程規(guī)模、工程審批情況、預(yù)計(jì)開工時(shí)間等分析該項(xiàng)目信息的價(jià)值,確定是否需要跟蹤。并對項(xiàng)目信息的處理情況填寫<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>(附件8),由銷售助理將情況反饋給商務(wù)部,由商務(wù)部確認(rèn)后發(fā)給辦事處。<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>發(fā)出時(shí)應(yīng)同時(shí)發(fā)出該項(xiàng)目的<項(xiàng)目信息報(bào)告表>一式三份。其中商務(wù)部一份,辦事處一份(由辦事處交信息提供者簽字確認(rèn)后,復(fù)印一份交給信息員,一份留辦事處作為結(jié)算的憑證),市場部一份。9、信息代碼的設(shè)計(jì):各辦事處均以ABCD為區(qū)域代碼。網(wǎng)絡(luò)合作單位為101——199號(hào),網(wǎng)絡(luò)個(gè)人為——2999號(hào)。如設(shè)定浙江區(qū)域?yàn)锳區(qū)域,其網(wǎng)絡(luò)單位成員號(hào)碼為A101——199,網(wǎng)絡(luò)個(gè)人為A—A2999。

網(wǎng)絡(luò)信息報(bào)告流程如下所示:業(yè)務(wù)流程報(bào)告信息檢查信息傳遞信息業(yè)務(wù)流程報(bào)告信息檢查信息傳遞信息信息傳遞的時(shí)效處理信息處理信息的意見反饋執(zhí)行部門設(shè)計(jì)院或兼職信息員網(wǎng)絡(luò)成員收集信息市場部信息員市場部信息員填寫<網(wǎng)絡(luò)信息反饋值班日報(bào)告表>(兩份:留底、上交)<項(xiàng)目信息報(bào)告表>(三份:市場部、商務(wù)部、辦事處各一份)經(jīng)過杭蕭網(wǎng)站信息員下班前半小時(shí)將兩表交市場部經(jīng)理若有重大緊急信息應(yīng)立即反饋或直接上交營銷副總市場部經(jīng)理當(dāng)天下班前轉(zhuǎn)呈營銷副總營銷副總決定是否跟蹤并填寫<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>由銷售助理將情況反饋給商務(wù)部商務(wù)部確認(rèn)再發(fā)給辦事處每天至少三次檢查網(wǎng)站信息報(bào)告及處理流程圖網(wǎng)絡(luò)成員登錄杭蕭網(wǎng)站點(diǎn)擊項(xiàng)目信息受理輸入工程名稱業(yè)主單位名稱工程地址(市、縣)是否您提供的信息已經(jīng)被受理您提供的信息已經(jīng)存在,不能被接受,謝謝你的合作!如果您希望直接輸入其它的信息請按1如果您希望經(jīng)過傳真提供其它信息內(nèi)容,請按2業(yè)主單位詳細(xì)地址業(yè)主單位負(fù)責(zé)人工程負(fù)責(zé)人工程規(guī)模(建筑、投資額)設(shè)計(jì)院名稱該工程是否已完成審批手續(xù)信息員代碼信息員名稱聯(lián)系方式聯(lián)系方式確認(rèn)鍵信息登錄流程圖2.1.4網(wǎng)絡(luò)的ABC管理及動(dòng)態(tài)調(diào)整為了保證網(wǎng)絡(luò)的質(zhì)量,辦事處市場開發(fā)助理在公司市場部的指導(dǎo)下,應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)的ABC動(dòng)態(tài)管理,對不同等級(jí)的信息單位與個(gè)人進(jìn)行不同的業(yè)務(wù)開發(fā)管理。1、對信息成員個(gè)人的ABC分類管理方法辦事處市場開發(fā)助理與公司市場部市場開發(fā)員可根據(jù)信息員個(gè)人提供的信息數(shù)量(以個(gè)為單位)、信息達(dá)成率兩項(xiàng)指標(biāo)對信息網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行分析與分類。居于該辦事處前20%位的列為A類成員。居于20——80%之間的為B類成員。居于80%之后的為C類成員。建立<網(wǎng)絡(luò)成員(個(gè)人)業(yè)績分析分類表>(附件9)。2、對信息單位成員的ABC分類方法辦事處市場開發(fā)助理與公司市場部開發(fā)員可根據(jù)信息單位提供的信息數(shù)量(以個(gè)為單位)、信息達(dá)成率、合同額三項(xiàng)指標(biāo)對信息網(wǎng)絡(luò)單位成員進(jìn)行分析與分類。居于該辦事處前20%位的列為A類成員,居于20——80%之間的為B類成員,居于80%之后的為C類成員。建立<網(wǎng)絡(luò)成員(單位)業(yè)績分析分類表>(見附件10)。3、信息成員的工作方向確定法對網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行ABC分類及淘汰,目的是為了更好地實(shí)施對信息成員的工作管理。在分析成員的ABC等級(jí)的基礎(chǔ)上,市場人員(注:包括市場部開發(fā)員與辦事處市場開發(fā)助理。下同。)應(yīng)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)成員的背景資料進(jìn)行細(xì)致地分析,確定其經(jīng)過幫助后業(yè)績增長的可能性。工作方法是把網(wǎng)絡(luò)成員分為金牛、問題、現(xiàn)金與天狗四類。(1)金牛指該成員的背景資料非常好,經(jīng)過進(jìn)一步的工作,可為公司帶來最有質(zhì)量的信息。市場人員應(yīng)保證把工作量的50%放在此類成員身上,協(xié)助她們,激發(fā)她們的工作積極性,建立良好的客情關(guān)系。辦事處主任應(yīng)定期抽空對該類成員進(jìn)行拜訪,加深感情交流。市場部經(jīng)理也應(yīng)對此類成員予以特別的重視,并作為自己到該區(qū)域拜訪的主要對象。此類成員能夠邀請到杭蕭參觀。市場部人員對其應(yīng)視為A類客戶做好接待工作。(2)現(xiàn)金類成員指該成員與杭蕭的關(guān)系已經(jīng)十分穩(wěn)固,不需要花費(fèi)大的投入去進(jìn)行開發(fā),只要適度地維護(hù)即可。對現(xiàn)金類成員,辦事處市場開發(fā)助理應(yīng)注意維護(hù),定期進(jìn)行拜訪。市場部注意向她們寄送杭蕭資料,節(jié)假日送小禮品。(3)問題類成員指該成員的背景資料不錯(cuò),但合作積極性不是特別高。有多種可能性,應(yīng)注意觀察。如有積極意向,可望培養(yǎng)成金牛,反之,則以天狗類淘汰。屬于問題類的成員,市場人員根據(jù)條件情況,決定是否請辦事處主任與市場部經(jīng)理介入工作拜訪。(4)天狗類成員指該成員的合作積極性差,社會(huì)資源條件也不佳,此類成員能夠考慮放棄。4、信息網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)管理操作規(guī)程(1)為了保證網(wǎng)絡(luò)的質(zhì)量,使之達(dá)到公司的市場運(yùn)作目標(biāo),市場人員在開發(fā)網(wǎng)絡(luò)成員的同時(shí),還必須進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)、調(diào)整、淘汰與幫助工作。(2)辦事處市場開發(fā)助理應(yīng)為其開發(fā)的任何一個(gè)網(wǎng)絡(luò)合作單位或個(gè)人建立<網(wǎng)絡(luò)成員基本情況表>,以之作為網(wǎng)絡(luò)客戶檔案的基本資料。(3)辦事處市場開發(fā)助理根據(jù)市場開發(fā)計(jì)劃制訂月度、周工作計(jì)劃。計(jì)劃中應(yīng)列明月度與周市場開發(fā)新增的成員數(shù)量、大致方向。對老信息成員的幫助、淘汰、發(fā)展計(jì)劃,工作進(jìn)度的安排。每月30日前向公司市場部填報(bào)下月的網(wǎng)絡(luò)月度發(fā)展計(jì)劃。每周六前向市場部填報(bào)<網(wǎng)絡(luò)周開發(fā)計(jì)劃總結(jié)表>(附件11),對本周的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)情況進(jìn)行總結(jié),并對下周的工作進(jìn)行計(jì)劃。(4)市場部開發(fā)員應(yīng)首先檢查指導(dǎo)所轄管的區(qū)域辦事處的網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃總結(jié),然后遞交給部門經(jīng)理審閱。對計(jì)劃應(yīng)明確提出自己的意見,并在兩天內(nèi)對辦事處做出反饋意見。(5)辦事處市場開發(fā)助理每年6月30日前,對所轄管的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行清理。對新增的成員和舊有的成員進(jìn)行系統(tǒng)的分析總結(jié),依照ABC分析分類方法對網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行歸類,是為<網(wǎng)絡(luò)成員業(yè)績分析分類表>。在此基礎(chǔ)上,進(jìn)行金牛、現(xiàn)金、問題、天狗四類區(qū)分,進(jìn)而制定相應(yīng)的計(jì)劃。具體分析分類方法請見前述第三條。(6)辦事處市場開發(fā)助理將分析的情況制成報(bào)告,由所轄區(qū)域的市場開發(fā)員進(jìn)行共同探討后確定。在此基礎(chǔ)上共同擬訂網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃的調(diào)整計(jì)劃,對年初所簽訂的任務(wù)書進(jìn)行重新修整。由辦事處主任、辦事處市場開發(fā)助理、公司市場開發(fā)員、公司市場部經(jīng)理會(huì)簽后執(zhí)行。(7)辦事處將網(wǎng)絡(luò)調(diào)整計(jì)劃及<網(wǎng)絡(luò)成員業(yè)績分析分類表>一式兩份,一份留存,由辦事處內(nèi)勤保管,一份交市場部。

網(wǎng)絡(luò)的ABC管理及動(dòng)態(tài)調(diào)整流程如下:業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門或人員維護(hù)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門或人員維護(hù)網(wǎng)絡(luò)調(diào)整網(wǎng)絡(luò)辦事處市場開發(fā)助理辦事處市場開發(fā)助理辦事處市場開發(fā)助理建立<網(wǎng)絡(luò)成員基本情況表>月度、周工作計(jì)劃每月30日前填寫市場網(wǎng)絡(luò)月度開發(fā)計(jì)劃、每周六填寫<周網(wǎng)絡(luò)開發(fā)計(jì)劃總結(jié)表>上交市場部提出意見并對辦事處做出反饋意見上交市場部開發(fā)員清理網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)檔案的管理辦事處市場助理、市場部開發(fā)員辦事處市場開發(fā)助理每年6月30日前進(jìn)行。依照ABC分類法歸類,制成<網(wǎng)絡(luò)成員業(yè)績分析分類表>留存一份,上交市場部一份制成報(bào)告市場部市場開發(fā)員二者共同修整由辦事處主任及市場開發(fā)助理、市場部經(jīng)理及市場開發(fā)員簽后執(zhí)行信息網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)管理操作圖網(wǎng)絡(luò)成員的業(yè)績管理分兩類情況。一類是信息網(wǎng)絡(luò)的個(gè)人成員,其業(yè)績管理方法執(zhí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。另一類是信息網(wǎng)絡(luò)的單位成員,能夠根據(jù)設(shè)計(jì)院等合作單位的具體情況進(jìn)行個(gè)別化的設(shè)定。(1)網(wǎng)絡(luò)個(gè)人成員1)業(yè)績標(biāo)準(zhǔn):A、按照杭蕭的工作標(biāo)準(zhǔn)提供項(xiàng)目信息,同時(shí)作為主要項(xiàng)目公關(guān)責(zé)任人達(dá)成簽約,并自行負(fù)責(zé)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)費(fèi)用的,按照鋼結(jié)構(gòu)部分的合同額提取0.8%作為傭金。B、按照杭蕭的工作標(biāo)準(zhǔn)提供項(xiàng)目信息并協(xié)助達(dá)成簽約的,按照鋼結(jié)構(gòu)部分的合同額提取0.6%作為該項(xiàng)目的傭金。C、累計(jì)提供100萬元以上的工程信息數(shù)量達(dá)到5個(gè)以上,并按照程序準(zhǔn)確記錄<項(xiàng)目信息報(bào)告表>,無論其項(xiàng)目最終是否簽約成功,均可獲得勞務(wù)費(fèi)350元人民幣。月提供的信息數(shù)量在五個(gè)以下,該項(xiàng)費(fèi)用取消。三個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目信息個(gè)數(shù)達(dá)到10個(gè)、成功率達(dá)到30%的,除了發(fā)放傭金外,還提供相當(dāng)于500元價(jià)值的杭蕭禮品,供網(wǎng)絡(luò)個(gè)人聯(lián)絡(luò)客戶時(shí)用。禮品種類由網(wǎng)絡(luò)個(gè)人根據(jù)甲方提供的禮品清單自行挑選。D、一年內(nèi)在當(dāng)?shù)匦畔T中被評選TOP信息員,半年內(nèi)提供20個(gè)100萬元以上的標(biāo)準(zhǔn)信息的信息員,還可獎(jiǎng)勵(lì)”三口之家杭州五日游”或報(bào)銷相當(dāng)于5000元之內(nèi)的票據(jù)。2)業(yè)績費(fèi)用提取的操作程序=1\*ALPHABETICA.網(wǎng)絡(luò)信息員個(gè)人的勞務(wù)費(fèi)每月結(jié)算,次月支付前一月。=2\*ALPHABETICB.網(wǎng)絡(luò)信息員個(gè)人的勞務(wù)費(fèi)結(jié)算,應(yīng)首先由辦事處將<項(xiàng)目信息報(bào)告表>的核實(shí)情況上報(bào)市場部。=3\*ALPHABETICC.市場部信息管理員根據(jù)辦事處提供的核實(shí)報(bào)告、<項(xiàng)目信息報(bào)告表>中所載明的信息員資料及<項(xiàng)目跟蹤報(bào)告表>提供的項(xiàng)目簽約資料填寫<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表>(附件12)一式三份。交市場部經(jīng)理簽字確認(rèn)。=4\*ALPHABETICD.市場部將部門簽批后的<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表>報(bào)營銷副總經(jīng)理審批,由銷售助理再次復(fù)核無誤后,轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部辦理。=5\*ALPHABETICE.財(cái)務(wù)部根據(jù)各辦事處呈報(bào)的<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表>與合同簽訂情況進(jìn)行再次復(fù)合,確證無誤后發(fā)放。財(cái)務(wù)部對網(wǎng)絡(luò)信息成員個(gè)人的勞務(wù)費(fèi)能夠采取。F、財(cái)務(wù)部將信息費(fèi)發(fā)放的情況書面通知營銷副總、商務(wù)部、市場部與辦事處。

業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門網(wǎng)絡(luò)信息員的個(gè)人信息費(fèi)結(jié)算辦事處上報(bào)市場部市場部信息管理員<項(xiàng)目信息報(bào)告表>根據(jù)<項(xiàng)目信息報(bào)告表>及<項(xiàng)目跟蹤報(bào)告表>填寫<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表(個(gè)人)>一式三份。交市場部經(jīng)理簽字確認(rèn)。市場部上交營銷副總審批由銷售助理再次復(fù)核無誤后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部辦理財(cái)務(wù)部根據(jù)<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表(個(gè)人)>與合同進(jìn)行再次復(fù)合,確證無誤后發(fā)放直接匯款至該信息員個(gè)人賬戶財(cái)務(wù)部將信息費(fèi)發(fā)放的情況書面通知營銷副總、商務(wù)部、市場部與辦事處。網(wǎng)絡(luò)成員個(gè)人業(yè)績費(fèi)用提取的流程(2)網(wǎng)絡(luò)合作單位1)業(yè)績標(biāo)準(zhǔn):A、按照杭蕭的工作標(biāo)準(zhǔn)提供項(xiàng)目信息,同時(shí)作為主要項(xiàng)目公關(guān)責(zé)任人達(dá)成簽約,并自行負(fù)責(zé)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)費(fèi)用的,按照鋼結(jié)構(gòu)部分的合同額提取1%作為傭金。B、按照杭蕭的工作標(biāo)準(zhǔn)提供項(xiàng)目信息并協(xié)助達(dá)成簽約的,按照鋼結(jié)構(gòu)部分的合同額提取0.6%作為該項(xiàng)目的傭金。C、累計(jì)提供100萬元以上的工程信息數(shù)量達(dá)到5個(gè)以上,并按照程序準(zhǔn)確記錄<項(xiàng)目信息報(bào)告表>,無論其項(xiàng)目最終是否簽約成功,均可獲得勞務(wù)費(fèi)350元人民幣。月提供的信息數(shù)量在五個(gè)以下,該項(xiàng)費(fèi)用取消。三個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目信息個(gè)數(shù)達(dá)到10個(gè)、成功率達(dá)到30%的,除了發(fā)放傭金外,還提供相當(dāng)于500元價(jià)值的杭蕭禮品,供網(wǎng)絡(luò)單位聯(lián)絡(luò)客戶時(shí)用。禮品種類由網(wǎng)絡(luò)單位根據(jù)甲方提供的禮品清單自行挑選。D、月度時(shí)間計(jì)算方法為每月的1日—31日(30日)。首月在15日(含15日開始工作的)可合并至下個(gè)月。2)網(wǎng)絡(luò)單位成員的信息費(fèi)支付時(shí)間為:該工程項(xiàng)目款到杭蕭賬戶后一周內(nèi)。若杭蕭在合同款收到后,一周內(nèi)未能支付網(wǎng)絡(luò)單位成員傭金,則承諾每延期一個(gè)月按5%的傭金額支付合作單位利息。3)業(yè)績費(fèi)用提取流程:A、網(wǎng)絡(luò)信息單位的業(yè)務(wù)費(fèi)結(jié)算,應(yīng)首先由辦事處將<項(xiàng)目信息報(bào)告表>的核實(shí)情況上報(bào)市場部。B、市場部信息管理員根據(jù)辦事處提供的核實(shí)報(bào)告、<項(xiàng)目信息報(bào)告表>中所載明的信息員資料及<項(xiàng)目跟蹤報(bào)告表>提供的項(xiàng)目簽約資料填寫<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表>一式三份,交市場部經(jīng)理簽字確認(rèn)。C、市場部將部門確認(rèn)后的<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表>報(bào)營銷副總經(jīng)理審批,由銷售助理再次復(fù)核無誤后,轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部辦理。D、財(cái)務(wù)部根據(jù)各辦事處呈報(bào)的<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表>及發(fā)票與合同簽訂情況進(jìn)行再次復(fù)核,確證無誤后直接匯款至該合作單位賬戶。E、財(cái)務(wù)部將信息費(fèi)發(fā)放的情況書面通知營銷副總、商務(wù)部、市場部與辦事處。

業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門信息費(fèi)結(jié)算信息費(fèi)支付辦事處市場開發(fā)助理將<項(xiàng)目信息報(bào)告表>核實(shí)情況報(bào)市場部結(jié)合信息員資料及簽約情況填寫<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表>,一式三份,一份留底,兩份上報(bào)市場部業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門信息費(fèi)結(jié)算信息費(fèi)支付辦事處市場開發(fā)助理將<項(xiàng)目信息報(bào)告表>核實(shí)情況報(bào)市場部結(jié)合信息員資料及簽約情況填寫<應(yīng)付項(xiàng)目信息費(fèi)匯總表>,一式三份,一份留底,兩份上報(bào)市場部市場部市場開發(fā)員核對市場部經(jīng)理簽字報(bào)營銷副總審批財(cái)務(wù)部由銷售助理再次復(fù)核轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)處再次復(fù)核,無誤后發(fā)放至合作單位賬戶將信息費(fèi)發(fā)放的情況書面通知營銷副總、商務(wù)部、市場部與辦事處。財(cái)務(wù)處業(yè)務(wù)費(fèi)用提取的流程圖需需合作單位提供發(fā)票后2.1.5.信息的保存與保密作業(yè)規(guī)程1、原則(1)市場部信息管理員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)信息在傳遞到直接領(lǐng)導(dǎo)者這一階段的安全、保密工作,不得向任何第二人透露。(2)市場部信息管理員對所經(jīng)手的任何場報(bào)告原始表報(bào)都要做好分類保存工作。確實(shí)查有復(fù)件或不必保存的,需經(jīng)部門經(jīng)理同意后用碎紙機(jī)銷毀。(3)市場部信息管理員只對當(dāng)年發(fā)生的信息管理負(fù)責(zé)。進(jìn)入第二個(gè)年度后,市場部信息管理員應(yīng)在第一個(gè)季度內(nèi)將所有前一年的信息資料進(jìn)行立卷歸檔,移交公司銷售助理統(tǒng)一保管。2、市場部信息管理員負(fù)責(zé)保存與保密的信息范圍(1)網(wǎng)絡(luò)成員信息檔。應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)成員基本情況檔與發(fā)展動(dòng)態(tài)檔(ABC)。(2)各類市場部及所轄辦事處的市場計(jì)劃總結(jié)檔;包括年度、月度、周計(jì)劃總結(jié)。(3)網(wǎng)絡(luò)信息過程記錄報(bào)告及項(xiàng)目基本情況報(bào)告。(4)公司下發(fā)市場部的各類管理制度及指令。3、操作規(guī)程(1)及時(shí)催收各類需保存的信息資料,并按照”條款類目”(報(bào)告總結(jié)計(jì)劃類、專題活動(dòng)類、廣告宣傳類、競爭動(dòng)態(tài)類、各類表格、公司文件、客戶檔案、市場反饋類、交接手續(xù)、部門會(huì)議記錄等)分別存放,第二年檢查齊全后,整理立卷歸檔。(2)歸檔方法能夠按字母順序排列、按題目分類、或按地區(qū)、時(shí)間等形式分類,可是,為了查找方便,無論采取哪一種分類形式,都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明并按順序排列好。(3)每天要及時(shí)將信息資料文件歸檔,以免散失、積壓;(4)每年要清理一次檔案,清除不必要保存之材料;(5)準(zhǔn)確地做好文件索引,以便于查找;(6)歸檔前要先把資料進(jìn)行分類,把材料按類別分組裝入待辦卷宗,使所有材料都能隨手而得,避免盲目查找;(7)立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號(hào)一律在右角;(8)案卷厚度一般在1.5公分到2公分為宜,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或退色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料,要有紙加襯邊;紙面過大的書寫材料,要按卷宗大小折疊整齊;字跡難能以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,用毛筆或鋼筆書寫,字跡要端正;(9)根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系,進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷、編制案卷目錄等,檔案目錄主要由封面、全宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成;(10)對于已失效的檔案要按規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案材料前要經(jīng)過認(rèn)真鑒定,確定要銷毀的檔案材料必須列冊登記,送市場部經(jīng)理——營銷副總審批后才能銷毀;(11)銷毀檔案材料時(shí),必須指派專人監(jiān)銷,防止失密。

按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號(hào)一律在右角,案卷目錄打印四份,卷內(nèi)目錄打印五份裝訂前做好文件材料的檢查銷毀前要經(jīng)過鑒定,確定要銷毀的必須列冊登記,送市場部經(jīng)理和營銷副總審批后才能銷毀,銷毀時(shí),必須指派專人監(jiān)銷,防止失密作業(yè)流程按永久、長期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號(hào)一律在右角,案卷目錄打印四份,卷內(nèi)目錄打印五份裝訂前做好文件材料的檢查銷毀前要經(jīng)過鑒定,確定要銷毀的必須列冊登記,送市場部經(jīng)理和營銷副總審批后才能銷毀,銷毀時(shí),必須指派專人監(jiān)銷,防止失密作業(yè)流程執(zhí)行人員催收資料資料歸檔清理資料每年清理一次檔案,清除不必要保存之材料市場部信息管理員并按照”條款類目”分別存放市場部信息管理員檔案夾里清楚地標(biāo)明按什么排序并安排列好每天歸檔以免散失、積壓備好索引便于查找市場部信息管理員市場部信息管理員立卷信息的保存與保密作業(yè)流程圖裝訂市場部信息管理員銷毀市場部信息管理員(1)市場部信息管理員統(tǒng)一管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)全部重要的文書檔案,保護(hù)檔案的完整和安全,做好檔案的借閱使用工作,為營銷系統(tǒng)的經(jīng)營管理服務(wù);(2)公司成立以來在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的、已辦理完畢、有保存價(jià)值的檔案材料,是公司工作的真實(shí)歷史記錄,亦是今后工作參考的重要依據(jù),必須按國家有關(guān)規(guī)定,由保密室集中統(tǒng)一管理,任何人不得據(jù)為已有;(3)市場部信息管理員必須忠于職守,遵守紀(jì)律,嚴(yán)守秘密,主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速地為使用者提供檔案資料;(4)市場部電腦室是重要工作場所,任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi);(5)電腦室的一切設(shè)備設(shè)施,任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng);(6)市場部信息管理員應(yīng)定期檢查保密室的電器設(shè)備、消防器材的完好狀況,確保檔案的安全。5、檔案文件借閱規(guī)定(1)借閱檔案(文件、資料),必須先履行檔案借閱登記手續(xù),秘級(jí)檔案文件必須經(jīng)市場部經(jīng)理、營銷副總或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱;(2)一般情況下,案卷不能借出,只供在檔案室閱看;需借出,必須經(jīng)市場部經(jīng)理、營銷副總或公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借出;(3)文件、資料借閱期限不得超過兩個(gè)星期,到期必須歸還,如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù);(4)借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案,要保證檔案的安全與完整,對檔案內(nèi)容要保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞,否則按違反<保密法>(附件13)追究當(dāng)事人的責(zé)任;(5)借閱的檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo);(6)外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱,但不能帶離檔案室;(7)外單位摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,對摘抄的材料要進(jìn)行審核才能帶出。2.2.銷售作業(yè)模塊2.2.1.項(xiàng)目跟蹤與前期工作1、項(xiàng)目信息的審閱:營銷副總經(jīng)理(可會(huì)同商務(wù)部經(jīng)理)接到市場部遞交的<項(xiàng)目信息報(bào)告表>后,應(yīng)及時(shí)根據(jù)工程規(guī)模、審批情況、開工時(shí)間等分析該項(xiàng)目信息的價(jià)值,決定是否需要跟蹤及是否需要重點(diǎn)跟蹤。做出批示后,交由商務(wù)部辦理。2、下達(dá)<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>:商務(wù)部按輕重緩急,給相應(yīng)的辦事處下達(dá)<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>,并附上<項(xiàng)目信息報(bào)告表>。3、跟蹤安排:接到<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>后,辦事處主任(或安排市場開發(fā)助理)應(yīng)及時(shí)對項(xiàng)目業(yè)主進(jìn)行跟蹤、接觸,并對<項(xiàng)目信息報(bào)告表>的信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)。對重要項(xiàng)目,辦事處主任必須親自參與客戶跟蹤工作。4、跟蹤過程:1)辦事處主任或其它人員應(yīng)熟練地運(yùn)用<推銷臺(tái)詞>(附件14)進(jìn)行鋼結(jié)構(gòu)推介、杭蕭鋼構(gòu)企業(yè)推薦等,積極引導(dǎo)客戶采用鋼結(jié)構(gòu)技術(shù)、接受杭蕭公司。2)根據(jù)與客戶洽談的具體情況,辦事處應(yīng)適時(shí)邀請業(yè)主單位負(fù)責(zé)人或工程決策人員參觀考察杭蕭公司,或參觀杭蕭公司在建的知名工程,或已完工的其它形象工程。這是取得業(yè)主信任的重要手段。一旦客戶接受參觀邀請,辦事處主任應(yīng)及時(shí)與市場部取得聯(lián)系,以便安排陪同、接待事宜。3)辦事處人員必須準(zhǔn)確地理解和把握客戶的真實(shí)意圖,摸清對方底細(xì),只有客戶有合作的誠意,投標(biāo)或報(bào)價(jià)才有意義。4)為加強(qiáng)商務(wù)活動(dòng)的計(jì)劃性,辦事處在每周工作結(jié)束后都必須填寫<周項(xiàng)目跟蹤總結(jié)計(jì)劃表>(附件15),交商務(wù)部經(jīng)理,此表將作為考核辦事處工作業(yè)績的重要依據(jù);5)辦事處每次對業(yè)主的跟蹤拜訪后,都應(yīng)根據(jù)拜訪的情況填寫<項(xiàng)目個(gè)案跟蹤動(dòng)態(tài)表>(附件16),一式兩份,一份自己分析,一份每周交商務(wù)部經(jīng)理,特殊情況隨時(shí)告知商務(wù)部經(jīng)理。6)在對業(yè)主及工程項(xiàng)目的基本情況有了較為全面的了解后,辦事處應(yīng)準(zhǔn)確填制<業(yè)主情況報(bào)告表>(附件17),及時(shí)上交商務(wù)部經(jīng)理。7)商務(wù)部經(jīng)理必須每月一次對所有跟蹤項(xiàng)目進(jìn)行匯總,填寫<潛在項(xiàng)目跟蹤情況匯總表>(附件18),交營銷副總經(jīng)理。8)如果跟蹤失敗(即遭到客戶的明確拒絕),商務(wù)部經(jīng)理應(yīng)與辦事處主任一起分析原因,以指導(dǎo)今后的客戶跟蹤工作。同時(shí)將相關(guān)情況向營銷副總經(jīng)理匯報(bào)。5、請求技術(shù)支持:辦事處人員必須隨時(shí)掌握跟蹤項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)(項(xiàng)目審批進(jìn)展情況、資金落實(shí)情況等)。一旦獲得客戶明確的合作意向或進(jìn)入招標(biāo)對象,辦事處主任必須立即向商務(wù)部經(jīng)理反饋,以便商務(wù)部及時(shí)采取措施。同時(shí),辦事處主任必須按時(shí)索取或購買招標(biāo)文件交商務(wù)部經(jīng)理。6、技術(shù)支持安排:商務(wù)部經(jīng)理在獲得辦事處反饋的關(guān)于業(yè)主合作意向明確或列為招標(biāo)對象的信息后,應(yīng)及時(shí)根據(jù)該項(xiàng)目及業(yè)主的情況研究技術(shù)支持方案,確定選派的責(zé)任人、時(shí)間、費(fèi)用預(yù)算等?！τ诔Ｒ?guī)工程,如果該辦事處主任業(yè)務(wù)素質(zhì)好、能力強(qiáng),可授權(quán)其與客戶進(jìn)行技術(shù)洽談、提供初步的技術(shù)解決方案或框架;反之,則應(yīng)及時(shí)派出有專長的銷售工程師介入?！τ谔厥夤こ?商務(wù)部應(yīng)根據(jù)辦事處反饋的跟蹤情況,組織技術(shù)專家研究解決方案,然后組織銷售工程師及早介入?！τ谔卮笮凸こ袒蚋邔咏Y(jié)構(gòu)工程,必須將跟蹤情況隨時(shí)上報(bào)營銷副總,由營銷副總或總經(jīng)理組織相關(guān)人員會(huì)商對策,組織較強(qiáng)的技術(shù)力量及時(shí)介入,以產(chǎn)生良好的前期工作效果。7、技術(shù)支持過程:1)銷售工程師介入項(xiàng)目后,首先必須仔細(xì)閱讀”客戶跟蹤檔案”,特別是辦事處反饋的<項(xiàng)目跟蹤報(bào)告表>和<項(xiàng)目個(gè)案跟蹤動(dòng)態(tài)表>,對疑惑之處可直接向相應(yīng)的辦事處主任了解,力求在業(yè)務(wù)洽談開始前摸清對方底細(xì),做到知己知彼。2)如果由銷售工程師負(fù)責(zé)向客戶提供方案,則辦事處的職能轉(zhuǎn)向積極配合銷售工程師開展工作。3)銷售技術(shù)人員(銷售工程師或辦事處主任等)的任務(wù)是向業(yè)主提供經(jīng)濟(jì)、合理的技術(shù)方案,具體包括:·詳細(xì)了解業(yè)主的需求,正確解答業(yè)主提出的有關(guān)鋼結(jié)構(gòu)方面的問題·根據(jù)業(yè)主需求提供初步的技術(shù)方案(框架)·爭取投標(biāo)機(jī)會(huì)8、設(shè)計(jì)條件確認(rèn):方案階段結(jié)束時(shí),銷售技術(shù)人員必須對業(yè)主的要求進(jìn)行總結(jié)、歸納,全面準(zhǔn)確地理解和把握,并形成書面化的設(shè)計(jì)條件,清楚地表示業(yè)主的要求,以確保方案設(shè)計(jì)的準(zhǔn)確性。設(shè)計(jì)條件必須得到業(yè)主的簽字確認(rèn)。設(shè)計(jì)條件必須包括以下內(nèi)容:●建筑物尺寸(長度、寬度、柱距、跨度、檐高、層高、軌頂標(biāo)高等)●工程地點(diǎn)●設(shè)計(jì)荷載(樓面活荷載,其它附加荷載,吊車資料等)●其它必須說明的條件或指明由設(shè)計(jì)定的條件●必要時(shí)附建筑、平、立、剖及說明9、投標(biāo)工作開始:商務(wù)部經(jīng)理在得到工程設(shè)計(jì)條件及招標(biāo)文件后,投標(biāo)工作隨即開始。

項(xiàng)目跟蹤與前期工作流程審閱項(xiàng)目信息營銷副總可會(huì)同商務(wù)部經(jīng)理審閱市場部遞交的<項(xiàng)目信息報(bào)告表>決定是否需要跟蹤(通知)下達(dá)<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>商務(wù)部安排跟蹤辦事處主任接到<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>后,進(jìn)行跟蹤、接觸,核實(shí)跟蹤過程辦事處主任或其它人員項(xiàng)目跟蹤與前期工作流程審閱項(xiàng)目信息營銷副總可會(huì)同商務(wù)部經(jīng)理審閱市場部遞交的<項(xiàng)目信息報(bào)告表>決定是否需要跟蹤(通知)下達(dá)<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>商務(wù)部安排跟蹤辦事處主任接到<項(xiàng)目跟蹤任務(wù)書>后,進(jìn)行跟蹤、接觸,核實(shí)跟蹤過程辦事處主任或其它人員熟練地運(yùn)用<推銷臺(tái)詞>辦事處主任請求技術(shù)支持每周工作結(jié)束后都必須填寫<周項(xiàng)目跟蹤總結(jié)計(jì)劃表>,<項(xiàng)目個(gè)案跟蹤動(dòng)態(tài)表><業(yè)主情況報(bào)告表>交商務(wù)部經(jīng)理<潛在項(xiàng)目跟蹤情況匯總表>,交營銷副總經(jīng)理。如果跟蹤失敗向營銷副總經(jīng)理匯報(bào)安排技術(shù)支持獲得合作意向或進(jìn)入招標(biāo)對象,辦事處主任必須立即向商務(wù)部經(jīng)理反饋,以便商務(wù)部及時(shí)采取措施。同時(shí),辦事處主任必須按時(shí)索取或購買招標(biāo)文件交商務(wù)部經(jīng)理。商務(wù)部經(jīng)理研究技術(shù)支持方案,確定選派的責(zé)任人、時(shí)間、費(fèi)用預(yù)算技術(shù)支持過程銷售工程師向業(yè)主提供經(jīng)濟(jì)、合理的技術(shù)方案設(shè)計(jì)條件銷售工程師并形成書面化的設(shè)計(jì)條件得到業(yè)主的簽字確認(rèn)投標(biāo)工作開始商務(wù)部經(jīng)理得到工程設(shè)計(jì)條件及招標(biāo)文件后,投標(biāo)工作隨即開始。作業(yè)流程執(zhí)行及部門人員并附上<項(xiàng)目信息報(bào)告表>1、原則(1)責(zé)任歸屬:由于標(biāo)書工程量計(jì)算錯(cuò)誤或價(jià)格計(jì)算錯(cuò)誤等因素而造成的廢標(biāo)、失標(biāo)、中標(biāo)失利或虧損,投標(biāo)辦承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。(2)保密性:投標(biāo)工作是一項(xiàng)保密性要求極高的工作,在正式合同簽訂前,標(biāo)書內(nèi)容應(yīng)受到嚴(yán)格保密。因此,知曉人員不得向非相關(guān)人員透露任何涉及標(biāo)書內(nèi)容的信息。違反者,視情節(jié)輕重處以元——元的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。嚴(yán)重者,追究法律責(zé)任。(3)營銷副總應(yīng)會(huì)同商務(wù)部、市場部、投標(biāo)辦人員、技術(shù)部門等相關(guān)部門召開每月一次的投標(biāo)分析會(huì),無論中標(biāo)或失標(biāo),都必須進(jìn)行客觀的分析,總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)。2、規(guī)程(1)招標(biāo)文件審核:商務(wù)部負(fù)責(zé)對工程設(shè)計(jì)條件及招標(biāo)文件進(jìn)行審核,然后反饋營銷副總。(2)決定是否投標(biāo):一般情況下,項(xiàng)目投標(biāo)的決定可由營銷副總直接做出。特殊工程由營銷副總征求相關(guān)部門意見,共同討論后決定。主要應(yīng)考慮的因素如下:·工程規(guī)模大小·預(yù)計(jì)的利潤水平、合作條件是否有利、是否為墊資項(xiàng)目·當(dāng)前正在洽談并有望在短期內(nèi)簽訂合同的工程情況·生產(chǎn)能力是否允許·是否有利于開拓新的市場·是否有利于提升杭蕭公司的形象和知名度(3)標(biāo)書及相關(guān)資料準(zhǔn)備:在決定參與投標(biāo)后,商務(wù)部通知投標(biāo)辦制作標(biāo)書,并將招標(biāo)文件及設(shè)計(jì)條件等資料交投標(biāo)辦;(4)填寫<方案設(shè)計(jì)聯(lián)系單>:投標(biāo)辦在接到商務(wù)部關(guān)于某一工程項(xiàng)目制作標(biāo)書的通知后,根據(jù)商務(wù)部提供的設(shè)計(jì)條件或客戶要求填寫<方案設(shè)計(jì)聯(lián)系單>,交技術(shù)部進(jìn)行方案設(shè)計(jì);(5)方案設(shè)計(jì):技術(shù)部根據(jù)要求在天以內(nèi)完成方案圖設(shè)計(jì)、用鋼量計(jì)算;(6)施工組織設(shè)計(jì)與標(biāo)書制作:投標(biāo)辦根據(jù)技術(shù)部的設(shè)計(jì)方案以及招標(biāo)文件、標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格、客戶要求、競爭情況等在天內(nèi)完成標(biāo)書或報(bào)價(jià)單(包括施工組織設(shè)計(jì))制作。標(biāo)書制作必須遵循二大原則:一是響應(yīng)招標(biāo)文件;二是確保公司利益;(7)標(biāo)書審批評審:標(biāo)書制作完畢、經(jīng)財(cái)務(wù)審核后,由投標(biāo)辦主任、商務(wù)部經(jīng)理、營銷副總、公司總經(jīng)理根據(jù)權(quán)力范圍進(jìn)行審批。大型工程或特殊工程必須進(jìn)行由商務(wù)部經(jīng)理、相關(guān)部門、營銷副總、公司總經(jīng)理組成的評審小組的評審;(8)標(biāo)書的確認(rèn):標(biāo)書評審經(jīng)過后,經(jīng)公司總經(jīng)理簽字確認(rèn);(9)送標(biāo)。

執(zhí)行部門作業(yè)流程招標(biāo)文件審核商務(wù)部營銷副總決定執(zhí)行部門作業(yè)流程招標(biāo)文件審核商務(wù)部營銷副總決定特殊工程征求相關(guān)部門意見商務(wù)部通知制作標(biāo)書并提供資料制作標(biāo)書決定投標(biāo)準(zhǔn)備標(biāo)書填寫<方案設(shè)計(jì)聯(lián)系單>投標(biāo)辦投標(biāo)辦審批評審標(biāo)書設(shè)計(jì)方案技術(shù)部投標(biāo)辦由商務(wù)部經(jīng)理、營銷副總、公司總經(jīng)理評審交技術(shù)部遵循二原則:響應(yīng)招標(biāo)文件確保公司利益確認(rèn)標(biāo)書經(jīng)公司總經(jīng)理簽字確認(rèn)送標(biāo)辦事處投標(biāo)工作的操作流程圖反饋營銷副總2.2.3.合同談判與簽訂1、合同談判的組織:在工程中標(biāo)后,由總經(jīng)理根據(jù)工程規(guī)模的不同組成不同的談判小組。一般可作如下安排:·對于輕鋼500萬元以下的工程,由商務(wù)部經(jīng)理或銷售工程師會(huì)同辦事處主任組成談判小組,參與合同談判。商務(wù)部經(jīng)理也可視工程規(guī)模和辦事處實(shí)力,委托辦事處主任作為主簽人負(fù)責(zé)合同談判?！τ谳p鋼500-1000萬元的工程,由營銷副總經(jīng)理會(huì)同商務(wù)部經(jīng)理、銷售工程師、辦事處主任組成談判小組?！τ谳p鋼1000萬元以上、高層工程,由公司總經(jīng)理會(huì)同營銷副總經(jīng)理、商務(wù)部經(jīng)理、銷售工程師、辦事處主任組成談判小組?！た紤]到合同談判的技巧性和藝術(shù)性,很難定出一套標(biāo)準(zhǔn)和程序,因此公司總經(jīng)理能夠靈活地選派最合適的人(經(jīng)驗(yàn)、專長、個(gè)性)組成談判小組。2、合同起草:1)商務(wù)部負(fù)責(zé)根據(jù)中標(biāo)材料或報(bào)價(jià)材料起草合同條款;2)合同條款的文字表示必須清楚、謹(jǐn)慎,以免給履行合同帶來隱患。3)合同條款必須符合<合同法>(附件19)的有關(guān)規(guī)定4)重大合同必須經(jīng)法律顧問認(rèn)可。3、談判過程:1)合同談判必須堅(jiān)持雙贏原則,既讓業(yè)主滿意或基本滿意,又切實(shí)保證公司利益。2)在合同談判過程中,談判小組成員必須掌握談判技巧,充分考慮工期、付款方式、質(zhì)量承諾等合同條款給本公司的影響,特別是對應(yīng)收款的影響,力求降低風(fēng)險(xiǎn)。3)合同談判中應(yīng)掌握的要點(diǎn):(僅適用輕鋼,高層另定!)·不做墊資項(xiàng)目·工期:按工作日計(jì)算,排除雙休日;生產(chǎn)忙時(shí)應(yīng)引導(dǎo)業(yè)主延期;業(yè)主對材料有特殊要求時(shí),必須考慮能否買到;如果有的材料是期貨,則必須考慮交貨期;·充分考慮公司履行合同的風(fēng)險(xiǎn)·充分考慮地區(qū)差異對方案的不同要求·報(bào)價(jià):綜合考慮工程規(guī)模、運(yùn)輸距離、生產(chǎn)能力、公司形象、競爭等因素。一般:300萬元以下合同按標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格,不得下浮;300-800萬元合同下浮不超過3%;800萬元以上合同下浮不超過5%·付款方式:預(yù)付款30%、材料進(jìn)場30%、安裝圍護(hù)20%、竣工驗(yàn)收合格15%、質(zhì)保金3-5%(一年內(nèi))4、簽訂合同:1)合同條款的文字表示必須清楚、謹(jǐn)慎,以免給履行合同帶來隱患。2)如果雙方對合同主要條款存在嚴(yán)重分歧,無法統(tǒng)一,應(yīng)及時(shí)向營銷副總經(jīng)理或總經(jīng)理請示。3)談判結(jié)束后,合同主簽人負(fù)責(zé)與業(yè)主單位草簽合同。4)合同談判過程中對業(yè)主所作的承諾,必須書面化,作為合同的附件與合同草案一并交與商務(wù)部經(jīng)理,作為合同評審的材料。隱瞞對業(yè)主的承諾或承諾沒有書面化,公司一概不負(fù)責(zé)任。5)口頭合同必須形成文字定單,并得到客戶簽字確認(rèn)。

作業(yè)流程執(zhí)行部門及人員組織談判作業(yè)流程執(zhí)行部門及人員組織談判營銷副總經(jīng)理根據(jù)工程規(guī)模的不同組成不同的談判小組合同談判過程流程堅(jiān)持雙贏原則,掌握談判技巧如墊資、工期、報(bào)價(jià)、付款等談判過程談判小組簽訂合同談判小組合同條款清楚、謹(jǐn)慎,以免給履行合同帶來隱患。主簽人負(fù)責(zé)與業(yè)主單位草簽合同。對業(yè)主所作的承諾,必須書面化,作為合同的附件與合同草案一并交與商務(wù)部經(jīng)理,作為合同評審的材料。口頭合同必須形成文字定單,并得到客戶簽字確認(rèn)。合同起草商務(wù)部根據(jù)中標(biāo)材料或報(bào)價(jià)材料起草合同條款;合同條款文字表示必須清楚、謹(jǐn)慎,符合<合同法>有關(guān)規(guī)定,重大合同必須經(jīng)法律顧問認(rèn)可。2.2.4合同評審/修訂操作規(guī)程1．合同評審的范圍:為確保公司利益,降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),待簽合同原則上都必須進(jìn)行評審。2．合同評審的組織合同評審的組織機(jī)構(gòu)為合同評審委員會(huì)。合同評審委員會(huì)的人員構(gòu)成:商務(wù)、投標(biāo)辦、綜計(jì)辦、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)、設(shè)計(jì)、制造、采購、工程施工監(jiān)理等部門的負(fù)責(zé)人。有特別要求的合同,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況擴(kuò)大評審人員范圍,邀請有關(guān)專業(yè)人士、專家參加評審。3．合同評審程序(1)評審申請:合同草簽后,商務(wù)部及時(shí)向合同評審委員會(huì)提出評審申請。(2)材料準(zhǔn)備:商務(wù)部負(fù)責(zé)向委員會(huì)提供合同評審所需的資料,包括:·工程設(shè)計(jì)方案·標(biāo)書或詳細(xì)的報(bào)價(jià)書·草簽的合同文本及附件·與評審有關(guān)的其它資料。(4)評審:1)情況介紹:合同主簽人向評審委員會(huì)成員詳細(xì)介紹合同談判過程要點(diǎn),以及合同條款和相關(guān)內(nèi)容;2)合同評審委員會(huì)對合同條款進(jìn)行評審,評審內(nèi)容:·合同條款是否符合<合同法>和行業(yè)規(guī)定·合同條款表示是否清楚,是否得到客戶確認(rèn)·有沒有其它附加要求或合同外承諾·是否考慮了當(dāng)?shù)氐刭|(zhì)、氣候等自然條件對設(shè)計(jì)方案和施工組織的影響·公司在設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、材料采購、安裝及其它資源方面能否滿足合同要求·合同規(guī)定的交貨期限、交付方式、價(jià)格和付款方式是否合理·履行合同給公司帶來的利益和風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)3)委員會(huì)成員對合同條款進(jìn)行確認(rèn)或提出修改意見;4)商務(wù)部將評審結(jié)果或修改意見反饋給客戶,并進(jìn)行協(xié)商;(5)合同修訂1)下列情況發(fā)生,可考慮進(jìn)行合同的修訂:·由于國家政策、法律法規(guī)變化,使合同或技術(shù)協(xié)議書需要變更或不能履行;·由于不可抗力原因,合同或技術(shù)協(xié)議難以履行或部分不能履行;·客戶提出的變更合同或技術(shù)協(xié)議的要求,經(jīng)公司評審后,只能部分接受或不能接受;·由于分承包方或顧客提供的產(chǎn)品不能按期交貨,可能造成延期;·在生產(chǎn)制造過程中,發(fā)現(xiàn)合同或技術(shù)協(xié)議書中的某些要求不合適,并可能影響產(chǎn)品的質(zhì)量特性。2)合同修訂內(nèi)容由商務(wù)部負(fù)責(zé)以書面形式通知客戶。3)如果合同修改意見未被客戶接受,或協(xié)商不成,由公司總經(jīng)理最終決定是否簽約。但簽約的前提是本公司有履行合同全部條款的能力;4)如客戶提出其它修訂意見,原則上應(yīng)對修訂部分按合同評審程序進(jìn)行復(fù)評。(6)商務(wù)部整理評審結(jié)果,向總經(jīng)理匯報(bào);(7)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),合同生效。(8)商務(wù)部填<工程移交單>,交綜合計(jì)劃辦。

合同評審流程如圖所示:執(zhí)行部門執(zhí)行部門合同評審流程圖業(yè)務(wù)流程提供合同資料商務(wù)部評審介紹合同條款綜計(jì)辦商務(wù)部反饋意見必須有客戶的書面確認(rèn)召集委員會(huì)確認(rèn)或修改銷售代表(合同主簽人)合同評審委員會(huì)給客戶整理結(jié)果合同生效公司總經(jīng)理決定是否簽約商務(wù)部總經(jīng)理簽字上報(bào)總經(jīng)理是否接受移交商務(wù)部填寫工程移交單,給綜合計(jì)劃辦不接受接受

2.2.5.售后服務(wù)操作規(guī)程1、售后服務(wù)工作由工程部售后服務(wù)處和辦事處負(fù)責(zé),其中工程維修工作由售后處負(fù)責(zé),客戶回訪工作由辦事處負(fù)責(zé)。2、售后維修服務(wù)的范圍對于在合同規(guī)定的”三包”期內(nèi)由于設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安裝不當(dāng)引起的質(zhì)量問題實(shí)行”三包”服務(wù)(包修、包換、包賠);因業(yè)主使用不當(dāng)引起的質(zhì)量問題或超過”三包”期的給予有償服務(wù)。3、服務(wù)中所需的配件由供應(yīng)部核準(zhǔn),按實(shí)提供。4、售后維修服務(wù)規(guī)程(1)接受信息,填寫<顧客信息反饋單>:客戶投訴的方式有來電、來函、來訪等,無論是誰接收或接待,最后都?xì)w口到售后服務(wù)處,售后服務(wù)處對客戶反映的情況進(jìn)行分析確認(rèn),給客戶一個(gè)明確的處理意見,并將這些情況記錄在<顧客信息反饋單>內(nèi)。(2)提供服務(wù),填寫<維修記錄表>:售后服務(wù)處安排維修人員根據(jù)客戶反映的情況分析原因,如系質(zhì)量問題,給予合同規(guī)定的服務(wù);如系使用不當(dāng)引起的,提供有償服務(wù)。服務(wù)完畢,維修人員應(yīng)填寫<維修記錄表>,由客戶簽署驗(yàn)收意見。(3)反饋服務(wù)處:服務(wù)人員回公司后及時(shí)將維修記錄表交售后服務(wù)處。(4)在服務(wù)中如發(fā)現(xiàn)有重大問題的信息,及時(shí)反饋給售后服務(wù)處。

售后維修服務(wù)流程圖如下:工作流程執(zhí)行部門工作流程執(zhí)行部門接受信息提供服務(wù)反饋服務(wù)處售后服務(wù)處售后服務(wù)處服務(wù)人員服務(wù)人員填寫<顧客信息反饋單>如系質(zhì)量問題,給予合同規(guī)定的服務(wù);如系使用不當(dāng)引起的,提供有償服務(wù)。填寫<維修記錄表>,由客戶簽署驗(yàn)收意見。上交給售后服務(wù)處售后維修服務(wù)流程圖2.2.6.客戶回訪服務(wù)操作規(guī)程1、原則(1)在工程項(xiàng)目竣工一周年時(shí),辦事處人員必須對業(yè)主進(jìn)行一次調(diào)查專訪,征求業(yè)主對工程項(xiàng)目及對本公司的評價(jià)和滿意度。(2)對于竣工一年以上的工程業(yè)主,辦事處人員每年必須進(jìn)行一次年訪。年訪內(nèi)容:·向客戶了解工程在使用過程中有哪些優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)?·了解本工程在設(shè)計(jì)、施工等方面還有哪些能夠進(jìn)一步改進(jìn)的地方?·向客戶介紹鋼結(jié)構(gòu)在使用時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)·客戶單位是否存在后繼工程·詢問客戶可能知道的其它項(xiàng)目信息,或請客戶代為推薦2、程序(1)辦事處內(nèi)務(wù)助理根據(jù)項(xiàng)目檔案資料,檢查客戶的服務(wù)區(qū)域。每月列出需回訪的客戶名單。(2)辦事處派員前往客戶單位與業(yè)主相關(guān)負(fù)責(zé)人作現(xiàn)場拜訪。拜訪前應(yīng)提前預(yù)約,并在可能的情況下,攜帶公司小禮品。(3)辦事處人員在工程項(xiàng)目竣工一年后對客戶進(jìn)行一次調(diào)查專訪,請業(yè)主填寫<客戶評價(jià)反饋表>(附件20)并簽字蓋章,經(jīng)辦事處主任簽字后交商務(wù)部。(4)對老客戶進(jìn)行的年訪,辦事處人員應(yīng)在業(yè)主的陪同下,對工程及使用情況進(jìn)行檢查,以表示對本公司產(chǎn)品的關(guān)心。同時(shí)按<老客戶回訪記錄表>(附件21)的內(nèi)容要求進(jìn)行詢問和記錄。(5)回訪結(jié)束后,上述二表經(jīng)辦事處主任簽字后,一式兩份報(bào)商務(wù)部。(6)商務(wù)部經(jīng)理閱知后,交營銷副總。(7)營銷副總根據(jù)反饋情況的輕重,決定是否呈報(bào)公司總經(jīng)理?？蛻艋卦L服務(wù)流程圖如下:執(zhí)行部門工作流程檢查客戶服務(wù)區(qū)間拜訪客戶調(diào)查專訪辦事處人員每月列出需回訪的客戶名單。辦事處回訪人員提前預(yù)約,攜帶公司小禮品填寫<老客戶回訪記錄表>請業(yè)主填寫<客戶評價(jià)反饋表>并簽字蓋章,經(jīng)辦事處主任簽字后交商務(wù)部年訪老客戶辦事處回訪人員辦事處回訪人員上報(bào)執(zhí)行部門工作流程檢查客戶服務(wù)區(qū)間拜訪客戶調(diào)查專訪辦事處人員每月列出需回訪的客戶名單。辦事處回訪人員提前預(yù)約,攜帶公司小禮品填寫<老客戶回訪記錄表>請業(yè)主填寫<客戶評價(jià)反饋表>并簽字蓋章,經(jīng)辦事處主任簽字后交商務(wù)部年訪老客戶辦事處回訪人員辦事處回訪人員上報(bào)辦事處回訪人員上交兩表給辦事處主任確認(rèn)上報(bào)商務(wù)部交營銷副總決定是否交公司總經(jīng)理客戶回訪服務(wù)流程圖2.3.1.企業(yè)視覺形象管理程序1、原則(1)嚴(yán)格執(zhí)行公司的企業(yè)形象視覺系統(tǒng)制訂的各要素,切實(shí)保障杭蕭鋼構(gòu)的外部視覺形象系統(tǒng)的良好統(tǒng)一。(2)、市場部平面設(shè)計(jì)員專職負(fù)責(zé)企業(yè)視覺形象管理工作。2、具體操作規(guī)程(1)市場部平面設(shè)計(jì)員根據(jù)公司品牌策略擬訂區(qū)域辦事處年度企業(yè)視覺形象管理計(jì)劃,內(nèi)容涉及視覺形象字、圖、色、名各基本要素及其應(yīng)用的執(zhí)行管理目標(biāo)與方法,并列明對象、時(shí)間、費(fèi)用及評價(jià)考核方法等。(2)企業(yè)視覺形象管理計(jì)劃經(jīng)市場部經(jīng)理審批后下達(dá)到區(qū)域辦事處。(3)市場部平面設(shè)計(jì)員根據(jù)計(jì)劃按時(shí)(由市場部經(jīng)理視情況決定)檢查一次各地辦事處的視覺形象執(zhí)行情況。如沒有時(shí)間外出,能夠立授權(quán)書委托她人代為檢查。(4)檢查時(shí)對如名片等宣傳載體可直接提取原件,體積較大或不可遷移之載體如戶外廣告牌應(yīng)拍攝照片。(5)平面設(shè)計(jì)員對檢查過程中出現(xiàn)的不符合公司形象要求的表現(xiàn)形式如錯(cuò)字、字體模糊、色彩嚴(yán)重偏離、字型不符合規(guī)范、載體骯臟等現(xiàn)象應(yīng)制訂糾正建議和懲罰建議。(6)平面設(shè)計(jì)師將糾正建議書與懲罰建議書報(bào)市場部經(jīng)理審閱;(7)市場部經(jīng)理簽批后報(bào)營銷副總審批;(8)營銷副總審批經(jīng)過后,將罰單交財(cái)務(wù)部執(zhí)行。糾正措施重新發(fā)還市場部執(zhí)行。(9)市場部將結(jié)果由分管市場人員通知區(qū)域辦事處,并督促其在限定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行更正。(10)辦事處將糾正結(jié)果用圖片記錄連同糾正報(bào)告寄送市場部。(11)市場部將糾正結(jié)果報(bào)告及圖片交市場部信息管理員存檔。

企業(yè)視覺形象管理流程圖如下:業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門或人員業(yè)務(wù)流程執(zhí)行部門或人員擬訂管理計(jì)劃市場部平面設(shè)計(jì)員內(nèi)容涉及視覺形象字、圖、色、名各基本要素的執(zhí)行管理目標(biāo)及評價(jià)考核方法等。下達(dá)計(jì)劃市場部經(jīng)理審批后下達(dá)給辦事處糾正建議檢查執(zhí)行情況市場部平面設(shè)計(jì)員沒有時(shí)間,能夠立授權(quán)書委托她人代為檢查,查時(shí)提取原件或拍攝照片。市場部平面設(shè)計(jì)員出現(xiàn)不符合公司形象要求的,應(yīng)制訂糾正建議和懲罰建議上報(bào)市場部經(jīng)理審閱審批營銷副總審批將罰單交財(cái)務(wù)部執(zhí)行,糾正措施重新發(fā)還市場部執(zhí)行發(fā)還市場部糾正結(jié)果辦事處將結(jié)果由分管市場人員通知區(qū)域辦事處,督促更正將糾正結(jié)果用圖片記錄連同糾正報(bào)告寄送市場部辦事處存檔市場部信息員市場部將糾正結(jié)果報(bào)告及圖片交信息員存檔企業(yè)視覺形象管理流程圖2.3.2.平面設(shè)計(jì)制作程序1、原則(1)必須與公司品牌戰(zhàn)略、公關(guān)策略、廣告策略相一致;(2)努力創(chuàng)新,使設(shè)計(jì)制作富有新意;(3)為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益著想,盡可能降低制作成本;(4)符合公眾的利益,不得出現(xiàn)有違公眾利益的視覺形象出現(xiàn)。(5)設(shè)計(jì)范圍:各種宣傳廣告品的平面設(shè)計(jì)。如戶外廣告牌、會(huì)場環(huán)境布置圖、公司宣傳品封面設(shè)計(jì)、橫幅、小禮品廣告設(shè)計(jì)等。2、規(guī)程(1)公司各部根據(jù)工作發(fā)展的需要,提出<平面設(shè)計(jì)申請單>(附件22);非市場部、辦事處設(shè)計(jì)申請需經(jīng)公司營銷副總批準(zhǔn)后,下達(dá)到市場部經(jīng)理——市場部平面設(shè)計(jì)員執(zhí)行。市場部與辦事處的平面申請只需市場部經(jīng)理簽批,即可下達(dá)到平面設(shè)計(jì)員執(zhí)行。(2)平面設(shè)計(jì)員根據(jù)設(shè)計(jì)申請單進(jìn)行設(shè)計(jì)思路的開發(fā),以文字形式表示。(3)市場部經(jīng)理及任務(wù)需求部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員就平面設(shè)計(jì)員的創(chuàng)意思路進(jìn)行討論。如需修改,可經(jīng)過多次討論。(4)平面設(shè)計(jì)員的創(chuàng)意經(jīng)討論經(jīng)過后開始進(jìn)行具體細(xì)化。原則上,應(yīng)提出多種方案供選擇。(5)市場部經(jīng)理及任務(wù)需求方對方案進(jìn)行評估。(6)方案確認(rèn)后,由市場部經(jīng)理或需求部門出具<廣告品委托制作書>(附件23)請求市場部制作。(如不需要制作的或需求部門自行安排制作的,程序到此結(jié)束。)委托書上應(yīng)載明物品的數(shù)量、規(guī)格、用材、質(zhì)量、用途、時(shí)間、費(fèi)用、驗(yàn)收辦法等。按照權(quán)限范圍報(bào)營銷副總或總經(jīng)理審批。(7)市場部經(jīng)理根據(jù)委托書下達(dá)給平面設(shè)計(jì)員物色具體的制作單位進(jìn)行實(shí)物制作。(8)平面設(shè)計(jì)員經(jīng)市場部經(jīng)理確認(rèn)后,應(yīng)與制作單位簽訂制作合同。合同簽訂按照公司程序進(jìn)行。(9)平面設(shè)計(jì)員根據(jù)合同檢查進(jìn)度及質(zhì)量情況,積極維護(hù)公司的利益。注意貫徹公司的品牌戰(zhàn)略思想,并注意其具體表現(xiàn)與原來設(shè)計(jì)的一致性。(10)平面設(shè)計(jì)員與需求部門、公司宣傳品倉庫管理員共同對委托制作品進(jìn)行驗(yàn)收。需求部門不能出席驗(yàn)收的,應(yīng)出具授權(quán)書,委托她人驗(yàn)收。(11)驗(yàn)收發(fā)放程序按照公司相關(guān)制度執(zhí)行。

設(shè)計(jì)流程執(zhí)行部門或人員提出設(shè)計(jì)申請單設(shè)計(jì)流程執(zhí)行部門或人員提出設(shè)計(jì)申請單市場部經(jīng)理非市場部、辦事處設(shè)計(jì)申請需經(jīng)公司營銷副總批準(zhǔn)后,下達(dá)到市場部經(jīng)理公司各部執(zhí)行市場部與辦事處的平面申請只需市場部經(jīng)理簽批簽字市場部平面設(shè)計(jì)員文字設(shè)計(jì)討論市場部平面設(shè)計(jì)員市場部經(jīng)理及任務(wù)需求部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員具體細(xì)化如需修改,可經(jīng)過多次討論。提出多種方案供選擇市場部平面設(shè)計(jì)員評估方案市場部經(jīng)理市場部經(jīng)理及需求部門方案確認(rèn)出具<廣告品委托制作書>請求市場部制作(如不需要制作的或需求部門自行安排制作的,程序到此結(jié)束)委托制作市場部經(jīng)理委托書上應(yīng)載明物品的數(shù)量、規(guī)格、用材、質(zhì)量、用途、時(shí)間、費(fèi)用、驗(yàn)收辦法等。經(jīng)營銷副總或總經(jīng)理審批。平面設(shè)計(jì)員物色制作單位簽訂合同平面設(shè)計(jì)員與制作單位經(jīng)市場部經(jīng)理確認(rèn)合同檢查平面設(shè)計(jì)員與原來設(shè)計(jì)的一致性,維護(hù)公司的利益驗(yàn)收委托制作品平面設(shè)計(jì)員與需求部門、公司宣傳品倉庫管理員需求部門不能出席驗(yàn)收的,應(yīng)出具授權(quán)書,委托她人驗(yàn)收平面設(shè)計(jì)制作流程圖2.3.3.新聞發(fā)布操作規(guī)程1、原則(1)新聞發(fā)布是杭蕭提升品牌的一個(gè)重要途徑;(2)新聞發(fā)布是杭蕭員工的工作主要內(nèi)容之一,人人負(fù)有一定的責(zé)任;(3)辦事處、市場部是新聞初稿的主要源頭,并作為一項(xiàng)主要的工作內(nèi)容,列入考核指標(biāo)之一。(4)公司總經(jīng)辦對新聞稿件的發(fā)布負(fù)有直接的責(zé)任。應(yīng)力求公司的信息及時(shí)、多量地見諸于公眾。2、程序(1)辦事處主任根據(jù)市場發(fā)展情況與公司在當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)的開展情況組織新聞稿件初稿。新聞稿能夠由辦事處內(nèi)部人員寫作,也可請外部的業(yè)主、網(wǎng)絡(luò)成員寫作。(2)辦事處在每月25日前向市場部遞交給辦事處的新聞稿一篇。多者不限。(3)市場部進(jìn)行初審,選出優(yōu)秀作品交公司總經(jīng)辦。(4)總經(jīng)辦對稿件進(jìn)行修改后,利用媒介關(guān)系盡可能推薦作品在外部報(bào)刊雜志特別是與該稿件對應(yīng)的區(qū)域媒介上發(fā)布。(5)總經(jīng)辦將不能對外發(fā)布的稿件改編后盡可能收入公司內(nèi)刊。(6)總經(jīng)辦將發(fā)布信息及稿件剪接復(fù)印件或原件傳遞給市場部。(7)市場部將發(fā)布信息及稿件剪接復(fù)印件或原件保留一份存檔后傳遞相關(guān)給辦事處。(8)市場部根據(jù)各辦事處的新聞初稿提供及發(fā)布情況編制表格,提出獎(jiǎng)勵(lì)方法,報(bào)營銷副總及總經(jīng)理經(jīng)過后,交財(cái)務(wù)部執(zhí)行。

組織稿件提交稿件作業(yè)流程組織稿件提交稿件作業(yè)流程執(zhí)行部門辦事處主任市場部內(nèi)部人員,也可請業(yè)主、網(wǎng)絡(luò)成員寫作每月25日前向市場部上交至少一篇初審辦事處總經(jīng)辦修改利用媒介發(fā)表或收入內(nèi)刊返回市場部將稿件的復(fù)印件傳給市場部回傳市場部總經(jīng)辦將稿件的復(fù)印件留檔一份后傳給辦事處獎(jiǎng)勵(lì)提出獎(jiǎng)勵(lì)辦法報(bào)營銷副總及總經(jīng)理經(jīng)過后,交財(cái)務(wù)部執(zhí)行新聞發(fā)布操作流程2.3.4.參觀接待操作規(guī)程1、各部門及辦事處應(yīng)將所需接待的客戶的詳細(xì)資料及建議接待標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告給分管市場開發(fā)員。市場人員接到資料訊息后,填寫<重要客人接待計(jì)劃申請表>(附件24)一式三份,交市場部經(jīng)理審批,市場部經(jīng)理再交營銷副總經(jīng)理審批。經(jīng)過后,銷售助理一份存檔,一份發(fā)還市場部執(zhí)行。2、市場部根據(jù)計(jì)劃以<聯(lián)系單>方式立即知照公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人(包括必要時(shí)需總經(jīng)理出場時(shí),務(wù)必通知總經(jīng)理秘書等),督促其落實(shí)到其部門相關(guān)人員并在聯(lián)系單上簽字確認(rèn)。3、市場部經(jīng)理或相關(guān)文員陪同接待,直至客戶滿意離開公司。市場部根據(jù)接待的情況及其它部門配合的情況填寫<重要客人接待結(jié)果報(bào)告表>(附件25)一式兩份,隨同原計(jì)劃表一同交營銷副總經(jīng)理審閱后,一份留銷售助理存檔,一份發(fā)還市場部備案。4、市場部每半年制作一份<接待工作效益總結(jié)表>(附件26),分析受接待的客戶所帶來的效益情況,包括直接或間接推薦的業(yè)務(wù)情況,計(jì)算其投入與產(chǎn)出比。列明投入產(chǎn)出比最高的客戶接待情況(哪位客戶,誰主負(fù)責(zé)接待)、接待客戶最高次數(shù)者。以此作為主接待市場文員業(yè)績考核的指標(biāo)之一記錄到業(yè)績檔案。同時(shí)記錄辦事處業(yè)績檔案。5、重要客戶的接待標(biāo)準(zhǔn)市場部經(jīng)理及相關(guān)文員帶鮮花到機(jī)場迎接;總經(jīng)理、總工程師到大門口迎接;工廠參觀時(shí),在工廠的最高負(fù)責(zé)人出門迎接;提供四——五星級(jí)賓館或三星套房住宿;賓館門前立迎賓牌;賓館客房內(nèi)放置鮮花、水果;餐飲標(biāo)準(zhǔn):每人——提供禮品:價(jià)值——客人離開,總經(jīng)理攜隨從送到大門口。市場部經(jīng)理送到機(jī)場?？腿说竭_(dá)居住地后,總經(jīng)理或市場部經(jīng)理致電問候。

參觀接待流程圖如下:作業(yè)流程執(zhí)行部門作業(yè)流程執(zhí)行部門提交客戶資料各部門及辦事處提交給市場部開發(fā)人員(上交)收到信息市場部填寫<重要客人接待計(jì)劃申請表>一式三份,營銷副總一份存檔,一份發(fā)還市場部執(zhí)行交市場部經(jīng)理審批再交營銷副總經(jīng)理審批下達(dá)<聯(lián)系單>市場部督促相關(guān)部門在聯(lián)系單上簽字確認(rèn)陪同接待市場部經(jīng)理或相關(guān)文員填寫<重要客人接待結(jié)果報(bào)告表市場部一式兩份,隨同原計(jì)劃表一同交營銷副總經(jīng)理審閱后,一份留營銷副總存檔,一份發(fā)還市場部備案。制作<接待工作效益總結(jié)表>市場部每半年制作一次,分析受接待的客戶所帶來的效益情況參觀接待操作流程圖2.3.5.公關(guān)專題活動(dòng)操作規(guī)程1、原則(1)杭蕭鋼構(gòu)的市場推廣專題活動(dòng)的組織與執(zhí)行必須與公司營銷戰(zhàn)略及計(jì)劃不相沖突。(2)各辦事處的專題活動(dòng)方案須報(bào)經(jīng)總部(市場部—營銷副總經(jīng)理)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。(3)各辦事處的公關(guān)廣告,須向市場部備案,活動(dòng)單位落款為一律為”杭蕭鋼構(gòu)某辦事處”。(4)公關(guān)專題活動(dòng)中出現(xiàn)執(zhí)法部門干涉時(shí),必須及時(shí)向市場部如實(shí)匯報(bào)。2、公關(guān)專題活動(dòng)的操作程序(1)市場部、商務(wù)部、辦事處、營銷副總經(jīng)理等任何一方根據(jù)市場發(fā)展的形勢都能夠提出要求進(jìn)行促銷的請求或建議。建議書必須寫明問題所在及解決的理由。(2)建議書交市場部。市場部對建議書所陳述的問題進(jìn)行初步調(diào)查,認(rèn)定是否確有必要進(jìn)行專題促銷。(3)市場部提出專題活動(dòng)計(jì)劃初案,填寫<杭蕭鋼構(gòu)公關(guān)專題活動(dòng)預(yù)審表>,(附件27)并填寫<公關(guān)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算與分配>(附件28)。專題活動(dòng)方案初案須包括以下內(nèi)容:1)確定專題活動(dòng)目標(biāo)。專題活動(dòng)目標(biāo)應(yīng)具體且明確,并與公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和階段目標(biāo)相一致。2)充分的專題活動(dòng)理由。提出何以進(jìn)行本專題活動(dòng)的理由,應(yīng)有理有據(jù)。3)列明具體的專題活動(dòng)對象。4)方案的活動(dòng)內(nèi)容、關(guān)鍵事項(xiàng)、注意事項(xiàng)。5)操作本方案所需的直接費(fèi)用、宣傳費(fèi)用、管理費(fèi)用。費(fèi)用來源。6)本方案的執(zhí)行時(shí)間和所涉及的公司部門與執(zhí)行方案的辦事處。7)本方案執(zhí)行時(shí)評估階段性效果的辦法以及對該階段若達(dá)不到理想效果時(shí)的備選預(yù)案。(4)市場部若委托外單位策劃專題活動(dòng)方案,則必須建立書面委托書。委托書中本公司應(yīng)根據(jù)上款之1)、2)、3)項(xiàng)對受托方提出明確的要求,并根據(jù)上款各條對受托方提交的方案進(jìn)行論證評估,論證評估經(jīng)過后方案方可付諸實(shí)施。(5)市場部就專題活動(dòng)計(jì)劃方案的可行性進(jìn)行審核論證評估。對一些涉及的范圍較大、費(fèi)用較高、影響重大的活動(dòng),為了保證方案的科學(xué)性、可行性,應(yīng)采用論證會(huì)的形式對方案進(jìn)行論證評估。1)市場部將專題活動(dòng)方案擬訂后應(yīng)先上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)批準(zhǔn)后召開方案論證會(huì)。2)公司市場部為專題活動(dòng)方案論證評估的組織與主要決策部門,論證會(huì)主持人為營銷副總經(jīng)理。3)方案論證的參與人員視方案大小及保密程度而定,一般應(yīng)有市場部、商務(wù)部、該辦事處主任、營銷副總經(jīng)理參加。(6)市場部對經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的專題活動(dòng)方案具體化為實(shí)施步驟及執(zhí)行要點(diǎn)(簡稱實(shí)施要點(diǎn))。實(shí)施要點(diǎn)須包括以下內(nèi)容:1)階段的起止時(shí)間;2)方案所涉及的具體部門及其所承擔(dān)的工作內(nèi)容和相應(yīng)責(zé)任;3)方案所涉及的具體評價(jià)項(xiàng)目及相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)表格;4)方案所涉及的不同部門的注意事項(xiàng)。(7)實(shí)施方案交總經(jīng)理審批后,市場部就實(shí)施方案形成各部門任務(wù)書,填寫<公關(guān)促銷活動(dòng)具體任務(wù)書>(附件29),任務(wù)表根據(jù)任務(wù)大小交營銷副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字確認(rèn),下達(dá)到各有關(guān)部門(或人員)。(8)市場部根據(jù)實(shí)施要點(diǎn)及各部門的任務(wù)書檢查所涉及工作的進(jìn)度和質(zhì)量,協(xié)商各部門之間可能產(chǎn)生的矛盾,執(zhí)行時(shí)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修正,修正方案需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。(9)市場部對實(shí)施要點(diǎn)的階段工作進(jìn)行總結(jié)評價(jià),填寫<公關(guān)專題活動(dòng)工作效果檢查表>(附件30)一式兩份,分別交市場部、商務(wù)部、辦事處填寫,之后報(bào)總經(jīng)理審閱后,一份市場部歸檔備案,一份轉(zhuǎn)交銷售助理存檔。