會(huì)議溝通管理溝通課件

第五章會(huì)議溝通學(xué)習(xí)目的

1.明確會(huì)議的目的和類型2.了解組織會(huì)議的基本步驟3.認(rèn)識(shí)會(huì)議中的角色及其職責(zé)4.明確影響會(huì)議的因素5.掌握有效會(huì)議的策略為什么會(huì)議如此重要?為什么會(huì)議會(huì)失敗? 如何在會(huì)前作充分的準(zhǔn)備?如何計(jì)劃會(huì)議影響會(huì)議成效的因素有哪些？什么是有效會(huì)議溝通的策略？

經(jīng)常困惑人們的會(huì)議溝通問(wèn)題5.1會(huì)議的目的和類型1.會(huì)議的定義和含義通常人們把會(huì)議簡(jiǎn)稱為會(huì)。嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，聚而不議（不討論、不交換意見(jiàn)或看法）者謂之會(huì)，聚而又議（討論、協(xié)商、交換意見(jiàn)或看法）者稱之為會(huì)議。

會(huì)議是群體或組織中相互交流意見(jiàn)的一種形式，它是一種常見(jiàn)的群體活動(dòng)。會(huì)議的定義有什么事情開(kāi)個(gè)會(huì)解決根據(jù)不同的目的和要求，既可以將會(huì)議看作是一個(gè)集思廣益的過(guò)程，也可以當(dāng)作是一種信息傳遞的方式。通過(guò)會(huì)議，可以將許多人聚集在一起，就某些問(wèn)題與員工互相交流思想并提出相應(yīng)的對(duì)策。會(huì)議也是向上溝通意見(jiàn)的途徑之一，管理者可以借開(kāi)會(huì)之機(jī)聽(tīng)取下屬或員工的意見(jiàn)和建議。會(huì)議的目的CompanyLogo會(huì)議的含義第一，會(huì)議是人類社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物；第二，會(huì)議是人類社會(huì)的一種集體活動(dòng)形式；第三，會(huì)議是有目的、有組織的集體活動(dòng)；通常是為了解決一個(gè)或多個(gè)問(wèn)題；第四，會(huì)議是短時(shí)間聚集的集體活動(dòng)形式。2.會(huì)議的基本特征普遍性（時(shí)間、空間、每一個(gè)人）；目的性；組織性；集體性（多人參與的，不是一個(gè)人單獨(dú)活動(dòng)，也不是兩個(gè)人的活動(dòng)。交流信息:政策和指示傳達(dá)給下屬,反饋信息；給予指導(dǎo):培訓(xùn)；解決問(wèn)題:澄清誤會(huì)，解決問(wèn)題；作出決策:參與討論、決策3.會(huì)議的目的談判：目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動(dòng)的方式討論，力求達(dá)成一致的意見(jiàn)。通知：目的是為了傳播信息，采取單向的方式，一般沒(méi)有討論。解決問(wèn)題：目的是為了利用團(tuán)體的力量解決問(wèn)題。通常，要將待解決的問(wèn)題擺在桌面上，與會(huì)者應(yīng)提出解決的方法。在這類會(huì)議上，人們都會(huì)為探求解決的方法而努力，不會(huì)停留在過(guò)去的狀態(tài)中。決策：目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊做出抉擇。與會(huì)者不僅會(huì)討論和決策，而且還要遵守會(huì)議的決議。交流：目的在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)爆法”討論，即安排5-7人，每一位與會(huì)者都可以講自己對(duì)問(wèn)題的看法，并從相互間的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會(huì)議鼓勵(lì)討論。4.會(huì)議的種類中國(guó)會(huì)議的現(xiàn)狀“人多的會(huì)議不重要，重要的會(huì)議人不多；解決小問(wèn)題開(kāi)大會(huì)，解決大問(wèn)題開(kāi)小會(huì)；解決關(guān)鍵問(wèn)題不開(kāi)會(huì)，不能解決問(wèn)題老開(kāi)會(huì)?！薄靶∈麻_(kāi)大會(huì)，大事開(kāi)小會(huì)，重要事情不開(kāi)會(huì)。”5.2會(huì)議的組織

會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)議過(guò)程控制會(huì)后工作1.會(huì)前準(zhǔn)備（1）明確會(huì)議的必要性（不開(kāi)會(huì)的原則和開(kāi)會(huì)的原則【下頁(yè)〗）不開(kāi)會(huì)的原則如果已經(jīng)有每周的例會(huì)；如果會(huì)議的成本過(guò)高；如果還有比開(kāi)會(huì)更好的方法；

如果沒(méi)什么特別重要的事；如果你是唯一能做決策且知道該怎樣正確處理的人。如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人；如果需要當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)一些人；如果要讓多些人參與決策的問(wèn)題；如果需要聽(tīng)取部門(mén)匯報(bào)工作；如果要給小組委派任務(wù)。開(kāi)會(huì)的原則1.會(huì)前準(zhǔn)備（2）確定會(huì)議的目標(biāo)：如達(dá)成協(xié)議、通過(guò)策劃方案（3）擬定會(huì)議議程：通常，會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參加對(duì)象等。

（4）準(zhǔn)備會(huì)議文件（5）分發(fā)預(yù)閱資料1.會(huì)前準(zhǔn)備（6）確定會(huì)議主持人：會(huì)議的成敗在很大程度上取決于會(huì)議的主持人。作為優(yōu)秀的會(huì)議主持人，不僅僅主持會(huì)議，而且要以政治家、鼓動(dòng)者、調(diào)解人或仲裁人的角色參與會(huì)議。作為主持人，他應(yīng)具有敏捷的思維能力，沉著自信，表達(dá)能力強(qiáng)、富有幽默感，并且具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力。1.會(huì)前準(zhǔn)備(7)確定與會(huì)人員：

①首要原則是少而精；

②信息型會(huì)議，應(yīng)該通知所有需要了解該信息的人都參加；

③決策型會(huì)議，需要邀請(qǐng)能對(duì)問(wèn)題的解決有所貢獻(xiàn)，對(duì)決策有影響的權(quán)威，以及能對(duì)執(zhí)行決策做出承諾的人參加；

④需要對(duì)某些未在會(huì)議邀請(qǐng)之列的關(guān)鍵人士說(shuō)明原因。（8）預(yù)定會(huì)議場(chǎng)所

①會(huì)議室一般比較方便且費(fèi)用低廉，是首選地點(diǎn)。但如果涉及公司的對(duì)外公共關(guān)系形象或者與會(huì)人數(shù)很多，則可以考慮租用酒店或展覽中心的專用會(huì)議室。

（8）預(yù)定會(huì)議場(chǎng)所②應(yīng)注意會(huì)議室的空調(diào)溫度、桌椅舒適度，燈光和通風(fēng)設(shè)備應(yīng)和會(huì)議的規(guī)模和安排的活動(dòng)相適應(yīng)

（8）預(yù)定會(huì)議場(chǎng)所③根據(jù)溝通需要來(lái)選用適當(dāng)?shù)淖酪闻帕蟹绞?。信息型?huì)議的與會(huì)者應(yīng)面向房間的前方，而決策型會(huì)議的與會(huì)者應(yīng)面向彼此。（8）預(yù)定會(huì)議場(chǎng)所④確定視聽(tīng)器材如幻燈機(jī)、多媒體播放機(jī)、麥克風(fēng)等都是否準(zhǔn)備就緒。（8）預(yù)定會(huì)議場(chǎng)所⑤會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議的目的、會(huì)議性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)而定，常見(jiàn)的有六種類型（下圖）：會(huì)場(chǎng)布置CompanyLogoV型禮堂型長(zhǎng)桌型U型圓桌型課堂型（9）補(bǔ)充最新信息：在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有新信息，可以在會(huì)上向大家簡(jiǎn)要地通報(bào)一下。

會(huì)

議

吟（順口溜）

----一個(gè)辦公室主任感懷

這個(gè)主任實(shí)難當(dāng)，

文山會(huì)海煩斷腸，

名目繁多會(huì)連會(huì)，

身心無(wú)閑晝夜忙，

無(wú)病呻吟編報(bào)告，

“同志們”下幾十張，

優(yōu)勝先進(jìn)要獎(jiǎng)勵(lì)，

早備旗匾和證狀，

“經(jīng)驗(yàn)”選材合主題，圈點(diǎn)杠插套框框，

大會(huì)若簽責(zé)任狀，

數(shù)字先進(jìn)目標(biāo)“墻”。

會(huì)未開(kāi)場(chǎng)我登場(chǎng)，

內(nèi)外安排莫亂檔，

名簽茶具排座次，

會(huì)標(biāo)居中前上方，

裝點(diǎn)環(huán)境造氛圍，

群花斗艷滿場(chǎng)香，

登記發(fā)文禮儀姐，

定點(diǎn)到位須周詳，

調(diào)試麥克“喂喂喂”，會(huì)議期間保通響，

茶水質(zhì)量先品嘗，

保溫不熱也不涼。

2.會(huì)議過(guò)程控制

會(huì)議能否順利進(jìn)行，在很大程度上取決于會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議的節(jié)湊和方向的把握。具體說(shuō)來(lái)，可按以下步驟來(lái)控制會(huì)議進(jìn)程：宣布會(huì)議的主題和目的；根據(jù)會(huì)議議程順序提出議題，然后征求與會(huì)者的意見(jiàn)；給予每個(gè)人闡述觀點(diǎn)的機(jī)會(huì)；控制討論進(jìn)程：如果發(fā)生與議題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)時(shí)，應(yīng)該及時(shí)引導(dǎo)到議題本身；遵守預(yù)定時(shí)間，不要拖延；在每個(gè)問(wèn)題討論結(jié)束后加以概括，以便達(dá)成共識(shí)或做出決策；在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括；對(duì)于部分問(wèn)題如確有必要作進(jìn)一步討論，可以安排在下一次會(huì)議進(jìn)行討論；確定下次會(huì)議議題和時(shí)間。

3.會(huì)后工作（1）為了貫徹會(huì)議精神，執(zhí)行會(huì)議決議，應(yīng)下發(fā)會(huì)議記錄或會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：①會(huì)議記錄應(yīng)該準(zhǔn)確無(wú)誤②決議要突出任務(wù)責(zé)任人姓名、時(shí)間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（2）對(duì)執(zhí)行工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查

會(huì)議開(kāi)始我更忙，

組織人員查會(huì)場(chǎng)，

掃描與會(huì)專心度，

秩序井然需護(hù)防，

傾聽(tīng)臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)講，

臺(tái)下注目觀風(fēng)向，

覆蓋全場(chǎng)無(wú)死角，

心中無(wú)二守好崗，

無(wú)論報(bào)告長(zhǎng)和短，

我寫(xiě)我聽(tīng)我欣賞，

領(lǐng)導(dǎo)祈使我捧場(chǎng)，

帶響場(chǎng)內(nèi)一片掌。

散會(huì)未及松口氣，

伏了此場(chǎng)起彼場(chǎng)！

二〇一〇年四月二十八日5.3會(huì)議議程

會(huì)議議程是所有會(huì)議的重要組成部分，它能夠使會(huì)議目標(biāo)一目了然。會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟1.會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則表明議題：會(huì)議議程應(yīng)該明確需要討論的議題及這些議題的排列順序；確定主次：例行公事的內(nèi)容放在議程一開(kāi)始，然后再安排新的問(wèn)題；當(dāng)議程中包括一些比較簡(jiǎn)短或緊迫的內(nèi)容時(shí)，先安排這些內(nèi)容，余下的時(shí)間專注于比較費(fèi)時(shí)的事項(xiàng)；注重實(shí)效；適時(shí)調(diào)整：會(huì)議主持者應(yīng)根據(jù)具體情況對(duì)議程做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；提供背景資料：會(huì)議議程還應(yīng)包括在會(huì)前提供給與會(huì)者所需的背景資料，以便與會(huì)者做好充分準(zhǔn)備。2.會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟突出問(wèn)題：即根據(jù)根據(jù)實(shí)際情況列出重要的問(wèn)題；提出新議題：即通過(guò)預(yù)期目前發(fā)展和與會(huì)議成員的聯(lián)系，提出管理活動(dòng)或工作中的新議題；選擇重要議題：即針對(duì)諸多需要考慮的議題，確定最為主要和緊迫的事項(xiàng)；分清主次順序：即將例行項(xiàng)目放在開(kāi)始，按邏輯關(guān)系或難度系數(shù)排列關(guān)鍵議題；確定時(shí)間：根據(jù)可用時(shí)間和與會(huì)者情況安排項(xiàng)目；表明順序：議程中的每個(gè)議題應(yīng)用數(shù)字排序；結(jié)束議程：即要求提出下次會(huì)議的細(xì)節(jié)，并在議程結(jié)尾處明確下次會(huì)議的議程。會(huì)議議程實(shí)例

生物燃燒發(fā)電項(xiàng)目組會(huì)議議程會(huì)議時(shí)間：上午10：30-11：30，會(huì)議地點(diǎn)：第一會(huì)議室1.進(jìn)度安排與決定（20分鐘）討論：各自項(xiàng)目組工作近況介紹；著重通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展中存在的問(wèn)題措施：2.向電網(wǎng)送電日期（15分鐘）討論：并入電網(wǎng)期間各部門(mén)相互協(xié)同預(yù)案措施：3.高熱卡植物推廣種植及收購(gòu)政策（20分鐘）討論：（1）確保生物燃料供給的兩個(gè)預(yù)案（2）高熱卡植物種植技術(shù)的培訓(xùn)及財(cái)務(wù)預(yù)算措施：4.下次會(huì)議時(shí)間安排（5分鐘）日期：——————時(shí)間：——————地點(diǎn)：——————會(huì)議議程實(shí)例資料：典型會(huì)議議程實(shí)例M計(jì)算機(jī)公司一號(hào)項(xiàng)目檢查會(huì)議日期：2006年10月16日，星期一時(shí)間；下午2：20----3：45地點(diǎn)：B大廈第二會(huì)議室會(huì)議目的：研究一號(hào)項(xiàng)目進(jìn)展情況議程：1、公司第四季度銷售情況2、杜民做關(guān)于CPU進(jìn)展報(bào)告3、陳漢做關(guān)于CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告4、李強(qiáng)做關(guān)于軟件進(jìn)展報(bào)告附件：1、軟件進(jìn)展報(bào)告，第7號(hào)2、CASE設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告，第2號(hào)3、關(guān)于軟件問(wèn)題的短文5.4會(huì)議記錄會(huì)議記錄的內(nèi)容會(huì)議記錄的注意要點(diǎn)1.會(huì)議記錄的內(nèi)容

會(huì)議記錄對(duì)會(huì)后執(zhí)行會(huì)議決議、檢查會(huì)議效果，甚至對(duì)下次會(huì)議的召開(kāi)起著至關(guān)重要的作用。完整的會(huì)議記錄包括如下內(nèi)容：會(huì)議名稱；地點(diǎn)、日期；起止時(shí)間；主辦者；出席人員；缺席人員；會(huì)議主席致開(kāi)幕詞并宣布會(huì)議議程；會(huì)議過(guò)程；會(huì)議決議；下次會(huì)議的時(shí)間及地點(diǎn)。2.會(huì)議記錄的注意要點(diǎn)充分了解會(huì)議主題、目的及議程；可以采用多種記錄方式：筆記、電腦直接錄入，或同時(shí)采用錄音、照相或攝影方式記錄；記錄時(shí)緊跟會(huì)議進(jìn)程；及時(shí)確認(rèn)要點(diǎn)，澄清含糊不清的觀點(diǎn)；避免夾雜自己的主觀意識(shí)；會(huì)后應(yīng)校對(duì)記錄并及時(shí)打印。

會(huì)議記錄實(shí)例時(shí)間：1995年4月8日上午地點(diǎn)：管委會(huì)會(huì)議室主持人：李××(管委會(huì)主任)出席者：楊××(管委會(huì)副主任)、周××(管委會(huì)副主任管城建)、李××(市建委副主任)、肖××(市工商局副局長(zhǎng))、陳××(市建委城建科科長(zhǎng))及建委、工商局有關(guān)科室宣傳人員、街道居委會(huì)負(fù)責(zé)人。列席者：管委會(huì)全體干部記錄：鄒××(管委會(huì)辦公室秘書(shū))討論議題：

1．如何整頓城市市場(chǎng)秩序。

2．如何制止違章建筑、維護(hù)市容市貌。楊主任報(bào)告城市現(xiàn)狀：我區(qū)過(guò)去在開(kāi)發(fā)區(qū)黨委領(lǐng)導(dǎo)下，各職能單位同心協(xié)力、齊抓共管在創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市方面取得了一定成績(jī)，相應(yīng)的城市市場(chǎng)秩序有一定進(jìn)步，市容街道也較可觀。可近幾個(gè)月來(lái)，市場(chǎng)秩序倒退了，街道上小商販逐漸多起來(lái)，水果攤、菜擔(dān)、小百貨滿街亂擺……一些建筑施工單位沿街違章搭棚。亂堆放材料，搬運(yùn)泥土撒落大街……這些情況嚴(yán)重地破壞了市容市貌，使大街變得又亂又臟；社會(huì)各界反應(yīng)很強(qiáng)烈。因此今天請(qǐng)大家來(lái)研究：如何整頓市場(chǎng)秩序？如何治理違章建筑、違章作業(yè)、維護(hù)市容……

例子：市場(chǎng)秩序整頓會(huì)議記錄討論發(fā)言(按發(fā)言順序記錄)肖××：個(gè)體商販不按規(guī)定到指定市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)，管理不得力、處理不堅(jiān)決，我們有責(zé)任。這件事我們堅(jiān)決抓落實(shí)：重新宣傳市場(chǎng)有關(guān)規(guī)定，坐商歸店、小販歸市、農(nóng)民賣蔬菜副食到專門(mén)的農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)……工商局全面出動(dòng)抓，也希望街道居委會(huì)配合，具體行動(dòng)方案我們?cè)倏紤]。羅××(工商局市管科科長(zhǎng))：市場(chǎng)是到了非整不可的地步了。我們的方針、辦法都有了，過(guò)去實(shí)行過(guò)，都是行之有效的，現(xiàn)在的問(wèn)題是要有人抓，敢于抓落到實(shí)處。只要大家齊心協(xié)力問(wèn)題是能夠解決的。秦××(居委會(huì)主任)：整頓市場(chǎng)紀(jì)律我們居委會(huì)也有責(zé)任。我們一定發(fā)動(dòng)群眾配合好，制止亂擺攤，亂叫賣的現(xiàn)象。李××(建委副主任)：去年上半年創(chuàng)建文明衛(wèi)生城市時(shí)，市上出了個(gè)7號(hào)文件，其中規(guī)定施工單位不能亂擺戰(zhàn)場(chǎng)。工棚、工場(chǎng)不得臨街設(shè)置，更不準(zhǔn)侵占人行道。沿街面施工要有安全防護(hù)措施……今年有的施工單位不顧市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。這此違章作業(yè)嚴(yán)重地影響了街道整齊、美觀，也影響了行人安全?；ㄈ〕龅哪嗤?，拖斗車裝得過(guò)多，外運(yùn)時(shí)沿街散落，到處有泥沙，破壞了街道整潔。希望管委會(huì)召集施工單位開(kāi)一次會(huì)，重申市府7號(hào)文件，要求他們限期改正。否則按文件規(guī)定懲處。態(tài)度要明確、堅(jiān)決。會(huì)議記錄實(shí)例會(huì)議記錄實(shí)例陳××：對(duì)犯規(guī)者一是教育，二是逗硬?！安唤潭鴼⒅^之虐”，我們先宣傳教育，如果施工單位仍我行我素不執(zhí)行，那時(shí)按文件逗硬處理，他們也就無(wú)話可說(shuō)。周××：城市管理我們都有文件、有辦法，現(xiàn)在是貴在執(zhí)行，職能部門(mén)是主力軍，著重抓，其他部門(mén)配合抓。居委會(huì)把居民特別是“執(zhí)勤老人”(退休職工)都發(fā)動(dòng)起來(lái)，按七號(hào)文件辦事，我們市區(qū)就會(huì)文明、清潔，面貌改觀……與會(huì)人員經(jīng)過(guò)充分討論、協(xié)商，一致決定：

1．由工商局牽頭，居委會(huì)和其他部門(mén)配合，第一周宣傳、第二周行動(dòng)，監(jiān)督實(shí)施，做到坐商歸店，攤販歸點(diǎn)，農(nóng)貿(mào)歸市，徹底改變市場(chǎng)紊亂狀況。

2．由管委會(huì)牽頭，城建委等單位配合對(duì)全區(qū)建筑工地進(jìn)行一次檢查。然后召開(kāi)一次施工單位會(huì)議，對(duì)違章建筑、違章工場(chǎng)限期改正。一個(gè)月內(nèi)改變面貌。過(guò)時(shí)不改者，堅(jiān)決照章處理。

散會(huì)。

主持人(簽名)

記錄人(簽名)

5.5會(huì)議中的角色

正式會(huì)議中的角色包括：會(huì)議主持人；會(huì)議秘書(shū)或記錄員；其他與會(huì)者。

1.會(huì)議主持人主持人的素質(zhì)主持人的作用主持人的主要職責(zé)（1）主持人的素質(zhì)思維清晰敏銳；善于言詞表達(dá)；良好的溝通能力；積極傾聽(tīng)的能力；較強(qiáng)的應(yīng)變能力；很好的分析能力；公正公開(kāi)；幽默。（2）主持人的作用其一，引導(dǎo)；其二，激勵(lì)；其三，控制。（3）主持人的主要職責(zé)會(huì)前：明確會(huì)議的目的、起草議程、決定參加會(huì)議的人員、會(huì)議舉行的時(shí)間和地點(diǎn)以及準(zhǔn)備分發(fā)的材料；會(huì)議期間：營(yíng)造合適氛圍、宣布會(huì)議開(kāi)始、控制會(huì)議進(jìn)程、鼓勵(lì)與會(huì)者發(fā)言、作出決策、確認(rèn)行動(dòng)和職責(zé)以及宣布會(huì)議結(jié)束；會(huì)后：重新檢查會(huì)議記錄、評(píng)估會(huì)議成果以及使所有成員都明確會(huì)議結(jié)果；總之，主持人的主要職責(zé)是做好會(huì)前的準(zhǔn)備、宣布會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、提出會(huì)議的議題、控制會(huì)議進(jìn)程、總結(jié)會(huì)議過(guò)程、追蹤會(huì)議的結(jié)果等；其中營(yíng)造一種適宜的、開(kāi)放的、寬松的氛圍對(duì)主持人來(lái)說(shuō)是非常重要的。思考如果你是會(huì)議主持，面對(duì)以下幾中情況你會(huì)怎么解決：1、偏離正題2、獨(dú)霸會(huì)場(chǎng)3、啞場(chǎng)或悶會(huì)4、私下開(kāi)小會(huì)5、私自插入消息和話題6、爭(zhēng)論討論:

某公司的年終市場(chǎng)銷售分析會(huì)議正在進(jìn)行，公司總經(jīng)理?yè)?dān)任會(huì)議的主持。在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，公司負(fù)責(zé)市場(chǎng)工作的副總經(jīng)理提出，公司明年的市場(chǎng)營(yíng)銷重點(diǎn)應(yīng)從“以鞏固國(guó)內(nèi)市場(chǎng)為主”轉(zhuǎn)向“以開(kāi)拓國(guó)際市場(chǎng)為主”。他希望他的設(shè)想能在這次會(huì)議上得到大家的支持和通過(guò)。

但在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，負(fù)責(zé)市場(chǎng)營(yíng)銷的部門(mén)經(jīng)理、副經(jīng)理對(duì)這個(gè)設(shè)想提出了反對(duì)意見(jiàn)，他們認(rèn)為國(guó)內(nèi)的市場(chǎng)潛力還很大，而企業(yè)的資金實(shí)力不夠，如讓其全面開(kāi)花，還不如采用“各個(gè)擊破”的方略，先在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)取得絕對(duì)優(yōu)勢(shì)地位。結(jié)果雙方爭(zhēng)論得不可開(kāi)交。討論

如果你是會(huì)議主持，面臨與會(huì)代表這種相爭(zhēng)不下的局面，你準(zhǔn)備如何解決?如果最終需要你就這次分析會(huì)議作總結(jié)，你又如何對(duì)“市場(chǎng)營(yíng)銷的重點(diǎn)”問(wèn)題作總結(jié)?

2.會(huì)議秘書(shū)會(huì)議秘書(shū)的職責(zé)會(huì)前：應(yīng)詳細(xì)檢查會(huì)議的日期、時(shí)間、通知與會(huì)人員以及分發(fā)必要的背景資料；會(huì)議期間：記錄會(huì)議時(shí)間、參加人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容以及報(bào)告人和會(huì)議結(jié)束的日期；會(huì)后：撰寫(xiě)會(huì)議備忘錄、核對(duì)必要的事實(shí)和數(shù)據(jù)，與主持人協(xié)商以及分發(fā)會(huì)議備忘錄；總之，會(huì)議秘書(shū)的職責(zé)主要是準(zhǔn)確記錄會(huì)議要點(diǎn)、發(fā)放會(huì)議紀(jì)要、確認(rèn)執(zhí)行人、完成時(shí)間以及所需資源。一般地，會(huì)議秘書(shū)在會(huì)議主持人右手落座。3.其他與會(huì)者其他與會(huì)者的職責(zé)：會(huì)前：了解會(huì)議議程并閱讀有關(guān)資料，明確會(huì)議的主題和目的，確認(rèn)在會(huì)議討論中有哪些項(xiàng)目與自己有關(guān)，并對(duì)這些相關(guān)內(nèi)容有所考慮，應(yīng)該持什么觀點(diǎn)，用什么材料作論據(jù)來(lái)支持這些觀點(diǎn)；另外，還要明確會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)；會(huì)議期間：注意傾聽(tīng)他人的觀點(diǎn)，積極參與會(huì)談，并且對(duì)所討論的問(wèn)題充滿興趣；對(duì)涉及自己工作的決策、行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)做好詳細(xì)記錄；會(huì)后：全力貫徹會(huì)議精神，完成會(huì)議期間所分配的任務(wù)。總之，其他與會(huì)者的職責(zé)無(wú)外乎是：明確會(huì)議目的；了解會(huì)議內(nèi)容；作好發(fā)言準(zhǔn)備；遵守會(huì)議制度。會(huì)議中的角色職責(zé)5.6有效會(huì)議的組織影響會(huì)議成效的因素組織有效會(huì)議的策略會(huì)議溝通的技巧1.影響會(huì)議成效的因素會(huì)議目的不明確，與會(huì)者不清楚會(huì)議議題，致使討論漫無(wú)邊際；會(huì)議持續(xù)太久，本該開(kāi)一小時(shí)的會(huì)，卻花兩個(gè)小時(shí)，致使與會(huì)者過(guò)于疲勞；簡(jiǎn)單問(wèn)題復(fù)雜化：簡(jiǎn)單的問(wèn)題，三言兩語(yǔ)就可解決，卻要與會(huì)者反復(fù)討論，不僅花費(fèi)大量時(shí)間，而且使問(wèn)題復(fù)雜化，引出許多不必要的矛盾；發(fā)言者過(guò)于健談

：一些發(fā)言者一有機(jī)會(huì)就滔滔不絕，致使與會(huì)者生厭；會(huì)議時(shí)間不當(dāng)（下頁(yè)）繁忙的周一OR周五下午；會(huì)議時(shí)間沖突；已經(jīng)有約在先；準(zhǔn)備不充分或根本來(lái)不及準(zhǔn)備。

會(huì)議時(shí)間不當(dāng)2.有效會(huì)議的策略不搞形式主義：只有在需要多方協(xié)商或有較多信息需要在一定范圍內(nèi)迅速傳達(dá)的情況下才召開(kāi)會(huì)議，例會(huì)制不一定好；明確會(huì)議的目的和目標(biāo)：用書(shū)面的形式將會(huì)議的目的和目標(biāo)記錄下來(lái)。多數(shù)情況下，會(huì)議的目的包括：“討論”或“以備評(píng)估”等；目標(biāo)的范圍就比較具體，如“購(gòu)買品牌A或品牌B”或“是否需支出10萬(wàn)元進(jìn)行裝修等”；

提前分發(fā)會(huì)議備忘錄：在會(huì)議召開(kāi)之前，應(yīng)以備忘錄的形式提前通知與會(huì)者，以便使他們有充足的準(zhǔn)備時(shí)間。備忘錄的內(nèi)容應(yīng)包括：時(shí)間、日期、地點(diǎn)、與會(huì)者名單、主要議題等，這些都應(yīng)該在備忘錄上體現(xiàn)出來(lái)；

選擇合適的與會(huì)者：主要邀請(qǐng)能夠起到積極作用的人參加會(huì)議，對(duì)于那些優(yōu)柔寡斷，缺乏主見(jiàn)的人則盡量不要邀請(qǐng)。

有效會(huì)議的策略控制好會(huì)議進(jìn)程：按照議事日程上的安排按時(shí)召開(kāi)和結(jié)束會(huì)議；分發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：在會(huì)議結(jié)束的24小時(shí)之內(nèi)將會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)分發(fā)下去。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)列出所做出的決策以及要求采取的主要措施的具體日期和具體負(fù)責(zé)人。3.會(huì)議溝通的技巧

建立正面態(tài)度；學(xué)會(huì)傾聽(tīng)；消除抱怨與不滿；培養(yǎng)良好情商；盡量鼓勵(lì)；掌握提問(wèn)技巧；強(qiáng)化個(gè)人溝通能力。會(huì)議的有效改善1、誰(shuí)參加（參加的人分為必須參加；隨意參加）2、誰(shuí)主持：導(dǎo)言人、主席、觀察員共同主持隨意參加主席導(dǎo)言人觀察員必須參加會(huì)議的有效改善3、誰(shuí)控制4、誰(shuí)先發(fā)言主席:控制秩序?qū)а匀耍嚎刂茣r(shí)間觀察員：控制全程由內(nèi)而外由下而上真正了解市場(chǎng)的一線人員會(huì)議的有效改善5、誰(shuí)負(fù)責(zé)及誰(shuí)追蹤確定具體負(fù)責(zé)和追蹤的人6、誰(shuí)在浪費(fèi)時(shí)間7、誰(shuí)結(jié)論：沒(méi)有解決的方法，門(mén)不準(zhǔn)打開(kāi)。沒(méi)有更好的解決方法，就用“主持人”的方法。

導(dǎo)言人——主席——觀察員資料提前閱讀只講方案管理溝通實(shí)訓(xùn)６：如何防止售票員貪污問(wèn)題

背景：溫州永中公交有限公司，是一家經(jīng)營(yíng)城鄉(xiāng)公交巴士民營(yíng)客運(yùn)公司，共有３２位股東，有801和601路公交車４６輛，路線分別為新城至永強(qiáng)濱海工業(yè)區(qū)和永強(qiáng)機(jī)場(chǎng)往返。票價(jià)分站計(jì)價(jià)，沒(méi)有刷卡器，只收現(xiàn)金。司機(jī)、售票員（有時(shí)少量股東也做售票員）均為公開(kāi)招聘的社會(huì)人員，并交納3000元和2000元的保證金。公司為防止售票員貪污，聘請(qǐng)工作人員和股東以乘客身份監(jiān)督售票員貪污問(wèn)題，一旦被抓貪污罰款300元／次，還核算售票款與售票量是否相符，一旦不相符，每少２元罰款２００元。目前這種方法還是有很多售票員（依據(jù)股東售票時(shí)也貪污）冒險(xiǎn)貪污，公司也想了很多辦法，還是解決不了。請(qǐng)同學(xué)們分組討論，商議售票員貪污問(wèn)題如何解決。專題：事例1：“泰諾”是美國(guó)約翰遜聯(lián)營(yíng)公司生產(chǎn)的治療頭痛的止痛膠囊商標(biāo)，這是一種家庭用藥，在美國(guó)年銷售額達(dá)到4.5億美元，占公司總利潤(rùn)的15%。1982年9月29日至30日，有消息報(bào)道芝加哥地區(qū)因有人服用泰諾止痛膠囊而死于氰中毒。開(kāi)始報(bào)道是死亡3人，后增至7人，隨著新聞媒體的傳播，傳說(shuō)在美國(guó)各地有25人因氰中毒死亡或致病，后來(lái)這一數(shù)據(jù)增加到2000人（實(shí)際死亡人數(shù)7人），這些消息引起了1億服用泰諾的消費(fèi)者的極大恐慌，民意測(cè)驗(yàn)表明94%的人表示今后不再服用此藥。約翰遜公司面臨一場(chǎng)生死存亡的巨大危機(jī)。實(shí)際上，對(duì)回收的800萬(wàn)粒膠囊所做的化驗(yàn)，只發(fā)現(xiàn)芝加哥地區(qū)的一批膠囊中有75粒受氰化物的污染，而且是人為破壞。面臨這一嚴(yán)峻局勢(shì)，你認(rèn)為應(yīng)如何處理？

危機(jī)溝通專題：成立由董事長(zhǎng)為首，負(fù)責(zé)公關(guān)的副總等7人委員會(huì)，危機(jī)之初每天開(kāi)兩次會(huì)，對(duì)事件討論、決策；決定在全國(guó)范圍內(nèi)立即收回全部?jī)r(jià)值近1億的泰諾止痛膠囊（5天內(nèi)完成）；花費(fèi)50萬(wàn)美元通知醫(yī)生、醫(yī)院和經(jīng)銷商停止使用；（這一決策受到輿論廣泛贊揚(yáng)）與新聞媒介密切合作，以坦誠(chéng)態(tài)度對(duì)待新聞界，無(wú)論好壞，迅速傳播真實(shí)消息；敞開(kāi)公司大門(mén)積極配合公眾和醫(yī)藥管理部門(mén)的調(diào)查，5天內(nèi)對(duì)全面收回的膠囊進(jìn)行抽檢，向公眾公布結(jié)果；重新設(shè)計(jì)重返設(shè)計(jì)計(jì)劃，舉行大規(guī)模的衛(wèi)星轉(zhuǎn)播的記者招待會(huì)，感謝新聞界的公正對(duì)待；推出防止污染的止痛膠囊重新包裝，現(xiàn)場(chǎng)播放生產(chǎn)流程；一年時(shí)間內(nèi)恢復(fù)其領(lǐng)先地位，取得公眾信任。危機(jī)溝通計(jì)劃：

“公眾和顧客的利益第一”在危機(jī)面前沒(méi)有存在任何僥幸心理；領(lǐng)導(dǎo)人參與和強(qiáng)烈的公關(guān)意識(shí)；平時(shí)與社會(huì)各界建立良