某物業(yè)管理公司制度匯編之檔案管理制度

1某物業(yè)管理公司制度匯編之檔案管理制度編制本手冊主要目的是給予公司各級員工工作上之參考，尤其是指導(dǎo)公司辦公文件及檔案管理。本手冊內(nèi)容基于公司環(huán)境條件不同，故實(shí)際施行細(xì)節(jié)可允許作局部變動，但由公司指示而定。本手冊內(nèi)容主要為：一.公司檔案管理制度二.公司檔案保管一.檔案管理規(guī)定兇公司測各物描業(yè)項(xiàng)匆目的唯檔案箏資料跌規(guī)定桶由主射管挖(酷包括樹代理商主管抽)灣負(fù)責(zé)蠅監(jiān)督嬌保管脖，由鉆管理拴處文客員專柴職文鏟件存懶檔、熊注記漠工作奧。煎有關(guān)選驗(yàn)收譽(yù)檔案定、圖丈那么、現(xiàn)業(yè)主秘及住旬戶資屋料、次管理張制度疏、合宇約及寸附件融設(shè)備財設(shè)施腔檔案槳及保鈴養(yǎng)制辜度、辰財務(wù)晌報告踢、員惹工人劑事資壁料等睡檔案侄要求悄集中贏存檔掘，文振件柜坐要求饑上鎖屆，未礦經(jīng)主叉管許軌可，銜他人宏不得善動用委。隱檔案賤資料持必須胞按公坐司規(guī)詳定要摧求存詢檔，季做到堪圖有武袋、失文有堆夾，月報告百類文墊件編熱目錄譽(yù)索引聾，檔脖案類凳文件承有存毛檔文皺件清隱單及軟編號農(nóng)目錄座。講檔案照目錄何及存逗檔文晃件清睜單每面季度鄙上報糕公司雕備案架。電檔案搜在歷悉任主胃管調(diào)考職、成離任立時應(yīng)榴向公留司或素接任長者辦漢理移哭交手凈續(xù)，同經(jīng)確威認(rèn)后辦方可說離任抄。費(fèi)檔案圾日常拒需經(jīng)屈常使樹用部濁分應(yīng)斷復(fù)印奶備份巨，原袋件存情放在朋檔案袖中不險得隨那意使吹用。耀因工艦作需冰要借牌閱、照復(fù)印芹專管賣局部庸檔案置資料雙的，蠅需經(jīng)諷主管掙書面林確認(rèn)群，如零有違條反的巷作泄呼密處釋理。幕公司奮將定拒期巡順查上迎述規(guī)矛定所即提及根之要衡求落晨實(shí)情戒況，討對不食符合幟要求矩的保牧管責(zé)始任人鏟將作屑適當(dāng)錘處分窄。應(yīng)檔案德資料坦因保晃管不尼當(dāng)而斤導(dǎo)致因遺失溜、泄昂密的犁，對嘆管理滴有重薯大影學(xué)響及皇損害屬公司商利益掘的，寨公司躲將視芒情節(jié)哥輕重郵追究部當(dāng)事燙人責(zé)饒任，博并保初留追愉究其接法律砍責(zé)任哄的權(quán)寫利。廳二形.泡管理怒保密達(dá)規(guī)定袍管理玉處工掩作范掏圍內(nèi)革所有丹的公時司內(nèi)宿部資徒料，付業(yè)主托、用營戶單始元和亂管理崖處員雖工個灑人資直料及糠其內(nèi)驅(qū)所載忘有的勢通訊戶地址炊、聯(lián)欲系電吊話、漆購擇/慚租合肢約及會金額像、特鮮別條嶄款、消及公濃司內(nèi)始部情典況、票業(yè)主瑞及用對戶個稼人情厘況等編均屬緩工作停保密左范圍翅。囑業(yè)主友、用涌戶及翻員工偏資料什統(tǒng)一副存放舅在管另理處壤辦公繩室文歸件柜塔中，兩由管冶理處劑秘書裝專人聰負(fù)責(zé)裝備注購、記蒙錄及銹存檔繼等工軌作，賞由主擠管每瓣周審鍛核，涉其他副工作柳人員天未經(jīng)股許可吵禁止軟查閱帳。作管理納處文咱件柜加備用劈鑰匙鄰由主麗管保毫管，鵲主管央及秘字書因經(jīng)需告龍假時峽，經(jīng)初指定通的授戚權(quán)人待士，恩方可廣代為開執(zhí)行脈以上慧事務(wù)剪。高因工但作所強(qiáng)需而孔放置肥于辦屠公室辮、監(jiān)妄控中秩心、桶接待浙處的嗽業(yè)主凍及用森戶聯(lián)們系電津話、董員工晴個人策聯(lián)系管攏、地該址等刑，必登須隱燒蔽放罵置，蛛不得鴿張貼題于顯花眼處款，不秤得外研泄。拿公司擊制定倆的各刪類規(guī)泛章制劃度及晴工作信指引踢，由怖管理垂處統(tǒng)甘一保棉管，幕高級土管理辱員以斥上級斤別人盜員可擱借閱秧(扔須辦黎理借舉閱手壁續(xù)迷)忽，每逝次限農(nóng)時一映周。居實(shí)行鏈借閱宣目的請為指本引員核工工孟作及下員工竿培訓(xùn)槽，嚴(yán)淹禁任狀何形慌式的鬧抄襲結(jié)及復(fù)串印。垮管理叉處發(fā)徹布的議各類碗通知腸通告碑，應(yīng)摘限定莖時效闖，過資時收蕉回。覆員工湊應(yīng)具斜有維交護(hù)他唱人隱險私權(quán)壓利的案法律政意識意，主僅動為患公司來及用吼戶保辜守秘菌密，跡對于個任何型人士是不正嗓常的撫打探檔行為滑，應(yīng)嘉堅決繭拒絕走并向燕管理朗處報揭告。調(diào)員工歡因執(zhí)孝行保瑞密規(guī)民定不館當(dāng)，獸致使賓公司愉、業(yè)于主、撥用戶語或管鏡理員嬌工利霧益受筍不良拜侵害多的，店公司勢將按混員工企守那么術(shù)有關(guān)宗規(guī)定咱從重窄處分岸，并渡由當(dāng)鍬事人臘個人溉承當(dāng)江導(dǎo)致融的全轉(zhuǎn)部法帽律責(zé)能任。見檔案仗管理招一蹤.鼓檔案苗資料性1舍、轉(zhuǎn)驗(yàn)收炕檔案姓土建供、設(shè)男備安鎖裝竣佩工資時料墾(棍圖紙膚、設(shè)鋒備資篇料原)五；澆設(shè)施拐設(shè)備玉之質(zhì)泛檢、流消防俘、勞碗動局陣、公膠安及陡音像胳管理乎等部住門驗(yàn)戴收合滋格文藍(lán)件；協(xié)機(jī)電較設(shè)備麥保養(yǎng)牽合約沉；建公共府區(qū)域裙設(shè)施鈴設(shè)備駱驗(yàn)收播記錄昌(塌管理跳公司泊)忌；外公共網(wǎng)區(qū)域磚設(shè)施盒設(shè)備善移交植記錄普(做開展綱商，示承包融商與飛管理眨公司鈴)做；掉單元商驗(yàn)收泡及移必交記姐錄賀(診承包散商、什業(yè)主臥與管嘆理公患司蒼)停；且2嘗、尚二次夫裝修辮檔案缸用戶喬單元把二次絨裝修忌圖那么辱及審繼批手漆續(xù)；芽二次估裝修輛期間怕管理掀處監(jiān)顯督檢輪查資款料；訂3屠、滿住戶莖資料辱業(yè)主榴入伙紙情況賽記錄所；柄業(yè)主蟻(距租戶械)渠情況田登記撤(夕包括陡名稱燈，單獻(xiàn)元號豈，聯(lián)穩(wěn)系人再，建話筑面抄積，受交接帳單，昨入伙頸時間窩或租岡用期捉限等流)賴；戚4宗、桌管理圾文本浮匯編嚷管理栗合同蜘、管故理公桂約、載用戶械手冊圈等統(tǒng)陷一裝垂訂成耀冊；韻各類婆管理泊規(guī)章印制度愉及裝貼修規(guī)巨定等練；濕各項(xiàng)羅管理膊分包羨合約督；污5耽、乎設(shè)備撞維修傘保養(yǎng)粥類匆各類哨設(shè)施宏設(shè)備柄要有扯專門棟的維烏修保搶養(yǎng)制授度及溉應(yīng)急蛾措施席；零各類襖設(shè)施虛設(shè)備依有獨(dú)足立的鳴維修效檔案坑；及請日常紐巡檢叼維修忠記錄生；妥主要喚部位宋如變那配電疼間、廈監(jiān)控谷中心歐等應(yīng)殊有工動作日醋記，族交接照班記卸錄，臭巡視差記錄礙及人寒員進(jìn)丈出記撲錄；伸管理漏處有搶用戶故維修領(lǐng)報修食單，洞維修情后應(yīng)下有回遍訪記毫錄；借6分、那么設(shè)施箏設(shè)備宏檢測沖類震變配拔電間償要有膝供電河部門到定期坑電氣加測試諒報告膏記錄頃；開生活粗水箱對要定爛期清忌洗消翠毒并萍存記踐錄，燙清洗岡后要糧有衛(wèi)衛(wèi)生部茄門水儀質(zhì)檢干測報把告，灰清洗狀工作處應(yīng)有叼有效文體檢假證明攝；理消防義泵、帥管道名應(yīng)有舅定期倆試機(jī)暈及換擱水記守錄，策煙感椅溫感桌探頭適應(yīng)有狡定期竹測試瘦工作昂記錄疏；帥其它摟設(shè)施蔑設(shè)備之檢測送記錄今資料籮；宜7天、甜管理眉處運(yùn)耗作類任管理駐處正老式文痛件應(yīng)瘋用電雞腦打炕印操減作，艦并有托規(guī)定自的電脖腦檔馳號及襲存檔遼目錄憤記錄廈；沒管理概費(fèi)收跡繳情嘉況；段管理夢費(fèi)財守務(wù)報緣告；撐物業(yè)占管理件處運(yùn)趙作報港告；那管理斗處會騰議記聚錄按(域包括遇內(nèi)部拜及與精開展鄭商或劑業(yè)主緒委員鋸會寨)失管理重處值扮班記剖錄炕保安閱值班濤記錄熄設(shè)備朽值班休與巡導(dǎo)檢記唐錄灶管理侄工作紅方案房與報烤告祝工程姿設(shè)備悲管理絹方案父與報下告凳管理江處往降來信托函晶用戶府報修橫與投術(shù)訴處克理記幟錄駛承包勉商維具修或槍保養(yǎng)畝工作勾情況顫記錄鄰二哭.據(jù)檔案尿存檔竊要求溝資料面內(nèi)容逐文檔厲名稱仰存檔雞要求疏目錄璃索引例土建懇設(shè)備扣安裝單竣工的資料仁?竣輔工圖砍那么資宴料?消圖紙畢檔案館盒弄(掃藍(lán)色泥)膀數(shù)量內(nèi)：按穩(wěn)類建敗立選每張而圖紙秧名稱科索引蜻設(shè)施喜設(shè)備齡質(zhì)檢滿、消稼防等填部門騾驗(yàn)收渣文件屋?審片驗(yàn)文疊件?勢易事濃快夜A4絞文件愈夾俊(餡黑色從3菠寸艘)錢數(shù)量疑：集套中一誕本杏按設(shè)免施設(shè)祥備單距項(xiàng)設(shè)衰索引墻機(jī)電時設(shè)備杏保養(yǎng)宗合約聾?設(shè)瘋備保脖養(yǎng)合沒約?某易事麗快術(shù)A4坦文件紹夾辦(停黑色妄3行寸赤)鋼數(shù)量岔：集普中一珠本誦按設(shè)肝施設(shè)哨備單腦項(xiàng)設(shè)錘索引濤公共半?yún)^(qū)域仿設(shè)備伴設(shè)備癥驗(yàn)收現(xiàn)記錄捷?公冰共區(qū)規(guī)域驗(yàn)艦收記娘錄?墊圖紙置檔案競盒極數(shù)量溪：按雖量而警定逝按區(qū)哭域、昆設(shè)備嚴(yán)名稱壟設(shè)索券引毅公共耀區(qū)域她設(shè)備斬移交條記錄劉?公飛共區(qū)驅(qū)域移乘交記齒錄?改圖紙雙檔案紅盒室數(shù)量憤：按舟量而袍定項(xiàng)按區(qū)輩域、欣設(shè)備冠名稱賴設(shè)索室引郊單元糕驗(yàn)收潛及移吳交記般錄中?單靠元驗(yàn)坦收移蜘交記好錄?謀圖紙愈檔案職盒膛數(shù)量涌：按繼量而革定雪按單徐元設(shè)偵目錄班索引據(jù)用戶鑄單元艷二次正裝修楊圖那么劉及審敲批手盯續(xù)纏?二響次裝陽修審巴批記矩錄?魔圖紙密檔案撿盒叢數(shù)量禮：按批量而和定秧按單不元設(shè)縣目錄墓索引矮二次想裝修朋監(jiān)督澤檢查惹資料望?二全次裝下修監(jiān)雕督記漠錄?雄圖紙縱檔案乳盒刑數(shù)量席：按蘋量而淡定怎按單默元設(shè)臨目錄貍索引盟入伙強(qiáng)情況淚記錄虎?入頓伙情悅況記鍛錄?設(shè)易事葉快礎(chǔ)A4賠文件蜜夾冰(涂黑色相3泰寸謹(jǐn))籍?dāng)?shù)量窩：集爛中一返本戒按月挺作報論表不爺作索青引握業(yè)主芬、住器戶及嘗租戶錦情況息記錄漂?業(yè)急主、蠶用戶和情況托記錄烏?就易事莊快柱A4桑文件懷夾把(法黑色肺3塑寸座)族數(shù)量途：集阿中一聲本通按順仔序存譯檔不糧作索遣引嬌管理暑合約覽、公薪約用巷戶手嘩冊匯捷編挺?管搏理文塊本匯秩編?茅易事避快牛A4鎖文件角夾驗(yàn)(標(biāo)黑色榮3溝寸蓮)下數(shù)量請：集生中一四本育按文景本分廣類索約引柄12道.管腹理規(guī)況章制腔度及遷裝修數(shù)規(guī)定翠?規(guī)偉章制苗度匯攪編?性易事遍快赴A4辱文件困夾負(fù)(最黑色翅3羽寸棋)除數(shù)量價：集間中一電本輕按文拾本分跨類索單引扯13彈.棒管理佛分包癥合約智?管倒理公副包合披約?筆易事厭快戲A4罰文件閱夾糟(柴黑色怨3詞寸影)鏈數(shù)量誤：集湖中一異本抓同上忍14丸.暴設(shè)施卸設(shè)備概維修激保養(yǎng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