物料采購管理規(guī)定

物料采購管理規(guī)定1.引言本規(guī)定適用于公司所有部門的物料采購，旨在規(guī)范物料采購流程和管理，保證采購過程合規(guī)、公正、透明。所有采購行為必須遵守公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，確保采購的物料質(zhì)量合格，價格公正合理。2.采購流程2.1采購計劃采購計劃是采購流程的第一步，各部門必須在年度開始前制定物料采購計劃，并報送公司采購部門審核。采購計劃一經(jīng)審核通過，即為合法的物料采購授權(quán)。采購計劃的制定應(yīng)當考慮以下因素：食品工程和設(shè)備維修故障維修的頻率和情況將要建造的新設(shè)備的采購運營所必需的消耗品的定期補充計劃應(yīng)當明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間和合理的采購方式。2.2供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)當根據(jù)公司采購政策和流程篩選符合采購要求的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商的篩選應(yīng)當綜合考慮以下因素：供貨能力供貨品質(zhì)價格水平供貨信譽度和延遲交貨記錄供應(yīng)商的選定必須確保公正、合理和透明。若有職工的親戚或朋友在供應(yīng)商公司工作，或有其他利益關(guān)系時，采購部門應(yīng)當避免與之進行采購合作。2.3詢價和議標采購部門應(yīng)當公開、透明地向符合條件的供應(yīng)商詢價，并且在價格、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力等方面做出全面的評價，最終確定合格供應(yīng)商。為確保采購公正和公開，采購部門應(yīng)當注意以下原則：詢價應(yīng)當采用統(tǒng)一的詢價標準詢價的價格報價應(yīng)當真實準確采購部門應(yīng)當根據(jù)元器件采購的計劃為各個供應(yīng)商制定同等采購標準采購部門應(yīng)當采用規(guī)定的程序、方法對最終供應(yīng)商產(chǎn)生的評價進行合理分析和判斷，形成最終篩選結(jié)果。2.4合同簽訂采購部門應(yīng)當根據(jù)采購流程和程序，制定合同草案，明確物料的品種、數(shù)量、規(guī)格、價格、支付方式、交貨方式、驗收方法、合同履行期限、賠償責(zé)任和爭議解決等條款。雙方都應(yīng)當簽字蓋章，保留原始合同，并將合同歸檔備案。3.采購管理3.1采購審批審批流程是整個采購過程中的重要環(huán)節(jié)，采購部門應(yīng)當根據(jù)公司的大額采購或重要采購情況立即向公司領(lǐng)導(dǎo)或相應(yīng)專業(yè)部門報告和請示。在整個審批過程中，應(yīng)當保證審批流程合理、透明、及時。審批決策應(yīng)當根據(jù)公司的規(guī)定，明確審批權(quán)限，采購部門應(yīng)當嚴格按照規(guī)定進行審批，建立物料采購檔案，保存好相關(guān)資料。3.2采購驗收全部采購物料必須經(jīng)過嚴格的驗收過程，以保證物料的質(zhì)量和數(shù)量符合合同規(guī)定。驗收程序應(yīng)當分為責(zé)任制，確保采購的物料符合公司的標準和質(zhì)量要求。采購部門應(yīng)當主動組織驗收或者委托第三方機構(gòu)進行驗收，驗收標準應(yīng)當與合同條款一致，并建檔保存驗收結(jié)果。3.3采購記錄管理采購部門應(yīng)當建立檔案管理制度，嚴格保密，保留所有有關(guān)采購的信息和記錄。檔案應(yīng)當包括：采購計劃、詢價記錄、合同文件、付款憑證、驗收記錄、投訴處理記錄等。采購部門應(yīng)當制定并執(zhí)行統(tǒng)一管理的檔案管理規(guī)定，確保檔案安全、整齊、準確、及時。4.補充規(guī)定采購行為中發(fā)現(xiàn)的貪污、受賄、挪用公款和濫用職權(quán)行為，應(yīng)當按照公司相關(guān)規(guī)定和國家法律法規(guī)嚴格處理。本規(guī)定所提及的物料包括但不限于消耗品、設(shè)備、原材料和半成品等商品。5.附：術(shù)語定義物料：指進入公司進行生產(chǎn)、辦公、維護等活動所需的消耗品、原材料、備品備件、機器設(shè)備和工具等各種物品。采購：指公司為其所需要的各種物料以經(jīng)濟、合規(guī)、公開、透明及公正的方式與供應(yīng)商進行交易的行為。詢價：也稱報價，是指向