中小企業(yè)信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范

中小企業(yè)信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范

我國(guó)有一千多萬(wàn)個(gè)中小企業(yè)，數(shù)量占企業(yè)總數(shù)的半數(shù)以上，工業(yè)總產(chǎn)值和實(shí)現(xiàn)利稅分別占60%和40%左右，在流通領(lǐng)域，中小企業(yè)占全國(guó)零售網(wǎng)點(diǎn)的50%以上，中小企業(yè)提供了約61%的城鎮(zhèn)就業(yè)機(jī)會(huì)。在我國(guó)加入WTO和面對(duì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)調(diào)整的新環(huán)境下，中小企業(yè)的發(fā)展更具有戰(zhàn)略性，但中小企業(yè)也面臨著其特有的壓力。創(chuàng)業(yè)期的管理模式不再適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境，管理模式必須進(jìn)行升級(jí)，而信息化是最佳手段，但目前真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)高級(jí)應(yīng)用的企業(yè)比例還不足10%，只有10%左右實(shí)施了ERP和CRM方案，6%左右實(shí)施了SCM方案，進(jìn)入了信息化的高級(jí)階段，絕大多數(shù)企業(yè)的信息化水平仍然停留在文字處理，財(cái)務(wù)管理等辦公自動(dòng)化以及勞動(dòng)人事管理階段，局域網(wǎng)的應(yīng)用也主要處在信息共享層面上，生產(chǎn)控制方面應(yīng)用較少。影響企業(yè)信息化成功實(shí)施的一個(gè)重要原因就是企業(yè)對(duì)信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，風(fēng)險(xiǎn)控制不力，導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

一、中小企業(yè)信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)

組織方面的風(fēng)險(xiǎn)。論文百事通在風(fēng)險(xiǎn)的管理中，與企業(yè)高層的溝通是最大的一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，也經(jīng)常是項(xiàng)目經(jīng)理們?nèi)菀缀鲆暤?，也是?xiàng)目經(jīng)理在工作時(shí)最大的一塊兒心病，如何獲取高層的持續(xù)支持，比如在規(guī)劃階段，在實(shí)施階段，在后續(xù)的應(yīng)用階段，經(jīng)常是剛開始時(shí)，企業(yè)老總很支持，但隨著實(shí)施的投入，由于溝通與信息化成效的問(wèn)題，管理層可能會(huì)越來(lái)越有疑慮；另外，公司進(jìn)行信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施，可能對(duì)員工的日常工作造成一系列影響，從而引起員工的抵觸。比如，員工需要為信息系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施加班，有的員工可能因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施而失業(yè)。

進(jìn)度方面的風(fēng)險(xiǎn)。在信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于對(duì)任務(wù)工作量，人員能力估計(jì)不足，資源配置不當(dāng)，需求變更甚至是突如其來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)等，項(xiàng)目有可能會(huì)延期交付。

人員方面的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)信息化項(xiàng)目涉及軟件工程、信息技術(shù)、管理技術(shù)，企業(yè)必須整合內(nèi)外部人力資源，成立項(xiàng)目建設(shè)隊(duì)伍，完成從項(xiàng)目立項(xiàng)到系統(tǒng)交付的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。在組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)，企業(yè)主要容易犯兩個(gè)錯(cuò)誤：其一，以企業(yè)缺乏IT技術(shù)人員為由，將項(xiàng)目外包給軟件供應(yīng)商，企業(yè)只是組織力量進(jìn)行驗(yàn)證評(píng)估，而忽略了代理商可能技術(shù)力量單薄，對(duì)軟件功能不熟悉。另一方面，即使代理商有較強(qiáng)的技術(shù)力量，但由于對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程缺乏深入了解，難以按照企業(yè)需求進(jìn)行系統(tǒng)配置與二次開發(fā)；其二，完全由企業(yè)內(nèi)部IT技術(shù)人員單獨(dú)進(jìn)行系統(tǒng)實(shí)施，很難從整體上把握好項(xiàng)目的實(shí)施。

資金方面的風(fēng)險(xiǎn)。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)表明，全國(guó)獨(dú)立核算的中小型企業(yè)平均擁有資本金23萬(wàn)元，約為大型企業(yè)的1/65，中小企業(yè)平均年產(chǎn)值401萬(wàn)元，約為大型企業(yè)的1/80，中小企業(yè)資金實(shí)力有限。信息化投資主要包括方案的咨詢與規(guī)劃費(fèi)用，硬件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)費(fèi)用，軟件費(fèi)用和軟件的實(shí)施、服務(wù)、升級(jí)、維護(hù)等費(fèi)用；硬件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較小，軟件選型風(fēng)險(xiǎn)最大，不僅包括一次性購(gòu)買標(biāo)準(zhǔn)的或定制的管理軟件費(fèi)用還包括后期維護(hù)升級(jí)以及二次開發(fā)等持續(xù)追加費(fèi)用。在進(jìn)行投資決策時(shí)如何選擇在合適的時(shí)間階段，選擇合適管理軟件以及運(yùn)用的重點(diǎn)等，其間任何一方面出問(wèn)題都可能導(dǎo)致投資失敗。另外，信息化建設(shè)是一項(xiàng)很難產(chǎn)生直接收益的投資。投資的受益更多地間接來(lái)自于管理效率、生產(chǎn)效率的提升及成本下降，所以在短期內(nèi)可能使企業(yè)陷入財(cái)務(wù)困境，危及企業(yè)生存。

二、中小企業(yè)信息化項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案

加強(qiáng)與高層以及底層員工的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)從信息化的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，信息化的需求、信息化產(chǎn)生的價(jià)值，到可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的措施，讓老總充分的了解，多溝通、多交流，建立一個(gè)定期的溝通機(jī)制，在有效的管理前提下不斷地溝通，獲取企業(yè)老總與高層持續(xù)的支持與理解。

在實(shí)施信息化之前，項(xiàng)目經(jīng)理以及高層需要做好員工的動(dòng)員工作。公司要使員工認(rèn)識(shí)到：企業(yè)信息化建設(shè)是指企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化技術(shù)，通過(guò)對(duì)信息資源的深度開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、決策的效率和水平，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程。從內(nèi)容上看，企業(yè)信息化主要包括企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)的信息化、企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程的信息化、企業(yè)產(chǎn)品銷售的信息化、經(jīng)營(yíng)管理信息化、決策信息化以及信息化人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等多個(gè)方面。因此，我們要把信息化放在一定的高度上，信息化項(xiàng)目的實(shí)施需要全員的共同參與和努力。信息化所能實(shí)現(xiàn)的不再僅僅是IT部門的一項(xiàng)資產(chǎn)，而是整個(gè)企業(yè)的資產(chǎn)。因此，信息化項(xiàng)目的實(shí)施不能僅僅是新成立的“信息中心”或“IT項(xiàng)目部”來(lái)完成。可以說(shuō)IT部門主要完成功能的技術(shù)實(shí)現(xiàn)；而企業(yè)信息化的需求分析，必須要讓全員來(lái)參與。這樣既可以提高員工的積極性，還給他們打了“預(yù)防針”，讓他們有一個(gè)思想準(zhǔn)備，企業(yè)可能要“動(dòng)大手術(shù)”。這樣也就讓他們對(duì)“動(dòng)大手術(shù)”時(shí)的“疼痛”有所準(zhǔn)備。

在進(jìn)度的控制方面

首先，樹立綜合協(xié)調(diào)觀念。從本質(zhì)上講，項(xiàng)目管理是從全局出發(fā)，以項(xiàng)目整體利益最大化為目標(biāo)，以項(xiàng)目范圍、成本、質(zhì)量等各專項(xiàng)管理的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一為內(nèi)容，所開展的綜合性管理過(guò)程。因此，開展項(xiàng)目管理就要有項(xiàng)目各要素及各專項(xiàng)管理，進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)的觀念。IT項(xiàng)目的范圍會(huì)影響IT項(xiàng)目的進(jìn)度。一般來(lái)講，項(xiàng)目范圍越大，項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越多，項(xiàng)目耗時(shí)越長(zhǎng)；反過(guò)來(lái)，項(xiàng)目范圍越少，項(xiàng)目所要完成的任務(wù)越少，項(xiàng)目耗時(shí)越短。因此，如果項(xiàng)目進(jìn)度很緊，或者進(jìn)度拖延非常嚴(yán)重，就可以考慮與客戶討論，是否能夠?qū)⒎秶M(jìn)行收縮。如果客戶同意縮小范圍，那么進(jìn)度能得到有效縮短。同樣，IT項(xiàng)目的成本、質(zhì)量也會(huì)影響進(jìn)度。一般來(lái)講，追加成本，可以增加更多的資源，比如設(shè)備和人力，從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。如果項(xiàng)目不能按進(jìn)度完成，可以考慮有些原定任務(wù)是否可以外包出去，這是項(xiàng)目采購(gòu)管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。

其次，公司高層以及項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)有效的設(shè)置項(xiàng)目里程碑。一個(gè)有效的里程碑應(yīng)該包含項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所需完成的一系列活動(dòng)，當(dāng)一個(gè)里程碑事件難以按時(shí)完成時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)找出原因，采取應(yīng)對(duì)措施，并且總結(jié)經(jīng)驗(yàn)以杜絕此類事件再度發(fā)生。同時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)里程碑進(jìn)行及時(shí)的回顧，審視。據(jù)調(diào)查顯示，項(xiàng)目里程碑回顧頻率至少要每半個(gè)月一次。如果對(duì)一個(gè)里程碑回顧的時(shí)間間隔超過(guò)8個(gè)周，項(xiàng)目就很可能會(huì)遇到麻煩。

最后，項(xiàng)目經(jīng)理要縮短團(tuán)隊(duì)組建和磨合的時(shí)間。任何一個(gè)項(xiàng)目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團(tuán)隊(duì)解散，一般都會(huì)經(jīng)歷五個(gè)階段：組建階段，磨合階段，正規(guī)階段，表現(xiàn)階段，解散階段。在五個(gè)階段中，解散階段由于項(xiàng)目任務(wù)已經(jīng)完成，對(duì)于項(xiàng)目的影響不大。對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講，真正工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而，項(xiàng)目經(jīng)理的重要職責(zé)，就是使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建和磨合階段的耗時(shí)盡量短，這樣，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時(shí)就會(huì)越長(zhǎng)，在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時(shí)，就更加從容。為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建階段的時(shí)間縮短，項(xiàng)目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊(duì)說(shuō)明IT項(xiàng)目的目標(biāo)，并設(shè)想出項(xiàng)目成功的美好前景，以及成功所產(chǎn)生的好處，公布有關(guān)IT項(xiàng)目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及進(jìn)度計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)和限制。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)公開討論項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成、選擇團(tuán)隊(duì)成員的原因、他們的互補(bǔ)能力和專門知識(shí)，以及每個(gè)人為協(xié)助完成項(xiàng)目目標(biāo)所充當(dāng)?shù)慕巧?。這樣，公開的信息就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)——信息激勵(lì)，團(tuán)隊(duì)意識(shí)就會(huì)加快形成；為使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)磨合階段的時(shí)間縮短，在這個(gè)階段，IT項(xiàng)目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到IT項(xiàng)目計(jì)劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來(lái)，同時(shí)允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問(wèn)題。這樣，主動(dòng)參與對(duì)成員來(lái)講就構(gòu)成一項(xiàng)重要的激勵(lì)——參與激勵(lì)，團(tuán)隊(duì)成員就會(huì)更加容易接受團(tuán)隊(duì)的規(guī)章制度以及分配到的工作，團(tuán)隊(duì)意識(shí)就能得到進(jìn)一步強(qiáng)化。新晨范文網(wǎng)

針對(duì)人員方面的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)從團(tuán)隊(duì)的組成上來(lái)考慮。在組建團(tuán)隊(duì)時(shí)，應(yīng)選擇那些相信信息化項(xiàng)目會(huì)成功，有相關(guān)管理技能，技術(shù)能力的企業(yè)人員，同時(shí)應(yīng)盡可能找到信息化領(lǐng)域的專家做團(tuán)隊(duì)顧問(wèn)；另外，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)注意項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中與團(tuán)隊(duì)成員和軟件外包商的溝通，及時(shí)掌握?qǐng)F(tuán)隊(duì)成員以及外包商的情況。

針對(duì)企業(yè)資金風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)在不同時(shí)期應(yīng)有不同重點(diǎn)。由于資金所限，不可求全求大，需要對(duì)企業(yè)價(jià)值鏈進(jìn)行分析。找出為企業(yè)創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，用信息化手段將核心業(yè)務(wù)進(jìn)一步強(qiáng)化，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)要防止小范圍信息技術(shù)的應(yīng)用產(chǎn)生信息孤島問(wèn)題，解決好將為今后發(fā)展銜接打下基礎(chǔ)；要在分析經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的基礎(chǔ)