酒店物資采供管理制度

酒店物資采供管理制度一、綜述為規(guī)范酒店的物資采購和供應(yīng)管理，提高物資采購的效率和質(zhì)量，特制定本酒店物資采供管理制度。本制度適用于酒店所有部門的物資采購和供應(yīng)管理。二、采購管理流程1.采購計(jì)劃制定各部門應(yīng)于每年年底制定下一年度的采購計(jì)劃，包括采購物品種類、數(shù)量、時(shí)間等，并填寫《酒店物資采購計(jì)劃表》。采購計(jì)劃應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求和業(yè)務(wù)量進(jìn)行合理分配，避免浪費(fèi)和庫存積壓。2.采購需求申請部門經(jīng)理或采購員在接到采購計(jì)劃后，需向酒店采購部門填寫采購申請單，詳細(xì)描述所需物品包括品名、品牌、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、合計(jì)金額等信息，同時(shí)說明用途和緊急程度。采購申請單應(yīng)附上相關(guān)部門經(jīng)理或領(lǐng)導(dǎo)簽字和審批意見。3.采購審核酒店采購部門收到采購申請單后，應(yīng)對所需物品的品質(zhì)、價(jià)格進(jìn)行評估并核對采購預(yù)算，按規(guī)定手續(xù)完成審核工作。4.供應(yīng)商選擇及談判采購部門應(yīng)按照合同方式、招標(biāo)等方式選擇供應(yīng)商，并與供應(yīng)商進(jìn)行商談和協(xié)商，確認(rèn)價(jià)格和物流配送安排等細(xì)節(jié)，并會(huì)簽采購合同。5.采購訂單制定采購部門應(yīng)根據(jù)采購申請單和采購合同制定采購訂單，并在訂單上注明品名、品牌、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、合計(jì)金額、供應(yīng)商等信息，并經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。6.財(cái)務(wù)付款采購部門須將采購訂單和發(fā)票報(bào)送給酒店財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門審核后進(jìn)行付款，同時(shí)進(jìn)行賬務(wù)入庫工作，確保物資采購支出的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。7.物資收貨管理供應(yīng)商按照合同要求及時(shí)配送物資，收貨人員應(yīng)核對物品名稱、數(shù)量、單價(jià)、規(guī)格等信息及時(shí)進(jìn)行入庫并在表格中簽名確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)有破損、少貨等問題應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商反饋及時(shí)進(jìn)行更換或補(bǔ)發(fā)。8.物資庫存管理采購部門要嚴(yán)格按照物資分類、編碼、數(shù)量等信息進(jìn)行掃碼入庫、更新入庫記錄，定期開展庫存盤點(diǎn)，及時(shí)更新物資變化情況。三、物資采購合同1.品質(zhì)合格物資采購合同應(yīng)明確物品的品質(zhì)、規(guī)格、型號等，并規(guī)定其符合相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以確保所采購物品的品質(zhì)合格。2.供貨保證物資采購合同應(yīng)規(guī)定交貨期限及采購數(shù)量，同時(shí)要求供應(yīng)商對所供貨物質(zhì)量負(fù)責(zé)，為不良品承擔(dān)退貨和賠償責(zé)任。3.價(jià)格和支付方式物資采購合同應(yīng)明確采購價(jià)格和支付方式，以確保雙方達(dá)成共識并避免后續(xù)的糾紛。4.維護(hù)商譽(yù)物資采購合同要求供應(yīng)商在與酒店相關(guān)人員間合作和對待酒店的業(yè)務(wù)秘密上，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，以維護(hù)雙方的商譽(yù)和信譽(yù)。四、采購事項(xiàng)的注意事項(xiàng)1.全面協(xié)調(diào)采購部門須在采購計(jì)劃上再次確認(rèn)各項(xiàng)采購事宜，并全面視野協(xié)調(diào)各部門間的需求及采購事宜。2.變更通知如有涉及采購工作的重大變更，采購部門應(yīng)向相關(guān)部門及主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出通知，并進(jìn)行合理調(diào)整，避免影響酒店運(yùn)營及服務(wù)。3.定期匯報(bào)采購部門需定期向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行匯報(bào)，對物資采購的進(jìn)展和效果進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化物資供應(yīng)的效率。五、后續(xù)監(jiān)督1.評估效果酒店管理層應(yīng)定期評估物資采購管理制度的實(shí)施情況及效果，并對體系的運(yùn)轉(zhuǎn)情況進(jìn)行調(diào)查和分析，及時(shí)完善和優(yōu)化現(xiàn)有的物資采購管理流程。2.管理監(jiān)督各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對采購部門的工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，對不符合制度規(guī)定的行為進(jìn)行追究，并采取相應(yīng)的糾正措施。六、總結(jié)本制度對酒店采購管理提出了一系列詳細(xì)的要求和措施，為物資采購和供應(yīng)管理提供了規(guī)