加強(qiáng)公司印章管理和使用培訓(xùn)科課件-秦圣揚(yáng)

公司印章管理和使用培訓(xùn)課件安徽XXXXXXXXXXXX股份有限公司LOGO制作秦圣揚(yáng)2023/7/4關(guān)于印章的類別印章的刻制、啟用備案和停用印章的管理和使用用印審核審批人出差、請(qǐng)假期間印章的使用用印管理責(zé)任和要求監(jiān)督和檢查違紀(jì)處罰目錄

/contents一、三、四、五、七、六、二、2023/7/4一印章管理和使用的背景|印章的類別關(guān)于印章的類別2023/7/4一、關(guān)于印章的類別印章管理和使用背景印章的類別印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，甚至影響到公司的生存和發(fā)展。為進(jìn)一步加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范公司印章使用，明確用印責(zé)任，完善用印程序，提升工作效率，維護(hù)公司利益，防范公司風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)研究，決定加強(qiáng)公司印章管理和使用。（一）印章管理和使用背景2023/7/4其他具有代表本公司意愿的印章印章按照使用要求的不同，可分為5大類別公司用章、合同專用章、法定代表人專用名章財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印簽章發(fā)票專用章、產(chǎn)成品出門(mén)專用章、半成品外發(fā)加工章、退換物料發(fā)出專用章、DMF銷售專用章、樹(shù)脂聚酯銷售專用章、倉(cāng)庫(kù)專用章黨委章、工會(huì)章其他各部門(mén)章印章管理和使用背景印章的類別一、關(guān)于印章的類別（二）印章的類別2023/7/4二印章的刻制、啟用備案和停用印章的刻制|印章的啟用備案|印章的停用2023/7/4（一）印章的刻制公司印章刻制須報(bào)總經(jīng)理/董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，由人事行政部門(mén)統(tǒng)一刻制，包括新刻制印章及因印章磨損或其他原因損壞，需要重新刻制的印章。公司營(yíng)銷、采購(gòu)部門(mén)嚴(yán)禁刻制“業(yè)務(wù)專用章”，其效力等同于公司公章二、印章的刻制、啟用備案和停用印章的刻制印章的啟用備案印章的停用總經(jīng)理/董事長(zhǎng)批準(zhǔn)人事行政部統(tǒng)一刻制（二）印章的啟用備案公司印章啟用須報(bào)總經(jīng)理/董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、使用范圍、授權(quán)管理部門(mén)等，并由人事行政部門(mén)負(fù)責(zé)登記、留樣和備案，以便備查?？偨?jīng)理/董事長(zhǎng)批準(zhǔn)人事行政部登記、留樣和備案2023/7/4（1）公司名稱變動(dòng)；（2）印章使用損壞；（3）印章遺失或被竊，停用并聲明作廢。因公司部門(mén)撤銷、重組，業(yè)務(wù)流程重整，或其他原因須停用公司印章的，應(yīng)根據(jù)公司調(diào)整文件，下發(fā)停用通知，注明停用原因和停用時(shí)間等，原有關(guān)印章交回公司人事行政部門(mén)，由人事行政部門(mén)負(fù)責(zé)切角封存或銷毀。二、印章的刻制、啟用備案和停用印章的刻制印章的啟用備案印章的停用（三）印章的停用1，有下列情況，印章須停用2,特殊停用公章需封存或銷毀人事行政部切角封存或銷毀公司部門(mén)撤銷、重組業(yè)務(wù)流程重整其他原因須停用公司印章2023/7/4三印章的管理和使用印章管理要求|印章的管理和使用|印章使用注意事項(xiàng)2023/7/4（一）印章的管理印章名稱組織管理管理部門(mén)管理、使用要求備注公司公章、合同專用章由分管人事行政總監(jiān)/副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織管理人事行政部門(mén)由一人管理、使用安排素質(zhì)優(yōu)良、責(zé)任心強(qiáng)的專職管理人員對(duì)相關(guān)印章進(jìn)行管理、使用法定代表人專用名章由另一人管理、使用，構(gòu)成制約制衡機(jī)制財(cái)務(wù)用章由財(cái)務(wù)總監(jiān)/副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織管理財(cái)務(wù)部門(mén)由資金主管崗人員管理、使用應(yīng)按照制約制衡機(jī)制，安排雙人分別管理、使用，不得由一人同時(shí)管理、使用法定代表人印簽章由財(cái)務(wù)部經(jīng)理或其授權(quán)代理人管理、使用三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（續(xù)表見(jiàn)下一頁(yè)）2023/7/4印章名稱組織管理管理部門(mén)管理、使用要求備注發(fā)票專用章、產(chǎn)成品出門(mén)專用章、半成品外發(fā)加工章、退換物料發(fā)出專用章、DMF銷售專用章、樹(shù)脂聚酯銷售專用章、倉(cāng)庫(kù)專用章由財(cái)務(wù)總監(jiān)/副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織管理財(cái)務(wù)部門(mén)安排專人對(duì)相關(guān)印章進(jìn)行管理、使用黨委章、工會(huì)章由分管黨務(wù)、工會(huì)的總監(jiān)/副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織管理黨群工作部門(mén)安排專人對(duì)相關(guān)印章進(jìn)行管理、使用其他各部門(mén)章由各部門(mén)分管總監(jiān)/副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織管理各部門(mén)安排專人管理、使用三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（表格承上頁(yè)）2023/7/4三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（二）印章的管理要求印章管理必須安全可靠加鎖保存，隨用隨鎖，假日加封，不得放置在辦工桌上或敞開(kāi)的柜子、抽屜里印章不得擅自委托他人代管代用印章管理人不得擅自委托他人代管代用印章；印章管理人請(qǐng)假或不在崗的，應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人親自管理。印章須保養(yǎng)印章管理人需負(fù)責(zé)對(duì)印章的保養(yǎng)，確保印章的干凈整潔、印跡清晰、色調(diào)鮮艷。印章丟失或被盜須謹(jǐn)慎印章如果丟失或被盜，印章管理人應(yīng)第一時(shí)間向所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總局/副總經(jīng)理、總經(jīng)理/董事長(zhǎng)匯報(bào)；若公司公章、合同專用章、法定代表人印簽章丟失或被盜的，還應(yīng)登報(bào)聲明作廢。2023/7/4三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（三）印章的使用印章名稱應(yīng)用對(duì)象使用方法公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章公司文件、合同協(xié)議、各類對(duì)外申報(bào)材料、證明、通知、報(bào)告、報(bào)表、函件、介紹信、授權(quán)書(shū)、承諾書(shū)等印章管理人應(yīng)按照“用章經(jīng)審批、蓋章須登記、用印要存檔”的要求，正確合理使用財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印簽章財(cái)務(wù)專用章主要用于財(cái)務(wù)收據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行賬務(wù)、出具財(cái)務(wù)證明等材料及事項(xiàng)；法定代表人印簽章主要用于辦理銀行支票、匯票等業(yè)務(wù)時(shí)，與財(cái)務(wù)專用章一同使用財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，參照公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的使用方法進(jìn)行用印審批、登記和存檔發(fā)票專用章、產(chǎn)成品出門(mén)專用章、半成品外發(fā)加工章、退換物料發(fā)出專用章、DMF銷售專用章、樹(shù)脂聚酯銷售專用章、倉(cāng)庫(kù)專用章主要用于公司發(fā)票、產(chǎn)成品裝車發(fā)貨單、半成品外發(fā)加工單、退換物料申報(bào)表、DMF銷售裝車發(fā)貨單、樹(shù)脂聚酯銷售裝車發(fā)貨單、送貨單、部分客戶訂單等專用單據(jù)上財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)工作需要，參照公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的使用方法進(jìn)行用印登記和存檔黨委章、工會(huì)章主要用于黨委、工會(huì)等相關(guān)文件、材料黨群工作部門(mén)參照公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的使用方法進(jìn)行用印審批、登記和存檔其他各部門(mén)章主要用于各職能部門(mén)對(duì)內(nèi)或?qū)ν獾南嚓P(guān)材料各部門(mén)可根據(jù)工作需要，參照公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的使用方法進(jìn)行用印登記和存檔2023/7/4各用印申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)事先履行用印申請(qǐng)、審核、審批程序通過(guò)CRM、SRM或OA系統(tǒng)填寫(xiě)《印章使用審批單》（附件1）進(jìn)行線上用印申請(qǐng)。按照《印章使用審核審批程序表》（附件2）中規(guī)定的審核、審批程序進(jìn)行線下審批。三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用（三）印章的使用印章管理人應(yīng)按照“用章經(jīng)審批、蓋章須登記、用印要存檔”的要求，正確合理使用1使用前審批2023/7/4印章管理人應(yīng)堅(jiān)持“先批準(zhǔn)、后用章”的原則，嚴(yán)格按照經(jīng)總經(jīng)理/董事長(zhǎng)或授權(quán)審批人簽字審批后的《印章使用審批單》用印。三、印章的管理和使用印章的管理印章的管理要求印章的使用線下審批操作步驟：印章使用申請(qǐng)部門(mén)操作步驟備注營(yíng)銷部門(mén)CRM系統(tǒng)→“銷售活動(dòng)”→“印章使用”→填表并打印銷售合同、授信協(xié)議類的用印申請(qǐng)，應(yīng)在財(cái)務(wù)風(fēng)控人員將合同審核完畢確認(rèn)無(wú)誤并登記后，由財(cái)務(wù)風(fēng)控人員陪同至審批人出審批采購(gòu)部門(mén)SRM系統(tǒng)→“行政事務(wù)”→“印章使用”→填表并打印其他部門(mén)OA系統(tǒng)→“印章使用”→“印章使用申請(qǐng)”→填表打印2023/7/4臺(tái)帳登記內(nèi)容應(yīng)與審批單內(nèi)容、用印類型、用印范圍等一致。三、印章的管理和使用印章的管理印章的使用印章的管理要求公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章使用時(shí)必須登記2使用時(shí)登記印章管理人在每次用印時(shí)應(yīng)在人事行政部門(mén)設(shè)立的《印章使用登記臺(tái)帳》（附件3）上進(jìn)行登記。各類合同、協(xié)議等重要材料，用印后應(yīng)存檔。3使用后存檔人事行政部門(mén)安排專人收集相關(guān)用印材料（包括《印章使用審批單》、各類合同、協(xié)議文本→印章使用之日起2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行拍照或掃描→按照用印類型將電子版分類上傳至OA系統(tǒng)“印章使用”專欄進(jìn)行集成。人事行政部門(mén)收集用印材料拍照或掃描上傳至OA系統(tǒng)“印章使用”存檔圖例存檔流程2023/7/4三、印章的管理和使用印章的管理印章的使用印章的管理要求公司OA系統(tǒng)設(shè)置“印章使用”專欄，下設(shè)“公司公章/法定代表人名章”、“合同專用章”2個(gè)子欄目。印章管理人應(yīng)妥善保管好《印章使用審批單》、《印章使用登記臺(tái)帳》、合同、協(xié)議等紙質(zhì)檔案。定期核對(duì)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，臺(tái)帳記錄與審批單據(jù)等賬單相符。4存檔注意事項(xiàng)2023/7/4三、印章的管理和使用印章的管理印章的使用印章的管理要求（1）印章管理人用印之前，要做好檢驗(yàn)、核對(duì)工作。要對(duì)用因材料內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)審核，檢驗(yàn)是否有錯(cuò)印、漏印，并核對(duì)份數(shù)，經(jīng)檢驗(yàn)確定無(wú)誤后方可用印。（2）印章使用應(yīng)規(guī)范，做到“齊年蓋月”（即印章的左邊緣與落款日期的年相齊，月、日蓋在印章的下面）；用印時(shí)印油適度，落印均衡，確保印章印跡清晰端正、色調(diào)鮮艷飽滿，嚴(yán)禁出現(xiàn)顛倒、歪斜或重印。（3）在與外單位、個(gè)人訂立合同、協(xié)議時(shí)，若用印材料超過(guò)三頁(yè)的，應(yīng)加蓋騎縫章。示例圖騎縫章示例圖印章做到“齊年蓋月”5印章使用注意事項(xiàng)2023/7/4三、印章的管理和使用印章的管理印章的使用印章的管理要求（4）嚴(yán)禁在空白介紹信、空白便函、空白格式化文件、空白紙張等材料上用印。（5）對(duì)授權(quán)委托書(shū)、介紹信應(yīng)嚴(yán)格管控，特別是載有“全權(quán)委托”、“特別授權(quán)”等字樣的授權(quán)委托書(shū)，以及洽談業(yè)務(wù)類介紹信（實(shí)質(zhì)是授權(quán)委托書(shū)）等，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，由公司總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批。（6）嚴(yán)禁在行文不規(guī)范（字跡潦草、有明顯涂、改痕跡、表達(dá)不清、落款不明）的用印材料上用印。（7）嚴(yán)禁任何人私自將公司印章帶出公司使用。因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫(xiě)《攜帶印章外出申請(qǐng)表》（附件4），由公司總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批后，由印章管理部門(mén)安排專人陪同，方可帶出。印章帶出使用期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。2023/7/4四用印審核審批人出差、請(qǐng)假期間印章的使用2023/7/4用印審批審核人特殊情況處理方案用印審核人員外出參加會(huì)議、考察，以及因病因事請(qǐng)假期間應(yīng)由審核人員的上級(jí)代行審核，不得由其下級(jí)代行審核總監(jiān)、副總經(jīng)理級(jí)用印審批人員應(yīng)由審核人員的上級(jí)代行審批，不得由其下級(jí)代行審批總經(jīng)理/董事長(zhǎng)公司管理者代表依次行使部分用印審批職權(quán)四、用印審核審批人出差、請(qǐng)假期間印章的使用印章的管理和使用用印審核、審批人員在市內(nèi)參加會(huì)議期間，若非緊急事項(xiàng)，由相關(guān)審核、審批人員回公司后再行處理。若遇緊急事項(xiàng)，可用電話、短信等方式請(qǐng)示后先給予辦理，待審核、審批人員返回公司后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2023/7/4五用印管理責(zé)任和要求2023/7/4五、用印管理責(zé)任和要求用印的管理責(zé)任和要求印章負(fù)責(zé)人對(duì)印章負(fù)管理責(zé)任各印章管理部分負(fù)責(zé)人對(duì)印章負(fù)組織管理責(zé)任。各印章管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)指導(dǎo)、督促印章管理人嚴(yán)格執(zhí)行用印規(guī)定，確保用印安全。用印應(yīng)遵守規(guī)定印章管理人作為印章管理和使用的直接負(fù)責(zé)人，應(yīng)遵守用印規(guī)定，嚴(yán)格按審批單或公司制度要求用印。對(duì)審批手續(xù)不全或不符合公司規(guī)定的用印材料，印章管理人不得用印。用印過(guò)程有異常須及時(shí)匯報(bào)各印章管理人在用印過(guò)程中，若發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)向所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總監(jiān)/副總經(jīng)理、總經(jīng)理/董事長(zhǎng)匯報(bào)。用印遵循“誰(shuí)審批、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，不得越權(quán)審批公司公章、合同專用章、法定代表人專用名章的用印遵循“誰(shuí)審批、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，各用印審批人對(duì)最終用印結(jié)果負(fù)責(zé)；各用印審核人對(duì)用印材料的真實(shí)性、完整性、正確性負(fù)審核責(zé)任。用印授權(quán)審批人不得對(duì)超出授權(quán)范圍的用印事項(xiàng)進(jìn)行越權(quán)審批。2023/7/4六用印監(jiān)督和檢查2023/7/4責(zé)任主體責(zé)任事項(xiàng)具體內(nèi)容處理方式董事會(huì)秘書(shū)協(xié)管、抽查和指導(dǎo)公司董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)協(xié)管公章、合同專用章及法定代表人專用名章，應(yīng)定期或不定期地對(duì)公章、合同專用章及法定代表人專用名章的管理及本通知執(zhí)行情況抽查應(yīng)及時(shí)向董事長(zhǎng)報(bào)告，且至少每半年提交一次書(shū)面抽