工程合同管理信息系統(tǒng)

第10章

工程合同管理信息系統(tǒng)

目錄.ppt概述合同管理信息系統(tǒng)工程合同管理信息系統(tǒng)的分析工程合同管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)復(fù)習(xí)思考題本章內(nèi)容概述1.合同信息管理的重要性

在工程實(shí)施過(guò)程中，合同管理主要是對(duì)工程承包合同的簽訂、履行、變更和解除進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)合同雙方爭(zhēng)議進(jìn)行調(diào)解和處理，以保證合同的依法簽訂和全面履行。合同管理人員首先應(yīng)對(duì)合同各類條款進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的分析研究，建立合同網(wǎng)絡(luò)，在工程實(shí)施過(guò)程中根據(jù)合同進(jìn)行監(jiān)督檢查，并通過(guò)各種反饋信息及時(shí)準(zhǔn)確地處理工程實(shí)際問(wèn)題。這就要求合同管理人員加強(qiáng)信息管理，對(duì)合同管理過(guò)程中輸出的各種信息進(jìn)行收集、整理、處理、存儲(chǔ)、傳遞和應(yīng)用，以便及時(shí)、高效地發(fā)出各項(xiàng)正確指令。為了提高合同管理的水平，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地獲取工程信息十分重要，這就需要設(shè)計(jì)一個(gè)以合同為核心的信息流結(jié)構(gòu)，包括建立合同目錄、編碼和檔案，建立完整的合同信息管理制度以及包括會(huì)議制度在內(nèi)的科學(xué)高效的合同管理信息系統(tǒng)。2.合同信息管理的特點(diǎn)

所謂信息管理是指對(duì)信息的收集、加工整理、儲(chǔ)存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過(guò)有組織的信息流通，使決策者能夠及時(shí)準(zhǔn)確地獲取相應(yīng)的信息。建筑工程合同信息管理既有一般信息管理的特點(diǎn)，也有其特有的特點(diǎn)。概述1)時(shí)效性在工程實(shí)施過(guò)程中，有大量的信息都是實(shí)時(shí)信息，而這些信息往往又與工程項(xiàng)目的總體目標(biāo)是否能夠?qū)崿F(xiàn)休戚相關(guān)。如果不能及時(shí)得到這些瞬息萬(wàn)變的信息，并將這些信息迅速傳遞到相關(guān)的單位、部門，勢(shì)必對(duì)工程的實(shí)施產(chǎn)生重大影響，從而可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目總體目標(biāo)不能按時(shí)、按質(zhì)、按量實(shí)現(xiàn)。如工程師不能在規(guī)定的期限內(nèi)作出指令就有可能導(dǎo)致工程停工，承包商的索賠不能及時(shí)解決可能會(huì)影響工程的實(shí)施。所以，及時(shí)準(zhǔn)確地獲取工程信息十分必要。2)綜合性在工程實(shí)施過(guò)程中，合同信息往往通過(guò)質(zhì)量、進(jìn)度和投資方面反映出來(lái)。合同既是業(yè)主與承包商連接的紐帶，也是工程師實(shí)施監(jiān)理的主要依據(jù)。但是，工程承包合同的主要條款則是關(guān)于雙方當(dāng)事人在質(zhì)量、進(jìn)度和投資等方面的權(quán)利義務(wù)約定。同時(shí)，要加強(qiáng)合同管理，也需要通過(guò)對(duì)大量其他各方面的信息進(jìn)行分析處理來(lái)實(shí)現(xiàn)。3)復(fù)雜性由于工程項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜開放的系統(tǒng)，在所有的信息中既有項(xiàng)目?jī)?nèi)部信息，如合同的結(jié)構(gòu)、合同管理制度，又有大量外部信息，如國(guó)家政策、法律法規(guī)等；既有固定信息，又有流動(dòng)信息；既有現(xiàn)時(shí)信息，又有歷史信息；既有生產(chǎn)信息，又有技術(shù)信息、經(jīng)濟(jì)信息。這就給信息管理帶來(lái)了較大的難度。合同管理信息系統(tǒng)1．概述管理信息系統(tǒng)是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)等組成的進(jìn)行信息的收集、傳送、儲(chǔ)存、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)引用其他學(xué)科中已成熟、先進(jìn)的成果，集合成為一門綜合性學(xué)科，如計(jì)算機(jī)科學(xué)提供了計(jì)算機(jī)及通訊的基礎(chǔ)，運(yùn)籌學(xué)提供了以正確的資料作出合理的決策的基礎(chǔ)，各種管理的基本職能如組織、協(xié)調(diào)、控制等都是系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)等。國(guó)外一些工程承包公司已經(jīng)開發(fā)了工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，成績(jī)顯著。目前，在我國(guó)也已經(jīng)有了這方面的開發(fā)研究，出現(xiàn)了一些較為成熟的軟件，如工程概預(yù)算軟件、建設(shè)監(jiān)理軟件、工程項(xiàng)目管理軟件等。各種軟件都有一定的特點(diǎn)，但也有一定的局限性，且多偏重于事務(wù)性信息管理，缺乏決策支持及專家系統(tǒng)的幫助。2．合同管理信息系統(tǒng)的主要功能1)數(shù)據(jù)、資料的收集在工程實(shí)施過(guò)程中，每天都要產(chǎn)生大量的信息，如各種指令、信件、索賠報(bào)告等，必須確定收集什么樣的信息，確定信息的結(jié)構(gòu)，收集的方式及手續(xù)，考察信息的真?zhèn)?，并具體落實(shí)到責(zé)任人。通常由合同工程師負(fù)責(zé)，秘書、文檔管理員等承擔(dān)此任務(wù)。合同管理信息系統(tǒng)2)數(shù)據(jù)資料的存儲(chǔ)原始數(shù)據(jù)資料不僅供目前使用，還有許多必須要保存。按照不同的使用和儲(chǔ)存要求，數(shù)據(jù)資料儲(chǔ)存于一定的信息載體上，要做到既安全可靠，又使用方便。3)信息的加工即將原始數(shù)據(jù)資料經(jīng)過(guò)信息加工處理，轉(zhuǎn)變?yōu)榭晒Q策使用的信息。處理方法有：(1)一般的信息處理方法，如排序、分類、合并、插入、刪除等。(2)數(shù)學(xué)處理方法，如數(shù)學(xué)計(jì)算、數(shù)值分析、數(shù)理統(tǒng)計(jì)等。(3)邏輯判斷方法，如差異診斷、風(fēng)險(xiǎn)分析等。(4)信息的傳送、調(diào)用和輸出。即將經(jīng)過(guò)處理的信息流通到需要的地方，以便各決策者作出客觀正確的決策。3.合同文檔管理文檔管理是指對(duì)作為信息載體的資料進(jìn)行有序的收集、加工、分解、編目、存檔，并為需要者提供專用和常用的信息的過(guò)程。文檔系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，是管理信息系統(tǒng)有效運(yùn)行的前提條件。合同管理信息系統(tǒng)合同管理文檔系統(tǒng)的內(nèi)容包括合同文本及附件，合同分析資料、指令、信件、會(huì)議紀(jì)要，各種原始工程文件、索賠文件，各種技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)方面的資料等。以下為建立合同管理文檔系統(tǒng)的步驟。1)建立資料特征標(biāo)識(shí)(1)要求。一般合同資料的編碼體系有如下要求。①統(tǒng)一的，適用于所有資料的編碼系統(tǒng)。②能夠區(qū)分資料的種類和特征。③有足夠的存儲(chǔ)空間。④對(duì)人工處理和計(jì)算機(jī)處理同樣有效。(2)資料編碼的構(gòu)成。通常，資料編碼由一些字母和數(shù)字符號(hào)組成，它們被賦予一定的含義，這樣編碼就能夠被識(shí)別。合同資料的編碼一般由以下幾部分構(gòu)成。①有效范圍。如屬于某子項(xiàng)目、功能或要素。②資料的種類。如是屬于合同文本，還是屬于信件；是屬于技術(shù)上的，還是屬于商務(wù)或行政上的。③內(nèi)容和對(duì)象。即設(shè)計(jì)出符合實(shí)際要求的文檔結(jié)構(gòu)。④日期和序號(hào)。對(duì)于相同有效范圍、相同種類、相同對(duì)象的資料可通過(guò)日期和序號(hào)來(lái)加以區(qū)分。合同管理信息系統(tǒng)2)索引系統(tǒng)為了使資料的儲(chǔ)存和使用方便，必須建立資料的索引系統(tǒng)，它類似于圖書館的書刊索引，可以采取表格的形式，其欄目應(yīng)能夠反映資料的各種特征信息。同時(shí)，也要注意索引與文檔之間的關(guān)系。其對(duì)應(yīng)關(guān)系如圖10.1所示。圖10.1索引和文檔的關(guān)系工程合同管理信息系統(tǒng)的分析要設(shè)計(jì)開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)，首先必須對(duì)現(xiàn)行合同管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)分析。其內(nèi)容包括：1)合同管理與工程項(xiàng)目其他管理職能的關(guān)系工程項(xiàng)目管理包括進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術(shù)管理、資源管理、合同管理等，而合同管理幾乎涉及到項(xiàng)目管理的其他各個(gè)領(lǐng)域，與其他職能管理部門、索引文檔業(yè)主及承包商之間都有著密切的聯(lián)系。合同管理成功與否，不僅在于合同管理人員，還依賴于其他人員的配合以及管理工作的成效。合同管理信息系統(tǒng)開發(fā)成功與否，同樣存在著與其他職能管理部門的配合問(wèn)題。而且，合同信息系統(tǒng)作為工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，它的應(yīng)用深度，也受其他職能管理水平的影響。所以，應(yīng)與其他系統(tǒng)同時(shí)開發(fā)，以提高工程項(xiàng)目管理水平。工程合同管理信息系統(tǒng)的分析2)合同管理組織模式及合同管理工作程序通過(guò)對(duì)上述合同管理與其他管理職能的關(guān)系分析，再結(jié)合本工程管理組成機(jī)構(gòu)形式，以確定項(xiàng)目的合同管理模式。由于合同管理的涉及面較廣，與其他管理職能部門聯(lián)系較為密切，因此，可建立在項(xiàng)目經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)之下，專職合同管理工程師直接負(fù)責(zé)，各專業(yè)負(fù)責(zé)人積極配合，全員參加的組織管理模式。根據(jù)合同管理組織模式，確定從合同簽訂時(shí)起的合同管理工作程序，制定工作流程圖。根據(jù)《建設(shè)工程施工合同》(GF-1999-0201)，將與合同履行有關(guān)的工作程序介紹如下。(1)工程質(zhì)量控制程序。參見(jiàn)圖10.2(圖中括號(hào)內(nèi)數(shù)字代表示范文本條款號(hào)，下同)。(2)工程進(jìn)度控制程序。參見(jiàn)圖10.3。(3)工程價(jià)款控制程序。參見(jiàn)圖10.4。(4)工程索賠管理程序。參見(jiàn)圖10.5。工程合同管理信息系統(tǒng)的分析圖10.2工程質(zhì)量控制程序工程合同管理信息系統(tǒng)的分析圖10.3工程進(jìn)度控制程序工程累合同遣管理分信息元系統(tǒng)很的分浸析圖1附0.切4抗工泰程價(jià)磨款控徹制程樣序工程安合同暖管理餃信息束系統(tǒng)士的分血析圖1銹0.轟5捏工懼程索淘賠管煙理程興序工程四合同沖管理洽信息切系統(tǒng)選的設(shè)襯計(jì)1.骨系黃統(tǒng)總赤體數(shù)量據(jù)結(jié)越構(gòu)模勸型設(shè)帖計(jì)系統(tǒng)邊總體燭數(shù)據(jù)仿結(jié)構(gòu)聞模型誘設(shè)計(jì)蘋即從搶合同缺管理憲對(duì)數(shù)絕據(jù)的頓基本鴨要求賤出發(fā)抽，對(duì)醫(yī)系統(tǒng)盤中有明關(guān)數(shù)皮據(jù)進(jìn)潔行分擁析與隊(duì)綜合梯，包安括對(duì)繁數(shù)據(jù)柏及其嫌結(jié)構(gòu)爪進(jìn)行意分類侍、分從組、梢一般田化和栗聚合研處理汁等，吃從而賊構(gòu)造恰出系篩統(tǒng)總胸體數(shù)茅據(jù)結(jié)集構(gòu)模序型。系統(tǒng)廣總體獲數(shù)據(jù)森結(jié)構(gòu)繩模型駛設(shè)計(jì)鄙包括功編碼預(yù)結(jié)構(gòu)良設(shè)計(jì)鼓和系改統(tǒng)總撤體數(shù)票據(jù)結(jié)索構(gòu)模膊型設(shè)露計(jì)。(1啞)殼編碼竊結(jié)構(gòu)航設(shè)計(jì)俘。為森了對(duì)妹大量詠數(shù)據(jù)掠進(jìn)行棵統(tǒng)一陳有效糖的處昆理，馳充分馳發(fā)揮粘計(jì)算址機(jī)的奮優(yōu)勢(shì)育，提盟高系茅統(tǒng)工吊作效傻率，肌必須影有適猴當(dāng)?shù)拇司幋a犧體系狂。(2沙)室系統(tǒng)俱總體拾數(shù)據(jù)鄰結(jié)構(gòu)孤模型則設(shè)計(jì)陸。在鎮(zhèn)對(duì)系張統(tǒng)進(jìn)肚行較廈為詳逐細(xì)的隊(duì)數(shù)據(jù)棚調(diào)查慌分析虜?shù)幕s慧礎(chǔ)上澇，采阿用擴(kuò)慰展實(shí)浙體關(guān)杰系模針型描蠟述出言系統(tǒng)郵總體圓數(shù)據(jù)敢結(jié)構(gòu)燦模型叛。2.歇系紫統(tǒng)主躬要數(shù)步據(jù)庫(kù)薦設(shè)計(jì)合同氧管理棚數(shù)據(jù)影庫(kù)主價(jià)要可登劃分瘡為合鏡同管森理、吹進(jìn)度毫管理飾、質(zhì)家量管什理、稠成本牢管理禁和文惡檔管河理幾呀大部越分，挺根據(jù)騰實(shí)際齊需要妄，再輝進(jìn)行誦細(xì)分喇并確替定各再數(shù)據(jù)般庫(kù)名建稱。工程撞合同逢管理美信息補(bǔ)系統(tǒng)日的設(shè)羨計(jì)3.希系盼統(tǒng)功霸能子伴系統(tǒng)謀劃分在系簽統(tǒng)功突能開召發(fā)時(shí)轟采用惑結(jié)構(gòu)瘦化設(shè)運(yùn)計(jì)方栽法，凈首先叢將整察個(gè)系蹦統(tǒng)從跨上到冬下劃蛙分為排若干份個(gè)功叛能子瓦系統(tǒng)應(yīng)，每飼個(gè)子蓮系統(tǒng)柴再劃酸分為預(yù)若干顧個(gè)功亦能模眼塊，春自上爪而下盟逐步販設(shè)計(jì)趣，再隆自下沾而上晌層層舌實(shí)現(xiàn)芒。功能孔子系修統(tǒng)劃緣瑞分應(yīng)役注意饑以下浮原則黎。(1幟)劈燕子系顯統(tǒng)要醬具有諸相對(duì)序獨(dú)立擊性。(2指)欲各子甜系統(tǒng)帆之間棋數(shù)據(jù)碑的依太賴性四盡可浴能小姨。(3鳥)擾子系友統(tǒng)劃屑分應(yīng)并當(dāng)便匹于全眾系統(tǒng)蕉的快有速實(shí)冶現(xiàn)。梨在系崖統(tǒng)總險(xiǎn)體數(shù)和據(jù)結(jié)賄構(gòu)模液型的瞇基礎(chǔ)絨上，膝依據(jù)棍上述角系統(tǒng)炒劃分枕的原團(tuán)則，膚可將萌合同帥管理繞信息糕系統(tǒng)閃劃分憂為合剛同結(jié)曾構(gòu)模呀式選賀用、奔合同忍日常傲管理奶、合緊同文套檔管妻理、今索賠娛管理飯、合轎同管祖理知籍識(shí)導(dǎo)驕讀和霞系統(tǒng)碼維護(hù)辣子系驚統(tǒng)。4.睬系鉛統(tǒng)各蹄功能猶子系疾統(tǒng)及全功能枯模塊逢設(shè)計(jì)在合感同管弓理信戒息系切統(tǒng)功疤能子伶系統(tǒng)潑劃分切確定刪之后援，要佩將各炒功能添子系父統(tǒng)進(jìn)語(yǔ)一步你劃分圓為若極干個(gè)很功能煉模塊句。如悅索賠宰管理山功能用子系嚷統(tǒng)又蘇可劃編分為弦索賠垮事件辯跟蹤福管理叛、索摩賠報(bào)煮告審網(wǎng)核、串索賠晃事項(xiàng)經(jīng)管理測(cè)、索鉗賠值擇計(jì)算盈等功撞能模濕塊；嗎系統(tǒng)黨維護(hù)旗子系值統(tǒng)可筐分為陸系統(tǒng)家簡(jiǎn)介如、操需作說(shuō)撫明、戒編碼虜、文媽件管熔理、施打印