培訓(xùn)檔案數(shù)字化技術(shù)要求及歸檔流程課件

檔案數(shù)字化

技術(shù)要求及歸檔流程

檔案數(shù)字化加工依據(jù)：

中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T31—2005

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》

省、市檔案政策

《浙江省省直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細(xì)則》

《臺州市市直單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細(xì)則》

工作流程：

掃描--圖像處理--文件合成--OCR處理—圖像存儲--數(shù)據(jù)質(zhì)檢--（數(shù)據(jù)掛接）--歸檔移交

一、掃描

（一）掃描前處理

1、拆除裝訂物

務(wù)必在掃描前仔細(xì)檢查裝訂物，把釘書針拆除，否則會損壞掃描儀。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

2、編印頁碼

有文字的頁面均需編上頁碼，這樣才能準(zhǔn)確知道每件文件的頁數(shù)。

3、不要裝訂

掃描以后再裝訂，這樣可以免除拆卷、重新組卷的麻煩。

4、區(qū)分掃描件和非掃描件（二）技術(shù)參數(shù)：

掃描色彩模式：彩色模式

掃描分辨率：300dpi

（三）儀器設(shè)備：“檔案數(shù)字查閱處理中心”

柯達(dá)高速掃描儀——A4幅面

清華紫光高速儀—幅面小于等于A4；

愛普生平板掃描儀—幅面小于等于A4；

清華紫光平板掃描儀—幅面A3；

（四）具體操作

以柯達(dá)高速掃描儀為例：

啟動掃描儀→設(shè)置參數(shù)→放入紙質(zhì)文檔→掃描→完成。

（五）注意事項

1、由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。

2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像位置。

補掃圖像插入：重命名補掃圖像。重命名時，先把補掃圖像按前一順序圖像的文件名命名，再在文件名后面按順序加a、b、c……

3、發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

二、圖像處理

（一）圖像偏斜度、清晰度、失真度等不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)進(jìn)行圖像處理。

1、糾偏

對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

2、去污

對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

（二）采用軟件Photoshop7.0

1、糾偏：導(dǎo)入文件→矩形選擇工具→自由變換（ctrl+A+T）→旋轉(zhuǎn)合適角度→確定

2、旋轉(zhuǎn)：導(dǎo)入文件→圖像→旋轉(zhuǎn)→選取角度

3、去污：導(dǎo)入文件→矩形選擇工具→框選出污點→按刪除鍵

三、文件合成

將幾個JPEG圖像文件合并成1個PDF多頁文件

1、采用軟件AdobeAcrobat9Pro

2、具體操作

啟動AdobeAcrobat9Pro→選中一個文件包含的所有圖像文件→點右鍵，選擇“在Acrobat中合并支持的文件”→合并文件→命名保存到相應(yīng)文件夾。

四、OCR文字識別

將合并得到的PDF文件進(jìn)行文字層與圖像層剝離處理。

1、采用軟件AdobeAcrobat9Pro

2、具體操作

啟動AdobeAcrobat9Pro→導(dǎo)入PDF文件→點擊菜單欄“文檔”→點擊“OCR識別”→完成

啟動AdobeAcrobat9Pro→點擊“文檔”→OCR文本識別→使用OCR識別多個文件中的文本→點擊“添加文件夾”→點擊“確定”五、圖像存儲

1、存儲格式：采用PDF格式存儲。

2、圖像文件的命名

以案卷為單位，建立相應(yīng)的電子文件夾，文件夾以案卷標(biāo)題命名。該案卷下的每份文件以所在案卷的卷內(nèi)目錄順序號（件號）命名。2009年會議記錄

1234六、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

七、數(shù)據(jù)掛接（由檔案館統(tǒng)一掛接）

八、歸檔移交

1、電子文件拷貝一份

2、電子版案卷目錄一份

3、電子版卷內(nèi)目錄一份

2009年會議記錄

1234卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄案卷目錄

Word文檔轉(zhuǎn)化成PDF文檔

具體操作：打開Word文檔→在菜單欄里點擊“AdobePDF”→選擇“轉(zhuǎn)換為AdobePDF”→點擊保存到目標(biāo)文件夾→完成。

EXCEL文檔轉(zhuǎn)化成PDF文檔

具體操作：

打開EXCEL文檔→在菜單欄里點擊“AdobePDF”→選擇“轉(zhuǎn)換為AdobePDF”→轉(zhuǎn)換范圍選擇“工作表”→點擊“轉(zhuǎn)換為PDF”→點擊保存到目標(biāo)文件夾→完成。

備注：在選擇工作表時，