文件管理制度

文件管理制度

文件管理制度本制度的目的是為了提高浙江依目了然服飾有限公司的文件處理工作效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。本制度適用于浙江依目了然服飾有限公司，人事行政部負(fù)責(zé)建立、健全公司文件管理制度，制定和修改本制度，并負(fù)責(zé)公司文件的下發(fā)和管理，宣導(dǎo)和實(shí)施本制度。其他各部門負(fù)責(zé)制訂與本部門工作職責(zé)相關(guān)的文件制度及流程，并按照本制度規(guī)定執(zhí)行。公司文件是指在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)工作活動(dòng)的重要依據(jù)或工具。公司文件的種類主要有：公告、通知、通報(bào)和制度。不同種類的文件適用于不同的情況，例如公告適用于公司的各類人事變動(dòng)，通知適用于發(fā)布臨時(shí)事件和措施，傳達(dá)公司高層有關(guān)指示，要求下級(jí)部門辦理或者需要知曉的事項(xiàng)等，通報(bào)適用于公司采取重大或強(qiáng)制性措施、或人事嘉獎(jiǎng)與懲罰，制度則主要運(yùn)用于公司各項(xiàng)政策的實(shí)施細(xì)則及各項(xiàng)工作流程的解釋、補(bǔ)充和完善。公司文件管理歸口于人事行政部，人事行政部負(fù)責(zé)所有公司文件的下發(fā)管理，建立健全公司文件管理制度，加強(qiáng)公司文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，按期進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，保證公司文件處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。公司文件管理人員應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強(qiáng)。公司文件處理指公司文件的編號(hào)、下發(fā)、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公司文件處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。公司文件由人事行政部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。容進(jìn)行授權(quán)。b)對(duì)于被列為公司“秘密”類文件，下發(fā)對(duì)向?yàn)榻?jīng)理級(jí)以上人員及相關(guān)工作人員。其它需了解相關(guān)內(nèi)容方能開展工作的人員，需在經(jīng)理的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行授權(quán)。c)對(duì)于被列為公司“一般”類文件，下發(fā)對(duì)向?yàn)橄嚓P(guān)工作人員。無需進(jìn)行授權(quán)。d)對(duì)于“絕密”和“秘密”文件，必須打印水印并通過安全的方式發(fā)送。對(duì)于“一般”文件，可按照工作要求選擇文本或電子檔發(fā)送。6.2.5公司公文的收發(fā)管理6.2.5.1公司公文的收發(fā)管理是指對(duì)公司內(nèi)外發(fā)文、收文的管理。規(guī)范公司公文的收發(fā)管理，有利于提高公司的工作效率和信息安全保障。6.2.5.2公司公文的收發(fā)管理應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：a)按照規(guī)定的程序進(jìn)行收發(fā)；b)嚴(yán)格控制公文的流轉(zhuǎn)范圍；c)確保公文的及時(shí)傳遞和送達(dá)；d)保證公文的機(jī)密性和完整性。6.2.5.3公司公文的收發(fā)管理應(yīng)當(dāng)按照以下流程進(jìn)行：a)發(fā)文人將發(fā)文材料交給發(fā)文部門進(jìn)行處理；b)發(fā)文部門審核后將公文下發(fā)，并記錄下發(fā)情況；c)收文人簽收后，發(fā)文部門進(jìn)行記錄；d)收文人進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給發(fā)文人和發(fā)文部門。6.2.5.4公司公文的收發(fā)管理應(yīng)當(dāng)注意以下事項(xiàng)：a)公文必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行收發(fā)；b)公文必須按照機(jī)密等級(jí)進(jìn)行管理；c)公文必須按照規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行處理；d)公文必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行處理；e)公文必須按照規(guī)定的方式進(jìn)行傳遞和送達(dá)。公司文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件，其有效性在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無效文件的主要措施。公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控有效文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。公司文件可按機(jī)密程度、緊急程度、發(fā)文部門和內(nèi)容分類。根據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)秘密程度劃分為“絕密”、“秘密”及“一般”，即使是“一般”文件因?yàn)橐餐瑫r(shí)是業(yè)務(wù)文件，所以不允許無限制地向公司外部宣傳。對(duì)于“絕密”和“秘密”文件，必須打印水印并通過安全的方式發(fā)送。公文的收發(fā)管理應(yīng)當(dāng)遵循規(guī)定的程序，嚴(yán)格控制公文的流轉(zhuǎn)范圍，確保公文的及時(shí)傳遞和送達(dá)，保證公文的機(jī)密性和完整性。公文必須按照規(guī)定的機(jī)密等級(jí)進(jìn)行管理，時(shí)間要求進(jìn)行處理，流程進(jìn)行處理，方式進(jìn)行傳遞和送達(dá)。公司的“秘密”類文件只能向部門經(jīng)理級(jí)以上人員和部門文件管理員下發(fā)，其他人員必須在部門經(jīng)理或培訓(xùn)人員的指導(dǎo)下進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)和了解。公司規(guī)定了緊急文件的發(fā)放方式，包括使用水印文本和郵件等方式。緊急程度不同，發(fā)放時(shí)限也有所不同。為了保證公司各級(jí)管理制度在制定、發(fā)布、實(shí)施和流通過程的有效性，公司統(tǒng)一設(shè)置了文件的眉頭和編號(hào)規(guī)則。其中，文件編號(hào)規(guī)則包括公司范圍內(nèi)文件、編制部門、文件性質(zhì)和文件流水編號(hào)等。公司還制定了編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)，包括部門代號(hào)、文件性質(zhì)代號(hào)等。根據(jù)文件的修訂和修改情況，公司還規(guī)定了版次規(guī)則和頁碼規(guī)則。同時(shí)，公司也根據(jù)文件的保密等級(jí)和緊急程度，在文件頁面上進(jìn)行標(biāo)注。公司發(fā)文部門按照公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)編制，發(fā)文部門應(yīng)該按照擬文部門進(jìn)行劃分，例如管理總部擬訂“管理”，營(yíng)銷中心各部門擬訂“營(yíng)銷”，生產(chǎn)中心擬訂“生產(chǎn)”等。6.2.6.3按照文件內(nèi)容的歸屬種類，如通知、公告、制度等進(jìn)行分類。6.2.6.4文件編號(hào)按照發(fā)文部門進(jìn)行編號(hào)，例如管理總部第一次發(fā)文編號(hào)為“01”，管理總部第二次發(fā)文編號(hào)為“02”，生產(chǎn)中心第一次發(fā)文編號(hào)為“01”等。6.2.6.5文件年份及流水號(hào)是指按照當(dāng)年發(fā)文的第X次發(fā)文編號(hào)，不分發(fā)文部門，依次編號(hào)。6.2.7聯(lián)合發(fā)文6.2.7.1聯(lián)合發(fā)文是指下發(fā)文件涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門，需要跨部門聯(lián)合確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件。例如“技術(shù)部”發(fā)文，但文件相關(guān)內(nèi)容涉及到“計(jì)劃部”或其它部門的配合支持方能執(zhí)行，視為聯(lián)合發(fā)文。6.2.7.2需要聯(lián)合發(fā)文的部門，需由擬文部門確認(rèn)文件內(nèi)容，交由擬聯(lián)合部門審核確認(rèn)后，逐級(jí)審批到總經(jīng)理后方可發(fā)文，否則不得發(fā)文。6.2.8文件下發(fā)6.2.8.1公司所有文件的下發(fā)，不分機(jī)密等級(jí)及緊急程度，均需填寫《發(fā)文申請(qǐng)審核表》附件一并逐級(jí)審批同意后，方可發(fā)文。6.2.8.2公司規(guī)章制度等類文件的下發(fā)，涉及到員工切身利益的，例如公司《考勤管理制度》、《獎(jiǎng)懲管理制度》、《員工手冊(cè)》等，需總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，方可成文下發(fā)。6.2.8.3新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。6.2.8.4涉及相關(guān)制度及政策的文件，如需培訓(xùn)，須在培訓(xùn)課件制作完成并經(jīng)過人事行政部培訓(xùn)組審核通過后方可下發(fā)文件。6.2.8.5文件編制具體流程參見《公司文件編制流程》附件二。a)一般事務(wù)性文件的編制，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請(qǐng)。b）公司對(duì)外文件由人事行政部提向總經(jīng)理出口頭申請(qǐng)。c）保密文件及絕密文件由相關(guān)主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人向總經(jīng)理提出書面申請(qǐng)。6.2.8.6申請(qǐng)通過后由相關(guān)部門草擬初稿。6.2.8.7初稿形成后由人事行政部進(jìn)行初審。6.2.8.8人事行政部審核完畢的草案根據(jù)文件類型組織會(huì)審核準(zhǔn)。6.2.9文件的下發(fā)及簽收6.2.9.1文件的下發(fā)流程參見《內(nèi)部發(fā)文處理流程》附件三。6.2.9文件的發(fā)放與簽收6.2.9.2行政文控文員會(huì)對(duì)核準(zhǔn)之定稿進(jìn)行校對(duì)，蓋章、裝訂以及登記。6.2.9.3行政文控文員會(huì)根據(jù)發(fā)文部門提供的《受文部門清單》，按照部門份數(shù)復(fù)印文件，并做好相關(guān)記錄。6.2.9.4文控文員會(huì)將文件發(fā)放至各受文部門，并在《發(fā)文登記表》（附件四）上做好記錄。6.2.9.5部門文件管理人員會(huì)簽收文件，并在《收文登記表》（附件五）上做好記錄。6.2.9.6受文部門會(huì)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行傳閱或貫宣。6.2.9.7受文部門會(huì)對(duì)文件進(jìn)行歸檔，并監(jiān)督執(zhí)行和落實(shí)情況。6.2.9.8公司下發(fā)的所有文件都必須辦理簽收手續(xù)。人事行政部會(huì)提供《發(fā)文登記表》附件四，并將其交給相關(guān)部門的收文人員簽收。6.2.10文件的宣傳與傳達(dá)6.2.10.1公司下發(fā)的規(guī)章制度、通知和公告等文件，如果需要向公司全體員工傳達(dá)內(nèi)容，都必須在公司公告欄上進(jìn)行張貼。6.2.10.2對(duì)于涉及工作流程和執(zhí)行的公司制度類文件，發(fā)文部門和人事行政部必須聯(lián)合起來，在受文范圍內(nèi)組織培訓(xùn)，并對(duì)特定人員進(jìn)行考核。具體培訓(xùn)方式以人事行政部的要求為準(zhǔn)。6.2.10.3公司除制度以外的通知公告等類型文件，由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)在部門內(nèi)部進(jìn)行宣傳。6.2.10.4人事行政部應(yīng)該按照公司文件的受文范圍要求，針對(duì)受文范圍內(nèi)的員工組織培訓(xùn)。具體方式以人事行政部的要求為準(zhǔn)。6.2.10.5文件張貼的時(shí)間限制：a)公告：需要在公司內(nèi)部張貼1周；b)通知：通常需要在公司內(nèi)部張貼1周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求而定；c)通報(bào)：通常需要在公司內(nèi)部張貼2周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求而定；d)制度：以復(fù)印件形式下發(fā)的公司內(nèi)部全體員工宣傳的文件，通常需要在公司內(nèi)部張貼1周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求而定。秘密級(jí)以上的文件不得在公司內(nèi)部張貼，但是受文學(xué)習(xí)參考人需要在部門內(nèi)部按照文件下發(fā)要求的范圍進(jìn)行宣傳。6.3文件的保管與存檔6.3.1文件的保管分為：有效期內(nèi)文件的保管和過期文件的保管。6.3.2對(duì)于有效期內(nèi)的文件，必須按照“發(fā)文部門—機(jī)密程度--文件編號(hào)”的順序進(jìn)行有序存檔管理。例如，公司發(fā)文的文件編號(hào)為：YMLR-GS-GM-001，機(jī)密程度為秘密，則應(yīng)該將其分放在機(jī)密類文件中，并按照編號(hào)有序排列。6.3.3公司文件在下發(fā)后兩周內(nèi)需要進(jìn)行存檔管理。6.3.3.1文件管理人員需要建立公司在用文件的目錄《公司在用文件目錄表》附件六，并在每月15日和月底（遇節(jié)假日順延）更新公司在用文件的目錄。6.3.3.2每個(gè)部門都需要設(shè)立文件檔案柜來存放所需使用的文件，按照公司目錄進(jìn)行存檔管理。職能部門的部門經(jīng)理需要指定專人負(fù)責(zé)存檔。6.3.3.3公司文件的存檔方式會(huì)隨著公司發(fā)文方式的變化而更改，具體方式將由人事行政部另行通知。6.3.4對(duì)于已過時(shí)效期限的文件：6.3.4.1公司所有下發(fā)的文件，在文件時(shí)效過期后必須退還至人事行政部。6.3.4.2對(duì)于時(shí)效過期的文件，應(yīng)按照發(fā)文年份和機(jī)密程度分類存放一年后銷毀。如果特殊文件需要長(zhǎng)期存放保管，需要提交說明至人事行政部文件管理員，并由文件管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一存放。6.4文件的借閱：6.4.1公司所有已存檔文件只能查看，不得帶出、復(fù)制或拷貝。6.4.2公司文件的借閱可以整個(gè)文件借閱，或借閱文件的某一部分內(nèi)容。借閱的要求或內(nèi)容需要在《公司文件調(diào)閱單》附件七中明確說明，文件管理員視借閱內(nèi)容予以發(fā)放文件。6.4.3公司文件的借閱原則上需要當(dāng)天返回。6.4.4公司所有文件借閱都需要辦理借閱手續(xù)：6.4.4.1對(duì)于部門內(nèi)部文件的查閱，需要經(jīng)過部門經(jīng)理的同意后，到部門文件管理員處進(jìn)行查看。6.4.4.2對(duì)于公司跨部門文件的查看，需要由部門主管填寫《公司文件調(diào)閱單》附件七，明確說明借閱理由及工作需要，并按流程審核后予以查看：6.4.4.2.1對(duì)于秘密等級(jí)為“一般”的文件，需要經(jīng)過直屬主管的批準(zhǔn)后交人事行政部經(jīng)理同意后到文件管理員處進(jìn)行查看。6.4.4.2.2對(duì)于秘密等級(jí)為“秘密”或“絕密”類文件，必須逐級(jí)審批至總經(jīng)理后到文件管理員處進(jìn)行查看。6.4.4.2.2公司文件的調(diào)閱原則上不得一次調(diào)閱多個(gè)文件，對(duì)于一次借閱兩個(gè)或以上的文件，必須在附件中明確說明原因，否則不予批準(zhǔn)。6.5文件的廢止及銷毀：6.5.1文件的廢止是指：新文件的發(fā)布涉及到原有文件的作廢；或是由于公司的經(jīng)營(yíng)模式或組織架構(gòu)變動(dòng)，相關(guān)政策及文件已無實(shí)際可執(zhí)行價(jià)值和依據(jù)，而涉及到的相關(guān)文件的作廢；或是公司出臺(tái)的具有實(shí)效性的文件，而已過其時(shí)效期而自動(dòng)廢止。6.5.2文件的銷毀是指：對(duì)于已作廢或廢止的文件，在一定存放期后，由人事行政部對(duì)其進(jìn)行銷毀處理。6.5.4文件廢止后各部門必須退還至人事行政部，由人事行政部統(tǒng)一對(duì)其銷毀。6.6相關(guān)處罰規(guī)定被刪除。各部門必須按照公司在用文件目錄，對(duì)下發(fā)至本部門的文件進(jìn)行存檔保管。文件柜必須加鎖，并由部門文件管理員統(tǒng)一保管。公司會(huì)定期檢查各部門文件的宣導(dǎo)情況及存檔情況。在檢查過程中，如果發(fā)現(xiàn)未按公司規(guī)定執(zhí)行的情況，將會(huì)受到一定的處罰。對(duì)于公司機(jī)密文件在簽收后保管不當(dāng)、泄密或丟失的情況，公司將采取罰款措施。對(duì)于機(jī)密程度為“秘密”的文件，直接責(zé)任人即文件的保管者將被處以100元/次/份的罰款，部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同樣會(huì)被處以100元/次/份的罰款。對(duì)于機(jī)密程度為“絕密”的文件，直接責(zé)任人即文件的保管者將被處以200元/次/份的罰款，部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同樣會(huì)被處以200元/次/份的罰款。對(duì)于公司文件下發(fā)后，部門內(nèi)部未按要求進(jìn)行宣傳，在相關(guān)工作的執(zhí)行中出現(xiàn)問題的，部門負(fù)責(zé)人將會(huì)被處以50元/次的罰款。公司文件應(yīng)按照一定的格式進(jìn)行編寫。文件一般由文件編號(hào)、標(biāo)題、機(jī)密等級(jí)、受文部門、正文、附件說明、成文日期、發(fā)文部門等部分組成。文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公司文件主要內(nèi)容并標(biāo)明公司文件種類。主送部門指公司文件的主要受文部門，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。制度類文件必須注明主送部門，并將主送部門置于標(biāo)題之下、正文之上，居中排列。對(duì)于公告、通知、通報(bào)等文件，受文部門可以不在公司文件中體現(xiàn)