辦公電話管理制度

辦公電話管理制度1.摘要為了規(guī)范機(jī)關(guān)、單位和企事業(yè)單位辦公電話管理，保障通訊質(zhì)量，提高行政效率，避免資源浪費(fèi)，制定本辦公電話管理制度。2.適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)、單位和企事業(yè)單位的辦公電話管。3.基本原則辦公電話應(yīng)嚴(yán)格按照職務(wù)使用，除非發(fā)生緊急事件或經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自使用。合理設(shè)置辦公電話合理使用制度，使用單位必須建立嚴(yán)格的計(jì)費(fèi)管理制度，避免浪費(fèi)和濫用。建立完善的檔案管理機(jī)制，要求每個辦公電話必須明確使用人，設(shè)備卡號，賬號等信息。辦公電話應(yīng)采用專線，避免和個人電話號碼混用。4.具體規(guī)定4.1辦公電話的申請、使用和撤銷辦公電話的申請應(yīng)當(dāng)公開透明，按照職務(wù)需要進(jìn)行申請，上級領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)工作需要，批準(zhǔn)或者拒絕申請。辦公電話的使用必須要按照合理的規(guī)劃，并明確下發(fā)使用標(biāo)準(zhǔn)，禁止出現(xiàn)多人共用辦公電話的情況。如果職務(wù)變更，辦公電話應(yīng)及時暫停，并且停止計(jì)費(fèi)，暫停期不得超過3個月，超時未調(diào)整，在暫停三個月之后，該電話號碼將被收回。辦公電話如果被誰濫用或者長期未使用，使用單位應(yīng)當(dāng)在6個月內(nèi)進(jìn)行撤銷申請。4.2辦公電話的管理辦公電話應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一管理，明確責(zé)任人，管理負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)保證辦公電話的正常使用和維護(hù)，及時處理設(shè)備故障和更換。辦公電話的計(jì)費(fèi)方式應(yīng)當(dāng)合理，避免長時間通話費(fèi)用過高，損害單位利益，同時應(yīng)加強(qiáng)計(jì)費(fèi)的管理，務(wù)必避免計(jì)費(fèi)差錯。辦公電話設(shè)備安裝應(yīng)安裝在固定位置，避免擅自挪動。4.3辦公電話賬號的管理辦公電話應(yīng)建立賬號管理機(jī)制，辦公電話使用人應(yīng)妥善保管賬號和密碼，不得將賬號和密碼外借，嚴(yán)禁出現(xiàn)賬號泄露或者被盜情況。辦公電話賬號的使用應(yīng)當(dāng)限制人，禁止將個人賬號暴露給外部人員使用。在使用過程中，辦公電話使用人員應(yīng)當(dāng)注意語音禮儀和通話安全，禁止涉及風(fēng)險較高的話題，尤其是不要透露單位機(jī)密。5.監(jiān)督與管理辦公電話管理實(shí)行責(zé)任制，手否加強(qiáng)對管理制度和過程的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，責(zé)任人應(yīng)當(dāng)依照規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。辦公電話管理要采用信息化手段，由專人從辦公電話系統(tǒng)中對線路和通話記錄進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)存有違規(guī)情況的要及時進(jìn)行調(diào)查。6.附則辦公電話管理實(shí)施前，有關(guān)單位應(yīng)當(dāng)組織進(jìn)行一次對系