ISO-P423-01文件控制程序

制定： 2013—01—06總務(wù)部 日期審 查⑴： — —部 門 主 管 日 期審 查⑵： — —管 理 代 表 日 期核 準(zhǔn)： — —總 經(jīng)理 日 期分發(fā)部門及份數(shù)：部門分發(fā)部門份數(shù)部門分發(fā)部門份數(shù)總經(jīng)理室★1業(yè)務(wù)部★1資材部★1采購(gòu)部★1總務(wù)部★1研發(fā)部★1財(cái)務(wù)部生產(chǎn)部★1品管部★11、目的：為使公司質(zhì)量文件控制作業(yè)達(dá)成一致性，以促使各項(xiàng)業(yè)務(wù)能順利推行及建立本公司標(biāo)準(zhǔn)化制度。2、范圍：涵蓋本公司ISO9001：2008所有質(zhì)量體系文件、外來文件的管理。3、權(quán)責(zé)：3.1ISO推行委員會(huì)負(fù)責(zé)本管理程序的制訂和執(zhí)行中的監(jiān)督；維護(hù)本程序與公司實(shí)際運(yùn)作相一致，當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件不適用時(shí)，及時(shí)提出修改。總務(wù)部兼文件管制小組：負(fù)責(zé)按照本程序的要求嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)文件的打字、復(fù)印、分發(fā)、回收、存檔等工作，當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件不適用時(shí)，應(yīng)及時(shí)向管理者代表提出；對(duì)行業(yè)資料按照要求做好資料的收發(fā)、歸檔、借閱等管理工作。相關(guān)部門：嚴(yán)格按照本程序的要求，嚴(yán)格遵守文件的領(lǐng)用、借閱等手續(xù)，并保管好各自的文件，確保文件完整、清晰，對(duì)于文件中不適用之處，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管提出修改。4、定義：質(zhì)量文件：包括質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的書面陳述、公司為確保規(guī)劃的有效性和過程運(yùn)作與管制所需的文件、ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)所要求書面化程序、ISO9001：2008標(biāo)準(zhǔn)所要求的質(zhì)量記錄。受控文件：凡與ISO9001：2008有關(guān)的文件其分發(fā)、變更、回收須按本程序?qū)嵤┑奈募７鞘芸匚募喊l(fā)出的文件如有變更并不作回收或通知對(duì)方等處理的文件。5、內(nèi)容文件制作質(zhì)量手冊(cè)文件：制作格式見質(zhì)量手冊(cè)程序文件目的：重點(diǎn)說明擬定該文件的目的和用意。范圍：說明該文件所適用的部門或個(gè)人。權(quán)責(zé)：說明負(fù)責(zé)制訂、維護(hù)、執(zhí)行的相關(guān)部門。定義：針對(duì)文件中的專用名詞或特殊用意等作解釋，如無該項(xiàng)目以“略”表示。作業(yè)內(nèi)容：內(nèi)容說明方式也可用流程圖或圖片等。附件：詳細(xì)記錄文件中所提及的表格等。編號(hào)為該文件的識(shí)別號(hào)碼，編列方法以ISO-加上文件類別（質(zhì)量手冊(cè)Q、程序文件P、規(guī)范類文件W）加上ISO相關(guān)章節(jié)編列及序號(hào)。文件版本以A、B、C……控制。表格編號(hào)以去除文件編號(hào)的ISO后從后按接連以01、02、03、 編制。體系文件的管理文件的制訂與審核所有體系文件均由該項(xiàng)工作的部門負(fù)責(zé)人起草編制。所有體系文件編制完成以后，必須由總經(jīng)理審核其可行性和充分性，核準(zhǔn)發(fā)布、實(shí)施。文件發(fā)布文件經(jīng)核準(zhǔn)后，交由文件管制小組登記于「文件總目錄表」（附件一）以控制最新版本。文件發(fā)布時(shí)由總務(wù)部文件管制小組統(tǒng)一于發(fā)布之文件每一頁(yè)蓋上“受控文件”（附件二）章，表示該文件屬受控文件，任何人員不得自行復(fù)印。如發(fā)出的文件不準(zhǔn)備收回或通知對(duì)方，則由文件管制小組蓋上“非受控文件”（附件三）章。文件分發(fā)時(shí)應(yīng)由接收部門于「文件分發(fā)/回收記錄表」（附件四）中簽收。文件版本控制文件的版本以英文26個(gè)大寫字母來表示，且依其順序編排,A版為該文件的首次發(fā)布版。文件修訂現(xiàn)有文件不合理，不完備無效需修改時(shí)，由原始部門填寫「文件修改/廢止申請(qǐng)書」（附件五），提出申請(qǐng)修改。文件修訂后，其版本也應(yīng)隨之更改。文件劃分：程序文件為一級(jí)文件，規(guī)范類文件為二級(jí)文件，各類表單為三級(jí)文件；修訂后的文件須由部門主管重新審核其可行性和充分性交上級(jí)核準(zhǔn)后，方可依文件發(fā)布規(guī)定予以發(fā)布。（一級(jí)文件由總經(jīng)理最終核準(zhǔn)，二、三級(jí)文件由管理者代表最終核準(zhǔn)）文件修訂后其舊版本應(yīng)回收，并記錄于「文件分發(fā)/回收記錄表」中。文件保管質(zhì)量文件應(yīng)妥善保管，不得遺失或破損、臟污、涂改等，且文件的最新版本應(yīng)在使用場(chǎng)所可被取得。所有ISO9001質(zhì)量文件的正本均由文件管制小組統(tǒng)一保管，發(fā)給各部門的文件由各部門自行保管。文件廢止不適用的文件視情況由文件管制小組予以銷毀或保留，銷毀文件應(yīng)在文件蓋上“作廢”（附件六）章方可移作它用。如需作為保留時(shí)，必須蓋上“作廢”章，并注明保存年限。外來文件的管理客戶提供的標(biāo)準(zhǔn)或本公司購(gòu)買的有關(guān)質(zhì)量或法律的規(guī)范法規(guī)等文件，稱為外來文外來文件在分發(fā)給有關(guān)部門時(shí)，均應(yīng)由文件管制小組蓋上“受控文件”章予以管制，并由該部門于「文件分發(fā)/回收記錄表」中簽收。外來文件資料需注意其主管機(jī)構(gòu)發(fā)布的信息,做到按時(shí)采用,以新代舊，并按發(fā)布日期、版本及時(shí)登記于「文件總目錄表」內(nèi)。外來文件的版本以該文件本身版本號(hào)為準(zhǔn)，如該文件無版本號(hào)，則依其文件的發(fā)布年份為版本號(hào)。外來文件必須和公司內(nèi)部文件區(qū)別開來。6.附件：文件總目錄表（附件一）受控文件章（附件二）非受控文件章（附件三）文件分發(fā)/回收記錄表（附件四）件修改/廢止申請(qǐng)書（附件五）作廢章（附件六）文件總目錄表NO文件名稱文件編號(hào)版本主辦部門發(fā)布日期修訂日期備注填表： 表單編號(hào)：P423-01-01-A受控文件章（附件二）非受控文件章（附件三）作廢章（附件六）作廢 文件分發(fā)/回收記錄表 附件四接收部門文件名稱版