物質(zhì)采購(gòu)控制程序

程序文件物質(zhì)采購(gòu)控制程序文件編號(hào)xx-7.4.1-B-01版/次B/0第7頁(yè)共7頁(yè)第7頁(yè)共7頁(yè)物質(zhì)采購(gòu)控制程序1.0目的對(duì)物質(zhì)采購(gòu)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價(jià)格達(dá)到成本控制的目的。2.0適用范圍適用于xx公司對(duì)服務(wù)所需的原材料采購(gòu)的控制，對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。3.0職責(zé)3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)（各相關(guān)部門(mén)協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對(duì)供應(yīng)采購(gòu)物資及承包合同的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，編制合格供方名錄，對(duì)供方的供貨、服務(wù)業(yè)績(jī)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案，執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)。各部門(mén)或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)物品驗(yàn)收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門(mén)、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的檢驗(yàn)或驗(yàn)證，協(xié)助核定分類(lèi)物品及有關(guān)費(fèi)用支出的價(jià)格。行政組織各使用部門(mén)的質(zhì)量信息反饋，對(duì)分類(lèi)物品供應(yīng)的評(píng)價(jià)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項(xiàng)目的實(shí)施。3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.5使用物品的相關(guān)部門(mén)人員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)。定義4.1采購(gòu)物資分類(lèi)，根據(jù)對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：A類(lèi)：次采購(gòu)金額在5萬(wàn)元（含5萬(wàn)元）以上的零星采購(gòu)。B類(lèi)：次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元（含1萬(wàn)元）以上，5萬(wàn)元（不含5萬(wàn)元）以下的零星采購(gòu)。C類(lèi)：次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)。D類(lèi)：緊急物品采購(gòu)。E類(lèi):所有經(jīng)常性采購(gòu)的物品。4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人。示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。注2：在合同情況下供方有時(shí)稱(chēng)為“承包方”。5.0工作程序5.1物資采購(gòu)的審批審批要填寫(xiě)《用款/采購(gòu)計(jì)劃》，由部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。E類(lèi)物品采購(gòu)需專(zhuān)題報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類(lèi)物品由行政部組織，各相關(guān)部門(mén)協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照xx-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類(lèi)物品采購(gòu)由需求部門(mén)根據(jù)年度費(fèi)用預(yù)算提出采購(gòu)計(jì)劃；B類(lèi)物品采購(gòu)需專(zhuān)題報(bào)告交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時(shí)簽訂合同，結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)；A類(lèi)物品采購(gòu)參照B類(lèi)程序進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)，并簽訂合同?！队每?采購(gòu)計(jì)劃》應(yīng)清楚寫(xiě)明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)時(shí)間、用途、質(zhì)量要求等。采購(gòu)實(shí)施5.2.1行政部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)，各相關(guān)部門(mén)協(xié)助。對(duì)于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。5.2.2采購(gòu)前采購(gòu)員必須對(duì)《用款/采購(gòu)計(jì)劃》核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購(gòu)要求是充分的。5.3采購(gòu)物資的驗(yàn)證方式5.3.1對(duì)采購(gòu)的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：由行政部組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；5.3.2行政部應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。5.3.3驗(yàn)證活動(dòng)可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。5.4采購(gòu)信息采購(gòu)信息表達(dá)擬采購(gòu)的產(chǎn)品，適當(dāng)時(shí)包括：產(chǎn)品采購(gòu)批準(zhǔn)的要求。對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求。適用的質(zhì)量管理體系要求。其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付、人員等。5.5公司的采購(gòu)文件文件包括：《用款/采購(gòu)計(jì)劃》、《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》、《采購(gòu)合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購(gòu)要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)要求是否充分進(jìn)行審批。5.6對(duì)采購(gòu)物資供方的評(píng)價(jià)5.6.1合格供應(yīng)商的條件有營(yíng)業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績(jī)；具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時(shí)）；價(jià)格合理；服務(wù)良好。5.6.2行政部根據(jù)采購(gòu)物資要求，組織有關(guān)人員對(duì)物資的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫(xiě)《物資供方評(píng)定記錄表》。對(duì)同類(lèi)的供貨物資，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類(lèi)別及其質(zhì)量保證能力，明確對(duì)供方的控制方式和程度。5.6.3對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來(lái)的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容：質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)；本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；本公司及供方其他顧客的滿(mǎn)意程度調(diào)查；供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。5.6.4對(duì)第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書(shū)面證明材料外，對(duì)物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；使用部門(mén)對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫(xiě)《物資供方評(píng)定記錄表》；樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過(guò)兩次；小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；5.6.5零星采購(gòu)物資供方，使用部門(mén)對(duì)其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。5.6.7對(duì)連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。5.7對(duì)合格供方的定期復(fù)評(píng)行政部每年對(duì)合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫(xiě)《物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60%，交貨期評(píng)分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評(píng)定總分低于60（或質(zhì)量評(píng)分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，連續(xù)第二次評(píng)分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。相關(guān)文件6.1《土建維修材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)》xx-7.4.1–C-01-01質(zhì)量記錄《用款采購(gòu)計(jì)劃》xx–7.4.1–D-01-01《合格物資供方名錄》xx–7.4.1–D-01-02《采購(gòu)合同》xx–7.4.1–D-01-03《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》xx–7.4.1–D-01-04《物資供方調(diào)查表》xx–