廣告公司項目合同管理制度

廣告公司項目合同管理制度一、引言廣告公司作為市場營銷服務(wù)提供商，在執(zhí)行客戶營銷方案時進(jìn)行商業(yè)合同簽署成為必要的程序。項目合同涵蓋了兩方面的問題：一方面是廣告公司與客戶雙方關(guān)系的明確，確保明確工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、工作責(zé)任以及對應(yīng)報酬等，另一方面是為規(guī)避商業(yè)風(fēng)險以及項目風(fēng)險，保護(hù)公司利益。為了規(guī)范公司項目合同管理，公司制定了本合同管理制度，旨在：確立公司本著”誠信、專業(yè)、合規(guī)、高效”的經(jīng)營理念為收集與處理、實現(xiàn)銷售訂單、統(tǒng)計報表、保障追款的保險環(huán)節(jié)。二、定義和縮寫客戶：廣告公司與其簽署合同以執(zhí)行營銷方案的方。廣告公司：執(zhí)行營銷方案并與客戶簽署合同的機(jī)構(gòu)。項目：廣告公司與客戶間簽署的內(nèi)容為營銷方案的商業(yè)合同的項目。合同：廣告公司與客戶間簽署的商業(yè)合同。風(fēng)險：廣告公司簽署合同過程中可能遇到的商業(yè)風(fēng)險。簽約：雙方簽署合同的過程。管理：廣告公司對合同簽約、修改、解除等進(jìn)行管理的過程。三、合同簽約過程1.合同簽署前在簽署合同之前，廣告公司的負(fù)責(zé)人需審查合同內(nèi)容，確保合同條款完備且符合法律法規(guī)，如有問題，應(yīng)當(dāng)就具體問題或合同模板予以溝通和商討，并在確定好必要修改內(nèi)容后，簽署最終協(xié)議。2.合同書面登記廣告公司簽約之時，應(yīng)將簽訂合同及相關(guān)的備用文件如相關(guān)結(jié)算單據(jù)等書面記錄供公司參考使用。3.簽約日期確定廣告公司與客戶雙方簽署合同時應(yīng)確定合同的簽署時間，以標(biāo)識該合同的生效日期。4.簽約的文件管理廣告公司簽約文件使用獨立編號管理，并在公司檔案管理系統(tǒng)中予以記錄和管理，同時應(yīng)保證合同安全及文件控制，并保護(hù)有關(guān)的業(yè)務(wù)機(jī)密不被泄露。5.合同的歸檔管理合同簽約后，應(yīng)按照公司文件管理流程進(jìn)行歸檔。所有合同需存檔備查并保留至少三年的時間，以備后續(xù)審計和糾紛處理。同時，合同管理人員還應(yīng)及時對合同進(jìn)行整理、維護(hù)、更新和銷毀。四、合同內(nèi)容的要求1.合同的正式名稱：合同應(yīng)該明確命名并簡潔明了。2.合同需要呈現(xiàn)出的有效信約性：所有的合同均應(yīng)在法律和商業(yè)環(huán)境下具備有效的約束力、法律強(qiáng)制力和信約聯(lián)想，各方應(yīng)完全遵守合同的內(nèi)容和規(guī)定。3.合同的分類和審批：1）按照合同的分類，如廣告創(chuàng)意、廣告設(shè)計、廣告代理等進(jìn)行審核、審批，明確審核、審批要求和程序。2）合同若需要層層審批，公司辦公室可以對此進(jìn)行匯總審核，以保證工作的高效性。4.合同的責(zé)任和義務(wù)：1）合同中雙方的權(quán)利和義務(wù)應(yīng)該清晰明了，并應(yīng)分列在相應(yīng)的條款內(nèi)，確保雙方在執(zhí)行過程中根據(jù)合同付出相應(yīng)的努力。2）合同的責(zé)任方需明確。如實現(xiàn)營銷成果無法達(dá)到預(yù)期，責(zé)任方應(yīng)該由廣告公司由必要的賠償調(diào)控相應(yīng)的風(fēng)險防控措施等。5.合同的能效、期限和解決紛爭的途徑：1）合同的一方付出應(yīng)在合同期限內(nèi)，只有符合約定規(guī)定的條件才發(fā)揮能效價值。2）合同可以根據(jù)時間預(yù)設(shè)，如1到3年，應(yīng)在合同解除時執(zhí)行。3）解決紛爭的途徑可以通過調(diào)解、仲裁、訴訟或者其他途徑進(jìn)行，應(yīng)符合相關(guān)的法律規(guī)定。五、合同的修改、解除和終止1.合同的修改1）合同的雙方共同同意修改，遵循原則”自愿、和平、公平、合法”執(zhí)行。2）修改內(nèi)容需要經(jīng)過所有負(fù)責(zé)人審批，確保合同的合規(guī)性和正確性。3）合同修改應(yīng)當(dāng)在一定的形式和程序下完成，具體流程及文件負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)部門或具體需要協(xié)商確定。2.合同的解除以及終止1）一方違約或無法完成合同中條款或條件，另一方有權(quán)解除或終止合同。2）因不可抗力等原因，合同雙方需要終止合同，終止合同應(yīng)在當(dāng)事方理性協(xié)商下進(jìn)行，如合同不能從法律上解決，則以公司的相關(guān)規(guī)定解決。六、其他注意事項遵循商業(yè)合同化的原則：確保合同中的條款嚴(yán)格履行，確保廣告公司與客戶之間的工作關(guān)系順利進(jìn)行。關(guān)注其它法律風(fēng)險：在簽署合同之前，各合同有關(guān)當(dāng)事人應(yīng)充分掌握國家相關(guān)法律法規(guī)和政策，防范和規(guī)避法律風(fēng)險。七、結(jié)論對于廣告公司而言，對合同進(jìn)行管理，可以規(guī)避風(fēng)險、保護(hù)公司利益，尤其在商業(yè)合同簽訂的過程當(dāng)中，更要把控好每個細(xì)節(jié)，好的合同管