董事會資料的管理辦法(豐電)

...v.董事會資料的管理方法0引言為加強(qiáng)XXXX公司〔以下簡稱公司〕董事會資料的管理，確保資料的完整性、平安性，參照公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對董事會資料建立一會一檔的管理方法，便于對其進(jìn)展動態(tài)管理。1適用范圍本方法規(guī)定了公司董事會資料的收集保管、分類整理、編號排架和歸檔的工作要求和方法。本方法適用于公司董事會、專門委員會各類文件和資料檔案的管理。2管理職能2.1根本形式董事會資料歸檔管理，實(shí)行由公司董事會秘書領(lǐng)導(dǎo)，董事會辦公室主管和歸口的二級管理。2.2管理職責(zé)負(fù)責(zé)制定、修改董事會資料歸檔管理方法，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)對董事會檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，并做好與公司檔案部門的歸檔移交工作。指定專人負(fù)責(zé)做好董事會資料收集歸檔工作,并做好接收主管局董事會工作辦公室和公司相關(guān)部門文件、資料的歸檔工作3管理內(nèi)容和要求3.1資料歸檔范圍公司董事會和專門委員會相關(guān)制度、工作規(guī)那么。董事會會議資料〔會議通知、議案和報告等〕。董事會決議、董事會會議記錄與紀(jì)要、董事會會議議案表決單。專門委員會會議資料〔會議通知、議案和報告〕。專門委員會決議、專門委員會會議記錄與紀(jì)要、專門委員會會議議案表決單。被投資企業(yè)會計報表、財務(wù)分析、年度審計報告、納稅證明。處收文、處發(fā)文、處〔科〕工作制度、方案、總結(jié)。對外投資協(xié)議、投資變更協(xié)議等有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同，按(集團(tuán))公司合同管理有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一由財務(wù)物價處負(fù)責(zé)歸檔。3.2資料的收集保管各科負(fù)責(zé)收集分管投資工程中屬上述歸檔范圍的資料，并將收集到的資料按季或事項(xiàng)完畢一個月內(nèi)交與綜合科統(tǒng)一保管，超歸檔范圍的資料一律由各科自行保管。收集的資料除上述歸檔范圍內(nèi)允許復(fù)印件外，其余應(yīng)取得正本資料，以保證資料的法律效力。對外部門人員參加董事會或?qū)ν夂炗営嘘P(guān)協(xié)議，各科要及時收集董事會決議、會議紀(jì)要以及協(xié)議、章程等有關(guān)資料。會計報表和財務(wù)分析按月、季、年收集，具體由各科決定。各科要確保資料的及時更新。3.3資料的分類整理綜合科在各科指定歸檔人員的配合下，負(fù)責(zé)將資料分類整理。.1將收集到的資料，以每一被投資企業(yè)為對象整理裝訂成冊。.2每冊內(nèi)的資料編寫頁號，頁號寫在資料的右上角。.3每冊資料附目錄，目錄排列在整冊資料首頁之前。對應(yīng)收而尚未收到的資料，綜合科要及時與各科聯(lián)系。為防止歸檔資料的重復(fù)、遺漏，各科應(yīng)將歸檔資料直接交與綜合科，不要擅自將資料裝入資料冊內(nèi)，或送至XX公司檔案科歸檔3.4資料的編號排架綜合科將裝訂成冊的資料統(tǒng)一安放在投資管理處資料房的文件柜內(nèi)，按各科分管的投資工程分類，統(tǒng)一編號排序，并編制清單X貼在文件柜上。資料可供查閱或復(fù)制，但要及時放回文件柜，按序存放。資料不得借出，如有特殊需要，綜合科負(fù)責(zé)辦理登記手續(xù)。3.5資料的歸檔綜合科將年內(nèi)收集歸檔的正本資料，在年度終了后，復(fù)3.6理。要求。44.14.24.3印留底后,按XX公司檔案科的歸檔要求，編制歸檔移交清冊，統(tǒng)一整理后移交XX公司檔案科。各科自行保管的資料，保存期限由各科自行設(shè)定。因科室之間分管的投資工程發(fā)生變動，新分管的科室應(yīng)承接原資料的收集，配合綜合科歸檔。電算化檔案資料的管理要求電算化檔案資料的收集、保管和歸檔要求按上述要求辦用計算機(jī)處理的資料，各科應(yīng)共享，但不得隨意修改。用計算機(jī)處理的資料，應(yīng)用紙質(zhì)打印出來，連同磁盤和光盤一同保存