檔案管理學(xué)基礎(chǔ)-第7章課件

檔案的檢索第七章內(nèi)容提要本章著重介紹和講述了檔案檢索的原理、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)和方法等方面的管理知識(shí)。主要內(nèi)容包括：檔案檢索概述，檔案檢索語(yǔ)言，檔案的著錄標(biāo)引，檔案檢索體系和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，等等。第七章檔案檢索概述第一節(jié)檔案的檢索檔案檢索語(yǔ)言第二節(jié)檔案的著錄標(biāo)引第三節(jié)檔案檢索體系和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)第四節(jié)檔案安全保障體系和檔案應(yīng)急處置管理第五節(jié)一、檔案檢索的概念與基本內(nèi)容二、檔案檢索的意義和作用三、檔案檢索的基本原理四、檔案檢索的類(lèi)型五、檔案檢索效率和檢索策略檔案檢索概述第一節(jié)第七章檔案的檢索第一節(jié)檔案檢索概述一般來(lái)說(shuō)，檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)并根據(jù)需要進(jìn)行查找的過(guò)程。檔案檢索是開(kāi)展檔案信息服務(wù)的必要條件和開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要手段。檔案檢索可以有廣義和狹義兩種解釋。廣義的檔案檢索包括存儲(chǔ)與查找兩個(gè)過(guò)程。狹義的檔案檢索就是查找檔案中有用數(shù)據(jù)和信息的過(guò)程。因此，就整體而言，檔案檢索的全過(guò)程由檔案信息存儲(chǔ)和查找兩個(gè)部分構(gòu)成。存儲(chǔ)是指把檔案中具有檢索意義的屬性和特征揭示出來(lái)，加以組織，形成檢索工具或檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程；查找是指利用檔案檢索工具或數(shù)據(jù)庫(kù)，找到用戶(hù)所需檔案數(shù)據(jù)、信息的過(guò)程。存儲(chǔ)是查找的前提，查找是存儲(chǔ)的目的。檔案檢索除了具備一般信息檢索的功能和特性外，還有一種較為重要的功能表現(xiàn)，即在檔案檢索體系中，館藏性檔案檢索工具所起到的登記、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、監(jiān)督等作用。不僅館藏性的檔案檢索工具有這種特殊的作用，其他按照檔案著錄規(guī)則編制或建立的檢索工具、檢索系統(tǒng)，還具有記錄和反映檔案的來(lái)源、所屬全宗、所屬檔案分類(lèi)體系之間歷史有機(jī)聯(lián)系特征的作用。檔案檢索的這些特點(diǎn)，是由檔案資源本身的形成規(guī)律和特點(diǎn)決定的，也是檔案檢索有別于其他信息檢索、文獻(xiàn)檢索的突出特點(diǎn)。因此，那種認(rèn)為檔案檢索就是信息檢索的觀點(diǎn)是有失偏頗的。一、檔案檢索的概念與基本內(nèi)容（一）檔案檢索的概念檔案檢索的存儲(chǔ)工作的主要內(nèi)容包括：（１）著錄和標(biāo)引。著錄是對(duì)檔案的來(lái)源、全宗、類(lèi)別、管理史、內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程；標(biāo)引主要是根據(jù)檔案記錄和反映的職能活動(dòng)主題內(nèi)容，賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。相關(guān)知識(shí)可參閱本章第三節(jié)的內(nèi)容。（２）組織檢索工具。即對(duì)著錄和標(biāo)引后形成的條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具，或輸入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程。檔案檢索的查檢工作的主要內(nèi)容包括：（１）確定查檢內(nèi)容。即對(duì)用戶(hù)的檢索需求進(jìn)行分析，明確用戶(hù)需求主題的過(guò)程。（２）查檢操作。即檔案人員或用戶(hù)利用檔案目錄、索引、指南或檔案信息檢索系統(tǒng)，從中找到與所需主題相匹配的信息線(xiàn)索或檔案數(shù)據(jù)、信息的過(guò)程。（二）檔案檢索的主要內(nèi)容檔案檢索，尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開(kāi)展的檔案檢索工作，要求檔案的著錄、標(biāo)引人員具備較好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，不斷地根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展要求和信息檢索技術(shù)的應(yīng)用要求，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。立檔單位的檔案部門(mén)和國(guó)家檔案館的用戶(hù)滿(mǎn)意度高低，在很大程度上取決于檔案檢索系統(tǒng)的質(zhì)量和檔案檢索服務(wù)的水平。二、檔案檢索的意義和作用（一）是提高檔案管理部門(mén)業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和利用服務(wù)水平的重要手段從某種意義上說(shuō)，檔案檢索是一種在大量的檔案信息和用戶(hù)需求之間進(jìn)行居間促成的過(guò)程，是從最接近用戶(hù)請(qǐng)求的檔案信息中檢索選定的相關(guān)信息線(xiàn)索和信息內(nèi)容的過(guò)程。這說(shuō)明，檔案檢索常常是促進(jìn)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的必由途徑。通過(guò)檢索，可以及時(shí)、準(zhǔn)確地將用戶(hù)所需要的檔案數(shù)據(jù)、信息查找出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息及時(shí)利用、有效利用和廣泛傳播的檔案管理目標(biāo)。（二）是廣泛傳播檔案信息，促進(jìn)檔案利用價(jià)值實(shí)現(xiàn)的必要途徑通過(guò)編制和使用某些檔案檢索工具，開(kāi)展規(guī)范的檔案著錄標(biāo)引工作，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的智力控制，保證為利用者提供可靠、真實(shí)、可理解、可利用的檔案資源。例如，通過(guò)對(duì)多級(jí)檔案著錄等規(guī)則的應(yīng)用，立檔單位和國(guó)家檔案館可以有效地分析、選擇和記錄檔案的所屬全宗、檔案文件及其組合體的來(lái)源線(xiàn)索、檔案的管理史、檔案的所屬類(lèi)項(xiàng)及法律法規(guī)約束要求等方面的信息線(xiàn)索，從而為從事歷史研究、科學(xué)研究、業(yè)務(wù)研究的檔案用戶(hù)以及檔案管理人員等，提供清晰可辨的歷史線(xiàn)索及檔案文件之間的關(guān)聯(lián)信息線(xiàn)索。（三）是維護(hù)檔案真實(shí)性、可理解性、可利用性的必要手段就整體而言，檔案檢索的一般原理可以被理解為：對(duì)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化整合的檔案資源檢索信息集合與檔案利用者需求信息集合進(jìn)行合理匹配、選擇的過(guò)程。三、檔案檢索的基本原理存儲(chǔ)：也稱(chēng)檔案資源信息組織，其目的是通過(guò)一定的方式，按照一定的規(guī)則要求，把原始狀態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為一種有序的檔案信息集合?！皺n案資源”與“檔案”的區(qū)別是：檔案資源既包括一般意義上的檔案，同時(shí)也包括通過(guò)數(shù)字化加工而獲得的檔案數(shù)字化副本、可以彌補(bǔ)檔案內(nèi)容不足的文獻(xiàn)資料等。所以，檔案資源是一個(gè)綜合性的概念。（一）存儲(chǔ)檔案檢索的查檢過(guò)程實(shí)質(zhì)上是存儲(chǔ)過(guò)程的逆過(guò)程。查檢的過(guò)程是利用者的信息提問(wèn)與檔案資源檢索信息相比較而決定檔案取舍的過(guò)程。在一般的檢索實(shí)踐中，檔案利用者首先要通過(guò)自然語(yǔ)言將自己對(duì)檔案資源的需求表達(dá)出來(lái)，之后檔案資源管理部門(mén)針對(duì)用戶(hù)的信息提問(wèn)，進(jìn)行需求主題概念分析，并將概念分析的結(jié)果根據(jù)一定的檢索語(yǔ)言規(guī)則轉(zhuǎn)換成檢索詞。最后則是用檢索詞與存儲(chǔ)的檢索信息相比較和匹配，如能取得一致，則被檔案信息檢索系統(tǒng)檢索命中，找到所需檔案資源；如果無(wú)法匹配，就需改換或修改檢索詞，繼續(xù)重新查找，直到兩者一致為止。（二）查檢一是全文檢索。這種檢索是以檔案文件或其組合體的全文、摘要等為對(duì)象的檔案檢索活動(dòng)。例如，利用者為了進(jìn)行歷史研究、科學(xué)研究、編寫(xiě)參考資料等，需要大量的檔案文件作為參考和支撐，為滿(mǎn)足這些利用需求，就需要檔案部門(mén)開(kāi)展相應(yīng)的全文檢索服務(wù)。二是數(shù)據(jù)檢索。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)了大量的業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)、專(zhuān)業(yè)性數(shù)據(jù)、科技數(shù)據(jù)、自然現(xiàn)象的觀測(cè)觀察及分析性數(shù)據(jù)、各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)資源常常是決策者、研究者、設(shè)計(jì)者、市場(chǎng)分析者、數(shù)據(jù)分析工程師等用戶(hù)經(jīng)常需要檢索和訪(fǎng)問(wèn)的對(duì)象。為此，檔案部門(mén)應(yīng)利用相應(yīng)的檔案信息檢索系統(tǒng)，滿(mǎn)足此類(lèi)用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)查詢(xún)、數(shù)據(jù)分析的利用需求。三是事實(shí)檢索。檔案資源的檢索信息集合中，包含了大量的反映人類(lèi)活動(dòng)事件、項(xiàng)目、案件等方面的著錄信息線(xiàn)索（如時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件過(guò)程、事件結(jié)果等）和相關(guān)的元數(shù)據(jù)。這些信息可以有效地滿(mǎn)足相關(guān)檔案用戶(hù)對(duì)歷史事件的事實(shí)性數(shù)據(jù)查詢(xún)的需要。四、檔案檢索的類(lèi)型（一）從存儲(chǔ)和查檢的內(nèi)容角度事實(shí)檢索是一個(gè)相當(dāng)復(fù)雜的過(guò)程，目前通常還需要依靠人工來(lái)完成。具體做法是：首先利用檔案檢索工具、工具書(shū)、數(shù)據(jù)庫(kù)或其他途徑查出相關(guān)的原始檔案數(shù)據(jù)、事實(shí)或檔案文件的信息線(xiàn)索，然后進(jìn)行比較分析，篩選過(guò)濾，最后才將得到的事實(shí)數(shù)據(jù)提供給利用者。隨著信息社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，數(shù)字檔案資源和電子檔案資源在整個(gè)檔案資源中所占的比重越來(lái)越高，尤其是電子政務(wù)、電子商務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，極大地改變了人們保存和利用信息資源的理念和做法。檔案資源的檢索對(duì)象越來(lái)越數(shù)字化，檔案檢索的類(lèi)型也出現(xiàn)了新的變化。文本檢索、圖像檢索、聲音檢索、圖片檢索等都已成為現(xiàn)代檔案資源信息檢索的重要組成部分。１．文本檢索文本檢索，亦稱(chēng)自然語(yǔ)言檢索，是指根據(jù)文本內(nèi)容（如關(guān)鍵字、語(yǔ)意等）對(duì)文本集合進(jìn)行檢索、分類(lèi)、過(guò)濾等。從信息技術(shù)角度來(lái)說(shuō)，文本檢索，指在不對(duì)檔案資源對(duì)象進(jìn)行任何標(biāo)引的情況下，直接通過(guò)計(jì)算機(jī)以自然語(yǔ)言中的語(yǔ)詞匹配查找的系統(tǒng)檢索方式。文本檢索進(jìn)行匹配的對(duì)象，可以是完整的檔案文件或其組合體，也可以是它的各個(gè)數(shù)據(jù)元，如題名、責(zé)任者、成文時(shí)間、職能主題、事件主題、業(yè)務(wù)活動(dòng)主題、記錄對(duì)象等。以檔案文件正文為對(duì)象進(jìn)行的匹配查找，被稱(chēng)為全文檢索。這種方式無(wú)須標(biāo)引，數(shù)據(jù)庫(kù)制作快，可以很快投入運(yùn)行。２．圖像檢索基于內(nèi)容的圖像檢索是通過(guò)對(duì)圖像集中的各個(gè)對(duì)象進(jìn)行內(nèi)容特征分析、相似度匹配來(lái)實(shí)現(xiàn)檢索目標(biāo)的。２０世紀(jì)９０年代以后，出現(xiàn)了對(duì)圖像的內(nèi)容語(yǔ)義，如圖像的顏色、紋理、布局等進(jìn)行分析和檢索的圖像檢索技術(shù)，即基于內(nèi)容的圖像檢索（ＣｏｎｔｅｎｔＢａｓｅｄＩｍａｇｅＲｅｔｒｉｅｖａｌ，ＣＢＩＲ）技術(shù)。ＣＢＩＲ屬于基于內(nèi)容檢索（ＣｏｎｔｅｎｔＢａｓｅｄＲｅｔｒｉｅｖａｌ，ＣＢＲ）的一種，ＣＢＲ中還包括對(duì)動(dòng)態(tài)視頻、音頻等其他形式多媒體信息的檢索技術(shù)。該技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為檔案部門(mén)提升對(duì)圖像型檔案資源的檢索能力，創(chuàng)造了有利條件。。１．全文檢索全文檢索是依托全文數(shù)據(jù)庫(kù)而進(jìn)行的一種檔案檢索類(lèi)型。檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)是將一個(gè)完整的信息源的全部?jī)?nèi)容轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別、處理的信息單元而形成的數(shù)據(jù)集合，它具有對(duì)全文數(shù)據(jù)進(jìn)行詞、字、段落等更深層次的編輯加工的功能。檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的特點(diǎn)是：（１）檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)包含的信息基本上是未經(jīng)信息加工的原始文本，具有良好的客觀性。（２）檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)的信息檢索可對(duì)文中任何內(nèi)容及其位置關(guān)系進(jìn)行查檢。（３）以自然語(yǔ)言檢索檔案文件。（４）檔案數(shù)據(jù)具有相對(duì)穩(wěn)定性。（５）數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)具有非結(jié)構(gòu)性。（二）從檢索系統(tǒng)中檔案信息的組織方式角度檔案全文檢索系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)技術(shù)，主要包括：（１）檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。即對(duì)計(jì)劃加載到全文數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，并組織專(zhuān)門(mén)人員錄入建庫(kù)。（２）文本預(yù)處理。包括規(guī)范格式，當(dāng)格式多種多樣時(shí)，應(yīng)加以整理，使檔案文件的格式規(guī)范化。（３）數(shù)據(jù)加載。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好以后，便可以加載到數(shù)據(jù)庫(kù)文件中去了。加載數(shù)據(jù)可用單件方式或批量方式。單件方式一次加載一份，適用于平時(shí)對(duì)檔案文件的隨時(shí)加載。批量方式一次加載多份，適用于集中大量加載的情況。（４）數(shù)據(jù)檢索。數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)之后，利用者便可根據(jù)全文檢索系統(tǒng)提供的檢索功能對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索了。（５）數(shù)據(jù)維護(hù)。在全文數(shù)據(jù)庫(kù)建立以后，檔案部門(mén)需要經(jīng)常對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容進(jìn)行索引、更新、追加和清理。２．多媒體檢索多媒體檢索是一種基于內(nèi)容的圖像（視頻）的檢索，是通過(guò)提取圖像（視頻）的顏色、紋理、形狀和運(yùn)動(dòng)等視覺(jué)特征來(lái)表征圖像（視頻）內(nèi)容所蘊(yùn)含的語(yǔ)義，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)查詢(xún)與管理圖像（視頻）數(shù)據(jù)的檢索目標(biāo)。多媒體檢索一般指多媒體分類(lèi)分檢索?；趦?nèi)容的視頻檢索、音頻檢索和基于視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)感知特征相似度比較的檢索，對(duì)多媒體內(nèi)容的描述都是基于其所蘊(yùn)含的語(yǔ)義信息來(lái)實(shí)現(xiàn)的。目前，語(yǔ)義概念模型主要包括：（１）高級(jí)語(yǔ)義，是對(duì)不同時(shí)空的若干多媒體事件高度抽象概念化的結(jié)果，它需要探討人腦的思維機(jī)制。（２）中級(jí)語(yǔ)義，是對(duì)高級(jí)語(yǔ)義中涉及的人、事件的分別描述，不涉及幾個(gè)事件的交叉。（３）低級(jí)語(yǔ)義，是利用視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)信息對(duì)多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行初步分類(lèi)，如音樂(lè)、語(yǔ)音等。檔案部門(mén)及相關(guān)信息管理部門(mén)可以通過(guò)對(duì)多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行語(yǔ)義標(biāo)注，實(shí)現(xiàn)多媒體檔案的結(jié)構(gòu)化，從而有效組織多媒體數(shù)據(jù)流，為多媒體檔案資源的檢索提供方便。（二）從檢索系統(tǒng)中檔案信息的組織方式角度３．超媒體檢索超媒體即“超級(jí)媒體”。超媒體是一種采用非線(xiàn)性網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)對(duì)塊狀多媒體信息（包括文本、圖像、視頻等）進(jìn)行組織和管理的技術(shù)。超媒體在本質(zhì)上和超文本是一樣的，只不過(guò)超媒體技術(shù)在誕生的初期所管理的對(duì)象是純文本，所以被叫作超文本。隨著多媒體檢索技術(shù)的興起和發(fā)展，超媒體檢索技術(shù)的管理對(duì)象從純文本擴(kuò)展到了多媒體。從檔案檢索的實(shí)現(xiàn)方式角度來(lái)劃分，檔案檢索包括線(xiàn)下檢索和線(xiàn)上網(wǎng)絡(luò)檢索兩種類(lèi)型。從今后的發(fā)展趨勢(shì)看，線(xiàn)上網(wǎng)絡(luò)檢索，尤其是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)檢索，將成為檔案利用者檢索和利用檔案資源的主要方式。從歷史上看，檔案資源的信息檢索經(jīng)歷了從手工檢索、計(jì)算機(jī)輔助檢索到網(wǎng)絡(luò)化、智能化檢索等多個(gè)發(fā)展階段。檔案資源的信息檢索的對(duì)象從相對(duì)封閉、穩(wěn)定一致、由獨(dú)立數(shù)據(jù)庫(kù)集中管理的檔案資源的信息內(nèi)容擴(kuò)展到開(kāi)放、動(dòng)態(tài)、更新快、分布廣泛、管理松散的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容；檔案資源的信息檢索的利用者也由原來(lái)的檔案專(zhuān)業(yè)人員擴(kuò)展到包括公務(wù)員、企業(yè)人員、教師學(xué)生等在內(nèi)的人群。利用者對(duì)檔案資源的信息檢索從結(jié)果到方式都提出了更高的要求。適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及個(gè)性化的需要，是目前檔案資源的信息檢索技術(shù)發(fā)展的新趨勢(shì)。（三）從檔案檢索的實(shí)現(xiàn)方式角度我國(guó)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》均對(duì)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室的信息檢索系統(tǒng)的功能提出了指導(dǎo)性的要求。包括：不設(shè)定檢索字段的簡(jiǎn)單檢索，選定多項(xiàng)檢索字段及其邏輯關(guān)系的高級(jí)檢索，精確檢索和模糊檢索，跨檔案門(mén)類(lèi)檢索，全文檢索，篩選檢索，截詞檢索，等等。應(yīng)支持用戶(hù)根據(jù)需要設(shè)定任意檢索條件查找其權(quán)限許可范圍內(nèi)的數(shù)字檔案資源，并能在檢索結(jié)果中做更精確查找。１．精確檢索精確檢索，又稱(chēng)精確搜索，即精確匹配檢索，是指檢索詞與資源庫(kù)中某一字段完全相同的檢索方式。精確匹配是指只有整個(gè)字段與檢索詞相同才匹配。精確檢索是指將輸入的檢索詞作為固定詞組進(jìn)行檢索。２．模糊檢索模糊檢索，即同義詞檢索，是指檔案信息檢索系統(tǒng)自動(dòng)按照利用者輸入關(guān)鍵詞的同義詞進(jìn)行模糊檢索，從而獲得更多檢索結(jié)果。（四）從檔案檢索的匹配方式角度３．跨檔案門(mén)類(lèi)檢索跨檔案門(mén)類(lèi)檢索，又稱(chēng)跨庫(kù)檢索，是指檔案信息檢索系統(tǒng)自動(dòng)按照利用者輸入的檢索詞，在不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（包括目錄庫(kù)、全文庫(kù)、專(zhuān)題庫(kù)等資源庫(kù)）中進(jìn)行檢索，為利用者提供更多檢索結(jié)果的匹配檢索方式。這種檢索可以極大地提高檔案資源利用者所需檔案信息的查全率。４．篩選檢索篩選檢索，又稱(chēng)篩選搜索，是檔案資源數(shù)據(jù)檢索流程中的一個(gè)重要階段。數(shù)據(jù)檢索包括數(shù)據(jù)排序和數(shù)據(jù)篩選兩項(xiàng)操作。（１）數(shù)據(jù)排序。在查看數(shù)據(jù)時(shí)，往往需要按照實(shí)際需要，把數(shù)據(jù)按一定的順序排列展示出來(lái)，這個(gè)過(guò)程被稱(chēng)為數(shù)據(jù)排序。（２）數(shù)據(jù)篩選，是指根據(jù)給定的條件，從排序表中查找滿(mǎn)足條件的記錄并且顯示出來(lái)，不滿(mǎn)足條件的記錄會(huì)被隱藏起來(lái)，這些條件被稱(chēng)為篩選條件。５．截詞檢索檔案信息截詞檢索是預(yù)防漏檢、提高檔案信息查全率的一種常用檢索技術(shù)。檔案信息檢索系統(tǒng)應(yīng)具備提供截詞檢索的功能。所謂截詞，是指在檔案檢索詞的合適位置進(jìn)行截?cái)?，然后使用截詞符①進(jìn)行處理，這樣既可減少輸入的字符數(shù)目，又可達(dá)到較高的查全率。截詞檢索一般采用后截?cái)?，部分支持中截?cái)?，能夠幫助提高檢索的查全率。檔案檢索效率，主要是指查找所需檔案信息、數(shù)據(jù)的全、準(zhǔn)程度，即查全率和查準(zhǔn)率。衡量檔案檢索效率的指標(biāo)有查全率、查準(zhǔn)率、漏檢率、誤檢率、檢索速度。這五個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)的具體含義和計(jì)算方法如下。１．查全率檔案查全率，是指從檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)檢出的相關(guān)的信息量與總量的比例查全率＝（檢出的相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量÷數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)相關(guān)文檔數(shù)據(jù)總量）×１００％２．查準(zhǔn)率檔案查準(zhǔn)率是衡量某一檢索系統(tǒng)的信號(hào)噪聲比的一種指標(biāo)，是指檢出的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)（檔案信息線(xiàn)索）與檢出的全部數(shù)據(jù)（檔案信息線(xiàn)索）的百分比查準(zhǔn)率＝（檢出的相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量÷檢出的文檔數(shù)據(jù)總量）×１００％五、檔案檢索效率和檢索策略（一）檔案檢索效率３．漏檢率檔案漏檢率即漏檢比例或漏檢概率，是與查全率相對(duì)應(yīng)的概念漏檢率＝（未檢出的相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量÷數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)相關(guān)文檔數(shù)據(jù)總量）×１００％４．誤檢率檔案誤檢率是指檢出的不相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量與檢出的文檔數(shù)據(jù)總量之比誤檢率＝（檢出的不相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量÷檢出的文檔數(shù)據(jù)總量）×１００％５．檢索速度檔案檢索速度是指利用者檢索相關(guān)檔案信息時(shí)的系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間長(zhǎng)短影響檔案檢索效率的因素是多種多樣的，具體來(lái)說(shuō)包括如下因素：（１）造成檔案查全率低的因素主要包括：檔案資源庫(kù)收錄數(shù)據(jù)不全；檔案索引詞匯缺乏控制和專(zhuān)指性；檔案詞表結(jié)構(gòu)不完整；詞間關(guān)系模糊或不正確；標(biāo)引不詳；檔案標(biāo)引前后不一致；檔案標(biāo)引人員遺漏了檔案文件的重要概念或用詞不當(dāng)；檢索策略過(guò)于簡(jiǎn)單；等等。（２）造成檔案查準(zhǔn)率低的因素主要有：索引詞不能準(zhǔn)確描述檔案主題和檔案檢索要求；檔案標(biāo)引的組配規(guī)則不嚴(yán)密；選詞及詞間關(guān)系不正確；標(biāo)引過(guò)于詳盡；組配錯(cuò)誤；檔案檢索時(shí)所用檢索詞（或檢索表達(dá)式）的專(zhuān)指度不夠，檔案檢索面寬于檢索要求；等等。檔案檢索策略，就是在分析檢索提問(wèn)的基礎(chǔ)上，確定檢索的數(shù)據(jù)庫(kù)、檢索用詞，并明確檢索詞之間的邏輯關(guān)系和查找步驟的計(jì)劃安排。所謂“檢索表達(dá)式”是指檢索用詞與各運(yùn)算符組配成的算式。（二）檔案檢索策略檔案部門(mén)在對(duì)檔案利用者的需求分析中，通常應(yīng)澄清如下問(wèn)題：１．分析檔案信息利用者的檢索目的２．主題分析對(duì)利用者需求的主題分析應(yīng)注意處理好以下幾個(gè)問(wèn)題：第一，需求概念的表達(dá)要確切。抓住需求的實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容，分析出需求中有幾個(gè)概念組面。第二，找出核心需求的概念因素，排除掉無(wú)關(guān)概念因素；對(duì)意義不大的概念和重復(fù)概念，應(yīng)加以排除。事實(shí)上，過(guò)多過(guò)嚴(yán)的概念組配很可能導(dǎo)致大量的漏檢，甚至使檢索結(jié)果為零。因此有時(shí)需要簡(jiǎn)化邏輯關(guān)系，減少概念的限定詞，以提高檢索效果。第三，找出隱含的概念。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)引往往使用比較專(zhuān)指的詞，而用戶(hù)對(duì)標(biāo)引規(guī)則又不甚了解，往往會(huì)列出比較抽象的概念，而忽略了較專(zhuān)指的概念。第四，明確概念之間的邏輯（“與”“或”“非”）關(guān)系。弄清什么概念可用于擴(kuò)大檢索范圍，什么概念可作為進(jìn)一步縮小檢索范圍的用詞。一、檔案檢索語(yǔ)言概述二、《中國(guó)檔案分類(lèi)法》簡(jiǎn)介三、《中國(guó)檔案主題詞表》簡(jiǎn)介檔案檢索語(yǔ)言第二節(jié)第七章檔案的檢索第二節(jié)檔案檢索語(yǔ)言檔案檢索語(yǔ)言由詞匯和語(yǔ)法組成。通常具有三個(gè)構(gòu)成要素：一組系統(tǒng)的文字或符號(hào)，用來(lái)構(gòu)成檢索詞匯要素，如分類(lèi)號(hào)、主題詞、檔號(hào)等；具有一定量的詞匯，基本上可以表達(dá)檔案信息中所包含的主題概念；一套明確的語(yǔ)法規(guī)則，用以滿(mǎn)足檔案檢索系統(tǒng)多樣化的檢索需求。主要特點(diǎn)：可以簡(jiǎn)明、專(zhuān)指地表達(dá)檔案及檢索需求的主題概念；詞語(yǔ)與概念一一對(duì)應(yīng)；可以明確顯示出概念之間的相互關(guān)系，便于對(duì)概念進(jìn)行系統(tǒng)排列；方便檢索時(shí)對(duì)檔案標(biāo)引用語(yǔ)進(jìn)行相符性比較；對(duì)人類(lèi)活動(dòng)的職能、事務(wù)、事件等概念的明確表達(dá)，有助于利用者更好地理解和使用檔案的信息內(nèi)容。一、檔案檢索語(yǔ)言概述（一）檔案檢索的概念《中檔法》是以國(guó)家機(jī)構(gòu)及其他社會(huì)組織所從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述內(nèi)容和特點(diǎn)，分門(mén)別類(lèi)組成的分類(lèi)表。這個(gè)分類(lèi)法的編制原則包括：（１）分類(lèi)體系的確立、類(lèi)目的設(shè)置和其序列的先后，都力求具有思想性、科學(xué)性、邏輯性、實(shí)用性，充分反映我國(guó)檔案的特點(diǎn)，適應(yīng)我國(guó)社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)利用檔案的需要。（２）分類(lèi)法的體系和基本類(lèi)目的設(shè)置，以不同歷史時(shí)期的國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，緊密結(jié)合檔案內(nèi)容記述和反映的事物屬性關(guān)系，采取從總到分、從一般到具體的邏輯體系。（３）分類(lèi)法在總體上具有概括性和包容性，能夠容納各個(gè)歷史時(shí)期、各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所形成的各類(lèi)檔案，并力求保持基本類(lèi)目的穩(wěn)定性。分類(lèi)法既能滿(mǎn)足檔案管理部門(mén)現(xiàn)存檔案的內(nèi)容信息分類(lèi)的需要，又給今后的變化留下了充分的余地。（４）分類(lèi)法的類(lèi)目名稱(chēng)和標(biāo)記符號(hào)，力求準(zhǔn)確、規(guī)范、簡(jiǎn)明、易懂、好記，便于人們掌握和使用。二、《中國(guó)檔案分類(lèi)法》簡(jiǎn)介（一）《中檔法》的編制原則《中檔法》的宏觀結(jié)構(gòu)包括：（１）編制說(shuō)明。包括《中檔法》的編制目的、原則、體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)記制度、適用范圍，以及使用《中檔法》應(yīng)注意的問(wèn)題等。（２）分類(lèi)表?！吨袡n法》提供的分類(lèi)表包括中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表、新民主主義檔案分類(lèi)表、民國(guó)檔案分類(lèi)表和清代檔案分類(lèi)表。四個(gè)分類(lèi)表中的每一個(gè)分類(lèi)表，都由主表和輔助表組成。主表是分類(lèi)法的主體，是分類(lèi)體系的具體體現(xiàn)。輔助表是對(duì)主表類(lèi)目進(jìn)行復(fù)分的依據(jù)。（３）附錄。《中檔法》的附錄包括編委會(huì)名單、綜合編審組名單，以及審定委員會(huì)的審定意見(jiàn)和后記等。（二）《中檔法》的體例結(jié)構(gòu)《中檔法》的微觀結(jié)構(gòu)——四大分類(lèi)表中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表包括主表和輔助表兩大部分，主表共設(shè)置了１９個(gè)基本大類(lèi)１．中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表（二）《中檔法》的體例結(jié)構(gòu)２．新民主主義檔案分類(lèi)表新民主主義檔案分類(lèi)表由主表和綜合復(fù)分表組成，主表中其設(shè)置了１３個(gè)基本大類(lèi)3．民國(guó)檔案分類(lèi)表民國(guó)檔案分類(lèi)表由主表和輔助表構(gòu)成，主表中共設(shè)置了１６個(gè)基本大類(lèi)4．清代檔案分類(lèi)表清代檔案分類(lèi)表由主表和輔助表構(gòu)成，主表中設(shè)置的大類(lèi)參見(jiàn)下表《中國(guó)檔案主題詞表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《中主表》）共收錄主題詞２７２８８條，其中正式主題詞２２７５９條，非正式主題詞４５２９條。在選詞中遵循的原則是：第一，以馬列主義、毛澤東思想為指導(dǎo)，堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點(diǎn)，力求思想性、科學(xué)性和實(shí)用性的統(tǒng)一。第二，選用的主題詞能夠反映綜合性檔案館、機(jī)關(guān)檔案室收藏檔案內(nèi)容的主題概念，在標(biāo)引和檢索中具有使用價(jià)值和一定的使用頻率。第三，選用的主題詞符合漢語(yǔ)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，詞形簡(jiǎn)練、概念明確、詞義單一。三、《中國(guó)檔案主題詞表》簡(jiǎn)介（一）選詞原則《中主表》由主表、詞族索引、范疇索引、首字筆畫(huà)檢字表和附表、附錄組成。（１）主表。主表的基本單元是主題詞款目。主題詞款目由款目主題詞及其漢語(yǔ)拼音、范疇號(hào)、注釋和詞間關(guān)系項(xiàng)等內(nèi)容構(gòu)成。（２）詞族索引。詞族索引是把主表中具有屬分關(guān)系、包含關(guān)系和整體部分關(guān)系的正式主題詞，按規(guī)定屬分級(jí)別展開(kāi)全顯示的一種詞族系統(tǒng)。這種索引在標(biāo)引和檢索中提供系統(tǒng)查詞和選定標(biāo)引詞的輔助工具；在機(jī)檢系統(tǒng)中是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)擴(kuò)檢、縮檢、上位登錄及滿(mǎn)足族性檢索的重要手段。（３）范疇索引。它是將主表中的全部主題詞按照既定的類(lèi)目分類(lèi)排列，以便按類(lèi)查詞的一種輔助工具。（４）附表。即人名表和機(jī)構(gòu)名表。（二）體例結(jié)構(gòu)根據(jù)主題概念查找《中主表》，選詞的方法包括：（１）按漢語(yǔ)拼音音序、調(diào)序、字形筆畫(huà)參照天頭提示，從主表或附表中查找標(biāo)引用的主題詞，或按筆畫(huà)筆順從詞目首字筆畫(huà)檢字表中檢出主題詞的首字，再按該字所在頁(yè)碼從主表中查找標(biāo)引用的主題詞。（２）按分類(lèi)類(lèi)目從范疇索引中查找標(biāo)引用的主題詞，必要時(shí)再?gòu)闹鞅碇胁殚喸撛~的詞間關(guān)系項(xiàng)，以選定更恰當(dāng)?shù)闹黝}詞。（３）所選詞在主表、附表或范疇索引中標(biāo)明屬非正式主題詞者，應(yīng)轉(zhuǎn)換為正式主題詞做標(biāo)引詞。（４）在主表中查到的主題詞，如果不能恰當(dāng)反映檔案文件主題，可參考該詞的詞間關(guān)系進(jìn)行校正，也可按該詞的范疇號(hào)或族首詞在索引表中查找更恰當(dāng)?shù)脑~。（５）從詞族索引中查找屬性相同的某一族詞，從中選定最專(zhuān)指的主題詞。必要時(shí)，再?gòu)闹鞅碇胁殚喸撛~的其他詞間關(guān)系，以選定更恰當(dāng)?shù)闹黝}詞。（６）在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行標(biāo)引、檢索時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)機(jī)讀主題詞表中的詞族索引進(jìn)行上位登錄和自動(dòng)擴(kuò)檢、縮檢，以提高標(biāo)引速度和檢索效率。（三）《中主表》的使用方法一、檔案著錄的概念和價(jià)值二、檔案的標(biāo)引三、檔案著錄的主要規(guī)則四、檔案標(biāo)引的步驟檔案的著錄標(biāo)引第三節(jié)第七章檔案的檢索第三節(jié)檔案的著錄標(biāo)引檔案界對(duì)檔案著錄概念的理解是：“在編檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。”檔案著錄是在編檔案目錄和建立檔案信息檢索系統(tǒng)時(shí)，按照檔案管理的基本原則，依據(jù)一定規(guī)則，對(duì)檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。這個(gè)術(shù)語(yǔ)概念的基本含義是：第一，明確了檔案著錄的主要目標(biāo)。開(kāi)展檔案著錄的主要目標(biāo)是建立方便檔案管理和檔案內(nèi)容信息利用的檔案目錄和檔案信息檢索系統(tǒng)。第二，明確了檔案著錄需要遵循的基本思想和行為準(zhǔn)則。檔案著錄是檔案業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，肩負(fù)著維護(hù)檔案的來(lái)源、全宗等方面歷史聯(lián)系的使命，所以它不僅僅是為檔案用戶(hù)提供檢索利用檔案資源的服務(wù)的。通過(guò)有效地著錄檔案的各數(shù)據(jù)項(xiàng)，它也可以為檔案用戶(hù)深刻地理解檔案的內(nèi)容、系統(tǒng)客觀地總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)、呈清歷史事實(shí)、發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動(dòng)的規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)等，提供可靠、真實(shí)的歷史信息線(xiàn)索。一、檔案著錄的概念和價(jià)值（一）檔案著錄概念的術(shù)語(yǔ)定義第三，明確了檔案著錄應(yīng)按一定規(guī)則進(jìn)行的基本要求。編制較為理想的檔案著錄規(guī)則可以通過(guò)制定必要的行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)現(xiàn)。目前我國(guó)在開(kāi)展檔案著錄活動(dòng)中，雖然有《檔案著錄規(guī)則》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但是由于其制定的時(shí)間較早，針對(duì)的又主要是以紙質(zhì)檔案為對(duì)象的手工著錄，所以在標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)方面還需加強(qiáng)。當(dāng)在采標(biāo)方面，積極向ＩＳＡＤ（Ｇ）靠攏，并組織人力加速進(jìn)行《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)的修訂和完善工作，并將多極著錄的規(guī)則作為檔案著錄的規(guī)則納入標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性要求之中。第四，著錄不能僅局限在對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征的分析、選擇和記錄的層面，還應(yīng)對(duì)著錄的檔案對(duì)象所屬的全宗、來(lái)源特征及分類(lèi)結(jié)果等信息線(xiàn)索進(jìn)行分析、選擇和準(zhǔn)確記錄。１．檔案著錄是人類(lèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源進(jìn)行全生命周期管理和利用的重要手段２．檔案著錄是對(duì)檔案進(jìn)行智力控制，保證利用者所用檔案資源的可靠性、真實(shí)性、可理解性、可利用性的重要措施３．檔案著錄具有登記、介紹、報(bào)道、傳播檔案內(nèi)容信息的功能和促進(jìn)檔案資源利用與開(kāi)發(fā)的價(jià)值（二）檔案著錄的價(jià)值和作用１．基本規(guī)則依據(jù)《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》檔案分類(lèi)標(biāo)引應(yīng)遵守以下六項(xiàng)基本要求：（１）確定分類(lèi)標(biāo)引依據(jù)要求。檔案分類(lèi)標(biāo)引應(yīng)以社會(huì)組織從事實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。（２）分類(lèi)標(biāo)引工具選擇要求。應(yīng)選擇《中檔法》（包括各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)編制的檔案分類(lèi)法）及其使用指南。（３）分類(lèi)標(biāo)引類(lèi)目理解要求。要正確地理解分類(lèi)標(biāo)引詞典中的類(lèi)目含義和范圍，避免脫離類(lèi)目之間的聯(lián)系和類(lèi)目注釋的限定，片面地理解類(lèi)目含義。（４）分類(lèi)標(biāo)引深度和分類(lèi)標(biāo)識(shí)要求。分類(lèi)標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當(dāng)?shù)姆诸?lèi)標(biāo)引深度。（５）專(zhuān)指性要求。分類(lèi)標(biāo)引必須按專(zhuān)指性的要求，分入恰當(dāng)?shù)念?lèi)目，切不可分入較寬的上位類(lèi)或較窄的下位類(lèi)。（６）一致性要求。分類(lèi)標(biāo)引應(yīng)保持一致性。含有相同或相似主題內(nèi)容的檔案對(duì)象所標(biāo)引的分類(lèi)號(hào)均應(yīng)一致。（二）檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則２．各種類(lèi)型檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則《檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則》（ＧＢ／Ｔ１５４１８—２００９）明確了各種類(lèi)型檔案分類(lèi)標(biāo)引時(shí)選擇標(biāo)引工具的規(guī)則和標(biāo)引級(jí)次的確定規(guī)則。具體要求包括：（１）檔案分類(lèi)表的選用。清代檔案使用清代檔案分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引；民國(guó)檔案使用民國(guó)檔案分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引；革命歷史檔案使用新民主主義檔案分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引；中華人民共和國(guó)時(shí)期的檔案使用中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引；專(zhuān)業(yè)檔案館（室）、部門(mén)檔案館（室）、企事業(yè)單位檔案館（室），在使用《中檔法》進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引時(shí)，本專(zhuān)業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類(lèi)表進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。（２）檔案分類(lèi)標(biāo)引級(jí)次。一般以文件級(jí)、案卷級(jí)為單元進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。若遇檔案內(nèi)容聯(lián)系緊密或者幾份文件或幾個(gè)案卷記述同一事物的情況，也可以將其作為一個(gè)單元進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引。３．各種主題檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則（１）單主題文件或案卷，一般依主題主體因素所屬的類(lèi)目標(biāo)引。若是從一個(gè)方面對(duì)主題進(jìn)行論述，就依這方面所屬類(lèi)目標(biāo)引；若是從多方面對(duì)主題進(jìn)行論述，一般只依主題所屬類(lèi)目做整體標(biāo)引。（２）文件或案卷論述的主題內(nèi)容互相交叉時(shí)，應(yīng)依據(jù)《中檔法》關(guān)于集中與分散的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。（３）文件或案卷論述的主題涉及國(guó)家、地區(qū)、民族、時(shí)代等因素時(shí)，若《中檔法》中注明需要復(fù)分，則應(yīng)標(biāo)出復(fù)分號(hào)，否則可以省略。（４）多主題的文件或案卷，標(biāo)引時(shí)應(yīng)充分考慮利用者的檢索需要、主題價(jià)值及主題邏輯關(guān)系加以綜合分析，再賦予一個(gè)或幾個(gè)分類(lèi)號(hào)。（５）文件、案卷論述的多個(gè)主題之間是并列關(guān)系且均具有檢索價(jià)值，可分別予以標(biāo)引。（６）文件、案卷論述的多個(gè)主題之間是從屬關(guān)系，一般應(yīng)對(duì)母主題做整體標(biāo)引；如果子主題也具有檢索價(jià)值，也可對(duì)子主題做互見(jiàn)標(biāo)引。（７）文件、案卷論述的多個(gè)主題之間是因果或影響關(guān)系，一般應(yīng)對(duì)結(jié)果或受影響的主題進(jìn)行標(biāo)引。對(duì)于互為因果的、互相影響的主題，做全面標(biāo)引。（８）檔案內(nèi)容涉及的幾個(gè)主題之間，如存在應(yīng)用關(guān)系，一般依被應(yīng)用主題所屬類(lèi)目標(biāo)引。必要時(shí)可以對(duì)其他主題附加相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)。檔案分類(lèi)標(biāo)引的一般工作程序如下。第一步，研讀分類(lèi)標(biāo)引詞典，如《中檔法》等。深入透徹地掌握其使用方法。第二步，分析檔案主題。應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過(guò)分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問(wèn)題，判明其屬性特征，以便正確歸類(lèi)。第三步，判定所屬類(lèi)別。進(jìn)行主題分析后，須確定在文件、案卷所論述的事物中，哪些主題能為利用者提供檢索途徑，應(yīng)予以標(biāo)引。然后根據(jù)主題性質(zhì)，到分類(lèi)標(biāo)引工具書(shū)（分類(lèi)表）中查找其所屬的類(lèi)目。第四步，標(biāo)引分類(lèi)號(hào)。這是用《中檔法》等工具書(shū)（分類(lèi)表）中的類(lèi)號(hào)來(lái)表達(dá)檔案主題性質(zhì)的標(biāo)引過(guò)程，也就是將判定的類(lèi)別賦予分類(lèi)標(biāo)識(shí)。給予分類(lèi)號(hào)，應(yīng)根據(jù)文件、案卷內(nèi)容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對(duì)象檢索需求等特點(diǎn)，采用恰當(dāng)?shù)姆绞胶头椒ǎ瑴?zhǔn)確、一致、適度地標(biāo)引出來(lái)。遇有難以分類(lèi)的新事物、新主題的檔案材料，分類(lèi)表上無(wú)確切類(lèi)目可歸時(shí)，各檔案館（室）可增設(shè)新類(lèi)目予以分類(lèi)標(biāo)引，同時(shí)上報(bào)《中檔法》編委會(huì)確認(rèn)。今后若遇到同類(lèi)主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。第五步，審校。審校是分類(lèi)標(biāo)引的最后一道工序，是確保標(biāo)引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內(nèi)容包括檢查驗(yàn)證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，類(lèi)目辨識(shí)是否準(zhǔn)確，同一主題的檔案是否歸類(lèi)一致，標(biāo)引的類(lèi)號(hào)是否充分、完整、準(zhǔn)確，書(shū)寫(xiě)是否正確無(wú)誤。審校程序通常包括自校、互校和總校等。（三）檔案分類(lèi)標(biāo)引程序１．主題分析主題分析是主題標(biāo)引的基礎(chǔ)，是通過(guò)對(duì)檔案的內(nèi)容特征進(jìn)行分析，準(zhǔn)確提煉和選定主題概念的過(guò)程。其工作內(nèi)容包括：（１）審讀檔案。（２）明確主題類(lèi)型。檔案的主題類(lèi)型可以被分為單主題和多主題兩種。（３）分析主題結(jié)構(gòu)。構(gòu)成主題的因素一般可以被分解為：主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素、文種因素等。（４）選定主題概念。選定主題概念的原則是：選定的主題概念應(yīng)是檔案中論述的問(wèn)題，應(yīng)具有實(shí)際檢索意義，應(yīng)能準(zhǔn)確地表達(dá)檔案的核心主題及有檢索價(jià)值的主題。（四）檔案主題標(biāo)引２．選詞標(biāo)引選詞標(biāo)引即對(duì)檔案主題概念給予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程。具體內(nèi)容包括：（１）選出的主題概念應(yīng)轉(zhuǎn)化成檔案主題詞表中的正式主題詞進(jìn)行標(biāo)引，書(shū)寫(xiě)形式應(yīng)與詞表中的詞形相一致，非正式主題詞不能作為標(biāo)引詞使用。（２）應(yīng)選用檔案主題詞表中與檔案主題概念直接相對(duì)應(yīng)的、專(zhuān)指的主題詞。（３）當(dāng)詞表中沒(méi)有與檔案主題概念直接相對(duì)應(yīng)的專(zhuān)指主題詞時(shí)，應(yīng)選用兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。組配應(yīng)是概念組配，其中包括交叉組配（指用兩個(gè)或兩個(gè)以上具有概念交叉關(guān)系的同級(jí)主題詞組配表達(dá)相應(yīng)的下位概念）和限定組配（指由一個(gè)表示事物的主題詞與另外一個(gè)或幾個(gè)表示事物某個(gè)屬性或某個(gè)方面的主題詞組配表達(dá)相應(yīng)的下位概念）。組配標(biāo)引的規(guī)則是：優(yōu)先考慮交叉組配，然后考慮限定組配；應(yīng)選用與檔案主題概念關(guān)系最密切、最臨近的主題詞進(jìn)行組配，不能越級(jí)組配，即不能用其上位或下位主題詞組配；組配結(jié)果所表達(dá)的概念應(yīng)清楚、確切，只能表達(dá)一個(gè)主題概念；避免多主題虛假組配造成誤檢；當(dāng)某一主題概念在詞表中有組代主題詞（先組復(fù)合詞）時(shí)，應(yīng)選用規(guī)定的組代主題詞，不應(yīng)另選其他主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。（４）當(dāng)某一主題概念在詞表中查不到專(zhuān)指的主題詞，也無(wú)法通過(guò)組配標(biāo)引來(lái)表達(dá)該主題概念時(shí)，可以采用靠詞標(biāo)引法。（５）關(guān)鍵詞標(biāo)引?？吭~標(biāo)引法有兩種：一是用上位概念主題詞做靠詞標(biāo)引，即從詞族索引中選用最直接的上位概念主題詞進(jìn)行標(biāo)引，但不應(yīng)使用越級(jí)上位主題詞標(biāo)引。二是用近義詞做靠詞標(biāo)引，即從范疇索引中選用與主題概念含義最相近的主題詞進(jìn)行標(biāo)引。某些概念采用組配的結(jié)果會(huì)出現(xiàn)多義；某些概念雖可進(jìn)行靠詞標(biāo)引，但這些概念的被標(biāo)引頻率較高；詞表中明顯漏選的詞；表達(dá)新生事物的詞。關(guān)鍵詞應(yīng)盡可能選自其他詞表或較權(quán)威的參考書(shū)、工具書(shū)，選用的關(guān)鍵詞應(yīng)詞形簡(jiǎn)練、概念明確、實(shí)用性強(qiáng)。使用關(guān)鍵詞標(biāo)引后，應(yīng)有所記錄，并反饋到所用檔案主題詞表的管理部門(mén)。一個(gè)標(biāo)引對(duì)象，標(biāo)引用詞一般為２～１０個(gè)。ＩＳＡＤ（Ｇ）的著錄規(guī)則主要包括“檔案多級(jí)著錄規(guī)則”和“各檔案著錄項(xiàng)規(guī)則”兩個(gè)部分。檔案多級(jí)著錄規(guī)則：是指根據(jù)檔案實(shí)體分類(lèi)的不同級(jí)次，自上而下依次加以著錄的規(guī)則。ＩＳＡＤ（Ｇ）中的著錄規(guī)則共細(xì)分為２６項(xiàng)，其中有一部分與《檔案著錄規(guī)則》中的著錄規(guī)則相同，但有許多著錄規(guī)則是《檔案著錄規(guī)則》沒(méi)有的。這些目前還沒(méi)有被我們列入檔案著錄規(guī)則的內(nèi)容包括：１．行政管理沿革、傳記梗概著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)著錄單位形成負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)的由來(lái)、形成、發(fā)展及工作等的重要信息，或?qū)χ泦挝回?fù)有責(zé)任的個(gè)人的生平或工作等的重要信息進(jìn)行簡(jiǎn)要著錄。規(guī)則目標(biāo)是：提供檔案形成單位的行政管理沿革或檔案形成者的生平傳記的情況，以便使檔案處于一定的歷史背景中，使之能被更好地理解。對(duì)于個(gè)人或家族，著錄其全名和頭銜、生卒年月、出生地、曾經(jīng)居住地、活動(dòng)、職業(yè)或職務(wù)、原名及其他名稱(chēng)、重要的成就及死亡地等信息。三、檔案著錄的主要規(guī)則（一）ISAD（G）的著錄規(guī)則介紹２．檔案歷史沿革著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)著錄單位形成負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)的由來(lái)、形成、發(fā)展及工作等的重要信息，或?qū)χ泦挝回?fù)有責(zé)任的個(gè)人的生平或工作等的重要信息進(jìn)行簡(jiǎn)要著錄。規(guī)則目標(biāo)是：提供檔案形成單位的行政管理沿革或檔案形成者的生平傳記的情況，以便使檔案處于一定的歷史背景中，使之能被更好地理解。對(duì)于個(gè)人或家族，著錄其全名和頭銜、生卒年月、出生地、曾經(jīng)居住地、活動(dòng)、職業(yè)或職務(wù)、原名及其他名稱(chēng)、重要的成就及死亡地等信息。３．檔案整理體系著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)著錄單位的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序及分類(lèi)體系等的有關(guān)情況，以及檔案工作人員的處理情況進(jìn)行著錄。對(duì)于電子文件，還需著錄有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面的文件或參考信息。規(guī)則的目標(biāo)是：提供檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序及（或）分類(lèi)體系等有關(guān)信息。４．檔案查閱管理?xiàng)l件著錄規(guī)則主要是對(duì)影響著錄單位查閱的法律或法律情況、契約、規(guī)章制度和政策等情況的著錄。著錄時(shí)，還應(yīng)說(shuō)明該著錄單位不可被查閱的時(shí)間期限和未來(lái)將適時(shí)開(kāi)放查閱的時(shí)間。規(guī)則的目標(biāo)是：給檔案利用者提供有關(guān)限制或影響查閱檔案的法律情況或規(guī)章制度等方面的信息。５．檔案復(fù)制管理?xiàng)l件著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)在著錄單位被提供查閱后有關(guān)其是否可被復(fù)制的管理?xiàng)l件的著錄，如版權(quán)的著錄。如果有關(guān)這些管理?xiàng)l件的情況不詳，那么應(yīng)予以著錄說(shuō)明。規(guī)則的目標(biāo)是：明確檔案利用時(shí)對(duì)檔案是否可進(jìn)行復(fù)制的任何限制條件。６．檔案物理特征與技術(shù)要求著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)任何影響著錄單位使用的重要的物理?xiàng)l件進(jìn)行著錄，如對(duì)保管要求及對(duì)利用著錄單位所需的軟件、硬件進(jìn)行著錄。規(guī)則的目標(biāo)是：說(shuō)明影響檔案使用的任何重要的物理特征或技術(shù)要求的信息。７．檔案檢索工具著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)檔案機(jī)構(gòu)或文件形成者所能夠提供檢索著錄單位的背景及內(nèi)容信息的檢索工具進(jìn)行著錄。規(guī)則的目標(biāo)是：確認(rèn)可供檢索檔案的任何檢索工具。８．檔案原件的留存及收藏地規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)可利用的著錄單位的原件的收藏地進(jìn)行著錄。如果原件已不存在，或其收藏地不詳，也應(yīng)說(shuō)明此情況。規(guī)則的主要目標(biāo)是：當(dāng)利用的檔案是復(fù)制件時(shí)，說(shuō)明其原件的留存、收藏地、可利用性及毀壞情況。１０．相關(guān)檔案的著錄單位著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)在同一收藏機(jī)構(gòu)或別處收藏機(jī)構(gòu)中根據(jù)來(lái)源或其他聯(lián)系相關(guān)的著錄單位的信息進(jìn)行著錄。規(guī)則的主要目標(biāo)是：提供相關(guān)檔案材料的著錄信息。９．復(fù)制件的留存及收藏地著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對(duì)可利用的著錄單位的復(fù)制件的收藏地進(jìn)行著錄。規(guī)則的主要目標(biāo)是：說(shuō)明檔案復(fù)制件的留存、收藏地及可利用的情況。我國(guó)現(xiàn)行的檔案著錄規(guī)則是國(guó)家檔案局于１９９９年５月３１日批準(zhǔn)的，自１９９９年１２月１日起開(kāi)始實(shí)施的行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）?！稒n案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）的主要內(nèi)容包括支持手工檔案目錄編制工作的著錄項(xiàng)目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、著錄格式、著錄級(jí)次、著錄用文字和著錄來(lái)源、著錄細(xì)則等。其中著錄細(xì)則是《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）的核心內(nèi)容，共包括７個(gè)大項(xiàng)（題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)）和若干個(gè)小項(xiàng)（子項(xiàng)）。《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）規(guī)定的７個(gè)大項(xiàng)的著錄項(xiàng)目中，每個(gè)大項(xiàng)還包括若干個(gè)子項(xiàng)。其中所規(guī)定的著錄項(xiàng)目用標(biāo)識(shí)符號(hào)主要適用于手工檢索工具，編制記錄目錄及建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)執(zhí)行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，一般應(yīng)省略這些著錄項(xiàng)目用標(biāo)識(shí)符號(hào)。（二）《檔案著錄規(guī)則》（DA/T

18—1999）的著錄規(guī)則介紹主題分析是確定被標(biāo)引檔案內(nèi)容主題概念的過(guò)程。檔案的內(nèi)容主題因素主要有五種。其中包括：四、檔案標(biāo)引的步驟（一）主題分析（１）主體因素，它是反映檔案主題內(nèi)容的關(guān)鍵性概念；（２）通用因素，它是對(duì)主體因素起補(bǔ)充和限定作用的通用概念；（３）位置因素，它是檔案內(nèi)容所記述對(duì)象的空間和地理位置概念；（４）時(shí)間因素，它是檔案所記述對(duì)象的存在時(shí)間概念；（５）檔案文件類(lèi)型因素，它是檔案文件所屬類(lèi)型和形式方面的概念。在檔案標(biāo)引中，檔案內(nèi)容的主體因素是最重要的，是不可遺漏的標(biāo)引對(duì)象（即必須通過(guò)規(guī)范的分類(lèi)號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞予以表達(dá)的對(duì)象）；而其他主題因素，則可通過(guò)分析，選擇有意義的予以標(biāo)引。概念轉(zhuǎn)換：利用檔案標(biāo)引工具（如《中檔法》《中主表》）等，將分析所得的檔案主題概念以檢索語(yǔ)言的形式表達(dá)或標(biāo)識(shí)出來(lái)。檔案分類(lèi)標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是：根據(jù)對(duì)檔案主題分析的結(jié)果查找檔案分類(lèi)標(biāo)引工具書(shū)，如《中檔法》及其他專(zhuān)業(yè)檔案分類(lèi)法（表），將用自然語(yǔ)言或書(shū)目語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)的檔案主題概念，轉(zhuǎn)換為分類(lèi)號(hào)并賦予檔案分類(lèi)標(biāo)引對(duì)象。檔案主題標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是：根據(jù)檔案主題分析的結(jié)果查找規(guī)范化的檔案主題詞轉(zhuǎn)換工具書(shū)，如《中主表》及各相關(guān)專(zhuān)業(yè)的檔案主題詞表等，將用自然或書(shū)面語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)的檔案主題概念，轉(zhuǎn)換為規(guī)范的主題詞并賦予檔案主題標(biāo)引對(duì)象。如果采用自然語(yǔ)言中的關(guān)鍵詞直接表達(dá)檔案的主題概念，即為關(guān)鍵詞標(biāo)引。對(duì)單主題的檔案標(biāo)引對(duì)象的概念轉(zhuǎn)換，只要賦予其相應(yīng)的一個(gè)分類(lèi)號(hào)或一個(gè)（或若干個(gè)）主題詞標(biāo)引即可；對(duì)多主題的檔案標(biāo)引對(duì)象的概念轉(zhuǎn)換，首先要將多主題分解為單主題，然后再分別賦予其相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)或主題詞。（二）檔案主題概念轉(zhuǎn)換一、檔案檢索體系二、檔案機(jī)讀目錄的建設(shè)三、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)四、常用的手工檔案檢索工具檔案檢索體系和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)第四節(jié)第六章檔案保護(hù)與安全管理第四節(jié)檔案檢索體系和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)１．建設(shè)原則各立檔單位的檔案部門(mén)和國(guó)家檔案館在建設(shè)檔案檢索體系的過(guò)程中，應(yīng)遵循如下三項(xiàng)基本原則：第一，規(guī)范性原則。檔案檢索體系的建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格遵從國(guó)家及行業(yè)性標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求，為檔案資源的有效查找和管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。第二，適用性原則。檔案檢索體系的建設(shè)應(yīng)充分考慮本單位及相關(guān)用戶(hù)的信息檢索需求，以為用戶(hù)提供快捷、滿(mǎn)意的檔案資源檢索服務(wù)為目標(biāo)。第三，可擴(kuò)展性原則。檔案檢索體系的建設(shè)應(yīng)考慮檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)（目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)提出的更新、擴(kuò)展和延伸的要求，為將來(lái)的技術(shù)發(fā)展提供框架和發(fā)展余地，并隨著信息技術(shù)發(fā)展和相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不斷完善而對(duì)檔案檢索體系進(jìn)行充實(shí)和修訂。一、檔案檢索體系（一）檔案檢索體系的建設(shè)原則和概念模型２．概念模型檔案檢索體系的建設(shè)是為立檔單位和國(guó)家檔案館保存的檔案資源的有效管理、合理控制和有效利用提供途徑。檔案檢索體系的建設(shè)可參照下圖的概念模型來(lái)進(jìn)行。無(wú)論是手工檔案檢索工具還是電子檔案檢索工具，按其編制體例，都可以被分為如下三種類(lèi)型：（１）目錄（２）索引（３）指南檔案檢索工具按其載體形式，可以被分為：（１）書(shū)本式檢索工具（２）卡片式檢索工具（３）縮微式檢索工具（４）機(jī)讀式檢索工具檔案檢索工具按其按功能，可以被分為：（１）館藏性檢索工具（２）查找性檢索工具（３）介紹性檢索工具（三）檔案檢索工具的種類(lèi)從檔案檢索工具的發(fā)展趨勢(shì)上看，機(jī)讀目錄代表了今后立檔單位和國(guó)家檔案館檔案目錄建設(shè)的發(fā)展方向。檔案機(jī)讀目錄的建設(shè)也是檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索現(xiàn)代化（信息化、網(wǎng)絡(luò)化）的必然要求。２００６年３月１５日，中國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布了《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６），當(dāng)年１０月１日起實(shí)施。在《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）實(shí)施前后，我國(guó)各地檔案行政管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)也陸續(xù)出臺(tái)了一系列的相關(guān)機(jī)讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范文件，如《明清檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》（ＤＡ／Ｔ３３—２００５）、《民國(guó)檔案機(jī)讀目錄軟磁盤(pán)數(shù)據(jù)交換格式》（ＤＡ／Ｔ２０．４—１９９９）、《革命歷史檔案機(jī)讀目錄軟磁盤(pán)數(shù)據(jù)交換格式》（ＤＡ／Ｔ１７．５—１９９５）等。二、檔案機(jī)讀目錄的建設(shè)（一）中國(guó)檔案機(jī)讀目錄相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)現(xiàn)狀《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）是我國(guó)各立檔單位和國(guó)家檔案館機(jī)讀目錄建設(shè)的基本指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。１．總則（１）字段描述?！吨袊?guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）為各種字段的使用提供了指南，為保證敘述的完整性和查找的方便性，該標(biāo)準(zhǔn)按字段標(biāo)識(shí)符數(shù)字遞增順序予以說(shuō)明，并規(guī)定各種數(shù)字字段的描述結(jié)構(gòu)，即：字段定義：對(duì)每個(gè)字段內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明。出現(xiàn)情況：對(duì)每個(gè)字段是否重復(fù)，是必備字段還是選擇使用字段進(jìn)行說(shuō)明。在有些字段中，還包括了對(duì)字段出現(xiàn)情況的說(shuō)明和限定。指示符：對(duì)指示符的值進(jìn)行說(shuō)明。子字段：按序列出子字段，及其適用范圍、重復(fù)性和是否必備的說(shuō)明。字段內(nèi)容注釋?zhuān)簩?duì)字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容和字段中子字段之間的關(guān)系進(jìn)行說(shuō)明，包括適用范圍、著錄用標(biāo)識(shí)符以及字段內(nèi)容形式的建議。相關(guān)字段：列出與本字段內(nèi)容相關(guān)的字段或數(shù)據(jù)元，以有助于字段的比較，并對(duì)相關(guān)字段的用法進(jìn)行簡(jiǎn)要的說(shuō)明。如果在某一字段的描述結(jié)構(gòu)中缺省其中的某一項(xiàng)，則表明該項(xiàng)內(nèi)容在該字段中尚無(wú)說(shuō)明。（二）《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（GB/T

20163—2006）的主要內(nèi)容（２）符號(hào)規(guī)范《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）所列舉的字段、指示符和子字段以及在與其有關(guān)的著錄和實(shí)例中，對(duì)符號(hào)采用下列規(guī)范：字段標(biāo)識(shí)符：用符號(hào)“＆”表示《信息技術(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的ＩＳ１，作為子字段標(biāo)識(shí)符的第一個(gè)符號(hào)?？崭穹河梅?hào)“?！北硎尽缎畔⒓夹g(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的空格符，即七位編碼字符集代碼表中的２／０位置上的這個(gè)字符?！埃！北硎驹摌?biāo)準(zhǔn)文本中的空格，或表示行文上顯現(xiàn)得不明顯但又必須出現(xiàn)的空格。子字段分隔符：用符號(hào)“＠”表示《信息技術(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的ＩＳ２，作為完整實(shí)例中的字段分隔符。記錄結(jié)束符：用符號(hào)“％”表示《信息技術(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的ＩＳ３，作為完整實(shí)例中的記錄結(jié)束符?！拔炊x”：當(dāng)短語(yǔ)“未定義”與指示符連用時(shí)，則表示在該指示符位置沒(méi)有賦值，用空格填充。系統(tǒng)外字符號(hào)：對(duì)目前暫不能錄入的系統(tǒng)外字符采用系統(tǒng)外字符號(hào)“＝”代替。非排序字符：ＩＳＯ６６３０目錄控制字符集中的０８／０８與０８／０９位置上的字符，即“≠ＮＢＳ≠”和“≠ＮＢＥ≠”字符，分別表示“不排序開(kāi)始”和“不排序結(jié)束”，即指明在兩個(gè)排序符號(hào)之間的數(shù)據(jù)是不用于排序的。２．記錄結(jié)構(gòu)（１）框架結(jié)構(gòu)。《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的ＩＳＯ２７０９的執(zhí)行格式，對(duì)用于交換的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)記錄規(guī)定了必須遵循的框架結(jié)構(gòu)，即由記錄頭標(biāo)、記錄目次區(qū)、數(shù)據(jù)字段區(qū)（變長(zhǎng)）和記錄結(jié)束符構(gòu)成。（２）記錄頭標(biāo)。根據(jù)ＩＳＯ２７０９的規(guī)定，每一條記錄由２４個(gè)字符的記錄頭標(biāo)開(kāi)始，記錄頭標(biāo)包含有ＩＳＯ２７０９中定義的關(guān)于記錄結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)和作為ＩＳＯ２７０９的執(zhí)行格式而由《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）專(zhuān)門(mén)定義的數(shù)據(jù)元①。這些作為執(zhí)行格式而定義的數(shù)據(jù)元是：記錄類(lèi)型、記錄級(jí)別、記錄級(jí)別關(guān)系、檔案控制、著錄等級(jí)、記錄的完整程度以及在編制記錄中是否采用《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）等。記錄頭標(biāo)中的數(shù)據(jù)元主要是為滿(mǎn)足記錄處理的需要，并被間接地用來(lái)確認(rèn)檔案著錄單位。（３）記錄目次區(qū)。在記錄頭標(biāo)之后為記錄的目次區(qū)，目次區(qū)中每個(gè)目次項(xiàng)由三個(gè)部分構(gòu)成：三位十進(jìn)制數(shù)表示的字段標(biāo)識(shí)符、四位十進(jìn)制數(shù)表示的數(shù)據(jù)字段的長(zhǎng)度，以及由五位十進(jìn)制數(shù)表示的字段起始字符位置。除此之外，在目次項(xiàng)中不再允許有其他字符。（４）變長(zhǎng)數(shù)據(jù)字段。變長(zhǎng)數(shù)據(jù)字段在目次區(qū)之后，其通常包括檔案目錄數(shù)據(jù)，而不是處理數(shù)據(jù)。（５）必備字段。機(jī)讀目錄的必備字段是指在機(jī)讀目錄記錄中必須提供的字段。《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）要求的必備字段包括：００１——記錄標(biāo)識(shí)號(hào)；０２０——檔號(hào)；１００——通用處理數(shù)據(jù)；１０１——檔案語(yǔ)種；２００——題名與責(zé)任說(shuō)明項(xiàng)；８０１——記錄來(lái)源。（６）記錄長(zhǎng)度?！吨袊?guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）對(duì)記錄長(zhǎng)度的限定為９９９９９個(gè)字符。記錄的長(zhǎng)度當(dāng)然也可以由交換單位雙方協(xié)商來(lái)確定。（７）記錄連接。在實(shí)際著錄工作中，如果需要將一個(gè)著錄單位②的記錄與另一個(gè)著錄單位的記錄連接，可使用記錄連接塊中的連接字段，這些字段就是專(zhuān)門(mén)為建立這樣的連接而設(shè)定的。（８）字符集。根據(jù)《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）生成的檔案機(jī)讀目錄，應(yīng)使用國(guó)家的字符集標(biāo)準(zhǔn)，或使用由國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的字符集標(biāo)準(zhǔn)。記錄頭標(biāo)、記錄目次區(qū)、指示符、子字段標(biāo)識(shí)符以及《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）所規(guī)定的代碼值，應(yīng)使用《信息技術(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的功能字符和圖形字符，該字符集在機(jī)讀目錄中被認(rèn)為是默認(rèn)的字符集。（９）數(shù)據(jù)重復(fù)。數(shù)據(jù)可能會(huì)出現(xiàn)重復(fù)的情況包括：數(shù)據(jù)既以編碼形式又以文字形式出現(xiàn)，既以顯示形式又以非顯示形式出現(xiàn)；檔案中含有不同語(yǔ)言文字的同一種信息；為熟悉多種語(yǔ)言文字的讀者提供多種著錄語(yǔ)言文字；為適應(yīng)各種復(fù)雜的輸出要求，同一種信息以不同文字形式重復(fù)。（１０）記錄塊功能?！吨袊?guó)檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）的數(shù)據(jù)字段區(qū)共分為１０塊。各個(gè)字段標(biāo)識(shí)符的第一個(gè)數(shù)字表示字段所屬的塊。３．記錄頭標(biāo)和數(shù)據(jù)字段——基本說(shuō)明這部分內(nèi)容主要說(shuō)明了“字段和子字段重復(fù)”、“字段順序”（記錄中的字段不需要規(guī)定其順序）、“子字段順序”、“字符”、“有歧義時(shí)使用的字符”、“非排序控制符”、“數(shù)據(jù)的形式與內(nèi)容”、“著錄用標(biāo)識(shí)符”、“中國(guó)追加字段”等方面的規(guī)則和建議。４．記錄頭標(biāo)和數(shù)據(jù)字段——字段描述記錄頭標(biāo)部分的內(nèi)容主要包括：記錄頭標(biāo)的定義，出現(xiàn)情況，字段標(biāo)識(shí)符、指示符和子字段，定長(zhǎng)數(shù)據(jù)元，字段內(nèi)容注釋?zhuān)嚓P(guān)字段等。記錄頭出現(xiàn)在每條記錄的開(kāi)始，必備且不可重復(fù)；總長(zhǎng)度為２４個(gè)字符（其中記錄長(zhǎng)度為５個(gè)字符，記錄狀態(tài)為１個(gè)字符，執(zhí)行代碼為４個(gè)字符，指示符長(zhǎng)度為１個(gè)字符，子字段標(biāo)識(shí)符長(zhǎng)度為１個(gè)字符，數(shù)據(jù)基地址為５個(gè)字符，記錄附加定義為３個(gè)字符，目次區(qū)目次項(xiàng)結(jié)構(gòu)為４個(gè)字符）。記錄頭標(biāo)部分主要對(duì)１０個(gè)功能塊的定義、出現(xiàn)情況（說(shuō)明是否必備）、指示符、子字段、字段內(nèi)容注釋、相關(guān)字段、代碼符號(hào)等方面的著錄規(guī)則和要求進(jìn)行說(shuō)明。５．附錄Ａ（規(guī)范性附錄）中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式數(shù)據(jù)格式樣例該附錄對(duì)“記錄交換形式”和“記錄字段形式”進(jìn)行了舉例說(shuō)明。６．附錄Ｂ（資料性附錄）中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式數(shù)據(jù)字段實(shí)例該附錄共列舉了１１個(gè)類(lèi)別的實(shí)例。其中包括：“Ｂ．１記錄頭標(biāo)實(shí)例”“Ｂ．２０——標(biāo)識(shí)塊實(shí)例”“Ｂ．３１——編碼信息塊實(shí)例”“Ｂ．４２——著錄信息塊實(shí)例”“Ｂ．５３——附注塊實(shí)例”“Ｂ．６４——記錄連接塊實(shí)例”“Ｂ．７５——相關(guān)題名塊實(shí)例”“Ｂ．８６——主題分析塊實(shí)例”“Ｂ．９７——文件責(zé)任塊實(shí)例”“Ｂ１０８——國(guó)際使用塊實(shí)例”“Ｂ１１９——國(guó)內(nèi)使用塊實(shí)例”等?？紤]到檔案目錄數(shù)據(jù)管理向檔案全文數(shù)據(jù)管理的延伸，所選的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合以下要求：（１）安全性能高（２）具有良好的開(kāi)放性（３）數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)（４）操作簡(jiǎn)便（５）支持多用戶(hù)共享（６）具有高性?xún)r(jià)比和適用性三、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（一）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的性能要求數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS）是管理數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)軟件，它將大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)據(jù)模型組織、存儲(chǔ)起來(lái)，并提供建立、操作、維護(hù)檔案目錄數(shù)據(jù)的命令和方法。目前，結(jié)構(gòu)化的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)均選擇關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ、Ｏｒａｃｌｅ、Ａｃｃｅｓｓ等。作為檔案管理系統(tǒng)的“內(nèi)核”，產(chǎn)品的選擇對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行效率和性?xún)r(jià)比的提高具有舉足輕重的作用。一般來(lái)說(shuō)，館藏量較豐富的國(guó)家檔案館或大型企事業(yè)單位的檔案館，可以?xún)?yōu)先考慮ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ：主流產(chǎn)品，其品牌信譽(yù)和市場(chǎng)支持程度較高，在兼容性和售后服務(wù)方面比較優(yōu)秀。Ｏｒａｃｌｅ、ＤＢ２這些大型數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品雖然系統(tǒng)性能和安全性更好，但價(jià)格過(guò)高，對(duì)操作人員的要求也偏高，更適合高端的商業(yè)性應(yīng)用，對(duì)一般檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)軟硬件配置費(fèi)用過(guò)高。有條件的國(guó)家檔案館或大型企業(yè)集團(tuán)檔案館也可以考慮選用這些數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。庫(kù)藏量不大的檔案館或綜合檔案室，考慮到今后的可擴(kuò)充性，在條件允許的情況下可選擇用中型的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ、Ｓｙｂａｓｅ等。普通檔案室檔案數(shù)據(jù)量少，一般僅對(duì)本單位內(nèi)部提供服務(wù)，對(duì)網(wǎng)上查詢(xún)和網(wǎng)絡(luò)安全的要求較低，可以選擇Ａｃｃｅｓｓ或ＶＦＰ。Ａｃｃｅｓｓ的網(wǎng)絡(luò)性能比ＶＦＰ好一些，要在網(wǎng)上提供檔案目錄查詢(xún)的檔案室最好使用Ａｃｃｅｓｓ。這兩種數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是價(jià)格便宜、操作簡(jiǎn)單，普通用戶(hù)適當(dāng)培訓(xùn)即可使用；缺點(diǎn)是安全性和網(wǎng)絡(luò)功能較差。（二）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的選擇購(gòu)置數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)可采取兩種辦法：一是選擇一些基本軟件包，保證應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行和一些數(shù)據(jù)庫(kù)的輔助操作，然后在此基礎(chǔ)上編程。二是不考慮經(jīng)濟(jì)因素，選擇其全部軟件包，然后根據(jù)自己的技術(shù)能力進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作量大，一個(gè)縣級(jí)檔案館的文件級(jí)條目數(shù)量就達(dá)百萬(wàn)以上。立檔單位和國(guó)家檔案館可在保證檔案安全的前提下，引入市場(chǎng)力量，組織實(shí)施檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作。具體措施可包括：（１）引入市場(chǎng)化運(yùn)作機(jī)制。將檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入工作外包給專(zhuān)門(mén)從事數(shù)據(jù)處理的公司，或者聘用數(shù)據(jù)錄入人員專(zhuān)職從事該項(xiàng)工作。在引入外部力量時(shí)，必須注意引入模式，并進(jìn)行合理分工。例如，通過(guò)招投標(biāo)方式來(lái)選擇合作公司，通過(guò)簽約來(lái)明確技術(shù)要求和雙方的權(quán)利、責(zé)任。在合作過(guò)程中，檔案部門(mén)要科學(xué)地分解任務(wù)，采取“兩頭在內(nèi)、中間在外”的分工模式，即前處理工作和質(zhì)量驗(yàn)收工作由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，而著錄數(shù)據(jù)的錄入工作主要依靠外部力量來(lái)完成。動(dòng)用社會(huì)力量建庫(kù)，必須對(duì)參與者進(jìn)行嚴(yán)格的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)并保證館藏檔案的安全。（２）分解任務(wù)，館、室共建。檔案館對(duì)于新移交的文件，可通過(guò)行政命令規(guī)定移交單位在移交檔案的同時(shí)，必須提交按規(guī)范格式制作的機(jī)讀檔案目錄。（三）檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的組織實(shí)施案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來(lái)的，固定案卷位置，統(tǒng)計(jì)案卷數(shù)量，監(jiān)督、保護(hù)檔案材料的一種管理工具。它也是檔案館（室）最基本的一種檢索工具。它既是查找檔案最基本的工具，又是編制其他檢索工具所必須參考使用的工具。四、常用的手工檔案檢索工具（一）案卷目錄卷內(nèi)文件目錄匯集亦稱(chēng)“全引目錄”，即根據(jù)全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。它是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄“合二而一”的產(chǎn)物。其主要形式是，先列出每一個(gè)案卷的卷號(hào)、標(biāo)題、起止日期、頁(yè)數(shù)，接著就在下面列出這個(gè)卷的卷內(nèi)文件目錄。這種檢索工具的優(yōu)點(diǎn)是不僅有案卷號(hào)、案卷標(biāo)題，而且有卷內(nèi)每份文件的作者、文號(hào)、文件標(biāo)題、文件成文日期、所在頁(yè)碼，揭示內(nèi)容和成分比較具體，查找案卷或單份文件都方便；即便檔案被保存在分庫(kù)，檔案人員對(duì)庫(kù)存情況也可了如指掌；編制也比較簡(jiǎn)便，只需將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄打印或復(fù)印裝訂成冊(cè)即可。缺點(diǎn)是案卷文件目錄匯編之后，往往條目和冊(cè)數(shù)較多，體積龐大；而且只能沿用原來(lái)案卷的分類(lèi)體系，不能按照每份文件內(nèi)容的性質(zhì)來(lái)分類(lèi)，問(wèn)題不夠集中，不便按專(zhuān)題查找利用。（二）卷內(nèi)文件目錄匯集檔案分類(lèi)目錄是根據(jù)立檔單位的檔案實(shí)體體系分類(lèi)方案編制的一種檢索工具。檔案分類(lèi)目錄的著錄項(xiàng)目主要包括分類(lèi)號(hào)（簡(jiǎn)稱(chēng)“類(lèi)號(hào)”）、案卷號(hào)（簡(jiǎn)稱(chēng)“卷號(hào)”）、案卷題名、年度、數(shù)量（頁(yè)、件、張）數(shù)、保管期限、備注等。（三）檔案分類(lèi)目錄專(zhuān)題目錄是系統(tǒng)揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專(zhuān)門(mén)題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。專(zhuān)題目錄的編制方法大致如下：（１）選題（２）制訂計(jì)劃（３）選材（４）條目