工廠采購管理流程

文件編號(hào)：WS-CG-08版次：A/0文件編號(hào)：WS-CG-08版次：A/0第頁生效日期：2015年08月05日目的：為了提高公司采購效率、有效降低采購成本，滿足公司對(duì)優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，明確采購相關(guān)部門職責(zé)，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。適用范圍：產(chǎn)品有關(guān)的材料及零部件、生產(chǎn)及組裝所需設(shè)備、工具及耗材等各方面的采購。3.流程的相關(guān)方及責(zé)任：3.1流程的責(zé)任者：采購部、工程部、文控部、倉儲(chǔ)部、品質(zhì)部、財(cái)務(wù)部。3.1.43.1.5技術(shù)協(xié)議、技術(shù)要求及圖紙的出具、樣品確認(rèn)等所有技術(shù)問題及外協(xié)件成本核算表的出具均歸口于工程部。3.1.6采購/外協(xié)價(jià)格的復(fù)核、采購流程的監(jiān)督、采購請(qǐng)款的核對(duì)、付款及其他財(cái)務(wù)問題均歸口于財(cái)務(wù)部。3.2流程的顧客：3.1.1倉庫3.1.2生產(chǎn)3.1.3工程部3.3流程的相關(guān)方：3.3.1倉庫3.3.2生產(chǎn)3.3.3文控中心3.3.4工程部3.3.5財(cái)務(wù)部4.定義：4.1安全庫存：為了防止不確定性因素（交貨期突然延期、臨時(shí)用量增加、交貨誤期、突發(fā)性設(shè)備故障等特殊原因）的發(fā)生，滿足日常維修備件需求，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，生產(chǎn)的順暢，而保持在采購周期內(nèi)所有備品備件以及其他一般性消耗材等的物料需求計(jì)劃外的適量庫存量，屬動(dòng)態(tài)的庫存，也稱安全存儲(chǔ)量。4.2外協(xié)成本核算表5.管理流程：序號(hào)流程部門工作要求相關(guān)文件/記錄1付款報(bào)賬驗(yàn)收入庫采購進(jìn)度跟催下達(dá)采購訂單長(zhǎng)期采購項(xiàng)目付款報(bào)賬驗(yàn)收入庫采購進(jìn)度跟催下達(dá)采購訂單長(zhǎng)期采購項(xiàng)目采購部工程部1.1.1長(zhǎng)期采購/外協(xié)部品須與合格供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同，并約定質(zhì)量、交貨期等違約事項(xiàng)。1.1.2《合格供應(yīng)商一覽表》《供應(yīng)商供貨合同》2文控中心倉庫2.1.1設(shè)備及相關(guān)消耗件、工裝、刀具等相關(guān)采購申請(qǐng)均歸口文控中心，生產(chǎn)用的原材料、標(biāo)準(zhǔn)件及部品加工件等相關(guān)采購申請(qǐng)均歸口倉儲(chǔ)部。2.1.2《安全庫存一覽表》的采購申購歸口于倉庫（勞保用品、刀具、定型產(chǎn)品中的通用部品等）《請(qǐng)購單》、《采購訂單》、《報(bào)價(jià)單》、《供應(yīng)商考評(píng)管理制度》3采購部3.1.1采購訂單應(yīng)明確采購數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、到貨日期及技術(shù)要求《采購訂單》4采購部4.1.1采購員嚴(yán)格按照訂單所要求數(shù)量、回廠時(shí)間進(jìn)行跟催。4.1.2若有違約情況發(fā)生嚴(yán)格按照所簽長(zhǎng)期合同上條款方案解決《采購訂單》5采購部倉庫部品質(zhì)部工程部5.1.1供應(yīng)商送貨時(shí)應(yīng)提供蓋章的送貨單、合格證及檢驗(yàn)報(bào)告。5.1.2來料質(zhì)量檢驗(yàn)、判定及后續(xù)處理事宜均歸口于品質(zhì)部5.1.3來料存放、合格數(shù)量清點(diǎn)、退入庫事宜均歸口于倉庫《采購訂單》6采購部財(cái)務(wù)部6.1.1采購部應(yīng)確保所有采購物品有價(jià)格來源、供應(yīng)商對(duì)賬單與入庫數(shù)量一致、違約扣款有處理。6.1.2財(cái)務(wù)部應(yīng)仔細(xì)核對(duì)所有應(yīng)付款項(xiàng)目的價(jià)格、數(shù)量及付款方式，且對(duì)賬單與發(fā)票一致。6.1.3嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)合同條款。相關(guān)財(cái)務(wù)制度序號(hào)流程部門工作要求相關(guān)文件/記錄1零星采購項(xiàng)目零星采購項(xiàng)目進(jìn)貨驗(yàn)收付款報(bào)賬采購進(jìn)度跟催比較多家供應(yīng)商 下達(dá)采購計(jì)劃進(jìn)貨驗(yàn)收付款報(bào)賬采購進(jìn)度跟催比較多家供應(yīng)商 下達(dá)采購計(jì)劃文控中心1.2.1各部門應(yīng)控制零星/臨時(shí)盡可能報(bào)月計(jì)劃采購，對(duì)緊急請(qǐng)購的應(yīng)分析原因，屬于個(gè)人疏忽的應(yīng)追究責(zé)任。1.2.2零星/臨時(shí)采購申請(qǐng)歸口于文控中心，由張揚(yáng)經(jīng)理進(jìn)行批準(zhǔn)2采購部工程部2.2.1選擇市場(chǎng)信譽(yù)、質(zhì)量、價(jià)格等方面比較好的供應(yīng)商，大宗采購需招標(biāo)。2.2.2臨時(shí)采購/外協(xié)盡可能優(yōu)先合格供應(yīng)商。2.2.3有臨時(shí)/緊急部件需外協(xié)的，可外協(xié)與成本核算同時(shí)進(jìn)行3采購部3.2.1≥1W的單筆零星采購/外協(xié)項(xiàng)目簽訂合同，明確采購數(shù)量、型號(hào)規(guī)格、技術(shù)要求、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等3.2.2至少需要3家或以上的同水平供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)，若為獨(dú)家報(bào)價(jià)則需總經(jīng)理批準(zhǔn)4采購部4.2.1采購員嚴(yán)格按照訂單所要求數(shù)量、回廠時(shí)間進(jìn)行跟催4.2.2違約追責(zé)5倉庫品質(zhì)部工程部5.2.1參照長(zhǎng)期采購項(xiàng)目第5條6采購部財(cái)務(wù)部6.2.1參照長(zhǎng)期采購項(xiàng)目第6條6.管理程序：6.1采購計(jì)劃的制定及執(zhí)行6.1.1生產(chǎn)用的原材料有技術(shù)部根據(jù)業(yè)務(wù)提供的《內(nèi)部銷售訂單》和產(chǎn)品圖紙技術(shù)資料計(jì)算所需材料BOM清單,開出《材料需求單》，由技術(shù)部經(jīng)理審批后，交倉管確認(rèn)庫存，再交采購部采購。6.1.2《安全庫存一覽表》上部品在每月25日前匯總申報(bào)，原則上每月只允許申報(bào)一次，特殊情況需總經(jīng)理或相關(guān)責(zé)任人特批。6.2采購資料的準(zhǔn)備6.2.1采購資料包括：產(chǎn)品名稱、型號(hào)/規(guī)格、等級(jí)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)廠家；產(chǎn)品圖紙、技術(shù)要求（質(zhì)量或技術(shù)協(xié)議等）；相應(yīng)的產(chǎn)品/質(zhì)量體系認(rèn)證要求、安全要求；生產(chǎn)供應(yīng)/檢驗(yàn)規(guī)程（外協(xié)件必須經(jīng)相應(yīng)的技術(shù)確認(rèn)）；質(zhì)量證明書、檢驗(yàn)/試驗(yàn)報(bào)告、材質(zhì)報(bào)告、部件使用說明書及易損件清單；6.2.2設(shè)計(jì)安全性能的關(guān)鍵件，其采購資料必要時(shí)包括設(shè)計(jì)開發(fā)策劃、輸入、輸出、評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)等有關(guān)產(chǎn)品安全性能方面的要求以及對(duì)產(chǎn)品安全性能影響較大的過程控制要求；對(duì)于其他外協(xié)件或特殊產(chǎn)品的采購，其采購資料還應(yīng)包括供應(yīng)商加工設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備、人員資料等過程控制方面的要求；6.2.3設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)提供設(shè)計(jì)引用的新材料、零件、關(guān)鍵/重要原材料、外購/外協(xié)件技術(shù)要求，對(duì)于長(zhǎng)期采購的產(chǎn)品，應(yīng)盡可能針對(duì)各種機(jī)型進(jìn)行全面選型，包括適應(yīng)各國家和地區(qū)的電壓、頻率等，并將采購的產(chǎn)品通用化、標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)編制材料零部件一覽表（以杜絕臨時(shí)選型、臨時(shí)采購），其他引用的新材料/零件有相關(guān)部門提供；6.2.4材料零部件選型，應(yīng)充分提供使用的工況條件給供應(yīng)商，征求供應(yīng)商的選型參考意見，同時(shí)要求供應(yīng)商完整地提供產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)結(jié)果及其使用、維護(hù)保養(yǎng)說明、承諾的使用壽命等資料；6.2.5采購資料須充分明確要求，經(jīng)過相關(guān)部門會(huì)審，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，由編制部門及時(shí)交文控中心發(fā)放至PMC、采購部、品質(zhì)部、必要時(shí)發(fā)至車間、倉庫。6.3采購合同的簽訂、更改6.3.16.3.2單一件、復(fù)雜/體積較大的外購、外協(xié)件應(yīng)考慮運(yùn)輸成本與過程質(zhì)量監(jiān)控，盡量采用近距離、交貨期短的廠家6.4采購6.4.17.附件、相關(guān)文件和記錄6.1附件：6.1.1《供應(yīng)商供貨合同》6.2相關(guān)文件：6.2.16.3相