外借合同管理制度

外借合同管理制度一、目的

依據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案治理方法》的通知的規(guī)定，為了加強(qiáng)公司財務(wù)會計檔案的科學(xué)治理，建立、健全會計檔案的治理制度，保證會計檔案妥當(dāng)有序存放、便利查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，完善財務(wù)檔案治理工作，特制定本制度。

二、適用范圍：

本制度用于財務(wù)部檔案的治理。預(yù)算、規(guī)劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案治理規(guī)定，不適用本制度。三、治理職責(zé)

財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)準(zhǔn)時入庫納入治理。

四、會計檔案范圍

包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個局部。1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證;2、會計賬簿類：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，幫助帳簿，其他會計帳簿;

3、財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告;

4、其他類：銀行存款余額調(diào)整表，銀行對帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。

五、會計檔案的治理

1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了后，對會計資料進(jìn)展整理立卷。會計檔案的整理一般采納“三統(tǒng)一”的方法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、治理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷挨次編號。

1)、分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;

2)、檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;3)、治理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案名目;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。2、會計憑證的裝訂

會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥當(dāng)保管歸檔。會計憑證裝訂前應(yīng)預(yù)備的工作：

1)、分類整理，按挨次排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全;2)、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù);

3)、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;

4)、整理檢查憑證挨次號，如有顛倒要重新排列，發(fā)覺缺號要查明緣由。檢查附件有否漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全;5)、記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全;6)、會計憑證裝訂時的要求：

a、裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;

、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

C、裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂堅固，美觀大方。7)、會計憑證裝訂后的留意事項(xiàng):

a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;

、在封面上編好卷號，按編號挨次入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。

3、會計賬簿的裝訂

各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應(yīng)按時整理立卷。賬簿裝訂的根本要求：

1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);

2)、然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶名目、該賬簿按頁數(shù)挨次排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的挨次裝訂，活頁賬簿裝訂要求：

a、保存已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊;

、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。

3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章;

4)、賬簿裝訂后的其他要求:

a、會計賬簿應(yīng)堅固、平坦，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象;b、封面應(yīng)齊全、平坦、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號挨次為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬;

c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細(xì)賬、幫助賬全年按挨次編制卷號。4、會計檔案的移交歸檔

1)、每年形成的會計檔案，由財務(wù)部根據(jù)歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，

編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可暫由本會計部門保管一年。期滿之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管;

2)、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。5、會計檔案的保管

1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(詳見附表一)，保管期限從會計年度終了后的第一天算起;

2)、會計檔案室的要求:應(yīng)選擇在枯燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，四周應(yīng)備有防火器材;室內(nèi)應(yīng)常常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬;保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕;

3)、會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按挨次碼放整齊，以便查找;4)、設(shè)置歸檔登記簿、檔案名目登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;

5)、使用電子計算機(jī)進(jìn)展會計核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應(yīng)報財政局備案。會計電算化檔案保管要留意防盜、防磁等安全措施。6、會計檔案的.借閱

1)、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案治理人員伴隨翻閱或者復(fù)印;

2)、外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記制度;

3)、借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)仔細(xì)填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等狀況登記清晰;

4)、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得涂改抽

換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特別狀況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方能攜帶外出或復(fù)制原件)。7、會計檔案的銷毀

保管期滿的會計檔案，可以根據(jù)以下程序進(jìn)展銷毀：

1)、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊(注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報請上級主管單位批準(zhǔn)前方可予以銷毀;

2)、銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點(diǎn)所要銷毀的會計檔案;銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章;注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷狀況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查;

3)、會計檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明;

4)、在建立期間的會計檔案，不得銷毀。

六、本制度解釋權(quán)歸本公司財務(wù)部。

外借合同治理制度(2)

為了更好地促進(jìn)企業(yè)進(jìn)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)在合同治理工作中能有條不紊的進(jìn)展。特對企業(yè)合同治理人員資格要求作如下規(guī)定：

一、企業(yè)合同治理人員必需具備合同治理資格，有頒發(fā)資格證書者，方能上崗。

二、企業(yè)合同治理人員應(yīng)懂各種法律、法規(guī)，熟識合同業(yè)務(wù)。

三、企業(yè)合同治理人員必需聽從組織的安排，嚴(yán)格執(zhí)行上級的有關(guān)規(guī)定，做好自己的本職工作。

四、企業(yè)合同治理人員，按時參與主管部門組織的合同治理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

企業(yè)合同治理負(fù)責(zé)人工作職責(zé)

一、負(fù)責(zé)企業(yè)合同治理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

二、組織指揮各有關(guān)部門全面履行合同義務(wù)。

三、負(fù)責(zé)企業(yè)合同簽訂的審批。

四、定期聽取企業(yè)有關(guān)部門在合同治理和履行中的狀況匯報，討論爭論合同治理和履行中存在的問題，并做出正確決策。

五、依據(jù)法律、法規(guī)和政策，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際狀況，負(fù)責(zé)組織制定合同治理制度，以及各種專項(xiàng)合同治理制度。

六、監(jiān)視檢查企業(yè)各項(xiàng)合同治理制度的實(shí)施。

七、爭論決策發(fā)生合同糾紛的解決方式和到達(dá)目的的要求。

八、組織學(xué)習(xí)《合同法》，開展“重合同、守信用”活動。

合同治理工作人員職責(zé)

一、合同治理工作人員必需仔細(xì)履行自身職責(zé)，統(tǒng)一治理負(fù)責(zé)企業(yè)各部門簽訂的各種合同，對公司負(fù)責(zé)。

二、對企業(yè)各部門簽訂的各種合同依法進(jìn)展審核登記、歸檔。

三、按有關(guān)規(guī)定準(zhǔn)時、精確、全面填報合同統(tǒng)計表，并做出統(tǒng)計分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)作出匯報。

四、做好對合同統(tǒng)一文本、合同專用章、《法人授權(quán)托付證明書》的發(fā)放和治理工作。

五、定期召開例會，組織學(xué)習(xí)有關(guān)《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)法律、法規(guī)和政策開展合同治理工作。

合同訂立程序和審批制度

一、公司經(jīng)理是本企業(yè)的法定代表，全部合同必需經(jīng)理簽訂或經(jīng)理書面授權(quán)者簽訂的合同方能生效。

二、公司各部門、各工程處無權(quán)對外訂立合同，但可會同公司治理委員會、預(yù)算科、生技科、經(jīng)理辦公室與對方就合同的細(xì)則進(jìn)展磋商后，報公司經(jīng)理批閱簽署。

三、公司與其他經(jīng)濟(jì)組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標(biāo)法》、《重慶市治理?xiàng)l例》及有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)，做到內(nèi)容詳細(xì)、責(zé)任明確、文字精確、數(shù)據(jù)清晰，如有涂改，必需有雙方在涂改處簽章。

四、公司機(jī)具對外租借合同同公司后勤科負(fù)責(zé)填寫后報經(jīng)理簽字，交租借方、公司財會科、行政科各一份，后勤科倉庫留存一份。

五、除機(jī)具對外租借合同以外的其他合同，必需交公司經(jīng)理辦公室一份存檔，交財會科、生技科、行政科各一份以便履約和結(jié)算。

六、建立工程施工合同簽訂之后，由公司管委會員、公司各科對公司內(nèi)工程經(jīng)理進(jìn)展全面考察，分析后作出選擇，報經(jīng)理打算。

七、公司及工程處承攬的業(yè)務(wù)，不對外轉(zhuǎn)包，原則上不對外分包，如有特別狀況需分包的，必需經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后由公司治理委員會對外選擇施工隊(duì)伍并負(fù)責(zé)監(jiān)視施工狀況直至竣工驗(yàn)收。

八、公司內(nèi)部根本建立和修理業(yè)務(wù)一律不對外承包由經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)工程造價掌握和施工隊(duì)選擇、