檔案存檔借閱管理制度

檔案存檔借閱管理制度1.引言為了加強(qiáng)檔案管理，提高檔案文件使用效率，開(kāi)展檔案的規(guī)范化管理，制定本檔案存檔借閱管理制度。2.管理職責(zé)2.1檔案室檔案室負(fù)責(zé)全所檔案材料的管理和使用工作。2.1.1檔案接收新接收的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，并交付檔案保管員按照檔案保管規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，清點(diǎn)及譜冊(cè)登記。2.1.2檔案存儲(chǔ)對(duì)檔案材料進(jìn)行整理、分類、質(zhì)量抽檢，做到防潮、防火、防盜、防破壞。2.1.3檔案借出檔案室接到借閱申請(qǐng)后，按照借閱制度辦理借閱手續(xù)，對(duì)借出的檔案材料進(jìn)行登記，保證借閱的合法性、及時(shí)性、真實(shí)性。2.2檔案管理員檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管規(guī)定，保護(hù)和管理檔案材料，并對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.3部門(mén)管理員各部門(mén)的主管和管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)負(fù)責(zé)的檔案材料進(jìn)行管理和保護(hù)，并提交檔案保管人員進(jìn)行登記和檔案移交。3.檔案借閱管理制度3.1借閱申請(qǐng)借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)到檔案室提交借閱申請(qǐng)，并填寫(xiě)借閱登記表和借閱目的表。借閱人應(yīng)提供與檔案內(nèi)容相符的證明材料，并由主管審核后簽字才能正式借閱。3.2借閱審批檔案室收到借閱申請(qǐng)后，檔案管理員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審批并簽字。對(duì)于與保密工作有關(guān)的檔案文件，應(yīng)由有權(quán)機(jī)關(guān)參加審批并批準(zhǔn)簽字。3.3借閱范圍借閱的檔案應(yīng)限于本人工作職責(zé)范圍內(nèi)，不得轉(zhuǎn)借或交叉使用。對(duì)于秘密、機(jī)密等級(jí)的檔案，借閱范圍應(yīng)在規(guī)定的使用場(chǎng)所內(nèi)進(jìn)行。3.4借閱時(shí)間借閱時(shí)間一般不超過(guò)30天，如有特殊情況需繼續(xù)使用，應(yīng)及時(shí)向檔案室提出申請(qǐng)。3.5借閱方式檔案室提供兩種借閱方式：原件閱覽和復(fù)印。對(duì)于一些特殊的檔案文件如圖紙、地圖等，不能復(fù)印，只能在檔案室進(jìn)行閱覽。3.6檔案歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)將檔案歸還到原位置，并進(jìn)行檔案交接登記。如果借閱人不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，須及時(shí)向所負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)借閱時(shí)間，如逾期未還，給工作和諧造成不良影響的，將視情節(jié)給予責(zé)令退檔、通報(bào)批評(píng)、取消借閱資格等處理。4.檔案安全管理4.1安全防范檔案室和各部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案等級(jí)和種類，采取不同的安全防范措施。對(duì)于涉密檔案，應(yīng)實(shí)行密級(jí)管理，并統(tǒng)一裝訂并加蓋密封，嚴(yán)格限制借閱權(quán)限，嚴(yán)禁泄露和丟失。4.2危險(xiǎn)事故對(duì)于可能引起危險(xiǎn)事故的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行防火、防水、防盜、防潮和防破壞處理，并有專人負(fù)責(zé)檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞跡象，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)，避免搶救無(wú)功。5.檔案管理記錄檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案管理記錄，包括檔案草案、檔案總目錄、單項(xiàng)目錄、進(jìn)出庫(kù)臺(tái)帳、檔案借閱登記表、檔案移交憑證等。6.結(jié)語(yǔ)本制度是對(duì)檔案