企業(yè)新晉員工職業(yè)化訓(xùn)練教程第08講有效的會議課件

第八(dìbā)講有效的會議第一頁，共51頁。 會議(huìyì)是商務(wù)活動的一個重要部分，是進(jìn)行工作的一個重要工具。為什么開會(kāihuì)第二頁，共51頁。全球每天要舉行(jǔxíng)數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上；中上級的經(jīng)理約1周2天；資深(zīshēn)行政人員則多達(dá)1周4天。研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所占的時間最多。第三頁，共51頁。你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能(cáinéng)開一個高效的會議第四頁，共51頁。你開會(kāihuì)會遲到嗎？第五頁，共51頁。1、邀請與會者選擇出席(chūxí)者——哪些人必須來開會？會議(huìyì)主持者的技巧第六頁，共51頁。提供(tígōng)信息者第七頁，共51頁。提供(tígōng)意見者第八頁，共51頁。提供特殊(tèshū)的專長的人第九頁，共51頁。能夠(nénggòu)授權(quán)的人第十頁，共51頁。通知(tōngzhī)與會者通常需要就會議的時間和地點(diǎn)給與會者書面的通知在上一個會議上宣布；電子郵件；電話(diànhuà)；書面通知；等等第十一頁，共51頁。準(zhǔn)備(zhǔnbèi)議程 會議議程是需要提出并討論的問題或項目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔(jiǎnjié)、一目了然編寫議程時要注意幾點(diǎn)：議程開頭為會議的日期、時間與地點(diǎn)；每一項均有一個編號(biānhào)；每一項均有一個起始時間；下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。第十二頁，共51頁。委員(wěiyuán)會議議程7月6日上午11點(diǎn)格林飯店1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致謙3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次(xiàcì)會議細(xì)節(jié)第十三頁，共51頁。確定(quèdìng)地點(diǎn) 選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，這不僅(bùjǐn)是一個舒適的問題而且要使與會者感覺到這個場所是適合于這個會議的。會議地點(diǎn)應(yīng)與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議。第十四頁，共51頁。你的辦公室優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能(kěnéng)得到加強(qiáng)。缺點(diǎn)：可能(kěnéng)會有電話干擾，或者有人打擾。第十五頁，共51頁。下級(xiàjí)的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點(diǎn)(quēdiǎn)：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適第十六頁，共51頁。單位(dānwèi)會議室優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個人辦公室而引起的公司等級(děngjí)問題。缺點(diǎn)：外人可能同與會者接觸而打擾會議。第十七頁，共51頁。外面(wàimiàn)的會議室優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主(dìzhǔ)優(yōu)勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個人都不熟悉。第十八頁，共51頁。會議(huìyì)中心優(yōu)點(diǎn)：具有開大會的設(shè)備；需要時能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。缺點(diǎn)：可能缺少(quēshǎo)非正式的小規(guī)模聚會的機(jī)會。第十九頁，共51頁。安排(ānpái)座位一對一會議(huìyì)在一個(yīɡè)一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會議的正式程度。一對一的會議有三種座位安排：第二十頁，共51頁。支持性的 如果(rúguǒ)你希望是支持性的，可與另一個人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。第二十一頁，共51頁。合作性的 坐在另一個人旁邊表示合作，這種安排提示(tíshì)觀點(diǎn)的相似性。第二十二頁，共51頁。面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個人保持距離，這個位置能使不一致的觀點(diǎn)(guāndiǎn)表達(dá)得更自在一些。第二十三頁，共51頁。多人會議(huìyì)多人會議有四種(sìzhǒnɡ)就坐方式，如下圖：第二十四頁，共51頁。第二十五頁，共51頁。掌握(zhǎngwò)會議節(jié)奏第二十六頁，共51頁。準(zhǔn)時(zhǔnshí)開會第二十七頁，共51頁。履行議程有效(yǒuxiào)的利用時間規(guī)定休息時間第二十八頁，共51頁?？刂?kòngzhì)會議第二十九頁，共51頁。讀出消極(xiāojí)信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明(biǎomíng)對會議缺少興趣，注意力不集中。第三十頁，共51頁。 一種不愉快的表情表示出這個人對會議(huìyì)進(jìn)行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。第三十一頁，共51頁。 這位男士舉起他的手吸引(xīyǐn)主席的注意。他的身體語言表明一種對抗態(tài)度。第三十二頁，共51頁。辨別(biànbié)積極的信號 這個與會者揚(yáng)起(yánɡqǐ)眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。第三十三頁，共51頁。 這個與會者是一種密切注意的姿勢(zīshì)，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。第三十四頁，共51頁。評估氣氛維持秩序達(dá)成(dáchéng)決議第三十五頁，共51頁。維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置(wèizhi)會使你顯出更大的權(quán)威性。同時，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。第三十六頁，共51頁。借口會議中還會遇到(yùdào)一些特殊問題當(dāng)談及一項為完成的工作時，與會者會找借口，如“我忘了”、“這不是我的責(zé)任”。作為(zuòwéi)主席你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項工作?；蛘邔⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)給其他人做。第三十七頁，共51頁。設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)。身為主席，你可以通過(tōngguò)揭露她的策略來鼓勵她。如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，就休會。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會議。第三十八頁，共51頁。對抗 有的與會者對會議中所提出的觀點(diǎn)會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。作為主席，你可以以會議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對者。也可以緊扣事實，鼓勵與會者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咴诓粨p害反對者的情況下引入幽默，以緩和(huǎnhé)局面。第三十九頁，共51頁。嚴(yán)重(yánzhòng)混亂 與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊(rénshēnɡōnɡjī)，將會議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會者離開。你也可以休會，而且不確定重新集合的時間。第四十頁，共51頁。結(jié)束(jiéshù)會議處理其他事宜總結(jié)(zǒngjié)決議結(jié)束會議第四十一頁，共51頁。會議(huìyì)參與者的技巧第四十二頁，共51頁。積極參與收集(shōují)信息第四十三頁，共51頁。辨認(rèn)(biànrèn)對立方第四十四頁，共51頁。外表(wàibiǎo)與講話第四十五頁，共51頁。外表(wàibiǎo)部分第四十六頁，共51頁。