現(xiàn)代文員實務

現(xiàn)代文員實務第1頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月第2頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月◆什么是文員？在不同的公司，文員一職所做的工作都有所不同。通常情況下，文員是做些文字處理、文檔整理、復印文件、接聽電話及處理辦公室日常事務（接待客人、清潔衛(wèi)生、購買辦公用品等）之類的工作。總之都是比較繁瑣的事。另外，有些公司的文員還要協(xié)助會計做一些記帳工作。比如我們公司就是這樣的。第3頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月◆對文員有什么基本要求呢？

①運籌能力②辦事能力③調(diào)查研究能力④組織協(xié)調(diào)能力⑤交際能力⑥文字表達能力⑦操作現(xiàn)代化辦公設備的能力第4頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月WORD文檔的排版要求◆標題用二號宋體字加黑，居中，正文用三號仿宋體字，每段首行空兩個字符，行間距1.5倍?！敉ǔＧ闆r下用A4紙打印，上下邊距可以是默認邊距（2.54）,左邊距3.17，右邊距2.17。排版的時候根據(jù)具體情況可以靈活變通。通常情況下上邊距大于下邊距,左邊距大于右邊距，左側裝訂（距紙邊8至10毫米），兩顆訂書釘。第5頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月EXCEL表格的運用

1、快速輸入大量含小數(shù)點的數(shù)字2、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)3、快速處理多個工作表4、公式的輸入第6頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月公文的類型公文按行文關系和文件走向分為上行文、平行文和下行文。公文的種類簡稱文種。按照文件質(zhì)性將常用公文分為13種，主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。第7頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月

請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。

請示的寫作格式第8頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月請示必須具備以下三個條件：1.必須是下級機關向上級機關的行文。2.請示的問題必須是自己無權作出決定和處理的。3.必須是為己向上請決求準。請示的寫作格式第9頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月◆標題：制發(fā)機關名稱＋事由＋請示?！粽模?/p>

①也就是請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。

②請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請求資金要寫明金額。

請示的寫作格式第10頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月◆結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”，“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執(zhí)行”等語?！糇⒁馐马棧阂晃囊皇?，一個主送機關，逐級請示。請示的寫作格式第11頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關詢問時用的陳述性公文。報告的寫作格式第12頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月◆標題：制發(fā)機關＋事由＋報告；報告前可加“緊急”。◆正文：①事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。②事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應注意的問題。報告的寫作格式第13頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月◆結尾：可寫“特此報告”、“專此報告”，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉各地、各部門執(zhí)行”，或“以上報告，請指示”等語。注意事項：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。報告的寫作格式第14頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月公文的辦理

簽收登記閱文請辦批閱承辦催辦查辦第15頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月1、簽收登記責任人應清點檢查來件，份數(shù)、頁數(shù)有無殘缺短少、字跡模糊，確認無誤后，進行簽收登記。2、閱文責任人收到文件應仔細閱讀，了解內(nèi)容，以便正確處理；3、請辦綜合部根據(jù)公司給各個領導人和各部門的授權，將需要辦理的公文注請公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總監(jiān)指示或主管部門研辦，對需要兩個或兩個以上部門辦理的，應當指明主辦部門。

公文的辦理

第16頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月公文的辦理

4、批閱總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總監(jiān)和相關部門閱讀分析文件后，就處置方法、工作程序、具體承辦責任、承辦原則與要求等提出具體處理意見。5、承辦承辦是各部門的重要職責，是公文處理的中心環(huán)節(jié)。承辦文件的相關部門和責任人依據(jù)有關法規(guī)政策，按照公司領導所做出的批示、口頭指令或以其它形式傳授的意圖，可采取召集會議、面談討論、電話溝通、實地調(diào)查指導、現(xiàn)場協(xié)調(diào)布置等方式，使文件所涉及的具體事務和問題得到解決和落實。第17頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月公文的辦理

6、催辦查辦綜合部根據(jù)公文承辦時限和其他有關要求，對公文承辦過程進行催促檢查，以及公文實際執(zhí)行過程中所出現(xiàn)的問題進行的核查協(xié)辦，確保公文所涉及的內(nèi)容、領導的意圖能不打折扣的執(zhí)行。

第18頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月

辦公室基本禮儀

辦公室是一個處理公司業(yè)務的場所，辦公室的禮儀不僅是對同事的尊重和對公司文化的認同，更重要的是每個人為人處事，禮貌待人的最直接表現(xiàn)。辦公室禮儀涵蓋的范圍很多，但凡電話、接待、會議、網(wǎng)絡、公務、公關、溝通等都有各式各樣的禮儀。第19頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月在日常工作中，大家是否留意使用以下語言了呢？1、請2、對不起3、麻煩您…4、勞駕5、打擾了6、好的7、是8、清楚9、您10、X先生或小姐11、X經(jīng)理或主任12、貴公司13、您好14、歡迎15、請問…16、哪一位17、請稍等（候）18、抱歉…19、沒關系20、不客氣21、見到您（你）很高興22、請指教23、有勞您了24、請多關照25、非常感謝（謝謝）26、再見（再會）第20頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月辦公室禮節(jié)運用1.早上同事見面要點頭相互問好，道聲“早”2.遇見客人要問好3.同事之間要禮讓4.電話接聽要有禮貌“您好！我是***”，說時要輕聲，聲音要清楚。5.接聽、撥打電話不要使用免提，以免影響他人。6.請人幫忙后要說“謝謝”7.公司領導之間稱呼一律以姓加職務相稱，如“**總”，“**經(jīng)理”，“**主管”，對一般職員稱呼“小李”、“小王”、”老張“等。第21頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月電話禮儀1．少打少用，不要沒事泡電話粥。2.要樹立電話形象的意識，代表公司形象，個人形象。3.時間空間選擇（該不該，休息時間不打，節(jié)假日不打；公共場合不要大聲打電話，甚至靜音），通話態(tài)度熱情、謙和，盡量不用祈句），通話時長和內(nèi)容（宜短，長話短說，廢話不說）；安全使用，空中，加油站，開車不講電話，不講機密信息）。第22頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月1、電話鈴響在3聲之內(nèi)接起。2、電話機旁準備好紙筆進行記錄。3、確認記錄下的時間、地點、對象和事件等重要事項。4、告知對方自己的姓名。

接電話的四個基本原則

第23頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月

打電話的一些簡單技巧

1、如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。2、打電話時，列出要點，避免浪費時間。3、在打電話之前，要準備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。第24頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月4、如果你找的人不在，可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。5、在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。6、通話完畢時應道“再見”，然后輕輕放下電話。

打電話的一些簡單技巧

第25頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月7、選擇適當?shù)臅r間。一般的公務電話最好避開臨近下班的時間，因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復。公務電話應盡量打到對方單位，若確有必要往對方家里打時，應注意避開吃飯或睡覺時間。

打電話的一些簡單技巧

第26頁，課件共29頁，創(chuàng)作于2023年2月每天自我檢查，