收發(fā)文件管理制度

收發(fā)文件管理制度為提高文件管理質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關規(guī)定，結(jié)合我單位實際情況，特制定本項工作管理制度。一、收文管理第一條所有發(fā)至本單位的文件（含傳真和政府科室傳達的公文、業(yè)務往來文件等），由行政行政辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號,送校長、副校長閱示，為避免文件積壓，一般應在當天完成送閱。第二條接收傳真應明確來文單位、接收人或科室，行政辦公室接收后負責轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。第三條局長、副局長批示的文件由行政行政辦公室及時收回,根據(jù)文件批示轉(zhuǎn)交其他科室和人員辦理。第四條已交行政行政辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)校長批準后方可借閱。第五條個人或科室閱讀文件應抓緊時間，不得將有秘密文件帶出單位，不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，使用完后應及時交還給行政行政辦公室。第六條收文辦理工作程序：1、簽收。單位所有公文由行政行政辦公室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。2、收文登記。收到的文件按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。3、擬辦。在收文登記后，由行政行政辦公室人員根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請校長批閱。4、批辦。局長對收文內(nèi)容做出指示性意見，并指定辦理科室和傳閱范圍。5、承辦。承辦科室接到文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上科室共同承辦的文件，由主辦科室要主動會同相關科室協(xié)商辦理，并負責回復辦理結(jié)果。6、催辦。催辦是指根據(jù)文件結(jié)辦時間，由行政行政辦公室督促承辦科室盡快辦理，并上報辦理結(jié)果。7、注結(jié)。文件辦理完畢，應在《文件批辦傳閱單》注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。8、存檔。在文件辦理結(jié)束后，應分類整理立卷，保證檔案的整齊完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和校長批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。二、發(fā)文管理第七條凡以我單位名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦科室擬稿，送行政行政辦公室核稿，經(jīng)行政行政辦公室核稿后送校長和分管副校長簽發(fā)。第八條經(jīng)領導簽發(fā)后的文件由行政辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。第九條發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。第十條所有由行政辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、份數(shù)、日期、簽收聯(lián)系人。第十一條發(fā)文辦理工作程序1、擬稿。上級請示由行政辦公室擬稿，日常辦公文件由牽頭科室負責擬稿，擬稿內(nèi)容要求要情況屬實、觀點明確、條理清楚。2、核稿。核稿是指由行政辦公室對擬好的文稿進行審查、核對、修改。3、會簽。凡涉及到其他科室有關事宜，需有關科室會簽后送行政辦公室對公文進行復核。4、簽發(fā)。以單位名義報送的所有公文一律送校長、分管副校長審批簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。5、發(fā)文登記。待發(fā)文稿簽發(fā)后，檢查審批手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由行政辦公室根據(jù)領導簽署意見形成正式文稿，并對正式文稿進行編號，確定份數(shù)后蓋章印發(fā)。6、存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正式稿紙質(zhì)版各一份以及電子文檔）。三、保密文件管理第十二條文件管理應嚴格遵守保密制度,保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。第十三條制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量,報送校長、分管局長審批后印發(fā)。第十四條借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件帶出校外。第十五條對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查,防止丟失。四、文件的銷毀第十六條對于多余、重復、過期和無保存價值的文