公司行政管理崗位知識(shí)匯編

行政管理崗位知識(shí)匯編目錄第一章辦公用品管理 -1-第一章辦公用品管理一、日常辦公用品分類辦公用品分為一般消耗品和耐用消耗品。1、一般消耗品包括膠水、膠棒、橡皮、回形針、涂改液、簽字筆、筆記本、熒光筆、鉛筆、記號(hào)筆、白板筆、筆芯、便利貼、打印紙、釘書釘、回形針、大頭針、賬冊(cè)、檔案袋、標(biāo)簽、電池、長(zhǎng)尾夾等。2、耐用消耗品包括剪刀、直尺、訂書機(jī)、美工刀、白板、夾子、計(jì)算器、筆筒、文件盒、文件架、起釘器、插線板、印臺(tái)、U盤、讀卡器等。4、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有或挪作私用。5、不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。二、辦公用品的領(lǐng)取1、新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個(gè)。

2、個(gè)人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實(shí)填寫《物品領(lǐng)用申領(lǐng)單》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字后交運(yùn)營部審核，由管理員根據(jù)運(yùn)營部審核的數(shù)量給予辦公用品的領(lǐng)?。ǜ郊罕?《物品領(lǐng)用申請(qǐng)單》。3、耐用消耗品以部門為單位且只能領(lǐng)取一次，特殊情況除外。例：2016年12月1日營銷部孫華已領(lǐng)取計(jì)算器一個(gè)，2017年2月14日張晴拿著簽過字的《物品領(lǐng)用申請(qǐng)單》上仍然有計(jì)算器，原則上管理員應(yīng)不予發(fā)放計(jì)算器，但因開盤需要，可給予領(lǐng)取。4、發(fā)放完畢后，領(lǐng)用人根據(jù)管理員發(fā)放的辦公用品名稱、數(shù)量逐一詳實(shí)登記至本部門《辦公物品領(lǐng)取登記表》。管理員要妥善保管各部門登記建立的物品領(lǐng)取檔案，便于隨時(shí)查閱、核算與管控。（附件：表2《辦公物品領(lǐng)取登記表》）。5、辦公用品的重復(fù)申領(lǐng)應(yīng)說明原因或憑耗損原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。6、會(huì)議期間辦公用品的領(lǐng)?。?）公司會(huì)議期間會(huì)務(wù)組按需填寫《會(huì)務(wù)辦公用品申領(lǐng)單》或《辦公用品借用單》，由會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字后交運(yùn)營部審核同意方可進(jìn)行領(lǐng)用或借用。（附件：表3《會(huì)務(wù)辦公用品申領(lǐng)單》，表4《辦公用品借用單》）。（2）管理員認(rèn)真核實(shí)申領(lǐng)單后方可發(fā)放或借出物品，同時(shí)要在《辦公物品領(lǐng)取登記表》上做好本次會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記信息的標(biāo)注，注明會(huì)議主題、時(shí)間、會(huì)務(wù)組名稱、主持人等以備核查。三、辦公用品購置運(yùn)營部管理員根據(jù)辦公用品消耗、使用以及庫存情況，及時(shí)編制《物品購置申請(qǐng)表》，報(bào)本部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批通過后方可購置。購置完畢后，驗(yàn)收人員根據(jù)購置清單和實(shí)物進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收人員應(yīng)是本部門非同類崗位人員驗(yàn)收（例如人事專員、人事主管、保安隊(duì)長(zhǎng)等）。驗(yàn)收完畢后，管理員要及時(shí)將購置的物品登記入庫，入庫單上要有采購人、驗(yàn)收人、管理員、主管人員的簽字確認(rèn)（附件：表5《物品購置申請(qǐng)單》）。四、管理員職責(zé)1、管理員須建立和登記辦公用品臺(tái)賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。2、管理員須防止辦公用品受潮、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。

3、管理員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。五、辦公用品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動(dòng)等原因需進(jìn)行辦公用品的交接或收回時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。1、移交人需在《辦公用品交接登記表》逐項(xiàng)列出物品清單，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人（保管人）的責(zé)任，另行處理（附件：表6《辦公用品交接登記表》）。2、移交人需將《辦公用品交接登記表》復(fù)印件交至運(yùn)營部存檔備查。若接收人為管理員本人時(shí)，管理員需仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，并且做好登記入庫工作（附件：表6《辦公用品交接登記表》）。附件：表1物品領(lǐng)用申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期序號(hào)物品名稱單位數(shù)量備注審批部門負(fù)責(zé)人運(yùn)營部分管領(lǐng)導(dǎo)表2辦公物品領(lǐng)取登記表日期物品名稱單位數(shù)量部門領(lǐng)取人表3會(huì)務(wù)辦公用品申領(lǐng)單會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間申請(qǐng)人申請(qǐng)日期編號(hào)物品名稱規(guī)格單位數(shù)量備注會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人運(yùn)營部表4物品借用單借用部門借用日期借用人聯(lián)系電話物品名稱數(shù)量用途歸還時(shí)間備注借用部門負(fù)責(zé)人運(yùn)營部表5物品購置申請(qǐng)單日期：年月日編號(hào)物品名稱單位申請(qǐng)數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)金額說明金額合計(jì)大寫：￥：申請(qǐng)部門審批運(yùn)營部申請(qǐng)人總經(jīng)理部門負(fù)責(zé)人表6辦公用品交接登記表日期物品名稱單位數(shù)量移交人所在部門接收人所在部門備注監(jiān)交人移交部門負(fù)責(zé)人接收部門負(fù)責(zé)人第二章固定資產(chǎn)管理一、固定資產(chǎn)的定義固定資產(chǎn)是指企業(yè)為提供商品、勞務(wù)、出租或者經(jīng)營管理而持有的、使用時(shí)間超過12個(gè)月的，價(jià)值達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的非貨幣性資產(chǎn)，包括房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具以及其他與經(jīng)營活動(dòng)有關(guān)的設(shè)備、器具、工具等。二、固定資產(chǎn)的分類1、辦公家具：辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、儲(chǔ)物柜等。2、辦公設(shè)備：顯示器、主機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、照相機(jī)、路由器、交換機(jī)、銀聯(lián)POS機(jī)等；3、消防器材：滅火器；4、運(yùn)輸工具：小轎車、面包車、平板車、三輪車、電瓶車、客車等5、維修工具：電鉆、切割機(jī)；6、生活電器：電視機(jī)、空調(diào)、洗衣機(jī)、消毒柜、冰箱、飲水機(jī)、咖啡機(jī)等；7、其他設(shè)施：棋牌桌、壁畫；三、固定資產(chǎn)的編號(hào)按所在放置地點(diǎn)（部門）兩位中心字拼音的首字母、資產(chǎn)大類、所屬部門、購置時(shí)間（年月日）編制。1、資產(chǎn)代碼明細(xì)（1）辦公家具

代碼為01（2）辦公設(shè)備

代碼為02（3）消防器材

代碼為03（4）運(yùn)輸工具

代碼為04（5）維修工具

代碼為05（6）生活電器

代碼為06（7）其他設(shè)施

代碼為072、部門代碼明細(xì)（1）運(yùn)營部

代碼為01（2）財(cái)務(wù)部

代碼為02（3）營銷部

代碼為03（4）策劃部

代碼為04（5）工程部

代碼為05如：2016年12月1日營銷部購置一臺(tái)投影機(jī)，則編號(hào)為：YX-02-03-20161201（所在地點(diǎn)拼音的首字母--資產(chǎn)代碼--所屬部門代碼--購置年月日）。3、編號(hào)流程運(yùn)營部先對(duì)物資進(jìn)行整體清點(diǎn)、登記整理編號(hào)并明確資產(chǎn)管理責(zé)任人，填制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)明細(xì)表》（附件：表1《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)明細(xì)表》），并將其編號(hào)貼在對(duì)應(yīng)的固定資產(chǎn)上，便于以后對(duì)固定資產(chǎn)的清點(diǎn)、管理和調(diào)配。四、固定資產(chǎn)的監(jiān)管

1、各使用部門對(duì)本部門任何位置的物品丟失和損壞負(fù)有直接責(zé)任。2、運(yùn)營部須隨時(shí)掌握所有固定資產(chǎn)的構(gòu)成情況和使用狀況五、固定資產(chǎn)的購置與驗(yàn)收根據(jù)工作需要，各部門購置固定資產(chǎn)必須先向公司提出申請(qǐng)，填寫《物品購置申請(qǐng)單》（附件：表2《物品購置申請(qǐng)單》），在此表中應(yīng)詳細(xì)填寫固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格/型號(hào)、用途。報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由運(yùn)營部負(fù)責(zé)統(tǒng)一購置。到貨后，運(yùn)營部負(fù)責(zé)接貨、驗(yàn)收及安裝。六、固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移和借用1、資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移

（1）資產(chǎn)轉(zhuǎn)移直接由運(yùn)營部填寫《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》，交有總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批完成后，將該轉(zhuǎn)移單傳送到轉(zhuǎn)入部門。轉(zhuǎn)出部門移交人要保證移交資產(chǎn)的完好性和資產(chǎn)初始配置狀態(tài)與資產(chǎn)登記表內(nèi)容一致，如果丟失應(yīng)按規(guī)定賠償。（2）轉(zhuǎn)入部門資產(chǎn)管理員在接到《資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單》后，對(duì)資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、配置狀態(tài)等信息與表中內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)。

（3）核對(duì)無誤后，轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出部門到運(yùn)營部備案，及時(shí)準(zhǔn)確的調(diào)整資產(chǎn)備案信息。其他放置在各部門的資產(chǎn)，若未辦理轉(zhuǎn)移登記手續(xù)的，不得隨意移動(dòng)。2、資產(chǎn)的借用

（1）由借入部門出具經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)手人簽字的《資產(chǎn)借用單》（附件：表4《資產(chǎn)借用單》），注明需要借用資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)特性、借用期限等信息。

（2）經(jīng)借出部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，借出部門資產(chǎn)管理員向借入人交代借出資產(chǎn)狀況（以分清損壞賠償責(zé)任）。

（3）借入部門向借出部門歸還資產(chǎn)后，收回《資產(chǎn)借用單》。七、固定資產(chǎn)的維修、報(bào)廢、清理

1、固定資產(chǎn)的維修固定資產(chǎn)因使用年超限或因其他原因無法正常運(yùn)作時(shí)，各使用部門應(yīng)上報(bào)運(yùn)營部，由運(yùn)營部聯(lián)系售后或請(qǐng)求外部專業(yè)人員予以修理。2、固定資的的報(bào)廢、清理固定資產(chǎn)凡符合下列條件可申請(qǐng)報(bào)廢：（1）過使用年限，主要結(jié)構(gòu)陳舊，精度低劣，耗能高，而且維修成本高或不能維修和再次利用。（2）損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或繼續(xù)使用會(huì)發(fā)生危險(xiǎn)的。（3）老化，性能低劣，無修復(fù)價(jià)值的。（4）因事故或其他自然災(zāi)害，使設(shè)備遭受損壞無修復(fù)價(jià)值的。公司固定資產(chǎn)報(bào)廢處理時(shí)，須由使用部門提出申請(qǐng)，填寫《固定資產(chǎn)處置審批表》（附件：表5《固定資產(chǎn)處置審批表》）報(bào)總經(jīng)理審批。報(bào)廢的固定資產(chǎn)不能繼續(xù)使用，運(yùn)營部要及時(shí)對(duì)實(shí)物進(jìn)行作價(jià)處理，并將變價(jià)收入上交公司財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部將依據(jù)總經(jīng)理批準(zhǔn)的固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)和實(shí)物處理結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理。處理后的固定資產(chǎn)，由運(yùn)營部和財(cái)務(wù)部一起辦理固定資產(chǎn)注銷手續(xù)，對(duì)臺(tái)賬及固定資產(chǎn)檔案進(jìn)行更新。

八、固定資產(chǎn)的清查

為保護(hù)固定資產(chǎn)的安全與完整，每年年末對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查、盤點(diǎn)。固定資產(chǎn)的清查應(yīng)填寫《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)明細(xì)表》，表中應(yīng)詳細(xì)反應(yīng)所盤固定資產(chǎn)的實(shí)有數(shù)，并與固定資產(chǎn)賬面數(shù)核對(duì)，做到賬務(wù)、實(shí)物一致，保證固定資產(chǎn)的保管、使用、維修、報(bào)廢和轉(zhuǎn)讓等情況正常。若發(fā)現(xiàn)毀損情況，應(yīng)當(dāng)查明毀損的程度、原因和責(zé)任以后，在清查表內(nèi)加以注明，并提出處理意見。固定資產(chǎn)清查以后，“固定資產(chǎn)盤點(diǎn)明細(xì)表”由各部門負(fù)責(zé)人、運(yùn)營部和財(cái)務(wù)部共同簽名。每次的清查表單應(yīng)當(dāng)由運(yùn)營部留存一份，財(cái)務(wù)部留底一份。附件：表1固定資產(chǎn)清查明細(xì)表盤點(diǎn)部門：日期：序號(hào)名稱編號(hào)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量使用部門使用人使用人簽字確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)清查人員表2物品購置申請(qǐng)單日期：年月日編號(hào)物品名稱單位申請(qǐng)數(shù)量預(yù)計(jì)單價(jià)金額說明金額合計(jì)大寫：￥：申請(qǐng)部門審批運(yùn)營部申請(qǐng)人總經(jīng)理部門負(fù)責(zé)人表3資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單資產(chǎn)名稱數(shù)量購置日期規(guī)格型號(hào)附屬設(shè)備使用狀態(tài)資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)類型轉(zhuǎn)移前用途轉(zhuǎn)入后用途轉(zhuǎn)移日期原使用年限已使用年限存放地點(diǎn)移出備注移入轉(zhuǎn)移原因轉(zhuǎn)出部門轉(zhuǎn)入部門運(yùn)營部總經(jīng)理表4資產(chǎn)借用單借用部門：借用人：填表日期：資產(chǎn)設(shè)備名稱資產(chǎn)設(shè)備編號(hào)規(guī)格型號(hào)數(shù)量單位原存放地原使用人現(xiàn)存放地現(xiàn)使用人借用原因借用日期歸還日期歸還人歸還接收人備注需求部門負(fù)責(zé)人意見借出部門負(fù)責(zé)人意見運(yùn)營部意見表5固定資產(chǎn)處置審批表固定資產(chǎn)編號(hào)固定資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)購置時(shí)間數(shù)量單價(jià)金額計(jì)提折舊凈產(chǎn)值處置形式□報(bào)廢□損毀□出售□其他其他事項(xiàng)說明報(bào)廢∕損毀預(yù)計(jì)的清理費(fèi)用和清理收入說明：處置原因及目的（詳細(xì)說明）出售買方單位購買用途估計(jì)金額第三章文件檔案的整理方法一、基本概念

1、歸檔文件

歸檔文件是指立檔部門在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

2、歸檔文件整理

將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

3、件

即歸檔文件的整理單位。和傳統(tǒng)的“案卷”相對(duì)應(yīng)。一般以每份文件為一件，正本與副本為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、存根等一冊(cè)(本)為一件，來文(請(qǐng)示)與復(fù)文(批復(fù))為一件，(跨年度來文、復(fù)文各為一件)，會(huì)議記錄一次會(huì)議為一件。

二、歸檔文件整理原則及質(zhì)量要求1、整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（1）遵循文件的形成規(guī)律：公司各項(xiàng)職能活動(dòng)存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間必然有一定的規(guī)律，整理時(shí)應(yīng)遵循其基本規(guī)律和特點(diǎn)。

（2）文件之間的有機(jī)聯(lián)系：文件之間規(guī)律決定了文件之間存在著有機(jī)聯(lián)系，這種聯(lián)系更明確地反映機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，同時(shí)也為歸檔后查找、利用提供方便。

（3）區(qū)分不同價(jià)值：將應(yīng)歸檔的文件材料，根據(jù)其不同的價(jià)值劃分出不同保管期限，然后分別進(jìn)行整理歸檔。（4）便于保管和利用：這是歸檔文件整理最基本原則，也是整理歸檔的最終目的。

2、質(zhì)量要求歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案保護(hù)要求。

（1）修裱破損文件：文件材料產(chǎn)生破損或局部殘缺現(xiàn)象的，整理時(shí)要進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。

（2）復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件：最耐久的字跡材料是碳素墨水和油墨，比較耐久的字跡材料是藍(lán)黑墨水和印泥等，對(duì)純藍(lán)墨水、圓珠筆、傳真、鉛筆等字跡需要復(fù)制。

（3）超大紙張的折疊：實(shí)際工作中產(chǎn)生的報(bào)表、圖紙等超大紙張需折疊并與其它文件統(tǒng)一大小。

（4）去除易銹蝕的金屬物：文件材料一般裝訂用訂書釘、曲別針、大頭針等容易氧化生銹腐蝕文件材料，文件整理歸檔時(shí)需去除鐵、鋁等易生銹的金屬物。

三、歸檔文件的整理方法

1、搜集

重視平時(shí)積累，及時(shí)搜集、整理，確保文件材料齊全完整。

（1）嚴(yán)格登記：來往行文、會(huì)議材料、內(nèi)部文件以及外出參加會(huì)議、檢查工作的人員帶回的文件均應(yīng)逐件登記建賬。

（2）及時(shí)收集：對(duì)辦理完畢，屬于歸檔范圍的文件材料應(yīng)辦完一件收集一件或定期清理。（3）嚴(yán)格檢查：同一事由的文件是否齊全，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)文件種類是否齊全，正本、底稿、附件等是否齊全，應(yīng)逐一進(jìn)行檢查。并逐件檢查是否處理完畢為生效文件，文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求等。

（4）隨辦隨歸：“辦”是指辦理完畢，“歸”是指文件經(jīng)若干個(gè)整理環(huán)節(jié)整理后歸入檔案盒內(nèi)。

（5）妥善管理：包括辦理完畢后已整理的和未辦理完畢不需辦理的閱文等，進(jìn)行分門別類，做到有目可查、運(yùn)轉(zhuǎn)有序、保管安全。

2、分類

分類是指公司內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，按確定的分類方法分成若干層次和類型，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)體系的過程。

確定分類方法：采用“年度一問題”分類法。即先將歸檔文件按年度分類，再將同一年度的文件按其內(nèi)容分成四大類，即黨建工作類、行政管理類、營銷管理類、報(bào)建開發(fā)管理類；每一大類再按保管期限（例如：永久、30年、5年）分開。此分類方法應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。3、具體步聚（1）分年度：把所有屬于歸檔范圍的文件按文件形成時(shí)間(落款日期)歸入不同年度，并按年度分開。

①多個(gè)時(shí)間特征：每份文件時(shí)間特征包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等。分年度時(shí)，一般應(yīng)以文件成文日期(即落款日期)為準(zhǔn)。

②跨年度形成的文件：為防止跨年度事由文件丟失，要求將跨年度事由文件分別按各年度集中，并按同一排列規(guī)律分別在各年度整理歸檔。

③幾份文件作為一件時(shí)的日期：如正本與定稿、原件與復(fù)制件、復(fù)文與來文等文為一件時(shí)，“件”的日期應(yīng)以排在前面的文件日期為準(zhǔn)。

④文件未標(biāo)明日期：通過文件特征或內(nèi)容來推斷文件準(zhǔn)確日期或近似日期，歸入相應(yīng)年度。

（2）分問題：將同一年度的文件按其問題分成四類：即黨建工作類、行政管理類、營銷管理類、報(bào)建開發(fā)管理類。

（3）分保管期限：將每一份文件鑒定出保管期限。檔案人員或文書處理人員逐件分析屬于歸檔范圍的每一份文件，確定其保管期限并將同一年度的文件分出永久、30年、10年三大類。

四、排列

排列是將遵循一定的原則將歸檔文件進(jìn)行先后排序的過程。1、事由原則“事由”是指一件具體的事或一個(gè)具體的問題或一段較緊密的工作，同一事由的相關(guān)文件應(yīng)排列在一起，這是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”的具體體現(xiàn)。2、排列方法

(1)同一年度同一類別下不同保管期限的文件按照永久、30年、10年的順序降級(jí)排列。每一年度每一大類形成一個(gè)大流水，均從“0001”開始排列編號(hào)。

(2)同一類別同一保管期限不同事由的歸檔文件排列：一般情況下，按事由的辦結(jié)時(shí)間，將不同事由的文件，按其辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列。另外，統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一次會(huì)議、一個(gè)年度的會(huì)議記錄、內(nèi)部刊物等形式較為特殊，成套利用較為普遍的套性文件，不是同一事由也可以集中排列。

(3)同一事由內(nèi)歸檔文件排列：要求一律按文件形成時(shí)間(落款日期)的先后順序，日期在前的歸檔文件排在前，日期在后的文件排在后。

五、裝袋(訂)

采用符合保護(hù)要求的裝袋(訂)材料將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。

1、文件修整：裝袋(訂)前必須對(duì)不符合歸檔質(zhì)量要求的文件材料進(jìn)行必要的修整。

(1)修裱破損文件；(2)復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件；(3)超大紙張折疊；

(4)去除易銹蝕的金屬物。

2、文件編頁碼：即把確定為“一件”的文件進(jìn)行排序，并用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁號(hào)。該件有圖文面即為一頁。正面在右上角，反面在左上角編寫頁碼。

（1）單份文件：只有正稿且頁號(hào)已編排，無須重新編寫。（2）多份文件：首先排序，即正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后，中文本在前，外文本在后；文件處理單放在最前面。排序后重新編寫頁號(hào)，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前有圖文面編頁。

3、裝袋(訂)方法：對(duì)修整后的文件材料使用符合檔案保護(hù)要求的材料重新加以固定。

(1)裝袋：無特殊情況，將確定為“一件”的每一份文件分別散裝入無酸紙袋。

(2)裝訂：出現(xiàn)一份文件頁數(shù)過多，散裝入袋可能利用不方便或易造成丟頁，文件過厚等情況，可在文件左側(cè)用線裝訂。采用左上角裝訂應(yīng)將文件左、上側(cè)對(duì)齊，采用左側(cè)裝訂應(yīng)將文件左、下側(cè)對(duì)齊。

六、編號(hào)（編歸檔章號(hào)）將歸檔文件在全宗中的位置用符號(hào)表示，并以歸檔章（附表：表1）的形式在歸檔文件上注明，依排列好的順序逐件編號(hào)。采用裝袋方法的，直接填寫文件袋封面的歸檔章；采用線裝方法的應(yīng)在每“件”首頁上端居中位置空白處加蓋歸檔章，并填寫各項(xiàng)內(nèi)容。填寫歸檔章須用碳素或藍(lán)黑墨水鋼筆。歸檔章設(shè)置項(xiàng)目：全宗號(hào)、年度、保管期限、頁數(shù)、機(jī)構(gòu)、室編件號(hào)、館編件號(hào)、盒號(hào)。

1、全宗號(hào)：由于公司檔案不移交檔案館，此項(xiàng)可以不填。

2、年度：填寫文件的形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2016。

3、保管期限：按分類時(shí)確定的文件保管期限填寫簡(jiǎn)稱為“永”“30”“10”。

4、頁數(shù)：填寫裝袋(訂)前對(duì)文件編寫的總頁數(shù)，頁數(shù)為三位，不足補(bǔ)“0”。

5、機(jī)構(gòu)：此處填寫類別名，如行政管理類。

6、室編件號(hào)：位數(shù)為四位，不足補(bǔ)“0”。同一年度、同一類別內(nèi)不得有重號(hào)或空號(hào)，每年每大類均分別從“0001”流水編號(hào)。

7、館編件號(hào)：由于公司檔案不移交檔案館，館編件號(hào)可以不填。8、盒號(hào)：即檔案盒的排列順序號(hào)，每年每一類流水編號(hào)。七、編目

編目即編制歸檔文件目錄。按照分類、排列的結(jié)果，逐類逐件編制目錄。編目以

“件”為單位進(jìn)行，按確定的“件”，只對(duì)排在前面的一文編目。例如：批復(fù)、請(qǐng)示為一件，只對(duì)批復(fù)編目。

1、歸檔文件目錄項(xiàng)目歸檔文件盒目錄項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名日期、頁數(shù)、備注（附件：表2）。（1）件號(hào)：填寫歸檔章室編件號(hào)項(xiàng)內(nèi)容。

（2）責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文單位署名者，可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)人或若干人。聯(lián)合發(fā)文的文件，只填寫三個(gè)責(zé)任者，一般為前三個(gè)或前兩個(gè)加立檔單位；使用全稱或通用簡(jiǎn)稱；未署責(zé)任者的“白頭文件”，根據(jù)文件內(nèi)容特征考證并填寫。

（3）文號(hào)：即發(fā)文的字文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，如遵檔字

[2016]003號(hào)，填寫文號(hào)項(xiàng)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字不能省略，紀(jì)元要填全，順序號(hào)照錄，沒有文號(hào)的文件此項(xiàng)不填。此項(xiàng)不得填諸如“會(huì)議文件之一”、“第一期”等文件。順序號(hào)，也不能填寫“情況反映”等刊物名稱。

（4）題名：即文件標(biāo)題。完整題名由責(zé)任者、問題、文種三部分組成，如《國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知》，填寫此項(xiàng)內(nèi)容時(shí)，責(zé)任者部分可以省略，此項(xiàng)內(nèi)容(不包括責(zé)任者項(xiàng))最多不超過50個(gè)字，如正題名完全可以反映文件內(nèi)容，其副題名或并列題名無須抄錄。無題名或題名含義不清的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題并加“[]”，擬寫題名和原題名內(nèi)容(不包括責(zé)任者項(xiàng))一共不超過50個(gè)字。原題名在前，擬寫題名在后一并填寫在目錄中。原題名內(nèi)容(不包括責(zé)任者項(xiàng))已超過50個(gè)字，則須根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫為50字以內(nèi)題名，并只將擬寫題名填寫在目錄中。會(huì)議記錄以一次會(huì)議一件擬寫一個(gè)標(biāo)題。

(5)日期：即文件的形成時(shí)間(落款日期)，此項(xiàng)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2016年6月18日標(biāo)注為20160618，如文件未標(biāo)注日期應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。

(6)頁數(shù)：填寫“一件”文件的總頁數(shù)。

(7)備注：用于填寫歸檔文件的類別（如黨群工作類）。

2、歸檔文件目錄的裝訂歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。(1)編制成冊(cè)方法：視各單位文件量大小，同一類別以1.5cm左右厚裝訂為一冊(cè)。

(2)封面：統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙張，設(shè)置全宗名稱、年度、類別項(xiàng)目（附件：表3），其中全宗名稱項(xiàng)為立檔單位名稱，填寫全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱，年度項(xiàng)填寫本冊(cè)目錄歸檔文件內(nèi)容包括的年度如2014—2016，類別項(xiàng)為企業(yè)檔案的分類名稱。保管期限填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限。

八、裝盒

裝盒包括裝盒的方法、編制檔案盒封以及盒脊背項(xiàng)目等工作內(nèi)容、填寫備考表。

裝盒方法嚴(yán)格按照室編件號(hào)的先后順序裝入檔案盒。

(1)不同類別的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。(2)不同年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

(3)同一年度、同一類別的歸檔文件按室編件號(hào)排列先后順序，依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒。

2、檔案盒封面的填寫：在橫線上方標(biāo)明全宗名稱，即立檔單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

3、檔案盒脊背的填寫：包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)(室、館)、盒號(hào)等七項(xiàng)。

(1)全宗號(hào)：空

(2)年度：填寫盒內(nèi)文件的形成年度，即文件歸檔年度，紀(jì)元填全，四位數(shù)。

(3)保管期限：填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“永久”

“30年”“10年”。

(4)機(jī)構(gòu)：填寫盒內(nèi)文件所屬類別名稱。

(5)室編起止件號(hào)：填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件件號(hào)，其間用

“—”號(hào)連接式，如：0018—0044。(6)館編起止件號(hào)：空

(7)盒號(hào)：是指檔案盒的順序號(hào)，即同一年度同一類別為一個(gè)大流水號(hào)。

4、填寫備考表：（見附件：表4備考表放在每一盒所有歸檔文件之后，用以對(duì)本盒內(nèi)歸檔文件整理情況及保存階段變動(dòng)情況進(jìn)行必要的注釋說明。設(shè)置項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件說明、整理人、檢查人和日期。統(tǒng)一采用國際A4型紙張。填寫方法：

(1)盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度，文件本身狀況(如字跡模糊、缺損等)及整理工作完畢后歸檔文件修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。歸檔文件目錄備注項(xiàng)說明內(nèi)容較復(fù)雜超過9個(gè)字，也可注明并引至本盒備考表中詳細(xì)說明。

(2)整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。在其部門整理歸檔的單位，此項(xiàng)一般由該部門兼職檔案人員或文書處理人員填寫。

(3)檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，此項(xiàng)一般由檔案部門負(fù)責(zé)人填寫。

(4)日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，可以是全年歸檔文件整理完畢的日期，也可是該盒歸檔文件整理完畢日期。公元紀(jì)年填全，月、日要求兩位數(shù)，不足補(bǔ)“O”。同歸檔文件目錄“日期”項(xiàng)。附件表1歸檔章式樣全宗號(hào)年度保管期限頁數(shù)機(jī)構(gòu)室編件號(hào)館編件號(hào)盒號(hào)表2、附歸檔文件目錄式樣件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注表3、歸檔文件目錄封面式樣表4、備考表式樣情況說明：整情況說明：整理人檢查人立卷日期歸檔文件目錄全宗名稱年度類別保管期限第四章行政后勤成本控制措施一、用電的管控措施1、照明用電（1）正常工作時(shí)間且光線較好的情況下，各辦公區(qū)域、走道應(yīng)采用自然光照明；（2）人員較少時(shí)只開必要位置的照明燈；（3）人員離開后，要及時(shí)關(guān)閉電源，做好人走燈滅（必要時(shí)各區(qū)域張貼“請(qǐng)隨手關(guān)燈”的相關(guān)標(biāo)志）；2、辦公設(shè)備用電（1）復(fù)印機(jī)、電腦等辦公電器設(shè)備用完后及時(shí)開啟“節(jié)能”、“睡眠”或“待機(jī)”模式；（2）如果長(zhǎng)時(shí)間不用電腦應(yīng)及時(shí)關(guān)機(jī)，下班后應(yīng)關(guān)閉電腦所有連接電源；（3）打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、飲水機(jī)下班時(shí)應(yīng)及時(shí)關(guān)閉電源；3、空調(diào)用電（1）空調(diào)打開后必須關(guān)閉門窗；（2）空調(diào)必須于下班前半小關(guān)閉；（3）各辦公區(qū)域在人員較少的情況下（三人以下），可以自行集中到一個(gè)區(qū)域辦公，控制空調(diào)開放。4、各部門負(fù)責(zé)人為責(zé)任人，下班后由夜保負(fù)責(zé)檢查電源關(guān)閉情況，對(duì)未及時(shí)關(guān)閉電源的區(qū)域直接上報(bào)質(zhì)檢部。二、用水的管控措施1、日常用水，倡導(dǎo)員工將水籠頭開到1/3至3/2處，用后應(yīng)及時(shí)關(guān)閉。2、倡導(dǎo)集體飲用開水房開水機(jī)的熱水，減少桶裝純凈水的飲用，杜絕用桶裝水洗杯子的現(xiàn)象。3、將用水的管控納入日常巡邏、檢查的一部份。如果發(fā)現(xiàn)水籠頭、水管有漏水或滲水現(xiàn)象，要及時(shí)反應(yīng)給水電工進(jìn)行維修處理。三、嚴(yán)格控制辦公用品使用1、嚴(yán)禁私自領(lǐng)用辦公用品，物品領(lǐng)用要嚴(yán)格填寫《物品領(lǐng)用申請(qǐng)單》交由主管部門負(fù)責(zé)人簽字后方可到運(yùn)營部領(lǐng)?。?、對(duì)于不可回收利用的辦公用品再次領(lǐng)用時(shí)必須以舊換新；對(duì)于可回收利用的辦公用品（例如剪刀、訂書機(jī)、筆筒等）只能領(lǐng)取一次（特殊情況除外），員工辭職或異動(dòng)時(shí)要及時(shí)交還運(yùn)營部。3、為了便于管理，辦公用品由專人管理、專人負(fù)責(zé)發(fā)放；建立辦公用品領(lǐng)取記錄表，并于每年年末統(tǒng)計(jì)本年度各部門的領(lǐng)用情況，以便于控制下一年度的辦公室用品成本費(fèi)用。4、各部門購買或配備辦公設(shè)備需填寫《物品采購申請(qǐng)表》，逐級(jí)審批后方可遞交到運(yùn)營部進(jìn)行采購和配置。四、宿舍管控措施1、宿舍無人時(shí)，及時(shí)關(guān)閉照明燈具、空調(diào)、風(fēng)扇等電器設(shè)備。2、禁止宿舍額外使用大功率電器，特殊情況需報(bào)備運(yùn)營部，經(jīng)審批后方可使用；3、每周不定期巡查宿舍，發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)水電的現(xiàn)象嚴(yán)懲不貸。五、辦公設(shè)施的維修費(fèi)用管控措施1、建立長(zhǎng)期合作的辦公設(shè)施維修商，便于及時(shí)和優(yōu)先服務(wù)于公司，減少時(shí)間成本的浪費(fèi)。2、各部門對(duì)轄區(qū)內(nèi)的辦公設(shè)施進(jìn)行日常管理和維護(hù)，如人為原因造成損壞，所有維修費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)；六、辦公電話費(fèi)1、每月初與電信公司對(duì)接上月的通話清單和費(fèi)用，仔細(xì)查看清單明細(xì)，若有費(fèi)用異常情況，及時(shí)查找原因并采取措施，杜絕費(fèi)用的浪費(fèi)七、招待費(fèi)用按照總公司下發(fā)的宴請(qǐng)管理規(guī)定執(zhí)行。第五章公司印章管理一、范圍印章管理適用信陽天筑實(shí)業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱：公司）的公章、合同專用章、財(cái)務(wù)印章、法人章等各類公司印章以及由運(yùn)營部保管的其他印章的管理使用。二、公章的管理公司公章是指公司依據(jù)其公司全稱、依法刻制并經(jīng)工商部門登記備案、能夠代表公司簽署各類合同、簽發(fā)各類文件的公司印章。1、公章刻制因公司公章?lián)p壞、遺失或公司名稱變更，需要重新刻制公司公章的，填寫《印章刻制申請(qǐng)單》（附件：表1），由運(yùn)營部簽署意見后經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由運(yùn)營部負(fù)責(zé)刻制，并重新報(bào)工商部門登記備案。公司公章重新刻制的，舊的公章必須收回，由運(yùn)營部封存或銷毀。2、公章保管公司公章由運(yùn)營部指定專人負(fù)責(zé)保管、并依據(jù)本管理規(guī)范的規(guī)定簽蓋。運(yùn)營部必須設(shè)置《公司印章使用登記冊(cè)》（附件：表2），在經(jīng)辦人員要求簽蓋公章時(shí)，對(duì)用章事由、文件份數(shù)、文件簽字人員以及簽字時(shí)間、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員簽字、公章簽蓋時(shí)間、公章簽蓋人員簽字等予以詳細(xì)登記。公司公章的任何使用行為，均必須在《公司印章使用登記冊(cè)》上登記。運(yùn)營部對(duì)所有使用公司公章簽蓋的文件，都必須保留一份原件或復(fù)印、建擋保存。3、公司公章的使用范圍（1）以公司名義內(nèi)部發(fā)布的各類公文用??；（2）以公司名義簽署的對(duì)外呈報(bào)的各類公文用印；（3）公司授權(quán)書、公司介紹信等涉及公司授權(quán)、簽署文件等授權(quán)類文件的用??；（4）公司證明、介紹信等證明類文件，僅證明員工身份、學(xué)歷等真實(shí)狀況的證明類文件而不涉及公司授權(quán)事項(xiàng)的用?。唬?）以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議書、意向書等合同類法律文件的用??；（6）以公司名義涉訟類法律文件，涉及投資事務(wù)變動(dòng)的工商事務(wù)文件的用??；（7）其他事由的用印。4、公章加蓋對(duì)于本項(xiàng)第4條公司公章使用范圍的文件用印，在經(jīng)辦部門提交經(jīng)用印核準(zhǔn)的《公司印章使用申請(qǐng)表》（附件：表3）后，由運(yùn)營部簽蓋人員在《公司印章使用登記冊(cè)》上登記后予以簽蓋。公司對(duì)外簽訂的合同類文件上加蓋公司公章的，需以核準(zhǔn)的《合同審查批準(zhǔn)單》（附件：表4）。公司總經(jīng)理已經(jīng)直接簽字的合同或銀行貸款用合同，不需要再提供《合同審查批準(zhǔn)單》，但仍應(yīng)按照本管理方法審核用印。在合同類法律文件上公司署名處簽蓋公司公章時(shí)，如果合同類法律文件兩頁以上的，還得騎縫簽蓋公司公章。5、公章外借公司公章原則上不得借出使用。因特殊、重大事由必須借出使用的，經(jīng)辦人員必須填寫《印章借用申請(qǐng)單》（附件：表5），經(jīng)總經(jīng)理同意方可借出使用。借出使用印章的經(jīng)辦人員原則上不得少于兩人。借出使用印章的經(jīng)辦人員得及時(shí)歸還公司公章并提供已簽蓋文件的復(fù)印件。三、合同專用章的管理合同專用章是指公司因?yàn)榻?jīng)常性簽署合同的需要而刻制、能夠代表公司簽署各類合同的專用公司印章。1、合同章刻制（1）合同專用章刻制，或因合同專用章?lián)p壞、公司名稱變更等原因?qū)е潞贤瑢Ｓ谜轮匦驴讨频?，填寫《印章刻制申?qǐng)單》經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可予以刻制。（2）合同專用章報(bào)廢或停止使用的，必須由運(yùn)營部負(fù)責(zé)收回封存或銷毀。（3）合同專用章只能刻制一枚。但對(duì)于公司經(jīng)營中頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，還可以刻制特殊的合同專用章，如人事合同專用章等。2、合同章保管（1）合同專用章由運(yùn)營部負(fù)責(zé)保管、使用。特殊的合同專用章（如人事合同專用章），由具經(jīng)辦部門保管、使用。（2）合同專用章的保管、使用部門對(duì)所有使用合同專用章簽蓋的文件，都必須保留一份原件、建擋保存。3、合同章加蓋（1）合同專用章專用于公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議書、意向書等合同類法律文件的用印。合同專用章保管人不得擴(kuò)大合同專用章的使用范圍，否則無效。公司經(jīng)辦人員要求簽蓋合同章時(shí)，對(duì)合同章使用編號(hào)、用章事由、文件份數(shù)、文件簽字人員以及簽字時(shí)間、經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人員簽字、合同章簽蓋時(shí)間、合同章簽蓋人員簽字等予以詳細(xì)登記。公司合同章的任何使用行為，也均必須在《公司印章使用登記冊(cè)》上登記。（2）對(duì)于以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議書、意向書等合同類法律文件，在經(jīng)辦部門提交其完成用印核準(zhǔn)的《合同審查批準(zhǔn)單》、《印章使用申請(qǐng)單》后，由運(yùn)營部簽蓋人員同時(shí)在《公司印章使用登記冊(cè)》上登記后予以簽蓋。在合同類法律文件上公司署名處簽蓋合同專用章時(shí)，如果合同類法律文件兩頁以上的，還得騎縫簽蓋合同專用章。（3）對(duì)于由具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門保管、使用的特殊的合同專用章的（如人事合同專用章），具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人必須制訂有效的印章使用批準(zhǔn)、登記規(guī)定，指定專人負(fù)責(zé)保管特殊的合同專用章。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置《部門業(yè)務(wù)合同專用章使用登記冊(cè)》。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門的經(jīng)辦人員得在《部門業(yè)務(wù)合同專用章使用登記冊(cè)》上填寫后，由部門保管人員登記后予以簽蓋。4、合同章外借公司合同專用章原則上不得借出使用。因特殊、重大事由必須借出使用的，經(jīng)辦人員必須填寫《公司印章借用申請(qǐng)表》，經(jīng)運(yùn)營部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借出使用。借出使用印章的經(jīng)辦人員不得少于兩人。借出使用印章的經(jīng)辦人員得及時(shí)歸還公司合同專用章并提供已簽蓋文件的復(fù)印件。四、財(cái)務(wù)印章的管理使用財(cái)務(wù)印章包括公司財(cái)務(wù)專用章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人印鑒章、公司發(fā)票章和其它財(cái)務(wù)印章。1、財(cái)務(wù)章刻制財(cái)務(wù)印章刻制，或因財(cái)務(wù)印章?lián)p壞、公司名稱變更等原因?qū)е仑?cái)務(wù)印章重新刻制的，由財(cái)務(wù)部門提出申請(qǐng)?zhí)顚憽豆居≌驴讨粕暾?qǐng)》經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可予以刻制。財(cái)務(wù)印章報(bào)廢或停止使用的，必須由運(yùn)營部負(fù)責(zé)收回封存或銷毀。2、財(cái)務(wù)印章保管財(cái)務(wù)印章由財(cái)務(wù)部門制訂管理規(guī)定、明確財(cái)務(wù)人員的崗位職責(zé)，并指定專人負(fù)責(zé)保管、使用。財(cái)務(wù)專用章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人印鑒章必須分開保管。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格管理財(cái)務(wù)印章的使用。3、財(cái)務(wù)印章加蓋財(cái)務(wù)人員根據(jù)公司財(cái)務(wù)審批制度和財(cái)務(wù)人員的崗位職責(zé)，使用財(cái)務(wù)印章。財(cái)務(wù)印章在內(nèi)部使用或在向銀行、稅務(wù)等提供財(cái)務(wù)報(bào)表或各種報(bào)告、簽署票據(jù)時(shí)，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)或同意；對(duì)外提供各種報(bào)表、報(bào)告時(shí)，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)或同意。未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得使用財(cái)務(wù)印章與他人對(duì)帳或?qū)ν獬鼍吒鞣N證明、法律文書。4、財(cái)務(wù)印章外借財(cái)務(wù)印章原則上不得借出使用。因特殊、重大事由必須借出使用的，經(jīng)辦人員必須填寫《公司印章借用申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借出使用。借出使用印章的經(jīng)辦人員原則上不得少于兩人。借出使用印章的經(jīng)辦人員得及時(shí)歸還財(cái)務(wù)印章并提供已簽蓋文件的復(fù)印件。五、其他印章的管理公司法定代表人的簽名章，由法定代表人自身或其指定人員專門保管。使用公司法定代表人的簽名章，需要法定代表人本人同意或授權(quán)并報(bào)總經(jīng)理同意。公司工會(huì)等其他組織需要刻制相關(guān)印章的，由公司工會(huì)等其他組織決議決定后由運(yùn)營部負(fù)責(zé)刻制，并由公司工會(huì)等組織指定的專人保管。六、印章管理使用責(zé)任1、未經(jīng)審批，任何部門和個(gè)人擅自刻制印章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，必須追究其責(zé)任，由此造成的民事、經(jīng)濟(jì)、法律糾紛和后果，由當(dāng)事人承擔(dān)。2、用印經(jīng)辦人以及相關(guān)審核、簽批人對(duì)用印的合規(guī)性、以及謹(jǐn)慎維護(hù)公司利益承擔(dān)管理責(zé)任。凡工作中違反印章管理工作流程的，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或利用印章為自己和他人謀取私利，損害公司形象和利益的，公司有權(quán)追究失職員工的勞動(dòng)紀(jì)律責(zé)任，予以警告、扣發(fā)工資、降薪、降級(jí)、降職等處分；經(jīng)二次以上處分仍未改正或者已經(jīng)給公司造成2千元以上經(jīng)濟(jì)損失且未及時(shí)賠償?shù)?，公司有?quán)辭退失職員工；涉及違法犯罪的，公司還有權(quán)移交司法機(jī)關(guān)處置。失職員工的上級(jí)主管對(duì)下級(jí)員工的失職行為負(fù)有管理責(zé)任的，公司有權(quán)予以失職員工的上級(jí)主管警告、扣發(fā)工資、降薪、降級(jí)、降職等處分；屬失職員工的上級(jí)主管嚴(yán)重管理失職的，公司有權(quán)辭退失職員工的上級(jí)業(yè)務(wù)主管。3、凡失職員工未按本辦法的規(guī)定處理印章使用、登記事宜，導(dǎo)致公司發(fā)生經(jīng)濟(jì)損失或重大商譽(yù)損失的，公司有權(quán)要求失職員工賠償公司的全部損失。4、公司印章在遺失、損毀、被盜的情況下，各印章保管人員應(yīng)迅速到運(yùn)營部備案、說明情況，并應(yīng)立即采取相關(guān)措施，必要時(shí)應(yīng)在公開刊物上聲明作廢。第六章常用公文寫作知識(shí)一、指示指示是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)部署工作時(shí)經(jīng)常使用的一種公文，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)闡明工作原理和基本要求的具有指導(dǎo)意義的文件。從內(nèi)容來講，指示與決議、決定有明顯的不同。對(duì)于特殊重大的方針、政策問題，對(duì)于重大的工作任務(wù)問題，就使用決議或決定；而對(duì)于貫徹方針、政策所作的工作部署，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，則使用指示。常見的指示包括指示的因由，指示的內(nèi)容，對(duì)下級(jí)執(zhí)行指示提出的要求等內(nèi)容。二、決議決議是經(jīng)過會(huì)議討論通過，對(duì)某些重大事項(xiàng)、重大問題作出決策、并要求貫徹執(zhí)行的公文文件。它體現(xiàn)了集體或集團(tuán)的意志，具有無可辯駁的集體性，以及權(quán)威性、規(guī)范性。決議由標(biāo)題、通過日期、正文三部分組成。1、標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)(或會(huì)議名稱)、事由、文種類型組成，也可由事由和文種組成。通過日期一般寫在標(biāo)題下，在小括號(hào)內(nèi)注明會(huì)議名稱及通過時(shí)間，也可只寫年月日。2、正文正文因類型差異略有不同。公布性決議先寫通過決定的那次會(huì)議及其作出公布議案的簡(jiǎn)單理由，次寫公布內(nèi)容，最后寫注意事項(xiàng)及處理辦法。批準(zhǔn)性決議先寫什么會(huì)議審議了某個(gè)議案，依據(jù)什么理由，決定批準(zhǔn)否，再寫對(duì)被審議案的具體評(píng)價(jià)，最后以"指出"、"認(rèn)為"之語引出號(hào)召。闡述性決議則先概述某一事實(shí)，然后加以理論分析，最后是評(píng)斷。三、函函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等。1、標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或者事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于**（答復(fù)事項(xiàng)）的復(fù)函》。2、正文一般包括三層：簡(jiǎn)要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題；希望和要求，如："務(wù)希研究承復(fù)"，敬請(qǐng)大力支持為盼"等。四、決定決定是黨政機(jī)關(guān)及其他部門對(duì)某些重大問題或重要事項(xiàng)，經(jīng)過一定會(huì)議討論研究表決通過后要求貫徹執(zhí)行的文體。決定除會(huì)議作出外，也可以由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)。決定一般由標(biāo)題和日期、正文、結(jié)尾三個(gè)部分組成。1、標(biāo)題和日期決定的標(biāo)題要完整地寫出發(fā)文機(jī)關(guān)、決定事由和文種三項(xiàng)內(nèi)容。在決定事由前一般以"關(guān)于"連結(jié)。決定的日期即會(huì)議通過或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)此項(xiàng)決定的日期。它寫在標(biāo)題之下，外用括號(hào)。重大法規(guī)性的決定，還需注明通過該決定的機(jī)關(guān)、日期和生效日期。文末不再注明。2、正文決定的主體部分也就是正文。其篇幅長(zhǎng)短，由內(nèi)容多少?zèng)Q定。一個(gè)篇幅較長(zhǎng)的決定，其內(nèi)容通常包括兩層意思：一層是說明形勢(shì)和有關(guān)情況，作出決定的目的與意義；另一層是說明決定的具體事項(xiàng)，落實(shí)決定的政策、措施和要求等等。篇幅較長(zhǎng)的決定，正文在結(jié)構(gòu)上可分為開頭、主體、結(jié)語三部分。（1）開頭。這一部分一般用一個(gè)自然段落，用"特決定如下"或"特做如下決定"與主體部分銜接。"開頭"主要用以說明目前形勢(shì)，分析或闡述做此決定的原因目的及意義。其語言要求簡(jiǎn)潔、概括性強(qiáng)。（2）主體。表達(dá)決定的具體內(nèi)容。因?yàn)樗窍录?jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)單位及所屬個(gè)人必須執(zhí)行的準(zhǔn)則，所以要求寫得明確、具體、詳盡。這一部分的表達(dá)方式常采用條文式寫法，在這些表現(xiàn)具體內(nèi)容的"條"、"項(xiàng)"之間可以是明顯的并列關(guān)系，也可以是明顯的遞進(jìn)關(guān)系，無論何種關(guān)系，都一定要形成完整、嚴(yán)謹(jǐn)、清晰的整體。主體部分也可用簡(jiǎn)述式寫法，對(duì)所決定的事項(xiàng)作出直接公布。（3）結(jié)語。在這一部分中提出希望、號(hào)召和要求。3、結(jié)尾在決定的正文之后，可寫"本決定自發(fā)布之日起施行"，通常不寫成文日期和發(fā)文單位。見諸報(bào)刊時(shí)，可在文末署發(fā)文機(jī)關(guān)名。五、通告通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期等部分組成。1、標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)加文種、事由加文種或只寫"通告"二字。2、正文由緣由和通告事項(xiàng)兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項(xiàng)為須知和遵守的內(nèi)容。用"特通告如下"轉(zhuǎn)承連接。通告事項(xiàng)是面對(duì)大眾的，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用"特此通告"作結(jié)。有時(shí)也可不寫，形式比較靈活。3、署名和日期正文后簽署發(fā)布通告的機(jī)關(guān)名稱和日期。六、意見意見是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)部署工作，指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的原則、步驟和方法的一種文體。意見的指導(dǎo)性很強(qiáng)，有時(shí)是針對(duì)當(dāng)時(shí)帶有普遍性的問題發(fā)布的，有時(shí)是針對(duì)局部性的問題而發(fā)布的，意見往往在特定的時(shí)間內(nèi)發(fā)生效力。意見的格式包括：1、標(biāo)題。標(biāo)題必須把發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種寫清楚。2、發(fā)文時(shí)間。一般以定稿時(shí)間為準(zhǔn)。3、正文。七、通報(bào)通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。通報(bào)屬下行公文。通報(bào)由標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、主送單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期組成。1、標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。標(biāo)題有兩種寫法:一是公文式標(biāo)題;二是新聞式雙標(biāo)題,多為正題加副題,也可是眉題加正題。如果內(nèi)容有所專指,要寫明主送機(jī)關(guān);普發(fā)性的通報(bào)則可不寫主送機(jī)關(guān),或在正文中、發(fā)至范圍中注明。2、正文包括原因、事項(xiàng)、處理意見、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、要求及希望、號(hào)召等內(nèi)容。表彰性通報(bào)和批評(píng)性通報(bào)一般分為三部分：（1）主要事實(shí)表彰性通報(bào)突出主要的先進(jìn)事跡，批評(píng)性通報(bào)要抓住主要錯(cuò)誤事實(shí)。（2）分析指出事例的教育意義表彰性通報(bào)，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗(yàn)、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神。批評(píng)性通報(bào)要分析錯(cuò)誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等。（3）提出要求情況通報(bào)有兩種形式：一種只對(duì)有關(guān)事實(shí)作客觀敘述；另一種還對(duì)有關(guān)情況加以分析說明，有時(shí)還針對(duì)具體問題提出應(yīng)采取何種對(duì)策的指導(dǎo)性意見。3、尾部由落款、發(fā)文范圍、抄送、附件等組成。八、通知通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點(diǎn)：對(duì)印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如"同意"、"原則同意"、"要認(rèn)真貫徹執(zhí)行"、"望遵照?qǐng)?zhí)行"、"參照?qǐng)?zhí)行"等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。2、批示性通知的寫法標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡(jiǎn)潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。3、知照性通知的寫法這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項(xiàng)。4、事務(wù)性通知的寫法通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會(huì)議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會(huì)議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會(huì)議的原因、目的、名稱，通知對(duì)象，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)確的材料等。5、任免、聘用通知的寫法一般只寫決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。九、會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，對(duì)會(huì)議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報(bào)刊的具有紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。會(huì)議紀(jì)要根據(jù)適用范圍、內(nèi)容和作用，分為兩種類型：(1)工作會(huì)議紀(jì)要。(2)協(xié)商交流性會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要由標(biāo)題、日期、正文三部分組成。1、標(biāo)題由會(huì)議名稱和文種組成。如《全國高校大學(xué)語文教學(xué)研討會(huì)紀(jì)要》。2、文件日期成文日期通常寫在標(biāo)題之下，位置居中，并用括號(hào)括起。也可在文末右下角標(biāo)明日期。3、正文正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。（1）在開頭部分應(yīng)扼要地?cái)⑹鰰?huì)議概況。如會(huì)議的名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程及主要收獲等。（2）主體部分主要寫會(huì)議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。4、會(huì)議紀(jì)要寫法一般有三種寫法：（1）概述法。即把會(huì)議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會(huì)議。（2）發(fā)言記錄式寫法。按照會(huì)上發(fā)言順序，摘錄每個(gè)人發(fā)言的主要內(nèi)容。此寫法主要用于座談會(huì)紀(jì)要。（3）歸納法。就是把會(huì)議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個(gè)問題來寫。適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會(huì)議。寫作時(shí)，可根據(jù)表達(dá)內(nèi)容的需要，分條列項(xiàng)寫或擬小標(biāo)題分部分、分層次寫?？傊?，無論是哪種寫法，都要圍繞會(huì)議中心和目的選材、剪裁，突出重點(diǎn)。結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號(hào)召，要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會(huì)議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾。十、請(qǐng)示請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指導(dǎo)、批準(zhǔn)。請(qǐng)示屬上行文。請(qǐng)示的作用在于請(qǐng)示工作要求上級(jí)批復(fù)。請(qǐng)示產(chǎn)生于事前，不可"先斬后奏"，這是請(qǐng)示區(qū)別于報(bào)告的主要特征之一。請(qǐng)示由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期構(gòu)成。1、標(biāo)題一般由請(qǐng)示單位、請(qǐng)示事由、文種或請(qǐng)示事由和文種組成。2、正文正文一般由三個(gè)部分組成：（1）請(qǐng)示緣由提出請(qǐng)示的原因和理由。（2）請(qǐng)示事項(xiàng)提出有關(guān)問題要求上級(jí)指示或批準(zhǔn)，有的要求提出解決問題的建議和意見，供上級(jí)機(jī)關(guān)參考。提出的請(qǐng)示，要符合有關(guān)方針、政策，切實(shí)可行，不可矛盾上交。（3）請(qǐng)示要求應(yīng)明確提出要求解決問題的方法或途徑，常用"是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示"、"妥否，請(qǐng)批示"、"如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行"等等。十一、批復(fù)批復(fù)是一種下行文，是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)某一請(qǐng)示時(shí)使用的公文。批復(fù)一般是專門就某一事、某一問題的答復(fù)，內(nèi)容都比較單一，而且是先有來自下級(jí)的請(qǐng)示，才有上級(jí)的批復(fù)。一般來說，批復(fù)的核心內(nèi)容是就請(qǐng)示的內(nèi)容、問題表示上級(jí)機(jī)關(guān)態(tài)度，是同意還是反對(duì)，有不同意見等，都要在批復(fù)中直接申明。批復(fù)的結(jié)構(gòu)包括標(biāo)題、主送單位、正文、結(jié)尾、發(fā)文機(jī)關(guān)幾部分。1、標(biāo)題標(biāo)題包括批復(fù)機(jī)關(guān)、批復(fù)事項(xiàng)和批復(fù)文種三個(gè)部分。如《宏大公司對(duì)〈燕奇國際文化交流公司舉辦"燕奇杯"書法大賽的請(qǐng)示〉的批復(fù)》。也可只寫批復(fù)事項(xiàng)及文種兩部分，如《關(guān)于建立東風(fēng)電機(jī)廠工會(huì)委員會(huì)的批復(fù)》。2、主送單位即來文請(qǐng)示的單位。其位置在標(biāo)題之下，正文之上。批復(fù)是有針對(duì)性的，所以不可缺少主送單位。3、正文分為開頭、內(nèi)容和結(jié)語三部分。開頭一般注明批復(fù)的依據(jù)，用以說明是針對(duì)哪個(gè)請(qǐng)示所作的批復(fù)，要求寫得嚴(yán)謹(jǐn)、明確。如"《燕奇國際文化交流公司關(guān)于舉辦'燕奇杯'書法大賽的請(qǐng)示》(燕奇字[1994]14號(hào))收悉"，然后，一般寫如"經(jīng)董事會(huì)研究，現(xiàn)批復(fù)如下"、"經(jīng)研究，批復(fù)如下"等。注意不可簡(jiǎn)單寫成"×年×月×日來文收悉"，許多來文，究竟是哪份，很不清楚。請(qǐng)示的內(nèi)容決定批復(fù)的寫法。下級(jí)機(jī)關(guān)只就某個(gè)具體事項(xiàng)請(qǐng)示，批復(fù)的內(nèi)容亦簡(jiǎn)單明了，可直接表態(tài)，同意的就寫肯定意見，不可意的要提出有根據(jù)的、有針對(duì)性的緣由。有的批復(fù)具有一定的普遍性，則需上級(jí)機(jī)關(guān)較為詳細(xì)地寫明批復(fù)態(tài)度，充分闡明理由。還有些批復(fù)可在同意的前提下，原則性地提出希望。如"希望在弘揚(yáng)民族文化、促進(jìn)民族文化與國際文化交流方面，在發(fā)揚(yáng)我公司的企業(yè)文化傳統(tǒng)方面，作出努力"。結(jié)語使用的語言要簡(jiǎn)短，語氣要堅(jiān)決，態(tài)度要鮮明。對(duì)請(qǐng)示的批復(fù)一般分三種意見：完全同意，不完全同意、完全不同意。意見不同寫法也不同。完全同意的批復(fù)可以不寫同意的理由，只明確表態(tài)。如："你部銀水字[1994]4號(hào)請(qǐng)示收悉，經(jīng)董事會(huì)研究，同意銀水湖旅游度假村提前開工(日期為1994年6月6日)。"下級(jí)單位的請(qǐng)示，受政策和具體情況限制有時(shí)不能得到完全同意的批復(fù)。在寫此類不完全同意批復(fù)時(shí)先說明同意部分，再講清不同意部分及其原因。如："你部公關(guān)字[1994]12號(hào)請(qǐng)示收悉，經(jīng)研究同意購制'486'電腦一臺(tái)，但囿于經(jīng)費(fèi)所限，暫不同意購制輕型印刷設(shè)備。"完全不同意的批復(fù)，一定要講明不同意的理由和根據(jù)。因?yàn)閷?duì)下級(jí)的請(qǐng)示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有針對(duì)性地答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示，不能使用有歧義的詞語。也可在發(fā)文之前，先向下級(jí)單位講明理由和依據(jù)。(4)批復(fù)的結(jié)尾多用"此復(fù)"、"特此批復(fù)"等習(xí)慣用語。(5)發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文日期也是不可遺漏和忽視的部分，并且要書寫完整。十二、會(huì)議記錄會(huì)議記錄是當(dāng)事人記錄會(huì)議情況以供備查的一種文體。一般會(huì)議記錄包括兩部分：一部分是會(huì)議的組織情況，要求寫明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等。另一部分是會(huì)議的內(nèi)容，要求寫明發(fā)言、決議、問題。這是會(huì)議記錄的核心部分。對(duì)于發(fā)言的內(nèi)容，一是詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話，主要用于比較重要的會(huì)議和重要的發(fā)言。二是摘要性記錄，只記錄會(huì)議要點(diǎn)和中心內(nèi)容，多用于一般性會(huì)議。會(huì)議結(jié)束，記錄完畢，要另起一行寫"散會(huì)"二字，如中途休會(huì)，要寫明"休會(huì)"字樣。十三、報(bào)告報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。1、綜合性報(bào)告的寫法（1）標(biāo)題事由加文種，如《關(guān)于1999年上半年工作情況的報(bào)告》；報(bào)告單位、事由加文種，如《銅陵市人民政府關(guān)于1999年度工作情況的報(bào)告》。（2）正文把握三點(diǎn)：①開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等作概述，以點(diǎn)明主旨。②主體，內(nèi)容要豐富充實(shí)。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。③結(jié)尾，要具體切實(shí)。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫"請(qǐng)審閱"或"特此報(bào)告"等語作結(jié)。2、專題報(bào)告的寫法（1）標(biāo)題由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報(bào)告》。有的報(bào)告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報(bào)告專題事由，突出其專一性。（2）正文可采用"三段式"結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、經(jīng)驗(yàn)，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施；因工作失誤向上級(jí)寫的檢查報(bào)告主要寫錯(cuò)誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯(cuò)誤的主客觀原因、造成錯(cuò)誤的責(zé)任、處理意見及改進(jìn)措施等。（3）結(jié)尾通常以"請(qǐng)審核"、"請(qǐng)審示"等語作結(jié)。3、回復(fù)報(bào)告的寫法（1）標(biāo)題與前兩種報(bào)告大體相同（2）正文根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對(duì)性作出報(bào)告，要突出專一性、時(shí)效性。第八章合同簽訂一、總則1、與合同簽訂相關(guān)的各部門和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)肅對(duì)待合同，認(rèn)識(shí)到合同的重要性，平時(shí)要認(rèn)真學(xué)習(xí)合同法，進(jìn)行合同談判時(shí)在堅(jiān)持原則性的基礎(chǔ)上，也必須有一定的靈活性。2、公司只認(rèn)可書面形式的合同。3、每一份合同的簽訂必須有指定的經(jīng)辦人，經(jīng)辦人要求是公司正式員工，其應(yīng)對(duì)合同自訂立起至合同履行完畢的全過程負(fù)責(zé)，并對(duì)所提供的材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。4、合同簽訂人員應(yīng)是公司法定代表人或者取得法定代表人授權(quán)的有關(guān)人員；任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術(shù)秘密。二、合同簽訂的主體1、簽訂合同的主體視情況需要而定。2、簽訂合同的對(duì)方應(yīng)是有獨(dú)立法人的實(shí)體或者是有合同履行能力的個(gè)體。經(jīng)辦3、部門和經(jīng)辦人有責(zé)任對(duì)對(duì)方進(jìn)行資格審查。（1）法人資格有效期內(nèi)并經(jīng)過年檢的營業(yè)執(zhí)照，執(zhí)照所載內(nèi)容與實(shí)際相符；合同標(biāo)的應(yīng)符合對(duì)方經(jīng)營范圍，涉及專營許可的應(yīng)具備相應(yīng)的許可等級(jí)、資質(zhì)證書。（2）對(duì)方是代理人代簽合同的，應(yīng)有真實(shí)、有效的法定代理人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明；具有相應(yīng)的履行能力及履約信用。（3）自然人有效的身份證明文件；能夠經(jīng)營合同標(biāo)的，若有專營許可，需提供相關(guān)證明文件；具有相應(yīng)的履行能力及履約信用。若合同對(duì)方簽訂合同資格不足或履約能力不夠，則在對(duì)方提供合法、真實(shí)、有效和有擔(dān)保能力的擔(dān)保人情況下，方可與之簽訂合同。三、合同起草合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)起草。合同應(yīng)做到內(nèi)容合法、條款齊全、文字清楚、表述規(guī)范、權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任明確、期限和數(shù)字準(zhǔn)確，主要包括：1、合同名稱；2、甲乙方名稱及地址，經(jīng)辦人聯(lián)系電話；3、甲乙方法人代表或其合法代理人簽字、公司公章或合同專用章；4、合同簽訂日期；5、標(biāo)的（內(nèi)容）；6、數(shù)量、質(zhì)量；7、價(jià)款或酬金（計(jì)價(jià)方法、收支方式）；8、履約方式、地點(diǎn)、費(fèi)用的承擔(dān)；9、違約責(zé)任（甲乙方權(quán)利和義務(wù)）；10、生效、實(shí)效條件；11、爭(zhēng)議解決的方法；12、合同的份數(shù)及附件；13、保密條款（視合同性質(zhì)需要）；14、合同負(fù)責(zé)或主辦部門填寫《合同審批單》、合同摘要并附合同文本，合同業(yè)務(wù)單位營業(yè)執(zhí)照和相關(guān)資質(zhì)復(fù)印件加蓋公章，法定代理人授權(quán)委托書原件，按權(quán)限審核報(bào)批；15、合同審批原則上應(yīng)按順序依次執(zhí)行，遇特殊情況下可臨時(shí)調(diào)整次序，但必須征得次序變動(dòng)影響的下一會(huì)簽人的同意。四、合同簽訂流程1、經(jīng)辦人員人提供簽訂合同的相關(guān)證明材料、紙質(zhì)或電子文本原件交給部門主負(fù)責(zé)人審核并填寫《合同審查批準(zhǔn)單》逐級(jí)呈報(bào)審批。2、合同按照規(guī)定審批順序全部完成后，由經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人按照審批意見和即將最終簽字/蓋章的合同文本對(duì)照，有添加或需要修改的及時(shí)更正，確認(rèn)無誤后，按照公司印章使用管理規(guī)定辦理簽字蓋章手續(xù)。3、合同一式兩份，簽章后，經(jīng)辦人員將合同交于運(yùn)營部保管，并備份留存檔案。五、合同存檔、備案合同簽訂一周內(nèi)，合同正本原件及副本原件全部交運(yùn)營辦公室存檔，根據(jù)需要合同副本復(fù)印件交財(cái)務(wù)部、合同執(zhí)行部門留存使用；（原則上合同原件嚴(yán)禁外借，項(xiàng)目報(bào)建、報(bào)批除外）。六、合同執(zhí)行1、合同生效后，必須全面、及時(shí)、實(shí)際履行合同，除法律另有明文規(guī)定或合同約定外，不得替代履行或轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)賣合同。2、任何人發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不全面、不適當(dāng)履行合同時(shí)，應(yīng)立即通告經(jīng)辦人，經(jīng)辦人應(yīng)在法定約定期限內(nèi)以法定或約定方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。收到對(duì)方履行異議時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)在法定約定期限內(nèi)以法定或約定方式給予答復(fù)。3、合同執(zhí)行部門在合同履行過程中應(yīng)注意：涉及工期、造價(jià)、質(zhì)量的決定應(yīng)以書面形式記錄和確認(rèn)。涉及雙方往來函件，如以公司名義發(fā)出時(shí)應(yīng)以法律規(guī)定的有效方式發(fā)送，并要求對(duì)方簽收并保留發(fā)出的憑證，如對(duì)方拒收應(yīng)即改為特快專遞方式重發(fā)。

4、合同執(zhí)行過程中，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，并定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行分析，做到心中有數(shù)；

七、合同變更、轉(zhuǎn)讓與解除合同變更、轉(zhuǎn)讓及解除必須采用書面形式。1、變更合同范圍和付款條件，轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)、解除合同的應(yīng)采用補(bǔ)充合同的形式。2、工程類合同可采用設(shè)計(jì)變更和現(xiàn)場(chǎng)簽證方式進(jìn)行合同變更。3、變更、轉(zhuǎn)讓或解除后合同執(zhí)行部門應(yīng)在一周內(nèi)完成修改存檔和通知，方式和范圍同合同存檔、備案的相關(guān)規(guī)定。各部門應(yīng)對(duì)原合同文本進(jìn)行標(biāo)示，以免錯(cuò)誤的執(zhí)行原合同。4、存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同（1）因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；（2）對(duì)方其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；（3）法律規(guī)定的其他情形。（4）變更或解除合同的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報(bào)）；（5）變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，依法及時(shí)辦理。八、合同保存所有與合同項(xiàng)目有關(guān)的資料，包括合同文本、來往文件和款項(xiàng)來往記錄。保管要求按照文書檔案管理方法執(zhí)行。九、合同糾紛1、合同糾紛發(fā)生時(shí),經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)部門和人員，同時(shí)應(yīng)迅速收集相關(guān)證據(jù)資料。對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)報(bào)告并經(jīng)總經(jīng)理同意，向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。2、處理合同糾紛原則（1）堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩；（2）以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商、互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛；（3）因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，合情合理解決。（附）合同法相關(guān)知識(shí)一、合同特征1、合同是雙方的法律行為，即需要兩個(gè)或兩個(gè)以上的當(dāng)事人互為意思表示（意思表示就是將能夠發(fā)生民事法律效果的意思表現(xiàn)于外部的行為）。2、雙方當(dāng)事人意思表示須達(dá)成協(xié)議，即意思表示要一致。3、合同系以發(fā)生、變更、終止民事法律關(guān)系為目的。4、合同是當(dāng)事人在符合法律規(guī)范要求條件下而達(dá)成的協(xié)議，故應(yīng)為合法行為。合同一經(jīng)成立即具有法律效力，在雙方當(dāng)事人之間就發(fā)生了權(quán)利、義務(wù)關(guān)系；或者使原有的民事法律關(guān)系發(fā)生變更或消滅。當(dāng)事人一方或雙方未按合同履行義務(wù)，就要依照合同或法律承擔(dān)違約責(zé)任。二、合同的法律性質(zhì)1．合同是一種民事行為。2．合同是兩方或多方當(dāng)事人意思表示一致的民事法律行為。3．合同是以設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為目的的民事法律行為。三、合同可撤銷根據(jù)合同法等相關(guān)法律規(guī)定，以下情況，合同可以撤銷：1、因重大誤解成立的合同；2、顯失公平的合同；3、因欺詐成立的合同；4、因脅迫成立的合同；5、乘人之危訂立的合同。四、合同無效根據(jù)合同法等相關(guān)法律規(guī)定，有以下情況之一的，合同無效：1、一方以欺詐、脅迫的手段訂立的合同，損害國家利益；2、惡意串通，損害國家、集體或第三者利益；3、以合法形式掩蓋非法目的；5、損害社會(huì)公共利益；6、違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)行性規(guī)定。五、合同分類1、計(jì)劃合同與普通合同凡直接根據(jù)國家經(jīng)濟(jì)計(jì)劃而簽訂的合同，稱為計(jì)劃合同。如企業(yè)法人根據(jù)國家計(jì)劃簽訂的購銷合同、建設(shè)工程承包合同等。普通合同亦稱非計(jì)劃合同，不以國家計(jì)劃為合同成立的前提。公民間的合同是典型的非計(jì)劃合同。中國經(jīng)濟(jì)體制改革以來，計(jì)劃合同日趨減少。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，計(jì)劃合同已被控制在很小范圍之內(nèi)。2、雙務(wù)合同與單務(wù)合同雙務(wù)合同即締約雙方相互負(fù)擔(dān)義務(wù)，雙方的義務(wù)與權(quán)利相互關(guān)聯(lián)、互為因果的合同。如買賣合同、承攬合同、委托合同（無償有償都是雙務(wù)）、保管合同（無償有償都是雙務(wù)）。單務(wù)合同指僅由當(dāng)事人一方負(fù)擔(dān)義務(wù)，而他方只享有權(quán)利的合同。如贈(zèng)與（唯一一個(gè)純粹的無償合同）、自然借款（無償有償都是單務(wù)）等合同為典型的單務(wù)合同。3、有償合同與無償合同有償合同為合同當(dāng)事人一方因取得權(quán)利需向?qū)Ψ絻敻兑欢ù鷥r(jià)的合同，如買賣、互易合同等。無償合同即當(dāng)事人一方只取得權(quán)利而不償付代價(jià)的合同，故又稱恩惠合同，如贈(zèng)與、使用合同等。有些合同既可以是有償?shù)囊部梢允菬o償?shù)?，由?dāng)事人協(xié)商確定，如委托、保管等合同。雙務(wù)合同都是有償合同，單務(wù)合同原則上為無償合同，但有的單務(wù)合同也可為有償合同，如有息貸款合同。4、諾成合同與實(shí)踐合同以當(dāng)事人雙方意思表示一致，合同即告成立的，為諾成合同。除雙方當(dāng)事人意思表示一致外，尚須實(shí)物給付，合同始能成立，為實(shí)踐合同，亦稱要物合同。5、要式合同與非要式合同凡合同成立須依特定形式始為有效的，為要式合同；反之，為非要式合同?！吨腥A人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法》規(guī)定，法人之間的合同除即時(shí)清結(jié)者外，應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立。公民間房屋買賣合同除用書面形式訂立外，尚須在國家主管機(jī)關(guān)登記過戶。6、主合同與從合同凡不依他種合同的存在為前提而能獨(dú)立成立的合同，稱為主合同。凡必須以他種合同的存在為前提始能成立的合同，稱為從合同。例如債權(quán)合同為主合同，保證該合同債務(wù)之履行的保證合同為從合同。從合同以主合同的存在為前提，故主合同消滅時(shí)，從合同原則上亦隨之消滅。反之，從合同的消滅，并不影響主合同的效力。7、本約與預(yù)約約定將來訂立一定合同的協(xié)議為預(yù)約。事后履行預(yù)約而訂立的合同為本約，即本合同。凡訂有預(yù)約的，即負(fù)有訂立本合同的義務(wù)，違背預(yù)約而使對(duì)方遭受損失時(shí)亦應(yīng)負(fù)民事責(zé)任。8、當(dāng)事人與第三人利益根據(jù)訂立的合同是為誰的利益，可將合同分為為訂約當(dāng)事人利益的合同與為第三人利益的合同。為訂約當(dāng)事人利益的合同，是指僅訂約當(dāng)事人享有合同權(quán)利和直接取得利益的合同。為第三人利益的合同，是指訂約的一方當(dāng)事人不是為了自己，而是為第三人設(shè)定權(quán)利，使其獲得利益的合同。在這種合同中，第三人既不是締約人，也不通過代理人參加訂立合同，但可以直接享有合同的某些權(quán)利，可直接基于合同取得利益。如為第三人利益訂立的保險(xiǎn)合同。9、定式合同定式合同，又稱定型化合同、標(biāo)準(zhǔn)合同，是指合同條款由當(dāng)事人一方預(yù)先擬定，對(duì)方只能表示全部同意或者不同意的合同，亦即一方當(dāng)事人要么整體上接受合同條件，要么不訂立合同。六、合同簽訂1、要約為當(dāng)事人一方向他方提出訂立合同的要求或建議。提出要約的一方稱要約人。在要約里，要約人除表示欲簽訂合同的愿望外，還必須明確提出足以決定合同內(nèi)容的基本條款。要約可以向特定的人提出，亦可向不特定的人提出。要約人可以規(guī)定要約承諾期限，即要約的有效期限。在要約的有效期限內(nèi)，要約人受其要約的約束，即有與接受要約者訂立合同的義務(wù)；出賣特定物的要約人，不得再向第三人提出同樣的要約或訂立同樣的合同。要約沒有規(guī)定承諾期限的，可按通常合理的時(shí)間確定。對(duì)于超過承諾期限或已被撤銷的要約，要約人則不受其拘束。2、承諾為當(dāng)事人一方對(duì)他方提出的要約表示完全同意。同意要約的一方稱要約受領(lǐng)人，或受要約人。受要約人對(duì)要約表示承諾，其合同即告成立，受要約人就要承擔(dān)履行合同的義務(wù)。對(duì)要約內(nèi)容的擴(kuò)張、限制或變更的承諾，一般可視為拒絕要約而為新的要約，對(duì)方承諾新要約，合同即成立。七、簽訂形式1、口頭合同以口頭的（包括電話等）意思表示方式而建立的合同。但發(fā)生糾紛時(shí)，難以舉證和分清責(zé)任。不少國家對(duì)于責(zé)任重大的或一定金額以上的合同，限制使用口頭形式。2、書面合同以文字的意思表示方式（包括書信、電報(bào)、契券等）而訂立的合同，或者把口頭的協(xié)議作成書契、備忘錄等。書面形式有利于分清是非責(zé)任、督促當(dāng)事人履行合同。中國法律要求法人之間的合同除即時(shí)清結(jié)者外，應(yīng)以書面形式簽訂。其他國家也有適用書面合同的規(guī)定。3、經(jīng)公證或?qū)徟暮贤贤C是國家公證機(jī)關(guān)根據(jù)合同當(dāng)事人的申請(qǐng)，對(duì)合同的真實(shí)性及合法性所作的證明。經(jīng)公證的合同，具有較強(qiáng)的證據(jù)效力，可作為法院判決或強(qiáng)制執(zhí)行的根據(jù)。對(duì)于依法或依約定須經(jīng)公證的合同，不經(jīng)公證則合同無效。合同鑒證是中國工商行政管理機(jī)關(guān)和國家經(jīng)濟(jì)主管部門，應(yīng)合同當(dāng)事人的申請(qǐng)，依照法定程序，對(duì)當(dāng)事人之間的合同進(jìn)行的鑒證。鑒證機(jī)關(guān)認(rèn)為合同內(nèi)容有修改的必要時(shí)，有權(quán)要求當(dāng)事人雙方予以改正。鑒證機(jī)關(guān)還有監(jiān)督合同履行的權(quán)利，故鑒證具有行政監(jiān)督的特點(diǎn)。中國合同鑒證除部門或地方性法規(guī)有明確規(guī)定的以外，一般由當(dāng)事人自愿決定是否鑒證。合同的審核批準(zhǔn)，指按照國家法律或主管機(jī)關(guān)的規(guī)定，