Excel表格的基本知識(shí)與基本操作課件

第一章Excel的基礎(chǔ)知識(shí)與基本操作第一章Excel的基礎(chǔ)知識(shí)與基本操作1參考書目1．主教材：《Excel2007公司管理表格設(shè)計(jì)范例精解》機(jī)械工業(yè)出版社張軍翔2．參考書：《Excel商務(wù)應(yīng)用全能手冊》中國鐵道出版社啟典文化單英為李宇嬌3.參考資料：幫助菜單網(wǎng)上資源參考書目1．主教材：《Exc2本章內(nèi)容課時(shí)：2學(xué)時(shí)本章重點(diǎn)內(nèi)容單元格與單元格區(qū)域的表示方法數(shù)據(jù)類型（數(shù)值型、文本型、邏輯型）及其數(shù)據(jù)的輸入方法數(shù)據(jù)序列填充（等差序列、等比序列和日期序列）、自定義序列本章內(nèi)容課時(shí)：2學(xué)時(shí)3Excel簡介Excel是微軟公司的Office系列辦公軟件中的一個(gè)組件。是一個(gè)電子表格軟件，可以用來制作電子表格?？梢酝瓿稍S多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測。具有強(qiáng)大的制作圖表功能。是管理和維護(hù)電子表格的有效工具。Excel簡介Excel是微軟公司的Office系列辦公軟件4Excel的功能數(shù)值處理：創(chuàng)建預(yù)算、分析調(diào)查結(jié)果和實(shí)施用戶能想到的任意類型的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析。創(chuàng)建圖表：創(chuàng)建各種類型的圖表。組織列表：使用行與列的形式高效地存儲(chǔ)列表。訪問其它數(shù)據(jù)：可以從多種數(shù)據(jù)源導(dǎo)入數(shù)據(jù)。自動(dòng)化復(fù)雜任務(wù)：使用Excel的宏功能只需單擊鼠標(biāo)一次就可以執(zhí)行一個(gè)復(fù)雜的任務(wù)。Excel的功能數(shù)值處理：創(chuàng)建預(yù)算、分析調(diào)查結(jié)果和實(shí)施用戶能5系統(tǒng)需求所有2003版的Office產(chǎn)品具有相同的最低系統(tǒng)需求。處理器：Pentium233MHz操作系統(tǒng)：Windows2000或者WindowsXP內(nèi)存：64MB磁盤空間：245MB顯示器：VGA(800×600)，256色光盤驅(qū)動(dòng)器：CD-ROM驅(qū)動(dòng)器指針設(shè)備：MicrosoftMouse或兼容指針設(shè)備。我們的課程的環(huán)境：WindowsXP、Excel2003系統(tǒng)需求所有2003版的Office產(chǎn)品具有相同的最低系統(tǒng)需6Excel的啟動(dòng)開始所有程序MicrosoftOfficeMicrosoftOfficeExcel2003雙擊表格文件（一般是.xls作為擴(kuò)展名）的圖標(biāo)。雙擊桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003圖標(biāo)?？焖賳?dòng)欄MicrosoftOfficeExcel2003開始我最近的文檔相應(yīng)的Excel文件文件夾空白區(qū)域點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵新建MicrosoftExcel工作表雙擊新建的Excel工作表Excel的啟動(dòng)開始所有程序MicrosoftOffi7Excel的退出菜單文件退出單擊窗口左上角的Excel圖標(biāo)，單擊下拉菜單中的“關(guān)閉”雙擊窗口左上角的Excel的圖標(biāo)在MicrosoftExcel是當(dāng)前窗口時(shí)，按Alt+F4單擊窗口右上角的×形按鈕當(dāng)Excel沒有響應(yīng)時(shí)，Ctrl+Alt+Del彈出任務(wù)管理器應(yīng)用程序選擇MicrosoftExcel結(jié)束任務(wù)（結(jié)束沒有響應(yīng)的程序可能丟失數(shù)據(jù)）Excel的退出菜單文件退出8Excel窗口中的各種元素菜單欄控制菜單圖標(biāo)工作表格區(qū)狀態(tài)欄工作表標(biāo)簽水平滾動(dòng)條垂直滾動(dòng)條常用工具欄格式工具欄程序控制按鈕工作簿控制按鈕標(biāo)題欄求助框編輯欄PDF工具欄Excel窗口中的各種元素菜單欄控制菜單圖標(biāo)工作表格區(qū)狀態(tài)欄9標(biāo)題欄文件名最小化按鈕最大化按鈕關(guān)閉按鈕程序名稱下拉菜單標(biāo)題欄文件名最小化按鈕最大化按鈕關(guān)閉按鈕程序名稱下拉菜單10菜單欄菜單控制按鈕菜單按鈕最小化工作簿還原工作簿關(guān)閉工作簿菜單欄菜單控制按鈕菜單按鈕最小化工作簿還原工作簿關(guān)閉11菜單的操作用鼠標(biāo)單擊菜單將鼠標(biāo)指針移到相應(yīng)的菜單按鈕上單擊，此時(shí)會(huì)顯示下拉菜單，再單擊其中的命令即可。如果想清除下拉菜單，只要再單擊菜單名稱或工作表格區(qū)即可。單擊下拉菜單最下面的雙箭頭來展開下拉菜單。用鍵盤選取菜單Alt+菜單后面的英文字母鍵，然后用命令后面的英文字母選擇具體的命令?？旖萱I：例如Ctrl+F用于激活查找“查找”命令快捷菜單當(dāng)右擊時(shí)，在當(dāng)前鼠標(biāo)指針處彈出此快捷菜單不同位置右擊彈出不同的快捷菜單菜單的操作用鼠標(biāo)單擊菜單12工具欄常用工具欄是Excel編輯過程中最常用的工具集。格式工具欄供用戶設(shè)置字體、字號(hào)、字形、對齊方式、編號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)、增減字號(hào)、增減縮進(jìn)量、字體顏色等等。工具欄的每個(gè)小圖標(biāo)對應(yīng)一個(gè)命令，單擊圖標(biāo)將執(zhí)行相應(yīng)的命令，使操作更加簡捷。當(dāng)鼠標(biāo)指針指向某個(gè)圖標(biāo)達(dá)到3/4秒時(shí)，會(huì)自動(dòng)顯示按鈕的名稱。單擊工具欄最右側(cè)的倒三角形的按鈕可以添加或刪除按鈕，還可以進(jìn)行自定義。工具欄常用工具欄是Excel編輯過程中最常用的工具集。13編輯欄由名稱框、命令按鈕和編輯輸入框三部分組成。名稱框顯示當(dāng)前活動(dòng)單元格的位置或者名稱。命令按鈕有3個(gè)紅色“×”按鈕是取消按鈕，用于取消編輯框鍵入的內(nèi)容。綠色“”按鈕是輸入按鈕，用于確認(rèn)編輯框鍵入的內(nèi)容。黑色“x”按鈕插入函數(shù)按鈕，用于插入函數(shù)。編輯欄是輸入或編輯數(shù)據(jù)、公式的地方。編輯欄由名稱框、命令按鈕和編輯輸入框三部分組成。14工作表標(biāo)簽欄此工作簿內(nèi)有3個(gè)工作表，名稱默認(rèn)為Sheet1，Sheet2和Sheet3。Sheet1處于選定狀態(tài)，稱為“當(dāng)前工作表”，用戶的各種操作都是對該工作表進(jìn)行的。標(biāo)簽欄的4個(gè)箭頭形狀的按鈕可以在工作表較多時(shí)左右移動(dòng)工作簿中的工作表標(biāo)簽,稱為標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕。工作表標(biāo)簽欄此工作簿內(nèi)有3個(gè)工作表，名稱默認(rèn)為Sheet1，15保存數(shù)據(jù)當(dāng)建立一個(gè)工作表或?qū)ぷ鞅磉M(jìn)行更新操作后，需要把新的數(shù)據(jù)或更新后的數(shù)據(jù)保存起來。保存的目的是將內(nèi)存的數(shù)據(jù)存入硬盤（或優(yōu)盤、移動(dòng)硬盤等）。在進(jìn)行輸入過程中，為了避免意外事故（例如突然斷電）造成數(shù)據(jù)丟失，也要經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存。保存數(shù)據(jù)當(dāng)建立一個(gè)工作表或?qū)ぷ鞅磉M(jìn)行更新操作后，需要把新的16保存數(shù)據(jù)的方式使用常用工具欄上的“保存”按鈕保存文件。使用“文件”菜單的“保存”命令保存文件。使用“文件”菜單的“另存為”命令把當(dāng)前工作簿保存到另外的文件。如果試圖關(guān)閉未保存的工作簿，Excel會(huì)提示用戶是否保存。加密保存文件菜單另存為工具按鈕常規(guī)選項(xiàng)工具菜單選項(xiàng)安全性保存數(shù)據(jù)的方式使用常用工具欄上的“保存”按鈕保存文件。17打開文件雙擊要打開的工作簿文件單擊常用工具欄上的“打開”按鈕選擇“文件”菜單的“打開”命令打開文件“文件”菜單下部列出了一些最近使用過的工作簿文件。打開文件雙擊要打開的工作簿文件18關(guān)閉文件使用“文件”菜單的“關(guān)閉”命令關(guān)閉文件使用工作簿控制按鈕中的關(guān)閉按鈕關(guān)閉文件使用標(biāo)題欄上的關(guān)閉按鈕關(guān)閉全部文件。關(guān)閉文件使用“文件”菜單的“關(guān)閉”命令關(guān)閉文件19工作簿與工作表一個(gè)工作簿由多個(gè)工作表構(gòu)成。工作簿的擴(kuò)展名是.xls工作表一張二維表，256列，65536行兩種顯示方式二維表中的每個(gè)方格稱為一個(gè)單元格快捷鍵Ctrl+箭頭，End+箭頭工作表標(biāo)簽，即工作表的名字工作簿與工作表一個(gè)工作簿由多個(gè)工作表構(gòu)成。20單元格區(qū)域多個(gè)單元格構(gòu)成單元格區(qū)域冒號(hào)一塊連續(xù)的單元格區(qū)域，通過左上角坐標(biāo)和右下角坐標(biāo)標(biāo)識(shí)；<左上角單元格地址:右下角單元格地址>逗號(hào)兩個(gè)單元格區(qū)域的“并集”，即包含兩個(gè)單元格區(qū)域的所有單元格空格兩個(gè)單元格區(qū)域的“交集”，即包含兩個(gè)單元格區(qū)域的公共單元格。單元格區(qū)域多個(gè)單元格構(gòu)成單元格區(qū)域21文件的建立新建空白文檔系統(tǒng)默認(rèn)新建的Excel文檔（工作簿）包含3格工作表；工具菜單選項(xiàng)常規(guī)新工作簿內(nèi)工作表數(shù)新建方法：工具欄按鈕、文件菜單根據(jù)模板創(chuàng)建Excel文檔Excel提供了一些常用的模板模板的擴(kuò)展名是.xlt用戶可以建立自己的模板，另存為模板即可文件的建立新建空白文檔22數(shù)據(jù)類型（1）數(shù)值型數(shù)據(jù)常規(guī)格式：100，3.14，-2.7818科學(xué)計(jì)數(shù)格式：2.1E-5，3.52E+10日期和時(shí)間格式：2011-2-233:00PM文本任何字母、數(shù)字和符號(hào)的組合每個(gè)單元格最多可包含32000個(gè)字符數(shù)據(jù)類型（1）數(shù)值型數(shù)據(jù)23數(shù)據(jù)類型（2）邏輯值True（真）和False（假）邏輯值常用于書寫條件公式一些公式也返回邏輯值出錯(cuò)值在使用公式時(shí)，單元格可顯示出錯(cuò)的結(jié)果例如在公式中讓一個(gè)數(shù)除以0，單元格中就會(huì)顯示出錯(cuò)值#DIV/0!數(shù)據(jù)類型（2）邏輯值24數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入默認(rèn)情況下，數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中右對齊，有效數(shù)字為15位；如果顯示為“######”，說明單元格的寬度不夠，增加單元格的寬度即可；分?jǐn)?shù)的輸入：先輸入零和空格，然后再輸入分?jǐn)?shù)（負(fù)的分?jǐn)?shù)要先輸入負(fù)號(hào)）；貨幣符號(hào)的輸入：美元（$）、人民幣（￥）、日元（￥）、歐元（€）、英鎊（￡）、分幣字符（￠）設(shè)置單元格格式數(shù)字分類貨幣貨幣符號(hào)數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入默認(rèn)情況下，數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中右對齊，有效25日期和時(shí)間的輸入當(dāng)前日期：Ctrl+;（分號(hào)）當(dāng)前時(shí)間：Ctrl+Shift+;（分號(hào)）12小時(shí)制輸入時(shí)間：1:15p設(shè)置單元格格式數(shù)字分類日期（時(shí)間）類型簡捷輸入6/10/9，可以輸入2006年10月9日50/10/9，輸入的是1950年10月9日1900年與1904年日期系統(tǒng)1900年1月1日的數(shù)字序列號(hào)是12006年10月9日的數(shù)字序列號(hào)是38999Excel默認(rèn)是1900年日期系統(tǒng)，此外還支持1904年日期系統(tǒng)工具菜單選項(xiàng)重新計(jì)算1904年日期系統(tǒng)日期和時(shí)間的輸入當(dāng)前日期：Ctrl+;（分號(hào)）26文本型、邏輯型數(shù)據(jù)的輸入文本型數(shù)據(jù)與輸入漢字、字符串、數(shù)字串組成可以進(jìn)行字符串運(yùn)算，不能進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算數(shù)字串的輸入身份證號(hào)碼、學(xué)號(hào)、職工號(hào)等只需在數(shù)字串前面加一個(gè)單引號(hào)“’”（英文）。設(shè)置單元格格式為文本類型邏輯型數(shù)據(jù)與輸入TURE（真）、FALSE（假）輸入“=3<4”，顯示的結(jié)果是TRUE文本型、邏輯型數(shù)據(jù)的輸入文本型數(shù)據(jù)與輸入27輸入相關(guān)的操作輸入方法雙擊單元格，直接在單元格中輸入單擊單元格，在編輯欄輸入數(shù)據(jù)移動(dòng)到下一個(gè)單元格向下：“Enter”或者“”向左：“Tab”或者“”工具菜單選項(xiàng)編輯按Enter鍵后移動(dòng)方向確認(rèn)/放棄輸入確認(rèn)輸入：編輯欄綠色“”按鈕；放棄輸入：編輯欄紅色“×”按鈕；撤銷操作：常用工具欄中的撤銷按鈕，或者快捷鍵Ctrl+Z。在一個(gè)單元格區(qū)域輸入相同的內(nèi)容選中單元格區(qū)域，輸入內(nèi)容，然后Ctrl+Enter輸入相關(guān)的操作輸入方法28單元格內(nèi)輸入/顯示多行文本如果單元格內(nèi)輸入的內(nèi)容過長，則如果相鄰的右側(cè)單元格沒有數(shù)據(jù)，向右延伸；如果相鄰的右側(cè)單元格有數(shù)據(jù)，被隱藏。解決方法自動(dòng)換行：單元格格式對齊自動(dòng)換行強(qiáng)制換行：輸入數(shù)據(jù)時(shí)，Alt+Enter合并單元格：單元格格式、或工具欄按鈕加寬單元格：拖動(dòng)或雙擊分隔線單元格內(nèi)輸入/顯示多行文本如果單元格內(nèi)輸入的內(nèi)容過長，則29選定行/列、單元格區(qū)域（1）選定一個(gè)單元格區(qū)域鼠標(biāo)拖曳；Shift鍵配合鼠標(biāo)選定；在名稱框輸入要選定的單元格區(qū)域；選定單元格后，區(qū)域左上角第一個(gè)單元格正常顯示，其余反顯。選定不相鄰的多個(gè)單元格區(qū)域Ctrl鍵配合鼠標(biāo)選定選定行/列、單元格區(qū)域（1）選定一個(gè)單元格區(qū)域30選定行/列、單元格區(qū)域（2）選定行/列一行或一列：單擊行號(hào)或列號(hào)選定相鄰的多行/列：沿行/列拖曳，或者Shift選定不相鄰的多行/列：Ctrl全選Ctrl+A單擊行號(hào)列號(hào)交叉位置取消選定的區(qū)域單擊任意單元格，或按任意光標(biāo)鍵選定行/列、單元格區(qū)域（2）選定行/列31修改/清除數(shù)據(jù)修改數(shù)據(jù)單擊單元格，再單擊編輯欄，在編輯欄修改數(shù)據(jù)雙擊單元格，直接在單元格修改數(shù)據(jù)清除數(shù)據(jù)Delete鍵編輯菜單清除內(nèi)容鼠標(biāo)右鍵清除內(nèi)容清除單元格的內(nèi)容、格式或批注編輯菜單清除（全部、格式、內(nèi)容、批注）修改/清除數(shù)據(jù)修改數(shù)據(jù)32自動(dòng)填充序列用填充柄填充數(shù)據(jù)序列等差數(shù)列：開始的兩個(gè)單元格數(shù)據(jù)，然后拖曳用菜單命令填充等差或等比序列編輯菜單填充序列自動(dòng)填充文字序列自定義序列工具菜單選項(xiàng)自定義序列自動(dòng)填充序列用填充柄填充數(shù)據(jù)序列33復(fù)制/移動(dòng)數(shù)據(jù)用鼠標(biāo)移動(dòng)/復(fù)制數(shù)據(jù)移動(dòng)數(shù)據(jù)：左鍵移動(dòng)復(fù)制數(shù)據(jù)：Ctrl+左鍵用剪貼板移動(dòng)/復(fù)制數(shù)據(jù)移動(dòng)數(shù)據(jù)：剪切粘貼復(fù)制數(shù)據(jù)：復(fù)制粘貼編輯Office剪貼板用填充柄復(fù)制數(shù)據(jù)選擇性復(fù)制數(shù)據(jù)編輯菜單選擇性粘貼轉(zhuǎn)置復(fù)制/移動(dòng)數(shù)據(jù)用鼠標(biāo)移動(dòng)/復(fù)制數(shù)據(jù)34移動(dòng)插入/復(fù)制插入/交換數(shù)據(jù)移動(dòng)插入Shift＋左鍵右鍵拖曳復(fù)制插入Ctrl+Shift+左鍵右鍵拖曳交換數(shù)據(jù)相鄰的兩行或兩列做移動(dòng)插入，即可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換移動(dòng)插入/復(fù)制插入/交換數(shù)據(jù)移動(dòng)插入35插入行/列/單元格插入行/列選定行、列或單元格（選定的數(shù)量與將要插入的數(shù)量是等同的）插入菜單行（列），或者右鍵插入插入單元格選定單元格區(qū)域（選定的數(shù)量與將要插入的數(shù)量是等同的）插入菜單單元格，或者右鍵插入插入行/列/單元格插入行/列36命名行/列/單元格區(qū)域命名的好處通過名字引用單元格區(qū)域，要比用地址引用更加直觀；通過名字可以快速選定單元格區(qū)域命名的方法單元格區(qū)域命名：插入菜單名稱定義為選定區(qū)域的行/列命名：插入菜單名稱指定首行（最左列）命名行/列/單元格區(qū)域命名的好處37批注批注是為單元格加注釋一個(gè)單元格加批注后，右上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)三角標(biāo)識(shí)當(dāng)鼠標(biāo)指向這個(gè)標(biāo)識(shí)的時(shí)候，顯示批注信息插入菜單批注，或者右鍵插入批注工具選項(xiàng)試圖批注批注批注是為單元格加注釋38宏的應(yīng)用宏是一個(gè)指令集，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動(dòng)作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但是它是完全運(yùn)行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作。例如，我們可