第6節(jié)企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計課件

第六節(jié)

企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計2023/7/292

一、銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容1.接受訂單

顧客提出訂貨的要求可以通過銷售人員或其他如傳真、信函及向現(xiàn)有的和潛在的顧客發(fā)送訂貨單等方式接受訂貨，取得顧客訂貨單。收到顧客的各種形式的訂單后，應(yīng)由銷售部門專人負責登記，并審核訂單的內(nèi)容，確定能夠如期供貨后，編制銷貨通知單，作為信用、倉庫、運輸、開票和收款等有關(guān)部門履行職責的依據(jù)。2.批準賒銷賒銷批準是由信用管理部門根據(jù)管理當局的賒銷政策，以及對每個顧客的已授權(quán)的信用額度來進行的。信用部門收到銷貨通知單后，應(yīng)區(qū)分新老顧客進行信用調(diào)查。信用部門無論是否批準賒銷，都要求在銷售單上簽署意見，然后再將簽署意見后的銷售單送回到銷售單管理部門。2023/7/293銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容3.發(fā)出商品商品倉庫在收到經(jīng)過批準的銷售單后發(fā)出商品,并編制連續(xù)編號的發(fā)貨憑證,一般為一式多聯(lián)的出庫單,作為商品出庫的依據(jù),用于倉庫和財務(wù)部門的存貨記錄,并可據(jù)此開具銷貨發(fā)票。4.開具銷售發(fā)票銷售部門或財務(wù)部門根據(jù)顧客訂貨單、銷售通知單、出庫單,經(jīng)核對無誤后開具統(tǒng)一格式的銷售發(fā)票,列明實際發(fā)貨的數(shù)量、品種、規(guī)格、單價、金額和增值稅額。銷售發(fā)票預(yù)先連續(xù)編號，有專人管理，尤其是增值稅專用發(fā)票。銷售發(fā)票一式多聯(lián)，分別轉(zhuǎn)給顧客、倉庫、銷售、財務(wù)等部門，并保存好存根聯(lián)備查。2023/7/294銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容

5.記錄銷售業(yè)務(wù)財務(wù)部門根據(jù)銷售發(fā)票的記賬聯(lián)進行登記，區(qū)分賒銷和現(xiàn)銷，編制轉(zhuǎn)帳憑證或現(xiàn)金、銀行存款憑證，據(jù)以登記銷售賬和應(yīng)收賬款明細賬或現(xiàn)金、銀行存款日記賬。根據(jù)出庫單等隨時或定期結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務(wù)成本，沖銷庫存。6.處理貨款的收入業(yè)務(wù)賒銷業(yè)務(wù)的貨款收回要記錄應(yīng)收款的減少和現(xiàn)金、銀行存款的增加。此外，財務(wù)部門應(yīng)定期編制和寄送應(yīng)收款對賬單，與顧客核對賬面記錄，如有差異，要及時查明原因并調(diào)整。2023/7/295

7.處理銷售退回與折讓業(yè)務(wù)

顧客如果對商品不滿意，銷售企業(yè)一般同意退貨，或給予顧客一定的銷售折讓；有時企業(yè)為了促銷和盡快回收貨款也會給顧客一定的現(xiàn)金折扣。對于這類業(yè)務(wù)，需經(jīng)過授權(quán)部門的辦理。財務(wù)部門視顧客是否已支付貨款入賬的實際情況，根據(jù)貨款通知單正確地記錄銷售退回和折讓、折扣明細帳及相應(yīng)的應(yīng)收賬款明細賬或銀行存款的貸方。銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)容2023/7/296

二、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求

1、銷售合同、發(fā)票和發(fā)貨單，必須經(jīng)審核批準方能生效。2、發(fā)票和發(fā)貨單應(yīng)順序編號，如有缺號須經(jīng)批準方可注銷。3、要按規(guī)定價格銷售，未經(jīng)授權(quán)不得改變售價。4、收款時必須對品名、數(shù)量、單價、金額進行審核，有銷售合同的必須與合同核對。2023/7/297二、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求5.廢殘料的出售必須按一般銷售同樣處理。在對廢殘料進行銷售時，同樣要嚴格按照一般銷售的程序，審查購銷合同、發(fā)票及發(fā)貨單等重要憑證，登記其他業(yè)務(wù)收入明細賬、現(xiàn)金或銀行存款日記賬等相關(guān)賬戶。6.銷售退回必須經(jīng)授權(quán)批準后方可辦理退款手續(xù)。企業(yè)的銷售過程中經(jīng)常會發(fā)生銷售退回，對于銷售退回的退款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制也應(yīng)該有嚴密的制度體系。2023/7/2987.開單、發(fā)貨、收款必須分工負責。在銷售業(yè)務(wù)中，開單、發(fā)貨、收款被看作是不相容職務(wù)。如果對上述三個職務(wù)不進行分離，使得企業(yè)銷售中的各個重要環(huán)節(jié)缺乏必要的監(jiān)督，從而削弱企業(yè)的內(nèi)部控制。8、應(yīng)收賬款明細賬應(yīng)與總賬核對相符。企業(yè)為了促銷、減少存貨等目的，常常會采取賒銷的方式。當確認收入時，記入應(yīng)收賬款明細賬中。二、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求2023/7/299

三、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的具體設(shè)計

1.現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計

（1）客戶購貨時，由銷售部門填制一式多聯(lián)的“銷貨單”，注明購貨單位、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等，經(jīng)負責人審核簽章后，留一聯(lián)作為存根，進行業(yè)務(wù)核算，其余交客戶辦理貨款結(jié)算和提貨。（2）客戶持“銷貨單”向財務(wù)部門交款。財務(wù)部門對“銷貨單”認真審核后，辦理收取貨款的手續(xù)，并加蓋財務(wù)專用章和有關(guān)人員的簽章，留一張編制記賬憑證，其余退給客戶。（3）客戶持“銷貨單”中的提貨聯(lián)向倉庫提貨。倉庫保管人員對“銷貨單”復(fù)核，確認已辦妥交款手續(xù)后，予以發(fā)貨，并將提貨聯(lián)留下登記倉庫臺賬。2023/7/2910

現(xiàn)銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計流程圖銷售部門①銷貨單(一式五聯(lián)）購貨單位②門衛(wèi)⑤財務(wù)部門③倉庫④G核對F門衛(wèi)放行G核對D提貨④E發(fā)貨B交款②-④C收款后退回②④2023/7/2911

1、嚴格訂貨單制度，強化銷售合同的作用

凡是賒銷的業(yè)務(wù)，最好采用訂貨方式，訂單確定后列入銷售計劃，作為日后發(fā)貨的依據(jù)，防止無計劃的發(fā)出貨物。

2、建立賒銷業(yè)務(wù)批準制度，賒銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)過財務(wù)負責人的批準。

未經(jīng)批準，銷售部門不得指令倉庫發(fā)貨，以防止因不了解客戶信用度而可能造成損失。

3、及時登記銷售明細賬和應(yīng)收賬款明細賬

在發(fā)出貨物后，會計部門應(yīng)對銷售部門開具的“銷貨單”及相關(guān)的合同、訂單等進行審查核對，正確無誤后編制記賬憑證，并及時登記銷售和應(yīng)收賬款明細賬，以充分發(fā)揮賬簿的控制作用。

4、定期與購貨單位核對賬目，并按有關(guān)規(guī)定及時收取貨款。

對賬中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時查明原因處理，收回貨款應(yīng)及時登記應(yīng)收賬款明細賬，確保雙方賬目相符。

2、賒銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計2023/7/2912

2、賒銷業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制設(shè)計流程圖購貨單位②銷貨單銷售部門①財務(wù)部門③倉庫④C批準賒購G根據(jù)出庫單登記入賬A提出賒購申請B進行信用審核F發(fā)貨E提貨D開具發(fā)票2023/7/2913四、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點

1、銷售定價與賒銷

單位應(yīng)建立銷售業(yè)務(wù)的定價控制制度，制定價目表、折扣政策、付款政策并予以執(zhí)行，價格領(lǐng)導小組執(zhí)行特殊價格應(yīng)有專人審批。銷售部門應(yīng)按照信用政策來決定賒銷。特殊情況應(yīng)提前向?qū)徟藛T提出申請。對符合賒銷條件的客戶，應(yīng)由審批人員批準簽字。

142、合同訂立及貨物發(fā)運銷售人員接受客戶訂單后，銷售部門應(yīng)當對接受的訂單進行登記。銷售人員應(yīng)根據(jù)授權(quán)與客戶簽訂合同。銷售合同簽訂后，銷售人員應(yīng)將合同副本送交財務(wù)部門。銷售人員應(yīng)根據(jù)銷售合同編制一式多聯(lián)的銷售通知單，作為倉庫、運輸、開票和收款等有關(guān)部門發(fā)生職責的依據(jù)。倉庫應(yīng)當根據(jù)審批的銷售通知單發(fā)貨。倉庫發(fā)貨時必須經(jīng)過嚴格的檢驗。保管人員不得擅自對客戶發(fā)貨，更不得隨意調(diào)換貨物。運輸部門應(yīng)當核對銷售通知單和發(fā)貨憑證后運貨，并確保貨物運送的安全性和及時性。運送人員不得隨意中途調(diào)換發(fā)運貨物。15

2、合同訂立及貨物發(fā)運

財務(wù)部門應(yīng)當在發(fā)運憑證、合同副本、銷售發(fā)票核對無誤后，編制收款通知單，向客戶收款。單位應(yīng)當核對發(fā)貨憑證、運貨憑證及相關(guān)的銷售發(fā)票，確保三者所載明的品名、規(guī)格、數(shù)量、價格一致。單位的銷售通知單、發(fā)貨憑證、運貨憑證、銷售發(fā)票等文件和憑證應(yīng)當妥善保管，尤其要加強對空白發(fā)票的管理。任何部門和個人不得擅自篡改、隱匿、銷毀銷售合同和銷售發(fā)票等文件和憑證。必須注意的是，單位應(yīng)使用順序連號的發(fā)貨通知單記錄貨物發(fā)運。同時，單位倉儲部門應(yīng)定期進行貨物盤點，如發(fā)現(xiàn)盤虧，應(yīng)查核是否存在貨物被盜或發(fā)運后未及時登記等情況；若發(fā)現(xiàn)盤盈，應(yīng)查核是否存在貨物退回而未及時記錄在存貨賬內(nèi)等情況。2023/7/29163、銷售記錄①單位應(yīng)指派專人審查發(fā)票。②單位銷售價目表的修改必須經(jīng)由授權(quán)人員審批，修改的項目必須詳細記錄。③單位應(yīng)按時進行發(fā)貨通知單與發(fā)票核對，調(diào)查任何有發(fā)票而未有發(fā)貨通知單或有發(fā)貨通知單而未有發(fā)票的情況。四、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點17④單位給予客戶的折扣率的修改必須經(jīng)由授權(quán)人員審批，修改的項目必須詳細記錄。⑤單位應(yīng)定期對銷售毛利率進行審核，如發(fā)現(xiàn)毛利率偏低，應(yīng)查核是否存在漏記銷售的情況。⑥單位應(yīng)定期審核應(yīng)收賬款總賬與明細賬，查明兩者是否存在差異；若有，應(yīng)查明原因。⑦單位應(yīng)通過系統(tǒng)的設(shè)計，規(guī)定編制銷售發(fā)票必須輸入對應(yīng)的發(fā)貨通知單號碼。⑧單位應(yīng)定期查核當期銷售發(fā)票金額的加總是否等同于總賬中銷售項目內(nèi)的貸方金額。四、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點2023/7/2918

4、收款及有關(guān)票據(jù)的管理單位銷售與收款職能應(yīng)當分開。銷售人員應(yīng)當避免接觸現(xiàn)款。銷售部門應(yīng)設(shè)置銷售臺賬，及時反映各種商品銷售的開單、收款、發(fā)貨情況。銷售人員應(yīng)對應(yīng)收賬款的催收負責。四、銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的要點2023/7/29195、銷售退回與銷售折讓

單位必須制定銷售退回制度和折讓政策。單位的銷貨退回和折讓必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。銷售退回的貨物應(yīng)由質(zhì)檢部門驗收和倉庫部門清點方可入庫。質(zhì)檢部門驗收客戶退回貨物的品種和數(shù)量之后，填制一式多聯(lián)的紅字發(fā)票。紅字發(fā)票必須經(jīng)過財務(wù)主管核準，會計人員方可據(jù)之修正營業(yè)收入和應(yīng)收款項的余額。20

6、加強對前述控制要點的監(jiān)督檢查①銷售和收款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點檢查是否存在銷售和收款業(yè)務(wù)不相容及職務(wù)混崗的現(xiàn)象。②銷售和收款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準制度的執(zhí)行情況。重點檢查合同的授權(quán)批準手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批行為。③銷售的管理情況。重點檢查信用政策、價格政策的執(zhí)行是否符合規(guī)定的程序。④收款的管理情況。重點檢查單位應(yīng)收款項的管理控制情況。⑤銷售退回和折讓的管理情況。重點檢查銷售退回制度和折讓政策的執(zhí)行情況，以及退回的貨物入庫手續(xù)是否健全。銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要點21案例簡介:過期訴訟難追款

2002年11月《新聞晨報》報道，上海市盧灣區(qū)某液壓公司自1994年起就與一家機械廠有業(yè)務(wù)往來。1999年4月雙方中斷業(yè)務(wù)關(guān)系時，機械廠尚欠液壓公司8萬余元。日前，液壓公司將機械廠告上法庭，要求其歸還該筆欠款。機械廠承認有此事，但認為已過訴訟時效。對此，液壓公司在法庭上出具了一份掛號函件，聲稱在2000年1月曾向?qū)Ψ桨l(fā)出企業(yè)變更通告，同時也曾主張債權(quán)，以此說明并未超過訴訟時效。但機械廠卻舉證，液壓公司的企業(yè)變更是在2000年9月，不可能在2000年1月就發(fā)出通告。之后，液壓公司又改稱當時發(fā)出的實際上就是催款公函。最終，法院根據(jù)雙方提供的證據(jù)認定，液壓公司前后提供證據(jù)自相矛盾，不予采納，此項欠款已過訴訟時效，對液壓公司要求機械廠返還欠款的請求不予支持，液壓公司敗訴。22案例點評:本案例是涉及應(yīng)收賬款追索訴訟時效問題。所謂訴訟時效是指權(quán)利人在法定期間內(nèi)不行使權(quán)利，即喪失請求人民法院或仲裁機關(guān)保護其權(quán)利的權(quán)利。我國法律規(guī)定，訴訟時效期間分為兩種：普通訴訟時效期間和特別訴訟時效期間。普通訴訟時效期間一般為2年，特別訴訟時效是指由民法典或單行法規(guī)特別規(guī)定的只適用于特定情況的訴訟時效期間。訴訟時效消滅的是一種請求權(quán)，即超過訴訟時效的請求人民法院是不予支持的。具體到本案例中，液壓公司在超過訴訟時效后向人民法院提起訴訟，最終敗訴。

針對本案例，企業(yè)可以從以下方面加強內(nèi)部控制：23

過期訴訟難追款1．財務(wù)部門一旦發(fā)現(xiàn)某客戶的應(yīng)收賬款過期，應(yīng)立刻通知信用部門相應(yīng)調(diào)低其信用等級，防止應(yīng)收賬款進一步增長。2．收賬策略。企業(yè)一般應(yīng)制定詳細的收款策略，針對過期時間不同的應(yīng)收賬款，采取不同的收賬策略。比如：過期1個月以上的應(yīng)收賬款采用書面形式進行催收；過期3個月以上的應(yīng)收賬款由專人負責登門催收；過期6個月以上的應(yīng)收賬款經(jīng)領(lǐng)導批準后進入法律訴訟程序等。2023/7/2924過期訴訟難追款

3．建立崗位責任制，指派專人負責追索，并建立相關(guān)的激勵制度和懲罰制度。本案例中，液壓廠在1999年4月與機械廠斷絕關(guān)系，在2000年9月企業(yè)變更時又忽略此事，此后無人問津，主要原因是沒有相關(guān)具體的責任人，也沒有相關(guān)的追索激勵和懲罰制度，致使2002年液壓廠才向法院提起訴訟，但此時對應(yīng)收賬款的追索權(quán)已經(jīng)超過訴訟時效，直接導致敗訴，給企業(yè)帶了損失。25過期訴訟難追款

4．收賬方式。一般先由辦理此項業(yè)務(wù)的銷售人員電話、傳真等方式催收后再進行書面函件的催收，最后催收不成功，可以借助法律渠道，向法院提起訴訟。企業(yè)一定要學會運用法律武器協(xié)助收款，聘請法律顧問，對企業(yè)各項活動及時進行指導，避免出現(xiàn)由于超過法定訴訟時效導致不能得到法院的支持。同時，企業(yè)在收賬的過程也應(yīng)該注意證據(jù)的保存。26過期訴訟難追款本案中，液壓公司就是因為法律意識淡薄，拖延催收欠款，直接導致超過了提起法律訴訟的有效期，使得本能收回的欠款不受法律保護，造成了不必要的損失。

設(shè)計題：1.請設(shè)計出送貨制銷售方式流程圖，并用文字闡述送貨制銷售方式的特點及憑證的流轉(zhuǎn)程序。2.請設(shè)計出發(fā)貨制銷售方式流程圖，并用文字闡述發(fā)貨制銷售方式的特點及憑證的流轉(zhuǎn)程序。2728銷售部門開發(fā)票運輸部門提貨送貨倉庫部門發(fā)貨購貨單位驗收會計部門核算開戶銀行結(jié)算①③②④⑤⑤特點：這是由企業(yè)專設(shè)運輸部門為客戶送貨上門的銷售方式。憑證的流轉(zhuǎn)程序為：1、企業(yè)銷售部門根據(jù)供銷合同（或訂貨單）開具專用發(fā)票交運輸部門，其中一聯(lián)作發(fā)貨單交倉庫。2、運輸部門憑專用發(fā)票到倉庫提貨，倉庫將專用發(fā)票與發(fā)貨單核對無誤后發(fā)貨。3、運輸部門將商品及專用發(fā)票送交客戶，待對方驗收后取得送貨回單。4、運輸部門將送貨回單交銷售部門或會計部門。5、會計部門根據(jù)銷售部門的銷貨發(fā)票存根聯(lián)、倉庫發(fā)貨單和運輸部門送貨回單，進行商品銷售的核算。2930銷售部門開發(fā)票業(yè)務(wù)部門辦理托運倉庫部門發(fā)貨會計部門核算外部運輸機構(gòu)運貨開戶銀行結(jié)算①③②④④④發(fā)貨制特點：由企業(yè)銷售部門根據(jù)合同規(guī)定，定期定量地主動將商品（產(chǎn)品），通過企業(yè)外部的運輸機構(gòu)送達購貨單位，貨款一般采用托收承付方式結(jié)算。憑證的流轉(zhuǎn)程序為：1、銷售部門根據(jù)供銷合同，開具一式多聯(lián)的專用發(fā)票，交業(yè)務(wù)部門。2、業(yè)務(wù)部門將發(fā)票送交會計部門蓋章后，憑以向倉庫提貨。3、業(yè)務(wù)部門向外部運輸機構(gòu)辦理托運手續(xù)，取得運輸憑證。4、會計部門取得發(fā)票存根、發(fā)貨單、運輸證明和購銷合同等單據(jù)到銀行憑以辦理貨款結(jié)算手續(xù)。31今天的付出，