會務工作教案

會務工作教學目的：通過本章學習，了解會務工作的基本內(nèi)容及工作程序，學會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務工作中的文書工作。教學方法：案例教學、敘述式教學、討論式教學、現(xiàn)場教學、項目驅(qū)動、分組協(xié)作教學、“教-學-練”一體化的方法組織教學。教學重點：會議籌備工作；會議方案的制作；會見與會談的操作程序與方法；案例分析。教學難點：會議方案的制作；會場的布置；案例分析；技能訓練。教學時數(shù)：理論教學4課時實訓教學8課時教學內(nèi)容：案例導入：某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知?一氣之下，都回家去了。事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因我們?nèi)藛T工作粗心，在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯(lián)系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議等開會的一前天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議一看會場布置不像是開表彰會某機關的總結(jié)表彰會改換地點地點寫在請柬上，地點。

但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。這個案例告訴我們在會議準備時應注意什么問題呢？會議概述什么是會議？會議由哪些要素組成？哪幾個是最基本的要素？會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領導的。會議要素1、形式要素2、內(nèi)容要素指導思想、會議議題3、程序要素4、財務最基本的會議要素：：會議名稱、會議時間、會議地點、與會人員、會議方式。：會議、會議目的、會議任務、會議作用、會議結(jié)果。：會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。會議時間、會議地點、與會人員、會議議題、會議程序。會議的根據(jù)不同的按組織類型分：內(nèi)部會議和按會期分：定期會議和不定期會議；按出席對象：聯(lián)席會(由若干單位共同召集并參加)、內(nèi)部會、代表會、群種類有幾種？標準，常見的會議種類有：外部會議，正式會議和非正式會議；眾會等；性、學術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員按功能性質(zhì)：決策性、討論性、執(zhí)行性、告知性、紀念性等；按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等；按規(guī)模大?。禾卮笮蛿?shù)人)等；按召開方式：常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會等；按與會者的國籍及議題的范圍：國內(nèi)會議和國際會議等。會議有什么作用？（一）會議的1．交流信息，互通情報。通過會議的(萬人以上)、大型(數(shù)千人)、中型(數(shù)百人上下)、小型(數(shù)十人或積極作用報告、發(fā)言、討論，可以交流工作情況，相互通氣，2

A：與會者平均工資的B：參加會議的人數(shù)T：會議的時間（以小時為單位）。A為與會者平均工資的3倍是因為勞動產(chǎn)值遠比工資高，乘以3倍（以小時計）;;2是因為開會時經(jīng)常性的工作中斷而造成了損失等間接成本都計入其中，成本就將更高昂。而會議的總成本還需要加上開會所需的經(jīng)費。會議工作的基本任務1、組織的工作主要包括：(1)協(xié)助領導確定會議議題；(2)根據(jù)議(3)發(fā)會議(4)對與會人(5)布置會(6)印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作(7)負責會議簽到；(8)會中(9)會場其(10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(diào)(負責與會議題安排議程、日程；通知，負責會議報到；員進行編組；場，安排座次；證等)；組織和協(xié)調(diào)；他組織和管理；有關的邀請、報道、乘車、參、觀文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。(11)會議的結(jié)束收尾工作。2、文書工作主要包括：(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫；(3)會議文書印發(fā)及管理。3、生活管理工作主要包括：(1)與會人員的食宿管理；

(2)會議的財務管理；(3)會議的交通保障；(4)會議的文化活動；(5)與會人員的醫(yī)療保健。4、安全保衛(wèi)工作主要包括：(1)會議的保密工作；(2)會議的警衛(wèi)工作；(3)會場內(nèi)外的安全保衛(wèi)工作。從以上工作的基本內(nèi)容中，可以看出，會議工作對我們的組織能力、寫作能力、管理能力、交際能力等都有很高的要求。辦會，離不開辦文、辦事能力。會議工作最能集中反映出我們的綜合素質(zhì)。會務工作的具體內(nèi)容會務工作流程圖會前：確定會議主題與議題→確定會議名稱→確定會議規(guī)模與規(guī)格→明確會議組織機構(gòu)→明確會議所需設備和工具→確定會議時間與會期→確定與會者名單→選擇會議地點→安排會議議程和日程→制發(fā)會議通知→安排食住行→準備會議文件材料→制作會議證件→制定會議報到及接待工作→組織簽到→做好會議記錄→做好會議值班保衛(wèi)工作→會議信息工作→編寫會議簡報或快報→做好會議值班保衛(wèi)工作→做好會議保密工作→做好后勤保障工作會后：安排與會人員離會→撰寫會議紀要→會議的宣傳報道→會議文書的立卷歸檔→催辦與反饋工作→會議總結(jié)經(jīng)費預算方案→布置會場→會場檢查會中：一、確定會議籌備方案（大中型）應根據(jù)領導的意圖、工作的需要，制定會議籌備方。案會議籌議題確定后，我們?nèi)藛T5

備方案就是會議計劃。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費預算等項目。具體如下：（一）、確定會議主題和議題。（二）確定會議名稱。（三）、確定會議議程。（四）、確定會議的時間和日期。（五）、確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要（六）、確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作(七)、確定會議經(jīng)費預算。（八）、確定會議住宿和餐飲安排(九)、大型會議還需確定籌備機構(gòu)與人員分工。會議籌備方案示例如下：可信公司技術(shù)訓練專題研討會(籌備方案)一、會議主題為了增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓練方法。二、會議的時間、地點擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。三、參加會議人員公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人?？傆?0人。四、會議議程會議由主管副總經(jīng)理主持。6

上午：(1)總經(jīng)理做關于技術(shù)訓練問題的工作報告。(2)培訓部總監(jiān)專題發(fā)言。(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：(1)分組討論。(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計劃草案。(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。五、會議議題：(1)技術(shù)訓練與提高企業(yè)綜合競爭力。(2)技術(shù)訓練與技術(shù)創(chuàng)新。(3)如何提高技術(shù)訓練的質(zhì)量。(4)技術(shù)訓練方法的再討論。六、會場設備和用品的準備：準備會議所需的投影儀、白板和音像設備，由公司前臺我們負責。七、會議材料準備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準備。(1)總經(jīng)理的工作報告。(2)培訓部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。(3)公司開展技術(shù)競賽評比的計劃(草案)。(4)副總經(jīng)理的總結(jié)報告?！?、會議服務工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。(1)會議通知。7

(2)會議日程表。（一）、怎樣確定會議主題與議題會議主題是指關于會議要研究的問題、達到的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細化。（二）、怎樣確定會議名稱？會議名稱要擬得妥當，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容”兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會”，其中“中國共產(chǎn)黨”即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會”即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、年度、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年(年度)總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會”。類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運票價聽證會”。規(guī)的范文字表達。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。員32,總結(jié)大會”。規(guī)模與規(guī)格規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原則。規(guī)模有大型、小型。規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。（四）、確定會議時間和地點應注意哪些問題？1、會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指每次會議的時間限度。2、確定會議時間應考慮：首先是需要，周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。其次是即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。再次是適宜，先要考慮主要領導、主管領導和主持人有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議會議名稱要用確切、些會議名稱是不固定的，應根據(jù)會議的議題如：“天地公司1998年全體（三）、確定會議確定會議會議的中型、會議的整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一年初召開，年一度的職工代表會議，宜于可能，8

時間的適宜。在領導出差返回的當天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關上級領導和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量避免在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。最后是會議時間限度。據(jù)心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果要需更長時間，應該安排中間休息會議議題應集中，日程安排應高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進行的最佳時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢。安排會議時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。。3、會議地點問題：會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。第一、應根據(jù)不同的會議類型來選地點。如：國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素，一般應在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。專業(yè)性會議，應選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假如，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。第二、應考慮交通便利會場位置必須讓領導和與會者方便前往。一般應選擇在距領導和與會者的工作地點均較近的地方。第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。第四、場地要有良好的設備配置。桌椅家具、通風設備、照明設備、空調(diào)設備、音像設備要盡量齊全。同時應該子白板、放映設備、音像設備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關閉所有的手機。會場內(nèi)部也應具有良好的隔音設備，以保證會議根據(jù)會議的要需檢查有無需要租用的特殊設備，如演示板、電9

能在安靜的環(huán)境中順利進行。第六、應考慮有無停車場所和安全設施問題。第七、場地租借的費用必須合理。（五）、怎樣確定與會人員范圍及人數(shù)會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應全面考慮好。我們部門平時應掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機關和干部人數(shù)的基本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應進一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設有“組織組”負責考慮這些工作。（六）、怎樣確定會議議程與會議日程(1)、會議議程與會議日程的區(qū)別。會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、致地表達安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是我們?nèi)藛T的任務，通常由我們擬寫議程草稿，交上司批準后，在會前復印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定要明確具體，準確無誤。(2)、安排會議議程和日程要注意的問題。要把握會議目的，即了解會議召開的原因先安排關鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見能多的人員都有時間參與會議。例會原則上要定時召開，且時間不宜會議給人們帶來的疲勞如遇幾個議題，應按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應安排在上午，分組討論可安排在，晚上則安排一些文娛活動(3)、大中型會議的議程一般安排如下的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會，使人一目了然，如有說明可附于表后。安排，它以天為單位，包括。安排日程，保證盡可過長。時間應控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)。在最佳時下午。。10

開幕式上司和來賓致辭上司做報告分組討論大會發(fā)言參觀或其他活動會議總結(jié)，宣讀決議閉幕式。(4)、會議議程與日程的樣式示例。會議議程示例英豪公司銷售團隊會議議程公司銷售團隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。1、宣布議程。2、說明有關人員缺席情況。3、宣讀并通過上次會議的記錄。4、通信聯(lián)系情況。5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。6．銷售一部關于團隊溝通問題的發(fā)言7．公司銷售人員的招聘和重組。8．銷售二部經(jīng)理的人選9．下季度銷售目標（六）、印發(fā)會議通知發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務會議的通知，宜用印制精美、設計獨特的請柬。這樣，可既表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。（七）、確定會議所需用品和設備11

（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設備，包括文具備、照明設備音像設備等。（2）特殊用品是指型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所、桌椅、茶具、擴音設、空調(diào)設備、投影和一些特殊類需的特殊用品和設備。檢查空調(diào)設備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。檢查好燈光、擴音設備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當，清楚易認。在每人座位前擺放紙筆。多媒體電視需要安放投影機、屏、幕錄音設備等。如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準備好投票箱、計數(shù)設備和獎勵用品會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務。。如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。上述工作完成后，須提前半天至一天進行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進行整改。（八）、建立會議組織機構(gòu)會務組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。（九）、確定與會人員名單，會議經(jīng)費預算出席會議和列席會議的有關人員。應根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務來確定與會人員。會議經(jīng)費的主要內(nèi)容文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統(tǒng)的費用也應計算在內(nèi)。會議設備和用品費：如各場所租用費：如會議室、大會會會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關協(xié)作各方交際的費用。住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。種會議設備的購置和租用費。場的租金，以及其他會議活動場所的租金。費用。會議會議會議也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。12

會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。審核時要逐項細審要讓起草人員將部分費用的細目表一并承上。如計算設備租用費時，應了解：都租用了哪些設備?設備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費用差距有多大?主審我們對這些都需了然于胸。對經(jīng)費的把關，不可太松，否則會造成浪費；也不可太緊，否則會影響到會議質(zhì)量。例文分析：天地公司新產(chǎn)品發(fā)布會經(jīng)費預算公司定于2003年1月15日在金隅大廈一樓會議室召開新產(chǎn)品發(fā)布會。與會人員預計200人，現(xiàn)就會議所需各項經(jīng)費提出預算。一、場地租用費金隅大廈一樓會議室租金一天5000元，兩天共計10000元,。二、攝像設備租用費擬租攝像機2臺，每臺每天租金2000元,，共計4000元。三、聘請專家咨詢費擬請專家2人，每人每天支付5000元，共計10000元。四、宴請費用10人一桌，每桌標準2000元，共計40000元。五、交通費用租用旅行車2輛，每輛每天500元，兩天共計2000元。六、會議用品費資料印制費：每份宣傳資料成本為5元，需印制2000份，共計10000元。13

七、紀念品到會記者預計50人，每人一份紀念品價值500元，共計25000元。此次會議經(jīng)費總計10萬元。此預算提交總經(jīng)理辦公會審查批準。會議籌備小組2003年1月5日（十）、進行全面的會前檢查會前檢查是落實各項會議準備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復檢查。會前檢查分為領導人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。我們?nèi)藛T要密切配合領導人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務人員的就位等。會前檢查包括每個細節(jié)都不能放過。就拿會議設備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關頭，機器可以及時更換；主會持議者應熟悉所有電源插座和燈光開關位置，我們可以把這些情況告訴有關人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關人員解決這些帶來麻煩的小問題。案例：“時裝秀”方案某服裝集團為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。我們小李擬了一個方案，內(nèi)容如下：1．會議名稱：“2002XX服裝集團夏季時裝秀”。2．參加會議人員：上級主管部門領導2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領導及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。3．會議主人持：XX集團公司負責銷售工作的副總經(jīng)理。4．會議時間：2002年5月18日上午9點30至11點。14

5．會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。展示會開幕、上級領導講話。時裝表演。展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀念品。6．會議文件：會議通知、邀請函、請柬。簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。服裝集團產(chǎn)品介紹資料。訂貨意向書、購銷合同7．會址：服裝集團小禮堂。8．會場布置：藍色背景帷幕，中心掛服裝品牌標識，上方掛展示會標題橫幅。搭設T型服裝表演臺，安排來賓圍繞就座。會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。9．會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。足夠的椅子。紀念品(每人發(fā)XX服裝集團生產(chǎn)的T1件)10．會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。安排交通車接送來賓。展示會后安