辦公室開(kāi)展的方法及標(biāo)準(zhǔn)

辦公室開(kāi)展的方法及標(biāo)準(zhǔn)第1頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月一、5S的定義：

所謂5S，是指對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)各生產(chǎn)要素（主要是物的要素）所處狀態(tài)不斷進(jìn)行整理、整頓、清掃、清潔和提高素養(yǎng)的活動(dòng)。由于整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）這五個(gè)詞日語(yǔ)的羅馬拼音均以“S”開(kāi)頭，因此簡(jiǎn)稱(chēng)為“5S”。第2頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月1、整理：清除工作場(chǎng)所中不需要的一切物品?！叭绻q豫不決，即可馬上扔掉。”2、整頓：安置所有物件，做到舉手可得?！懊恳晃锛加衅湮恢?每一物件都在其位置上。”3、清掃：清潔并根除骯臟的來(lái)源?！巴ㄟ^(guò)本質(zhì)上的清潔（消滅骯臟的根源）達(dá)到不需要清潔?！?、清潔：設(shè)定最佳日常工作程序和標(biāo)準(zhǔn)?！耙谎鄞_認(rèn)需要解決的問(wèn)題?！?、素養(yǎng)：使5S變成員工的第二本能。“需要的自律越少越好。”

第3頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月定義：區(qū)分必需品和非必需品，現(xiàn)場(chǎng)不放置非必需品目的：改善和增加作業(yè)面積；現(xiàn)場(chǎng)無(wú)雜物，通道通暢，提高工作效率；消除管理上的混放、混料等差錯(cuò)事故；有利于減少庫(kù)存，節(jié)約資金。提示：1.如果你的工作崗位堆滿(mǎn)了非必需物品,就會(huì)導(dǎo)致你的必需物品無(wú)處擺放;你可能希望加一張工作臺(tái)（櫥）來(lái)堆放必需品,這樣一來(lái)就造成了浪費(fèi),并形成惡性循環(huán)。2.開(kāi)展整理工作要有決心，不必要的物品應(yīng)斷然地加以處置，該丟的東西決不手軟！需對(duì)“留之無(wú)用，棄之可惜”的觀念予以突破，必須挑戰(zhàn)“好不容易才做出來(lái)的”、“丟了好浪費(fèi)”、“可能以后還有機(jī)會(huì)用到”等傳統(tǒng)觀念?！罢怼币小吧釛墶钡闹腔郏?、整理第4頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月必須品：是指經(jīng)常使用的物品，如果沒(méi)有它就必須購(gòu)入替代品，否則影響正常工作的物品。非必須品：一種是使用周期較長(zhǎng)的物品；另一種是對(duì)目前的生產(chǎn)或工作無(wú)任何作用的，需要報(bào)廢的物品。第四步:每天循環(huán)整理第一步:現(xiàn)場(chǎng)檢查第二步:區(qū)分必需品和非必需品第三步:處理非必需品推行步驟第5頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月

2.整頓定義：要的東西依規(guī)定定位、定量擺放整齊，明確標(biāo)示。目的：排除尋找的浪費(fèi)。提示：1.整頓其實(shí)也是研究提高效率的科學(xué)。它研究怎樣才可以立即取得物品，以及如何立即放回原位。任意決定物品的存放并不會(huì)讓你的工作速度加快，它會(huì)讓你的尋找時(shí)間加倍。我們必須思考分析怎樣拿取物品更快，并讓大家能理解這套系統(tǒng)，遵照?qǐng)?zhí)行。2.整頓的關(guān)鍵是要做到定位置、定標(biāo)識(shí)、定數(shù)量。抓住了上述三個(gè)要點(diǎn)，就可以制作標(biāo)識(shí)牌，做到目視管理，從而提煉出適合本企業(yè)（部門(mén)）物品的放置方法，進(jìn)而使該方法標(biāo)準(zhǔn)化。生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)物品的合理擺放使得工作場(chǎng)所一目了然，創(chuàng)造整齊的工作環(huán)境有利于提高工作效率，提高產(chǎn)品質(zhì)量，保障生產(chǎn)安全。對(duì)這項(xiàng)工作有專(zhuān)門(mén)的研究，又被稱(chēng)為定置管理，或者被稱(chēng)為工作地合理布置。3.“整頓”是一門(mén)擺放、標(biāo)示的技術(shù)。第6頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月推行步驟

第一步：分析現(xiàn)狀：取放物品時(shí)間長(zhǎng)原因在于：物品在哪里？叫什么？有多遠(yuǎn)？是否太分散？是否太多？是否用完？必須物品管理狀況如何？物品的名稱(chēng)、分類(lèi)、放置等規(guī)范情況調(diào)查？找出問(wèn)題，對(duì)癥下藥。

第二步：物品分類(lèi)：制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；確定物品的名稱(chēng)；標(biāo)示物品名稱(chēng)。

第三步：決定儲(chǔ)存方法（三要素即：地點(diǎn)、方法、標(biāo)識(shí)）第7頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月3.清掃定義：清除工作場(chǎng)所內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生。目的：使不足、缺點(diǎn)顯現(xiàn)出，是品質(zhì)的基礎(chǔ)。提示：1.經(jīng)過(guò)整理、整頓,必需物品處于立即能取到的狀態(tài),但取出的物品還必須完好可用,這是清掃最大的作用。所以,清掃就是對(duì)環(huán)境和設(shè)備的維護(hù)和點(diǎn)檢。2.清掃活動(dòng)的重點(diǎn)是必須按照企業(yè)或部門(mén)具體情況決定清掃對(duì)象，清掃人員，清掃方法，準(zhǔn)備清掃器具，實(shí)施清掃的步驟，方能真正起到效果。3.

現(xiàn)場(chǎng)在生產(chǎn)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生灰塵、油污、鐵屑、垃圾等，從而使現(xiàn)場(chǎng)變得臟亂。臟亂會(huì)使設(shè)備精度喪失，故障多發(fā)，從而影響產(chǎn)品質(zhì)量，使安全事故防不勝防；臟亂的現(xiàn)場(chǎng)更會(huì)影響人們的工作情緒。因此，必須通過(guò)清掃活動(dòng)來(lái)清除那些雜物，創(chuàng)建一個(gè)明快、舒暢的工作環(huán)境，以保證安全、優(yōu)質(zhì)、高效率地工作。第8頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月4.清掃活動(dòng)應(yīng)遵循下列原則：◎自己使用的物品，如設(shè)備、工具等，要自己清掃，而不要依賴(lài)他人，不增加專(zhuān)門(mén)的清掃工；◎?qū)υO(shè)備的清掃要著眼于對(duì)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)，清掃設(shè)備要同設(shè)備的點(diǎn)檢和保養(yǎng)結(jié)合起來(lái)；◎清掃的目的是為了改善，當(dāng)清掃過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有油水泄露等異常狀況發(fā)生時(shí)，必須查明原因，并采取措施加以排除，不能聽(tīng)之任之。推行要領(lǐng)：建立清掃責(zé)任區(qū)（室內(nèi)、外）。執(zhí)行例行掃除，清理臟污；調(diào)查污染源，予以杜絕；建立清掃基準(zhǔn)，作為規(guī)范。第9頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月4.清潔定義：將3S實(shí)施制度化、規(guī)范化、并維持成果。目的：通過(guò)制度化來(lái)維持成果，并顯現(xiàn)“異?！敝?。提示：1.要成為一種制度，必須充分利用創(chuàng)意改善和全面標(biāo)準(zhǔn)化，從而獲得堅(jiān)持和制度化的條件，提高工作效率；2.清潔是在整理、整頓、清掃之后，認(rèn)真維護(hù)、保持完善和最佳狀態(tài)。在產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程中，永遠(yuǎn)會(huì)伴隨著沒(méi)用的物品的產(chǎn)生，這就需要不斷加以區(qū)分，隨時(shí)將它清除，這就是清潔的目的。3.

清潔并不是單純從字面上進(jìn)行理解，它是對(duì)前三項(xiàng)活動(dòng)的堅(jiān)持和深入，從而消除產(chǎn)生安全事故的根源，創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使員工能愉快地工作。這對(duì)企業(yè)提高生產(chǎn)效率，改善整體的績(jī)效有很大幫助。清潔是一種隨時(shí)隨地的工作，而不是上下班前后的工作。第10頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月推行要領(lǐng)：

⒈落實(shí)前面的3S工作；

2.制定目視管理實(shí)施辦法；

3.制定考評(píng)方法；

4.制定獎(jiǎng)懲制度，加強(qiáng)執(zhí)行；

5.高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常帶頭巡查，以表重視。第11頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月5.素養(yǎng)定義：人人依規(guī)定行事，從心態(tài)上養(yǎng)成好習(xí)慣。目的：養(yǎng)成遵章守紀(jì)的好習(xí)慣。提示：1.公司應(yīng)向每一位員工灌輸遵守規(guī)章制度、工作紀(jì)律的意識(shí)；此過(guò)程有助于人們養(yǎng)成制定和遵守規(guī)章制度的習(xí)慣。堅(jiān)持不懈地教育、考評(píng)，才能養(yǎng)成良好的習(xí)慣。2.5S最終是為了提高員工素質(zhì)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神，這是5S活動(dòng)的核心。沒(méi)有人員素質(zhì)的提高，各項(xiàng)活動(dòng)就不能順利開(kāi)展，也不能持續(xù)下去。而員工素質(zhì)的高低，只能通過(guò)行為來(lái)判斷，所以素養(yǎng)是通過(guò)外在的行為規(guī)范來(lái)引導(dǎo)的。第12頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月推行要領(lǐng)：⒈持續(xù)推動(dòng)前面5S至習(xí)慣化；⒉制訂共同遵守的有關(guān)規(guī)則、規(guī)定；⒊制訂禮儀守則；⒋教育訓(xùn)練（新進(jìn)人員強(qiáng)化5S教育、實(shí)踐）；⒌推動(dòng)各種精神提升活動(dòng)（早會(huì)、禮貌運(yùn)動(dòng)等）。第13頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月只有整理沒(méi)整頓，物品真難找得到；只有整頓沒(méi)整理，無(wú)法取舍亂糟糟；整理整頓沒(méi)清掃，物品使用不可靠；3S之效果怎保證？清潔出來(lái)先一招；日節(jié)月累勤改善，公司管理水平高。5S之間的關(guān)系口訣第14頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月二、辦公室開(kāi)展5S的重要性

辦公室是企業(yè)進(jìn)行行政與管理工作的場(chǎng)所，它每天都接觸內(nèi)部和外部顧客，是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的窗口，代表公司的形象，這就要求辦公室內(nèi)的工作必須保證有效果和有效率地完成。而實(shí)施5S是辦公室提高效率的重要方法。辦公室的工作過(guò)程和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的生產(chǎn)過(guò)程是一樣的，所有的辦公室和生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)都有輸入和輸出活動(dòng)。在辦公室實(shí)施5S的過(guò)程可以讓管理人員能更好的理解5S的內(nèi)涵，有利于生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施5S取得成功。所以，5S管理不但適應(yīng)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)也同樣適應(yīng)辦公室的管理第15頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月三、辦公室5S活動(dòng)方向

辦公室實(shí)施5S的目標(biāo)主要是提高辦公室工作人員的工作效率，塑造一個(gè)清爽明凈的工作場(chǎng)所，其活動(dòng)方向?yàn)椋汗ぷ鳂?biāo)準(zhǔn)化、簡(jiǎn)單化資料標(biāo)準(zhǔn)格式化、共有化業(yè)務(wù)的精簡(jiǎn)與效率化

每天工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)程序（什么時(shí)間按什么程序完成哪些工作）

各種資料現(xiàn)已形成標(biāo)準(zhǔn)格式化（各種文件、通知、通報(bào)等）但是否共有化？包括書(shū)面材料和電子材料不必要的不產(chǎn)生價(jià)值的業(yè)務(wù)能精簡(jiǎn)的精簡(jiǎn)能合并的合并實(shí)現(xiàn)效率化第16頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月四、辦公室開(kāi)展5S的內(nèi)容1、將不要的東西丟棄；減少總帳、表格、工具的數(shù)量，消除不必要的混亂用哪支用哪種？過(guò)期的資料、無(wú)用的表格、不能使用的工具要堅(jiān)決消除，需要的東西要以最低限度還能保證正常工作的限量存放，所用的東西多了，節(jié)約就拋在腦后了。是否有這種感覺(jué)？第17頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月要與不要物品的判斷標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)物品使用的頻率處理的方法存放地點(diǎn)1用不到的物品（不能用、不再用）清除廢品存放區(qū)2半年到1年使用1次的物品遠(yuǎn)離工作區(qū)放倉(cāng)庫(kù)或柜中32個(gè)月到半年使用一次的物品41個(gè)月使用1-2次的物品工作區(qū)集中存放做好標(biāo)識(shí)、集中存放5每周使用1次的物品6每日使用1次的物品離工作人員較近存放放桌臺(tái)上7每小時(shí)都使用的物品離工作人員最近存放帶在身上或放桌臺(tái)上第18頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月2、把所有文件（包括電子文件）、工具進(jìn)行分類(lèi)并按類(lèi)別確定保存這些物品的方法。所有的文件（包括電子文件）都要入夾，每個(gè)文件夾都要有標(biāo)識(shí)？?jī)蛇叺奈募姆N最易尋找？第19頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月3、對(duì)工作流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，使個(gè)人為基礎(chǔ)的工作向以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的工作轉(zhuǎn)變。

團(tuán)隊(duì)個(gè)人辦公室內(nèi)也要消除孤島作業(yè)，每一項(xiàng)工作都是為團(tuán)隊(duì)服務(wù)的第20頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月4、責(zé)任區(qū)劃分

將辦公室劃分成不同的區(qū)域，確定相應(yīng)的責(zé)任人，做到“事事有人做，物物有人管”（針對(duì)較大的辦公室）。同時(shí)應(yīng)將責(zé)任者的姓名、工作內(nèi)容及工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明示，將分工表張貼，避免吃大鍋飯注意事項(xiàng)：自己的事情盡量自己去做，如自己的電腦、桌子、椅子、文件、垃圾桶要自己整理公用物品要明確責(zé)任人，如墻壁、天花板、地面、暖壺、布告欄、衛(wèi)生潔具等對(duì)于各種物品要明確開(kāi)展5S活動(dòng)的作業(yè)內(nèi)容、頻率、標(biāo)準(zhǔn)序號(hào)作業(yè)對(duì)象個(gè)人每天作業(yè)內(nèi)容值日（人）集體開(kāi)展5S內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)1桌、椅每天下午下班后桌椅歸位、整理桌面上各種資料檢查桌椅、資料全部歸位2地面去除桌子周?chē)奈酃盖鍜叩孛婷恐芪逍l(wèi)生大掃除清理死角3墻壁、天花板、門(mén)窗、玻璃每周五衛(wèi)生大掃除去除污垢、灰塵、蜘蛛網(wǎng)‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥‥5S分工職責(zé)表（只是一個(gè)例子）第21頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月

定義：將管理的方法、內(nèi)容及存在的問(wèn)題用一目了然的形式展示出來(lái)，讓一個(gè)不了解情況的人能夠很清楚的知道現(xiàn)場(chǎng)的概況。辦公室的目視化體現(xiàn)在信息共有化、視覺(jué)化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化等幾個(gè)方面。

每個(gè)部門(mén)根據(jù)本部門(mén)的職能特點(diǎn)，確定要進(jìn)行目視管理的內(nèi)容。一般辦公室的目視管理包括：管理看板和各種標(biāo)識(shí)。管理看板：一般是本部門(mén)管理的重點(diǎn)和部門(mén)的核心工作，比如：工作計(jì)劃、企業(yè)方針、人員去向、質(zhì)量變化趨勢(shì)、個(gè)人5S責(zé)任等等；5、目視管理各種管理項(xiàng)目目視墻姓名人員去向休班曠工請(qǐng)假現(xiàn)場(chǎng)正常張三李四王五人員去向目視板第22頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月標(biāo)識(shí)的內(nèi)容包括：文件資料、資料柜、清掃工具、公用物品及其他所有易移動(dòng)辦公用品。安全帽安全帽作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)表格資料柜的標(biāo)識(shí)內(nèi)部公用物品存放區(qū)書(shū)籍借閱目視方法標(biāo)識(shí)內(nèi)部也要有標(biāo)識(shí)第23頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月

辦公室的定置管理主要包括：辦公室的整體定置、辦公室局部定置。首先辦公室要有一個(gè)整體定置管理圖并放置于辦公室的明顯位置，該圖要將辦公室的主要物品，如辦公桌、文件柜及其它設(shè)備等的位置標(biāo)示出。其次辦公室局部的定置管理內(nèi)容包括：文件資料的定置、公用物品的定置、抽屜內(nèi)部的定置、清掃工具的定置、辦公桌桌面的定置等。6、定置管理

注意：根據(jù)實(shí)際情況較小的辦公室可以將各種物品的定置在定置圖上體現(xiàn)，但是對(duì)于較大的辦公室，只需將主要物品定置即可第24頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月

各種物品的定置標(biāo)準(zhǔn)：辦公室內(nèi)所有的易移動(dòng)的物品都要進(jìn)行定置管理

桌面物品及地面小件物品的定置：用2.2厘米寬、8厘米長(zhǎng)的黃膠帶進(jìn)行標(biāo)識(shí)，定置線(xiàn)與物品相距0.5厘米。

地面大件物品的定置：用5厘米寬、8厘米長(zhǎng)的黃膠帶進(jìn)行標(biāo)識(shí)，定置線(xiàn)與物品相距1厘米。（以上兩種規(guī)格黃膠帶為庫(kù)房現(xiàn)有品種）物品第25頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月五、辦公室開(kāi)展5S活動(dòng)的技巧1、為簡(jiǎn)化操作和促進(jìn)管理，開(kāi)展“以一為榮”的活動(dòng)⑴一套文具/工具盡量減少文具和工具，每人最多一套，對(duì)于使用頻率不高的文具，辦公室人員可以共用一套。⑵一個(gè)地點(diǎn)把文件集中存放在一個(gè)地方，這樣做將會(huì)減少你自認(rèn)為必須的文件數(shù)量。而電子文件管理時(shí)，必須有一種能夠系統(tǒng)性的方法來(lái)給文件命名，以便每個(gè)人能夠理解文件名的表示方法。第26頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月⑶一份文件只保留一份文件的原稿，不要有很多文件副本。如果有可能的話(huà)，把所有文件存在電腦里。⑷一分鐘電話(huà)在拿起話(huà)筒之前，綜合一下你的思想和問(wèn)題。在談話(huà)的時(shí)候力求用語(yǔ)簡(jiǎn)潔和準(zhǔn)確地表達(dá)出自己地思想。如果有可能的話(huà)，盡量在一分鐘內(nèi)與對(duì)方說(shuō)“再見(jiàn)”⑸一天內(nèi)處理完畢事情當(dāng)天內(nèi)處理完畢會(huì)大大減少滯后的工作數(shù)量，縮短處理工作的時(shí)間，減少文件所報(bào)閱部門(mén)的數(shù)量和簽字人的數(shù)量，消滅文件滯留，把入和出和未處理的文件盒制作的盡量小。確保每天兩次檢查“電子郵件”信箱，并盡一切可能立刻回復(fù)郵件。第27頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月2、開(kāi)展“30秒找文件活動(dòng)”為了提高企業(yè)辦公室員工的工作效率，有必要開(kāi)展“30秒找文件活動(dòng)”。首先，將企業(yè)的資料（包括電子文件）歸檔、定位并做好標(biāo)識(shí)；其次，按一定的時(shí)間間隔對(duì)文件資料進(jìn)行整理、清掃，文件夾內(nèi)只保留有用的文件，并且將文件夾的文件資料按一定的排序方法進(jìn)行排序；第三，做好文件資料借閱標(biāo)識(shí)，做到誰(shuí)都能一眼就看出是誰(shuí)借走了文件；最后，開(kāi)展“30秒找文件活動(dòng)”競(jìng)賽。3、開(kāi)展“椅子歸位”活動(dòng)

辦公室工作的人員，要隨著5S的不斷深入和推進(jìn)，逐漸養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，從而使辦公室成為清潔明朗的工作場(chǎng)所。為了做到這一點(diǎn)，可以開(kāi)展類(lèi)似“椅子歸位”的活動(dòng)，逐漸讓員工從身邊的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做起，隨著這種活動(dòng)的開(kāi)展和深入，就能未企業(yè)塑造一支高效的工作團(tuán)隊(duì)。第28頁(yè)，課件共31頁(yè)，創(chuàng)作于2023年2月4、開(kāi)展“辦公室”掃除活動(dòng)辦公室的掃除活動(dòng)包括日常和定期掃除。首先，要確定日常掃除和定期掃除的分類(lèi)，哪些掃除