建設(shè)單位檔案整理培訓(xùn)稿課件

工程管理部：項(xiàng)目文件檔案整理(建設(shè)單位)

工程管理部：項(xiàng)目文件檔案整理(建設(shè)單位)目錄1建設(shè)工程文件的歸檔分類及流程2工程資料的劃分34建設(shè)工程資料填寫規(guī)范要求5項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容資料檔案的移交、接收目錄1建設(shè)工程文件的歸檔分類及流程2工程資料的劃分34建設(shè)工檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件文件檔案Contents

辦理完畢

有利用價(jià)值

按規(guī)律保存

檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件（或叫文書）轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。

檔案是保存?zhèn)洳榈奈募弧⒔ㄔO(shè)工程文件的歸檔分類及流程：

監(jiān)理單位工程準(zhǔn)備階段文件監(jiān)理單位文件施工文件建設(shè)單位施工單位建設(shè)工程文件參建各方竣工驗(yàn)收文件竣工圖一、建設(shè)工程文件的歸檔分類及流程：

監(jiān)理單位工程準(zhǔn)備階段文件

建設(shè)工程文件（constructionprojectdocument）是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可簡稱為工程文件。

工程準(zhǔn)備階段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）是指在工程開工以前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。建設(shè)工程文件的概念建設(shè)工程文件（constructionproject

監(jiān)理文件（projectmanagementdocument）是指監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；

施工文件（constructingdocument）是指施工單位在工程施工過程中形成的文件；

竣工圖（asbuilddrawing）是指在工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣；

竣工驗(yàn)收文件（handingoverdocument）是指在建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。監(jiān)理文件（projectmanagementdocu組織工程預(yù)驗(yàn)收建設(shè)工程文件的歸檔流程工程準(zhǔn)備階段文件（建設(shè)單位）監(jiān)理文件（監(jiān)理單位）施工文件（施工單位）竣工圖（施工單位）竣工驗(yàn)收文件（建設(shè)單位等）組織竣工驗(yàn)收工程竣工備案三個(gè)月1、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件2、施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備文件3、地基處理記錄4、工程圖紙變更記錄5、施工材料預(yù)制件質(zhì)量證明文件及復(fù)試報(bào)告6、施工試驗(yàn)記錄7、隱蔽工程檢查記錄8、施工記錄9、工程質(zhì)量事故處理記錄10、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄檔案館對(duì)工程資料預(yù)驗(yàn)收移交城建檔案館3、進(jìn)度控制1、監(jiān)理規(guī)劃5、造價(jià)控制6、合同與其它事項(xiàng)管理4、質(zhì)量控制2、監(jiān)理月報(bào)或會(huì)議中質(zhì)量問題7、監(jiān)理工作總結(jié)1、綜合竣工圖（總圖）2、專業(yè)竣工圖1、立項(xiàng)文件2、建設(shè)用地征地拆遷文件3、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件5、開工審批文件6、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人4、招投標(biāo)文件1、工程竣工總結(jié)3、財(cái)務(wù)文件2、竣工驗(yàn)收記錄4、其它載體檔案一、組織工程建工程準(zhǔn)備階段文件監(jiān)理文件施工文件竣工圖竣工驗(yàn)收文件二、工程資料的劃分：

建設(shè)工程檔案資料工程資料現(xiàn)場(chǎng)管理資料二、工程資料的劃分：建設(shè)工程資料現(xiàn)場(chǎng)

建設(shè)工程檔案（projectarchive）是指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。

建設(shè)工程檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料、聲像資料等資料。資料是一個(gè)相對(duì)性、動(dòng)態(tài)性極強(qiáng)的概念，外延極寬。只要對(duì)人們研究解決某一問題有信息支持價(jià)值，無論其具體是什么，均可視為資料。建設(shè)工程檔案與的概念建設(shè)工程檔案（projectarchive）是指在工程圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更及洽商文件施工圖工作聯(lián)系單工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度控制資料工程付款及結(jié)算資料公文、通知現(xiàn)場(chǎng)管理資料現(xiàn)場(chǎng)管理資料建設(shè)單位不需另行存檔和移交城建檔案館，但作為現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量把控和將來工程結(jié)算的重要依據(jù)。圖紙會(huì)審、施工圖工作聯(lián)系單工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度工程付款及結(jié)算現(xiàn)場(chǎng)管理資料

1、施工圖：包括臨時(shí)圖紙和正式施工藍(lán)圖，按收到時(shí)間做好記錄，并做好相應(yīng)的廢止記錄。經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)工程師及領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后方可給施工單位、監(jiān)理單位發(fā)放圖紙，做好相應(yīng)的收發(fā)記錄。2、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更及洽商文件3、工作聯(lián)系單

a、公司內(nèi)部各部門之間往來的內(nèi)部工作聯(lián)系單

b、對(duì)外工作聯(lián)系單及其回復(fù)4、工程付款及結(jié)算資料a、工程報(bào)價(jià)核定單、工程量確認(rèn)單、經(jīng)濟(jì)簽證確認(rèn)單b、工程款請(qǐng)款資料c、工程款結(jié)算資料現(xiàn)場(chǎng)管理資料

5、工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度控制資料（1）、業(yè)務(wù)指令單（2）、罰款通知單（3）、施工進(jìn)度計(jì)劃（4）、施工日志（5）、工項(xiàng)部周報(bào)，月報(bào)（6）、項(xiàng)目例會(huì)紀(jì)要（7）、材料設(shè)備進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單（8）、工程驗(yàn)收單6、公文、通知（1）、公司通知及其他文件（2）、政府發(fā)文5、工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度控制資料1歸檔文件的整理原則及質(zhì)量要求1.1、歸檔的文件材料必須是原件。1.2、歸檔文件材料必須使用黑色中性筆、黑色墨水等書寫材料，字跡清楚工整。1.3、歸檔文件材料應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號(hào)。三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求1歸檔文件的整理原則及質(zhì)量要求三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)2、歸檔時(shí)間2.1基建項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目完成驗(yàn)收后三個(gè)月之內(nèi)歸檔。2.2財(cái)會(huì)檔案于第二年六月三十日以前歸檔。2.3如果有些案卷需要繼續(xù)留在部門使用，應(yīng)先辦理檔案交接手續(xù)，再辦借閱手續(xù)，使用完畢，及時(shí)歸還。三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求2、歸檔時(shí)間三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求3、歸檔文件的整理方法三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求嚴(yán)格登記及時(shí)收集嚴(yán)格檢查隨辦隨歸3、歸檔文件的整理方法三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求嚴(yán)格4、卷內(nèi)文件材料的排列順序批復(fù)在前，請(qǐng)示在后正件在前，附件在后正本在前，定稿在后定稿在前，歷次重要討論稿在后結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后文字在前，圖樣在后三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求4、卷內(nèi)文件材料的排列順序三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求5歸檔文件整理的八個(gè)步驟三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求區(qū)分年度分類清理和裝訂單份文件的排列編制檔號(hào)編目編制備考表裝盒5歸檔文件整理的八個(gè)步驟三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要案卷的裝訂三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求

1、裝訂的案卷編頁號(hào)卷內(nèi)文件的每一頁，均應(yīng)在文件材料右下角編寫一個(gè)頁號(hào)?？瞻醉摬痪幪?hào)。2、不裝訂的案卷編卷號(hào)不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章（由單位名稱、檔號(hào)、卷號(hào)組成），并逐項(xiàng)填寫。案卷的裝訂三、建筑工程資料整理及填寫規(guī)范要求1、裝訂的工程工程1、高度統(tǒng)一2、寬度根據(jù)檔案盒的大小而定；3、一律從檔案盒最底端4CM處往上粘貼4、不允許出現(xiàn)松落、歪貼現(xiàn)象。編制信息：1、項(xiàng)目名稱2、文件名稱3、其它信息（可以是年度、單位等）4、公司名稱6檔案盒脊背要求：美觀、整齊

檔案盒脊背圖樣:工程CBC工程業(yè)務(wù)指令單2014第一盒工程六期項(xiàng)目內(nèi)部聯(lián)系單2014*********有限公司*********有限公司工程工程1、高度統(tǒng)一6檔案盒脊背要求：美觀、整齊

檔案盒脊背每個(gè)檔案盒第1頁建立卷內(nèi)文件目錄表，包括序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任人題名日期頁碼備注。7卷內(nèi)文件目錄各項(xiàng)的填寫每個(gè)檔案盒第1頁建立卷內(nèi)文件目錄表，包括7卷內(nèi)文件目錄各項(xiàng)的8.1檔案排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別排列。8.2檔案柜面應(yīng)簡略貼上柜內(nèi)存放的相關(guān)文件大類，做到任何人都可清晰查找。8.3檔案的接收、

移出必須履行登記手續(xù)。8資料檔案保管8.1檔案排列上架時(shí)，應(yīng)8資料檔案保管1一般規(guī)定1.1項(xiàng)目經(jīng)理為工程文件管理的第一責(zé)任人，項(xiàng)目部檔案管理員負(fù)責(zé)日常工程文件管理。1.2項(xiàng)目部檔案管理員應(yīng)利用計(jì)算機(jī)內(nèi)建立管理臺(tái)賬。

各不同類別的檔案分門別類建立各自的電子文件夾，使得電子檔清晰、簡潔明了、層級(jí)分明，便于查找。四、項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容1一般規(guī)定四、項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容1、檔案移交時(shí)，交接雙方應(yīng)根據(jù)目錄認(rèn)真核對(duì)，并在移交目錄上簽字。案卷目錄以及移交清單各一式兩份，雙方各執(zhí)一份。電