商務信逃寫作

文書溝通（二）商務信函寫作一、商務信函的分類就溝通目的與形式而言，商務信函分為肯定性信函、負面性信函、說明性信函、勸說性信函四種（一）肯定性信函目的——提供好消息、消除負面影響、同意做某事，答應某個要求。1、直截了當?shù)亟o接受者好消息，綜述要點。2、解釋這個好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問，列出細節(jié)和背景資料。3、積極地說出可能的消極因素。4、闡明讀者受益處5、用良好祝愿來結束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。尊敬的王茵女士：

您好！、

據(jù)我們南航餐飲部主任李波報告說，在您6月19日乘坐我公司航班從上海飛往昆明途中，您的餐盤中發(fā)現(xiàn)了一只蟑螂。對此請接受我公司對您的最誠摯的歉意，我真心希望我們不會因此而失去一個像您這樣寶貴的顧客。

毫無疑問，這件事情引起了我們的高度重視。盡管我們盡一切努力避免類似事情的發(fā)生，但是可能由于我們質檢程序的偶爾疏忽造成了這次事故。我們已按有關規(guī)定責令航班進行認真整改，保證類似事件不再發(fā)生。為充分表達我們的歉意，我們隨函附上一張1000元的南航機票折扣券，歡迎您再次乘坐南航的航班，并認真監(jiān)督我們的服務。

非常感謝您在這一事件中所表現(xiàn)出的豁達態(tài)度，希望此事不會破壞您對南航公司的良好印象。

此致敬禮

落款略

（二）負面性信函目的——告訴壞消息，讓讀者理解并接受該消息，同時保持撰寫者已有的良好形象和信譽。1、用“緩沖”式的自然敘述開頭（為壞消息設置背景）2、在給出壞消息之前加以解釋（引向壞消息）3、告訴壞消息（提及積極面）4、如果可能，建議某些可能的選擇（減少壞消息影響的陳述）5、用好的祝愿結尾尊敬的田波先生：

我對于貴公司在今年5月即將舉辦的公司交流研討會的計劃非常感興趣，同時我相信這一倡議一定會得到各公司的廣泛支持和歡迎。也非常感謝您邀請我作大會演講。不過十分遺憾的是，今年5月份我將出訪歐洲考察，因此屆時我不能出席研討會。我可否推薦我的同事張陽，他將是另一個理想的發(fā)言者。他在人力資源部已任職8年，在此期間，他曾親自組織了數(shù)次頗為成功的活動。我相信，如果您允許的話，他會很樂意參加此次研討會，并作大會發(fā)言。是否采納我的建議，請告知。如果可以的話，我將讓他與您聯(lián)系。預祝研討會圓滿成功！

張曉怡

負面性信函的緩沖語可以包括以下幾種：

1）表示謝意，即對顧客購買產(chǎn)品或關注你的公司表示感謝。2）表示贊揚，即對顧客以某種正常渠道或理智的態(tài)度反映公司存在的問題表示贊賞。3）表示同意。即有可能的話，對顧客提出的有關意見加以肯定。4）表示理解，即對顧客對產(chǎn)品、服務及公司的抱怨表示理解。尊敬的馬先生：

您好！首先非常感謝您購買我們的產(chǎn)品，同時也為我們的產(chǎn)品給您帶來的不便感到抱歉。另外，我們也想告訴您，也許您沒有注意到我們的產(chǎn)品保修期是3個月，而您是去年5月份購買的。盡管如此，我們仍然愿意為您提供方便優(yōu)質的服務，但需按保修期外的標準適當收費。我們衷心希望您的問題能夠盡快得到解決，讓您能夠盡情地享受我們的產(chǎn)品給您帶來的快樂。附：我們公司的維修站點和電話

落款略（三）勸說性信函目的——推銷某個觀點、某種產(chǎn)品、某項服務或你自己，努力改變讀者的態(tài)度，使其從不感興趣或漠不關心到產(chǎn)生興趣，最終做你所希望他們做的事情，同意你的要求，采納你的建議，購買你的產(chǎn)品等。1、吸引注意力2、激發(fā)興趣3、闡明益處4、明確行動步驟5、友善結尾。推銷產(chǎn)品的商函

××房地產(chǎn)開發(fā)公司：

×月×日，貴方垂詢我公司××牌家用廚房設備情況，現(xiàn)回復如下：××牌家用廚房不銹鋼組合設備，系××最新流行樣式，按國家標準設計，采用日本進口材料制成。做工考究，質量上乘，曾獲第×屆國際博覽會金獎。

××牌家用廚房組合設備，有6件/套，8件/套兩種，其規(guī)格及價格情況詳見附件。貴公司開發(fā)之中的××公寓，屬高檔次花園式建筑，一俟完工，定為北京增添新色。如在公寓中配套使用，我方將不勝榮幸。望貴公司垂詢購買，早傳佳音。（聯(lián)系人及電話）

××廚具公司（時間略）案例演練

劉林和你同時在競爭上海地區(qū)經(jīng)理一職.過去一年間,劉林的工作非常出色.雖然你知道他的能力不錯,但你認為自己來公司的時間更長,你應該得到這個職位.另外,這次的提升不僅對你的職業(yè)發(fā)展非常重要,而且對你的個人生活也有特殊的意義:你年邁的雙親就住在上海,你希望離他們近一點,以便更好地照顧他們.有一天,你碰到一位老朋友,他知道劉林的一些情況,你了解到劉林并非像他簡歷上說的那樣,事實上他從沒上過大學.CompanyLogo11案例演練你該怎么辦？根據(jù)案例，請寫一封給上司或劉林的信。CompanyLogo12（四）說明性信函既不肯定，也不否定，也稱中性信函。目的——向讀者說明情況，便于讀者了解有關信息。1、陳述主要觀點2、提供背景資料3、列舉有關細節(jié)4、結尾表明友善及樂意提供幫助尊敬的凌先生：

您好！

現(xiàn)答復貴公司7月4日的來函。我們一直認為金誠公司是一家很可靠的公司，多年來，我們一直為該公司提供貨物。事實上，我們所收到的很多訂