秘書事務(wù)管理時(shí)間管理課件

學(xué)習(xí)重點(diǎn)如何夸越時(shí)間陷阱運(yùn)用時(shí)間表進(jìn)行管理編制并管理本人和上司的工作日志學(xué)習(xí)重點(diǎn)11.要事第一ABCD法則辦事的優(yōu)先次序1.要事第一ABCD法則22.以終為始

是必須要做的嗎？不完成會(huì)怎樣？是自己想要的嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？回報(bào)及收益高嗎？2.以終為始是必須要做的嗎？33.學(xué)會(huì)說“NO！”1.耐心傾聽2.如無法當(dāng)場決定則要告訴他你要考慮多長3顯示慎重.4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅(jiān)定3.學(xué)會(huì)說“NO！”1.耐心傾聽43.學(xué)會(huì)說“NO！”（續(xù)）6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過第三者來拒絕3.學(xué)會(huì)說“NO！”（續(xù)）6.指出拒絕的理由54.如何對付不速之客

1.不要采行無條件的‘門戶開放政策’2.授權(quán)秘書對約會(huì)事宜作初步之安排3.授權(quán)秘書甄別并攔截來客。4.規(guī)定接見部屬之時(shí)間。4.如何對付不速之客1.不要采行無條件的‘門戶開放政策’64.如何對付不速之客（續(xù)）6.在辦公室外接見外界不速之客。7.站立會(huì)客。8.讓秘書控制會(huì)談時(shí)間。限時(shí)面談。10.寧可提早上班，但不要延遲下班。11.定期與部屬會(huì)面。4.如何對付不速之客（續(xù)）6.在辦公室外接見外界不速之75．如何減少冗長會(huì)議

會(huì)議前

會(huì)議中

會(huì)議后

5．如何減少冗長會(huì)議會(huì)議前86．辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng)

整理廢紙簍的作用文件存檔系統(tǒng)“各就各位”的擺置集中精力做一件事不要總是重復(fù)處理同一文件不要為了表面的整潔而塞入一處下班前的清理整理整頓清掃清潔修養(yǎng)6．辦公桌上的“5S”運(yùn)動(dòng)整理廢紙簍的作用9四、時(shí)間管理矩陣圖

·危機(jī)·緊急的問題·有限期的任務(wù)、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)·準(zhǔn)備事項(xiàng)·預(yù)防工作·價(jià)值觀的澄清·計(jì)劃關(guān)系的建立·真正的休閑充電·授能自主管理·干擾，一些電話·一些信件、報(bào)告·許多緊急事件·許多湊熱鬧的活動(dòng)·細(xì)瑣、忙碌的工作·一些電話·浪費(fèi)時(shí)間的事·“逃避性”活動(dòng)·無關(guān)緊要的信件·看太多的電視不緊急緊急重要不重要ABCD四、時(shí)間管理矩陣圖·危機(jī)·準(zhǔn)備事項(xiàng)·干擾，一些電話·細(xì)瑣、10五、時(shí)間管理的工具

工作中,有哪些工具可以用來管理時(shí)間?1、時(shí)間表2、鬧鐘3、效率手冊4、商務(wù)通5、值班表五、時(shí)間管理的工具工作中,有哪些工具可以用來管理時(shí)間?1、11時(shí)間表有哪些種類呢？

（電子表格）年度計(jì)劃表月度計(jì)劃表季度計(jì)劃表周計(jì)劃表日程表工作日志時(shí)間表有哪些種類呢？

（電子表格）年度計(jì)劃表12編制日程表時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：1、注意輕重緩急2、預(yù)約3、留有余地4、內(nèi)外兼顧5、行蹤保密6、提高效率7、領(lǐng)導(dǎo)同意日程安排表編制日程表時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：日程安排表13工作條理性訓(xùn)練

周一上班,行政助理小李需要完成以下工作:1、給某客戶打電話，與對方聯(lián)系自己的領(lǐng)導(dǎo)下周四將與他約會(huì)的事宜；2、為下午部門經(jīng)理會(huì)議復(fù)印所要討論的報(bào)告及會(huì)議日程表，每人一份（8人，每份10頁）3、向人資部門寫報(bào)告，申請今年的休假。4、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對方5、拆封、分類和傳遞今天收到的郵件6布置下午要使用的會(huì)議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡7、為上司預(yù)定周末去天津的火車票8、將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱9、做這些事的同時(shí)，他還接待了3位訪客，接了數(shù)個(gè)電話他迅速地開始工作，弄得手忙腳亂，臨近下班時(shí)間，仍有部分工作沒有完成。你幫他出出主意，該如何處理這種情況？工作條理性訓(xùn)練周一上班,行政助理小李需要完成以下工作:14編制時(shí)間表的注意事項(xiàng)1、盡可能歸為一頁，并標(biāo)出時(shí)間段2、表內(nèi)包括日期、時(shí)間、活動(dòng)內(nèi)容、地點(diǎn)、備注等3、當(dāng)計(jì)劃變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)變更計(jì)劃表4、認(rèn)真細(xì)致、主動(dòng)溝通、留有余地5、領(lǐng)導(dǎo)一份、本人留存一份6、用簡明的文字將信息填入表格，包括內(nèi)容等編制時(shí)間表的注意事項(xiàng)1、盡可能歸為一頁，并標(biāo)出時(shí)間段152006年6月5日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來我公司視察。視察內(nèi)容包括：聽本公司領(lǐng)導(dǎo)敘職（上午9：00-11：00在公司主樓第二會(huì)議室）中午11：30-12：30在公司賓館餐廳海王星廳就餐，我公司陪同人員有我公司經(jīng)理、副總經(jīng)理（共二人）、辦公室主任、公關(guān)部部長，經(jīng)理秘書紀(jì)穎，共6人；出席本公司科技人員獲國家科技獎(jiǎng)表彰大會(huì)（15：20—16：20在本公司禮堂舉行，下午13：30—15：00）；檢查實(shí)驗(yàn)大樓的建設(shè)情況（15：20—16：20在工地現(xiàn)場）；晚餐在17：00—19：00舉行（地點(diǎn)同中午）。請列出工作日志。實(shí)戰(zhàn)演練2006年6月5日（下周三）公司總部副總裁王明一行五人將來16管理日志星期三管理日志星期三17工作日志的管理（秘書個(gè)人）1、提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并填入日志，第二天一早再次確認(rèn)2、填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，可用彩筆做記號(hào)3、信息完整，標(biāo)明活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)等。4、及時(shí)更新，并告知上司變化。5、提醒上司執(zhí)行計(jì)劃。工作日志的管理（秘書個(gè)人）1、提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，182、工作日志填寫的信息內(nèi)容（秘書）上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助的準(zhǔn)備的事宜：發(fā)言稿、會(huì)議議程、訂機(jī)票；草擬的合同和訂餐上司交辦的工作：簽字儀式聯(lián)系地點(diǎn)、媒體自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)：工作總結(jié)、參加值班2、工作日志填寫的信息內(nèi)容（秘書）191、工作日志填寫的信息內(nèi)容（上司個(gè)人）上司參加的內(nèi)部會(huì)議、活動(dòng)情況：記清時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容接待人員：來訪者的姓名、單位、時(shí)間上司參加的外部會(huì)議和活動(dòng)：時(shí)間、地點(diǎn)、細(xì)節(jié)、對方的聯(lián)絡(luò)方式上司的個(gè)人安排：看病等上司私人的信息：親屬的生日，并提醒1、工作日志填寫的信息內(nèi)容（上司個(gè)人）20實(shí)戰(zhàn)演練完成P148的工作實(shí)務(wù)題3實(shí)戰(zhàn)演練完成P148的工作實(shí)務(wù)題321時(shí)間工作內(nèi)容9：00部門會(huì)議，4樓412室，帶相關(guān)文件資料10：0011：00確認(rèn)所訂的上司與客戶的午餐12：00午餐前，將3位應(yīng)聘人的資料分關(guān)有關(guān)人員13：00確認(rèn)面試地點(diǎn)在315房，擺桌椅，準(zhǔn)備相關(guān)資料14：00-15：00面試人員，每人用時(shí)30分鐘16：00面試小組討論17：00檢查準(zhǔn)備上司第二天參加會(huì)議的資料工作日志2005年4月15日星期三時(shí)間工作內(nèi)容9：00部門會(huì)議，4樓412室，帶相22工作日志2005年4月15日星期三工作日志2005年4月15日星期三23秘書實(shí)務(wù)題天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多,七月的前兩周要在上海開會(huì);八月的第二周要去香港參加5天會(huì)議;每月的最后一個(gè)星期五上午是銷售部固定的部門會(huì)議;八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議,七月的第三周星期二要在公司開銷售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)議精神,八月第一周的星期一還要面試三個(gè)營銷員;九月的前兩周希望安排休假請你幫助天地公司的秘書鐘苗,為她的上司制定一份會(huì)議時(shí)間表秘書實(shí)務(wù)題天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多,七月的前兩周要24第二季度會(huì)議時(shí)間表

（2005.7—9）月份周次七八九一上海會(huì)議周一上午:面試3位營銷員(小會(huì)議室)休假二上海會(huì)議香港會(huì)議休假三周二：銷售會(huì)議,傳達(dá)上海會(huì)精神(大會(huì)議室四周五(上午)部門會(huì)議周三:辦公會(huì)議(大會(huì)議室)周五上午:部門會(huì)議周五上午:部門會(huì)議第二季度會(huì)議時(shí)間表

（2005.7—9）月份七八九25實(shí)務(wù)題請同學(xué)們幫鐘苗起草一份周時(shí)間表。表內(nèi)內(nèi)容可虛擬實(shí)務(wù)題請同學(xué)們幫鐘苗起草一份周時(shí)間表。表內(nèi)內(nèi)容可虛擬26鐘苗現(xiàn)在把周安排表列出來了，看，就這么簡單

周工作計(jì)劃表年月日時(shí)周次間星期一星期二星期三星期四星期五09：00經(jīng)營會(huì)議面試10：00拜訪客戶11：0012：0013：0014：0015：0016：00制表人：鐘苗鐘苗現(xiàn)在把周安排表列出來了，看，就這么簡單

周工作計(jì)27約會(huì)安排安排約會(huì)時(shí)的注意事項(xiàng)：1、周未或節(jié)假日時(shí)不安排約會(huì)2、周一早晨或周五下午少安排約會(huì)3、上司出差剛回，避免馬上安排約會(huì)4、上司出門前，再次確認(rèn)約會(huì)是否有變更5、約會(huì)時(shí)，務(wù)必弄清所有相關(guān)信息約會(huì)安排安排約會(huì)時(shí)的注意事項(xiàng)：28秘書事務(wù)管理時(shí)間管理課件29謝謝！謝謝！30電子工作日志

學(xué)會(huì)使用Outlook對時(shí)間進(jìn)行管理電子工作日志

學(xué)會(huì)使用Outlook對時(shí)間進(jìn)行管理31秘書辦公室：鐘苗正在忙著安排下周的會(huì)議事宜,這時(shí)電話響了……孫總：“鐘苗，我下周事太多，幫我列個(gè)表出來，而且要具體到每天；另外，到五一雖然還有一段時(shí)間，你先列一個(gè)五一七天值班表出來，也好讓大家提前有個(gè)準(zhǔn)備?！泵貢k公室：32實(shí)訓(xùn)題幫鐘苗編寫一份“五一”七天值班表。要求：1，值班人員中要有負(fù)責(zé)人和具體值班人；人員姓名自擬；

2，值班地點(diǎn)標(biāo)明清楚。

3，值班時(shí)間必須是全天的，要清楚明白，一目了然。

4，簡單寫明值班內(nèi)容，結(jié)合該公司性質(zhì)自擬。實(shí)訓(xùn)題幫鐘苗編寫一份“五一”七天值班表。333，值班工作與值班表（1）值班工作內(nèi)容：電話、接待、值班日記記錄，要盡量詳細(xì)；信息傳遞，既將重要或需緊急處理的信息向有關(guān)人員通報(bào)。（2）值班工作制度：崗位責(zé)任制度