辦公室檔案管理制度（3篇）

第13頁共13頁辦公室檔案?管理制度?為加強醫(yī)院?辦公室檔案?的科學管理?，保證檔案?資料的系統(tǒng)?性與完整性?，現(xiàn)結合實?際情況，特?制定本制度?。一、立?卷、歸檔（?聘請縣__?__局專職?人員）第?一條各部門?平時要做好?文件的收集?、整理，文?件的整理、?上繳工作是?各部門的一?項重要任務?，必須認真?做好。第?二條各類文?件材料由辦?公室負責整?理立卷、歸?檔。辦公室?對各部門文?件立卷工作?進行監(jiān)督和?指導，并做?好應歸檔文?件案卷的接?收歸檔工作?。第三條?文件立卷歸?檔范圍。凡?是工作活動?中形成的、?辦理完畢、?具有查考利?用價值的各?種文件（包?括收、發(fā)文?電，內(nèi)__?__文件，?各種會議文?件，文件匯?編，簿、冊?、圖表，出?版編輯物原?稿、磁盤等?），均屬立?卷歸檔范圍?。第四條?立卷的原則?。遵循文件?的自然形成?規(guī)律，保持?文件之間的?歷史聯(lián)系，?區(qū)分文件的?保存價值，?便于保管和?利用。第?五條立卷方?法。根據(jù)立?卷原則、文?件的分類，?分年度、分?級別、分問?題、分保管?期限的方法?立卷。1?、分年度。?將文件按其?形成或針對?的年度分開?。2、分?級別。將文?件按其重要?性分成公文?和一般文件?。3、分?問題。將文?件按其內(nèi)容?所反映的問?題分開。?4、分期限?。根據(jù)文件?的不同保存?價值，將文?件按不同的?保管期限分?開。5、?保管期限分?為永久、長?期、短期三?種。（1?）永久保存?。凡是反映?部門主要職?能活動和歷?史面貌的（?例如章程、?申請批文等?）有長遠利?用價值的文?件，劃為永?久保存。?（2）長期?保存。凡是?在相當長時?間內(nèi)部門需?要查考的文?件，劃為長?期保存。長?期保存為_?___年至?____年?。（3）?短期保存。?凡是在較短?時間內(nèi)部門?需要查考的?各種文件，?劃為短期保?存。短期保?存為___?_年以下。?第六條文?件的組合。?組合的基本?作法如下。?1、法規(guī)?性文件，如?制度、辦法?、條例、規(guī)?定等一般按?單一問題組?合。同一問?題____?請示與批復?、轉(zhuǎn)發(fā)件與?原件，應組?合在一起。?2、會議?文件應單獨?組合。3?、統(tǒng)計、報?表、名冊等?各類表格文?件，應組合?在一起。?4、工作計?劃、總結等?文件，一般?可按部門或?社團名稱組?合。5、?特殊性文件?材料，可根?據(jù)具體情況?進行組合。?第七條檔?案袋內(nèi)文件?的排列。檔?案袋內(nèi)文件?應區(qū)分不同?情況進行排?列，密不可?分的文件依?序排列在一?起，即章程?、批文在前?，計劃、總?結在后；正?件在前，附?件在后；印?件在前，定?稿在后；案?件材料中結?論性材料在?前，依據(jù)性?材料在后。?其它文件按?文件的重要?程度或形成?時間先后排?列。第八?條文件歸檔?份數(shù)。一般?歸檔___?_份，重要?的和經(jīng)常使?用的文件歸?檔____?份或___?_份。對無?保存價值和?重份文件，?需要辦理銷?毀手續(xù)。?第九條歸檔?時間。部門?應于活動后?一周內(nèi)，將?應立卷歸檔?的文件整理?立卷，向?辦公室移交?歸檔。第?十條歸檔文?件案卷的要?求。部門移?交歸檔文件?案卷，應符?合下列要求?：1、歸?檔文件齊全?、完整。?2、每個案?卷必須填寫?案卷文件目?錄、編件號?、頁號、案?卷封面，填?寫時用中性?筆或鋼筆書?寫，字跡工?整、清晰。?3、檔案?袋的名稱要?注意內(nèi)容準?確，文字簡?練通順，結?構完整，必?須揭示卷內(nèi)?文件的內(nèi)容?和成份。?第十一條案?卷文件一式?兩份，一份?作為紙制文?檔保存，另?一份電子文?檔保存在辦?公室。二?、檔案的管?理和利用?第十二條辦?公室按照校?研究生會對?檔案管理的?要求，對存?放的各類檔?案進行分類?整理，分類?保管，編制?各類檢索目?錄，搞好檔?案的借閱利?用、統(tǒng)計等?工作。第?十三條經(jīng)鑒?定失去保存?價值需要銷?毀的檔案，?應經(jīng)分管領?導____?批準后，按?程序進行檔?案銷毀。?第十四條辦?公室的管理?貫徹“以防?為主，防治?結合”的原?則。經(jīng)常檢?查防護設施?和檔案保管?狀況，對破?損、字跡褪?色、紙張變?色的檔案，?要有計劃的?進行修補、?復制，保護?檔案的安全?與完整。?第十五條檔?案的利用。?利用檔案人?員，按規(guī)定?辦理檔案利?用審批手續(xù)?與有關登記?表，檔案用?完后應及時?歸還。第?十六條借用?檔案人員必?須愛護檔案?，要保證檔?案的安全與?保密。不?得擅自涂改?、勾劃、剪?裁、拆散、?翻印或轉(zhuǎn)借?。歸還檔案?時，辦公室?人員要仔細?檢查，發(fā)現(xiàn)?對檔案有損?壞或___?_者，應及?時向分管主?席報告，按?有關規(guī)定處?理。第十?七條辦公室?工作人員，?接待檔案利?用人員要熱?情，認真負?責，按規(guī)定?提供利用。?填寫好查閱?檔案登記表?。第十八?條平時匯集?，按實際順?序或內(nèi)容分?類、收集、?整理，應保?持文件、材?料之間的來?源、時間、?內(nèi)容方面的?聯(lián)系。若遇?有上級漏發(fā)?文件，應及?時請求補發(fā)?或取得復印?件，以便存?檔和查閱。?第十九條?確保文件、?材料的安全?，做好保密?工作。辦?公室檔案管?理制度（二?）1、貫?徹執(zhí)行黨和?國家關于檔?案工作的法?律法規(guī)和方?針、政策。?2、對本?校各部門和?有關人員形?成的各種文?件材料的收?集、整理、?立卷和歸檔?工作進行監(jiān)?督和指導。?3、集中?統(tǒng)一管理本?校各種門類?和載體的檔?案，積極提?供利用，為?本校各項工?作服務。?4、為國家?積累檔案財?富，按規(guī)定?的時間和要?求把具有長?期保存價值?的檔案，向?上級檔案館?移交。第?二部分：檔?案的保管?1、學校檔?案包括文書?檔案、教學?檔案、學籍?檔案、教師?業(yè)務檔案、?財務檔案、?教學儀器設?備檔案和基?建檔案等等?。2、檔?案室負責全?校檔案（不?含人事檔案?）的管理工?作，有關部?門按規(guī)定立?卷后向綜合?檔案室移交?。3、實?行科學管理?，檔案庫房?內(nèi)櫥具、設?備放置整齊?合理。檔案?排列整齊美?觀、條理分?明，編號科?學規(guī)范、查?找方便。?4、定期對?檔案進行檢?查、修復、?整理，保持?整潔完好。?5、檔案?的接收和移?出都必須手?續(xù)完備，室?藏檔案必須?賬物相符。?第三部分?：檔案立卷?歸檔1、?凡記錄反映?本校職能活?動情況、具?有日后查考?利用價值的?各種文字、?圖表、材料?，均列為歸?檔范圍。?2、各部門?兼職檔案員?應根據(jù)歸檔?范圍將材料?收集齊全，?按檔案立卷?要求整理組?卷。交檔案?室檢查后，?再編排頁號?，填寫卷內(nèi)?目錄，擬出?案卷標題，?裝訂。3?、編號抄目?要嚴肅認真?，案卷標題?要簡明扼要?，正確反映?卷內(nèi)內(nèi)容，?由檔案室統(tǒng)?一書寫。?4、凡立卷?材料必須紙?質(zhì)優(yōu)良，規(guī)?格統(tǒng)一，書?寫規(guī)范，字?跡清楚。禁?止用鉛筆、?圓珠筆書寫?，也不能用?復寫紙復寫?。對不符合?要求的要返?工重制。?5、每年_?___月份?以前必須完?成上年度的?檔案立卷歸?檔任務第?四部分：檔?案的鑒定與?銷毀1、?對檔案要認?真進行鑒定?，確無保存?價值或保管?期滿的檔案?，可確定銷?毀。2、?檔案的鑒定?、銷毀工作?必須有__?__、有領?導地進行。?在校長辦公?室主任的主?持下，由綜?合檔案室和?有關立卷單?位人員組成?檔案鑒定、?銷毀小組，?負責檔案的?鑒定、銷毀?工作。3?、經(jīng)過鑒定?，需要銷毀?的檔案，必?須編造銷毀?清冊，經(jīng)校?有關領導批?準后，方可?銷毀。4?、銷毀檔案?時，必須由?兩人以上在?指定地點監(jiān)?督銷毀，監(jiān)?督銷毀人員?必須在銷毀?清冊上簽名?蓋章，并注?明銷毀方式?和日期。?5、銷毀檔?案清冊要妥?善保管，并?將所銷毀檔?案在目錄中?注銷第五?部分：檔案?室的安全保?密1、檔?案室是機要?部門，非本?室人員未經(jīng)?許可不得入?內(nèi)。2、?未經(jīng)批準，?不得將檔案?帶出檔案室?，檔案內(nèi)容?不得私自摘?抄、復印和?隨意傳播?3、經(jīng)常檢?查庫房和檔?案的安全，?發(fā)現(xiàn)問題及?時向領導報?告，認真處?理。4、?檔案管理人?員要模范遵?守黨和國家?的保密規(guī)定?，嚴守__?__。在調(diào)?換工作時，?對所管的檔?案要辦理交?接手續(xù)，離?職后對所了?解的___?_情況，不?得泄漏。?第六部分：?檔案的統(tǒng)計?1、要及?時地對檔案?的收進、移?出、整理、?鑒定、保管?、利用、銷?毀以及檔案?工作人員、?機構、經(jīng)費?、庫房、設?備等情況進?行登記，每?年一次對各?方面進行認?真統(tǒng)計，做?好年報表?2、嚴格執(zhí)?行國家和系?統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定?的統(tǒng)計計量?單位和報表?格式，做到?數(shù)字準確、?字跡工整，?不得潦草和?涂改，使檔?案統(tǒng)計工作?標準化。?3、檔案工?作人員要加?強檔案統(tǒng)計?工作的責任?心和使命感?，建立科學?的檔案統(tǒng)計?工作制度。?第七部分?：檔案庫房?的管理1?、檔案庫房?門窗牢固，?及時關閉上?鎖。鑰匙要?專櫥保管，?不準隨身攜?帶。2、?非本室工作?人員不得擅?入庫房，因?工作需要進?入庫房時，?必須有本室?人員陪同?3、庫房要?配備好“六?防”設施（?防火、防盜?、防潮、防?蟲、防塵、?防強光），?庫房內(nèi)嚴?禁吸煙和存?放易燃__?__物品及?其他無關物?品。4、?庫房內(nèi)櫥具?排列要整齊?合理，要經(jīng)?常打掃和擦?拭，保持室?內(nèi)清潔衛(wèi)生?。5、做?好室內(nèi)外溫?濕度記錄，?除濕、降溫?第八部分?：文書的立?卷歸檔1?、公文必須?實行由文書?部門或業(yè)務?部門立卷的?制度，這是?提高案卷質(zhì)?量的一個重?要措施，文?書立卷歸檔?工作，是文?書處理工作?的重要環(huán)節(jié)?。立卷歸檔?工作的好壞?，直接影響?到案卷的質(zhì)?量，文書人?員必須認真?做好。2?、本校黨、?政、工、團?各職能科室?均為立卷單?位。3、?各立卷單位?必須指定專?人（兼職）?負責本科室?的立卷工作?，各科室領?導要加強對?立卷工作的?領導，將其?納入本部門?工作范圍。?4、凡本?校在工作活?動中形成的?，具有保存?價值的文件?材料，均由?立卷單位進?行整理、立?卷。各級領?導人和承辦?人員辦理完?畢的文件材?料，均應及?時交有關部?門整理立卷?，不得私自?保存應立卷?的文件材料?。立卷人員?應及時，防?止文件材料?的散失。如?遇到文件材?料短缺或承?辦手續(xù)不完?備及其他不?符合要求等?情況，應補?辦齊全，保?證文件材料?準確、完整?。5、各?部門立卷歸?檔的文件材?料以本部門?形成的為主?，與本部門?工作有直接?關系的上下?級來文也需?立卷，以保?證歸檔材料?的齊全、完?整。本校_?___和行?政形成的文?件及上級來?文分別由校?長辦公室立?卷。6、?文書立卷歸?檔的具體要?求：（1?）.立卷前?把本部門一?年內(nèi)形成的?全____?文件材料統(tǒng)?一，核對清?楚，以保證?歸檔的文件?材料齊全、?完整。（?2）.立卷?歸檔的文件?材料，應保?持它們之間?的內(nèi)在聯(lián)系?，區(qū)分保存?價值，分類?整理立卷。?（3）.?把文件按年?度分開，不?同年度的文?件，不能混?在一起立卷?，年度工作?計劃和下一?年形成的本?年度總結，?放在本年度?文件內(nèi)，長?遠規(guī)劃放在?所針對的開?頭一年；連?續(xù)幾年的工?作總結放在?所針對的最?后一年；跨?年度的文件?歸于結束的?年代。（?4）.把文?件按級別分?開立卷，但?上級對本校?的批復、批?轉(zhuǎn)和本校對?下級的批復?、批轉(zhuǎn)文件?應在本校卷?內(nèi)，本校的?文件材料在?前，上、下?級的文件材?料在后；其?余按上、下?級文件分開?立卷。（?5）.按內(nèi)?容分開立卷?，把一個問?題或一項工?作、一次會?議、一個案?件所形成的?文件材料作?為有聯(lián)系的?一個整體立?卷。（6?）.把文件?按永久、長?期、短期三?種保管期限?分開立卷。?（7）.?卷內(nèi)文件按?一定的規(guī)律?進行排列。?其目的是保?持文件之間?的聯(lián)系，使?卷內(nèi)文件系?統(tǒng)化地反映?問題。排列?完畢的文件?材料要拆去?金屬訂物，?在右上角用?鉛筆編寫頁?號，如正反?兩面都有文?字或圖表的?文件材料，?兩面都編頁?號，反面編?在左上角并?填寫好卷內(nèi)?目錄。（?8）.案卷?標題要簡明?確切，正確?地反映卷內(nèi)?文件主要內(nèi)?容，各立卷?單位負責草?擬所立案卷?的標題，劃?定保管期限?，由綜合檔?案室統(tǒng)一填?寫。（9?）.各立卷?單位應按各?類檔案的具?體要求每月?月底向綜合?檔案室移交?。文書檔案?在下一年的?____月?底以前移交?完畢，并履?行移交手續(xù)?。7、為?了保證案卷?質(zhì)量，綜合?檔案室負責?督促、檢查?和業(yè)務指導?，協(xié)助各部?門做好文書?立卷工作。?____?中學公章使?用管理制度?1、學校?公章由校長?辦公室作為?____件?由專人管理?，并掌握使?用。2、?以學校名義?上報、外送?、下發(fā)的文?件、資料、?報表等，憑?校長簽發(fā)原?件加蓋公章?。3、工?作證、結業(yè)?證、離退休?證、職務（?稱）聘書等?，由教育局?或相關部門?統(tǒng)一辦理。?4、以學?校名義簽訂?的合同、協(xié)?議、訂購單?等，審計部?門審計后憑?主管校長批?準簽字后方?可蓋印。?5、因公出?差、聯(lián)系業(yè)?務、參加教?學會議、研?討會議等必?須憑證明并?經(jīng)校領導批?準方可開具?。6、校?長工作用章?（私章）必?須經(jīng)本人同?意方可使用?。7、私?人取款、取?物、掛失、?駕駛員辦證?等，需用單?位介紹信，?由校辦公室?主任批準并?嚴格登記手?續(xù)。8、?凡私蓋公章?或利用公章?舞弊者，一?經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予?嚴厲懲處。?辦公室檔?案管理制度?（三）為?加強辦公室?檔案的科學?管理，保證?檔案資料的?系統(tǒng)性與完?整性，現(xiàn)結?合實際情況?，特制定本?制度。一?、立卷、歸?檔第一條?各科室平時?要做好文件?的收集、整?理，文件的?整理、上繳?工作是各科?室的一項重?要任務，必?須認真做好?。第二條?各類文件材?料由辦公室?負責整理立?卷、歸檔。?辦公室對各?科室文件立?卷工作進行?監(jiān)督和指導?，并做好應?歸檔文件案?卷的接收歸?檔工作。?第三條立卷?方法。文件?的分類采用?分年度、分?級別、分問?題、分保管?期限的方法?立卷。1?、分年度。?將文件按其?形成或針對?的年度分開?。2、分?級別。將文?件按其重要?性分成公文?和一般文件?。3、分?問題。將文?件按其內(nèi)容?所反映的問?題分開。?4、分期限?。根據(jù)文件?的不同保存?價值，將文?件按不同的?保管期限分?開。第四?條文件的組?合。組合的?基本作法如?下。1、?法規(guī)性文件?，如制度、?辦法、條例?、規(guī)定等一?般按單一問?題組合。同?一問題__?__請示與?批復、轉(zhuǎn)發(fā)?件與原件，?應組合在一?起。2、?會議文件應?單獨組合。?3、統(tǒng)計?、報表、名?冊等各類表?格文件，應?組合在一起?。4、工?作計劃、總?結等文件，?一般可按科?室或社團名?稱組合。?5、特殊性?文件材料，?可根據(jù)具體?情況進行組?合。第五?條檔案袋內(nèi)?文件的排列?。檔案袋內(nèi)?文件應區(qū)分?不同情況進?行排列，密?不可分的文?件依序排列?在一起，即?章程、批文?在前，計劃?、總結在后?；正件在前?，附件在后?；印件在前?，定稿在后?；案件材