電子檔案管理課件

電子檔案管理

聊城市檔案局

電子檔案管理

聊城市檔案局

1主要內(nèi)容

三、電子文件的歸檔與整理

二、電子文件的積累收集

一、電子文件概述

五、電子文件的利用

四、電子文件的接收與保管主要內(nèi)容三、電子文件的歸檔與整理二、電子文件的積累收集23電子文件概述

一、（一）電子文件的定義

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。

《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA／T58—2014）3電子文件概述一、（一）電子文件的定義33電子文件概述

一、（二）電子檔案的定義

具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA／T58—2014）※以前稱(chēng)之為：歸檔電子文件，指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）3電子文件概述一、（二）電子檔案的定義4電子文件概述

一、（三）電子文件的分類(lèi)1、文本文件（Text）：指用文字處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。2、圖形文件（Graphic）：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。3、圖像文件（Image）：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件。4、視頻文件（Video）：指用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。5、音頻文件（Audio）：指用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的文件。

電子文件概述一、（三）電子文件的分類(lèi)5電子文件概述

一、（三）電子文件的分類(lèi)6、數(shù)據(jù)庫(kù)文件（Database）：指用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。7、計(jì)算機(jī)程序文件（Program）：指計(jì)算機(jī)使用的商用或自主開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件以及相關(guān)的資源、支撐軟件等。8、多媒體文件（Multimedia）：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含文字、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。

電子文件概述一、（三）電子文件的分類(lèi)6電子文件概述

一、（三）電子文件的分類(lèi)

按文件的生成方式分為：

1、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件

2、將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄生成的轉(zhuǎn)換文件。

按電子文件可記錄的內(nèi)容可分為：

文書(shū)、科技、人事、會(huì)計(jì)電子檔案等類(lèi)型。

按電子文件采用的存貯介質(zhì)可分為：

1、磁盤(pán)

(軟盤(pán)、硬盤(pán)）2、磁帶

3、U盤(pán)；4、光盤(pán)。

電子文件概述一、（三）電子文件的分類(lèi)7電子文件的積累收集二、（一）電子文件收集積累范圍

國(guó)家檔案局2003年7月28日發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第5條規(guī)定：電子公文參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。因此，電子文件的歸檔范圍可參照本單位有關(guān)檔案文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔。電子文件的積累收集二、（一）電子文件收集積8電子文件的積累收集二、（一）電子文件收集積累范圍

數(shù)據(jù)類(lèi)文件和程序類(lèi)文件

數(shù)據(jù)類(lèi)文件是電子文件的主體，它反映文件的內(nèi)容，是收集積累的主要對(duì)象。

注意：既應(yīng)采集定稿，也應(yīng)注意保存草稿，使歸檔的數(shù)據(jù)能反映各類(lèi)文稿在起草、修改、審核直到簽發(fā)的每一個(gè)環(huán)節(jié)中責(zé)任的意志，以保證歷史的真實(shí)性。電子文件的積累收集二、（一）電子文件收集積9電子文件的積累收集二、（一）電子文件收集積累范圍

程序類(lèi)文件包括操作系統(tǒng)、語(yǔ)言處理系統(tǒng)、用戶運(yùn)用系統(tǒng)等。主要是對(duì)程序所做之事的文字描述，對(duì)程序如何做這些事的邏輯描述以及如何修改程序、使用程序的說(shuō)明。電子文件的積累收集二、（一）電子文件收集積10電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體要求

（1）在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件，應(yīng)收集電子文件正本、記錄修改過(guò)程和辦理情況的信息，并記錄電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)。草稿性電子文件，由于不具備正式文件的功能，一般不收集，但法律、法規(guī)等重要文件在其修改過(guò)程中形成的電子文件應(yīng)收集。電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體11電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體要求

（2）用計(jì)算機(jī)起草、打印，但不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)的電子文件，應(yīng)收集其最后稿本，同時(shí)應(yīng)記錄其背景信息。

（3）對(duì)于采用“雙軌制”的單位，一是除保存紙質(zhì)文件外，還應(yīng)保存與正式文件內(nèi)容相同的發(fā)文電子文件；將應(yīng)歸檔的紙質(zhì)收文掃描為電子文件。二是電子文件的密級(jí)、保密期限、保管期限等應(yīng)與紙質(zhì)文件的一致。三是在電子文件與紙質(zhì)文件雙方標(biāo)識(shí)參照關(guān)系，如在電子與紙質(zhì)文件目錄中注明紙質(zhì)與電子文件的參照檔號(hào)。電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體12電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體要求

（4）收集電子文件時(shí)，必須收集與之適應(yīng)的軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)和背景信息等。

計(jì)算機(jī)文件的格式，大小，用什么編輯、查看軟件？…元數(shù)據(jù)附件這份文件是誰(shuí)起草，哪些人參加辦理過(guò)程，做過(guò)什么樣的修改，在什么時(shí)間？…背景信息電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體13電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體要求

（5)電子文件的格式電子文件的格式必須統(tǒng)一。如為非通用格式，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式；當(dāng)無(wú)法轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)收集其相關(guān)軟件。

電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體14電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體要求

（6）定期制作電子文件的備份。在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離生成環(huán)境進(jìn)行存儲(chǔ)，生成電子文件的環(huán)境也要作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。（7）填寫(xiě)《電子文件登記表》,《電子文件登記表》應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。電子文件的積累收集二、（二）收集積累的具體15電子文件的歸檔與整理

三、文件形成部門(mén)或信息管理部門(mén)應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限的脫機(jī)載體上。電子文件的歸檔與整理三、文件16電子文件的歸檔與整理（一）電子文件歸檔流程

三、著錄文件信息（包括收文、發(fā)文及內(nèi)部產(chǎn)生文件）歸檔鑒定設(shè)置分類(lèi)、期限及相關(guān)信息對(duì)沒(méi)有電子文件的歸檔材料進(jìn)行掃描，并與相應(yīng)的目錄進(jìn)行掛接歸檔形成歸檔文件目錄整理相應(yīng)的紙質(zhì)移交直接進(jìn)行目錄輸入及掛接相關(guān)電子文件電子文件的歸檔與整理（一）電子文件歸檔流程17電子文件的歸檔與整理（二）電子文件的鑒定

對(duì)電子文件、電子檔案的內(nèi)容和技術(shù)狀況進(jìn)行評(píng)估的過(guò)程，確認(rèn)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性及其價(jià)值等，判斷其是否屬于歸檔范圍并確定其保管期限。歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)，檢驗(yàn)和審查結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接受檢驗(yàn)登記表》。

三、電子文件的歸檔與整理（二）電子文件的鑒定三18電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的歸檔

1.歸檔方法

電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對(duì)實(shí)時(shí)進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。

三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的歸檔三19電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的歸檔

1.歸檔方法

邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。

三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的歸檔三20電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的歸檔

2.歸檔要求

（1）凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。

（2）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。

三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的歸檔三21電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的歸檔

2.歸檔要求

（5）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。

（6）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》（7）對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。

（8）歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

三、電子文件的歸檔與整理（三）電子文件的歸檔三22電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理

1、電子文件的分類(lèi)

歸檔電子文件的整理按DA／T22（歸檔文件整理規(guī)則）規(guī)定的要求進(jìn)行。

（1）一般的機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位電子文件可直接采用“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。（2）電子文件數(shù)量大、現(xiàn)代化程度高的單位可采用“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。

電子檔案保管期限為永久、30年、10年。

三、電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理三23電子文件的歸檔與整理

（四）電子文件的整理

2、電子文件的編號(hào)

以數(shù)碼照片為例

同一全宗內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按“保管期限-年度-照片組”分類(lèi)。同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時(shí)間排列。整理過(guò)程中，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片文件進(jìn)行重命名。數(shù)碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號(hào)-張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。保管期限代碼：分別用"YJ""30""10"代表永久、30年、10年年度：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字照片組號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)從“0001”開(kāi)始張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)從“0001”開(kāi)始

三、示例：2009年某單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片為本年度第一組照片，保管期限為“永久”，存儲(chǔ)格式為JPEG。則該組第一張照片的文件名應(yīng)為：YJ-2009-0001-0001.jpg電子文件的歸檔與整理（四）電子文件24電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理

3、電子文件的編目（1）應(yīng)編制歸檔電子文件目錄。（2）歸檔電子文件目錄為表格式文件。除以子目錄的形式存放每份歸檔電子文件的文件夾中外，還應(yīng)以一批移交的電子文件為單位編制同一批歸檔電子文件目錄。（3）電子文件目錄應(yīng)編制程序，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)形成。

三、電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理三25電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理

3、電子文件的編目

電子文件稿本代碼:M-草稿性電子文件；U-非正式電子文件；F-正式電子文件。電子文件類(lèi)別代碼:T-文件文件；I-圖像文件；G-圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；O-超媒體鏈結(jié)文件；P-程序文件；D-數(shù)據(jù)文件。

三、電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理三26電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理

3、電子文件的編目

存儲(chǔ)歸檔電子文件的每一個(gè)載體中應(yīng)同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的說(shuō)明文件和電子檔案目錄。

說(shuō)明文件為文本文件（用TXT文檔編寫(xiě)），內(nèi)容應(yīng)包括全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)、歸檔年度、制作人、檢查人及檢查時(shí)間等。

三、電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理三27電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理

4、編制光盤(pán)封面、標(biāo)簽

根據(jù)光盤(pán)內(nèi)容填寫(xiě)光盤(pán)封面、封底內(nèi)容，貼在

光盤(pán)盒上。

三、電子文件的歸檔與整理（四）電子文件的整理三28電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收

對(duì)歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢

驗(yàn)各格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門(mén)，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。

文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門(mén)在接收電子文件之前，均應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到100%時(shí)方可進(jìn)行交接。

四、電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收四29電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收

檢驗(yàn)項(xiàng)目如下:-載體有無(wú)劃痕，是否清潔；-有無(wú)病毒；-核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；

-核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；

-對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。

四、電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收四30電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收

檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接受檢驗(yàn)登記表》。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門(mén)自存。

檔案保管部門(mén)應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對(duì)歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)。

四、電子文件的接收與保管（一）電子文件的接收四31電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管

1、保管要求：

（1）歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。（3）存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。（4）環(huán)境溫度選定范圍:17℃～2O℃；相對(duì)濕度選定范圍:35%～45%。

歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。

磁性載體應(yīng)存放于防磁柜中

四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管四32電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管

2、有效性保證1、歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門(mén)每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。保留期滿后對(duì)可擦寫(xiě)載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。

四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管四33電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管

2、有效性保證2、對(duì)磁性載體每滿2年、光盤(pán)每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。3、對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。4、檔案保管部門(mén)應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。

四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管四34電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管

3、數(shù)據(jù)的遷移

遷移指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。

遷移是隨計(jì)算機(jī)軟硬件變化適時(shí)改變數(shù)字信息格式的一種處理過(guò)程，其要求軟硬件具有良好兼容性，能夠讀取多種格式，并保證遷移的內(nèi)容真實(shí)和使用功能。

遷移技術(shù)是保護(hù)數(shù)字信息長(zhǎng)期存取的有效選擇。

四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管四35電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管

3、數(shù)據(jù)的遷移

對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)行遷移操作前，檔案部門(mén)應(yīng)會(huì)同技術(shù)部門(mén)制定嚴(yán)密的遷移操作計(jì)劃。庫(kù)存電子檔案必須在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)行更新復(fù)制。復(fù)制或補(bǔ)救新版后，原舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存3年。遷移工作完成后應(yīng)填寫(xiě)《歸檔電子文件遷移登記表》。

四、電子文件的接收與保管（二）電子文件的保管四36電子文件的利用（一）電子文件利用的特點(diǎn)

1、電子文件不再受“孤本”的限制，一份文件可供所有需要的人共享；

2、電子文件具有良好復(fù)用性，重復(fù)利用不會(huì)留下老化的痕跡；

3、電子文件利用可能采用交互式，為用戶提供各種形式靈活的需求服務(wù)；

4、電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能；

5、電子文件可以使用者不受時(shí)間的限制，隨時(shí)利用自己所需要的電子文件信息。

五、電子文件的利用（一）電子文件利用的特點(diǎn)五、37電子文件的利用（二）電子文件利用的方式

在線利用和非在線利用1、在線利用即是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行電子文件的利用活動(dòng)。其包括了：（1）計(jì)算機(jī)網(wǎng)上閱覽（2）網(wǎng)上復(fù)制（3）在線或網(wǎng)上咨詢

五、電子文件的利用（二）電子文件利用的方式五、38電子文件的利用（二）電子文件利用的方式

2、非在線利用即是利用者不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在計(jì)算機(jī)上直接閱讀或利用電子文件。這種方式在各機(jī)關(guān)檔案室使用比較普遍。其中包括：（1）計(jì)算機(jī)單機(jī)閱讀（2）提供電子文件拷貝件（3）縮微閱讀

五、電子文件的利用（二）電子文件利用的方式五、39電子文件的利用（三）電子文件利用的管理

1、使用權(quán)限的審核2、提供利用拷貝的回收3、利用中的安全措施4、利用登記5、利用統(tǒng)計(jì)

五、電子文件的利用（三）電子文件利用的管理五、40電子文件的利用（四）電子文件利用的安全管理

電子檔案利用的安全與保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制。因此，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：

（1）利用方法應(yīng)視用戶的情況而定，不能無(wú)原則地向所有用戶提供全部的利用方法。

（2）依據(jù)電子檔案的密級(jí)，進(jìn)行有效管理，一般情況下，對(duì)內(nèi)容不是完全開(kāi)放的電子檔案，不宜用復(fù)制的方式提供利用，對(duì)于提供利用的復(fù)制件制作，必須在有效控制下進(jìn)行。查閱或復(fù)制應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制。

五、電子文件的利用（四）電子文件利用的安全管理41電子文件的利用（四）電子文件利用的安全管理

（3）采用通信傳輸或直接利用等利用方法，必須對(duì)內(nèi)容信息進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期更換。

（4）無(wú)論采用何種利用方法，都應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為利用工作查證的依據(jù)。

（5）利用系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)的容錯(cuò)能力，避免由于誤操作而帶來(lái)不可挽回的損失。

五、電子文件的利用（四）電子文件利用的安全管理42電子文件的利用（五）數(shù)字檔案館的利用平臺(tái)

運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案及其他數(shù)字資源進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用的檔案信息集成管理體系。

《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA／T58—2014）

五、電子文件的利用（五）數(shù)字檔案館的利用平臺(tái)五43電子文件的利用（五）數(shù)字檔案館的利用平臺(tái)

1.檔案保管現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫(kù)房空間，而且管理成本高，保管利用時(shí)檔案易損壞，如紙張易黃、易粘、易脆，而且查閱、利用非常不便。

檔案的數(shù)字化，又稱(chēng)數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過(guò)一定的技術(shù)手段將存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的信息的過(guò)程?？梢赃M(jìn)行數(shù)字化的檔案類(lèi)型包括紙質(zhì)、照片、錄音、錄像檔案等，轉(zhuǎn)換之后的數(shù)字信息可以有文本、圖形、圖像、音頻、視頻等多種媒體格式。

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2.數(shù)字檔案室建設(shè)基本原則

五、

文檔一體化原則各單位應(yīng)堅(jiān)持文檔一體化原則，規(guī)劃建設(shè)本單位的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)辦公信息的順暢交流。統(tǒng)籌規(guī)劃原則數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容，是辦公自動(dòng)化的重要構(gòu)成。各單位應(yīng)把數(shù)字檔案室納入單位信息化建設(shè)總體格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設(shè)。

確保安全原則各單位應(yīng)健全各種設(shè)施，加強(qiáng)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。電子文件的利用（五）數(shù)字檔案館的利用平臺(tái)五45電子文件的利用（五）數(shù)字