辦公室管理-課件

完善辦公室管理之我見辦公室：黃惠娟2020/10/281完善辦公室管理之我見2020/10/281目錄辦公室管理的內(nèi)涵及重要性一辦公室管理的主要內(nèi)容二辦公人員職業(yè)素質(zhì)三辦公人員職業(yè)能力四課件內(nèi)容2020/10/282目錄辦公室管理的內(nèi)涵及重要性一辦公室管理的主要內(nèi)精品資料2020/10/283精品資料2020/10/283一、辦公室管理的內(nèi)涵及重要性1.辦公室2.辦公室含義3.辦公室的功能4.辦公室管理的重要性2020/10/284一、辦公室管理的內(nèi)涵及重要性1.辦公室2020/10/2841.辦公室的由來

西方古代的辦公室通常是宮殿或大型廟宇中的一部分。通常是一間存放有大量卷軸的房間，并有抄寫員在其中進(jìn)行工作。對一些考古學(xué)家和大眾媒體而言，這些房間有時(shí)也被稱為“圖書館”（Libraries），因?yàn)檫@個(gè)場所通常與記載有文學(xué)作品的卷軸有關(guān)。事實(shí)上，除了詩歌或虛構(gòu)的文學(xué)作品之外，自從各種記錄、合約、命令、公告等內(nèi)容都被記載于卷軸上起，這些存放卷軸的房間就有了現(xiàn)代“辦公室”的定義。2020/10/2851.辦公室的由來西方古代的辦公室通常是宮殿或大型廟宇中的一2.辦公室的含義

（1）廣義：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、等。（2）狹義：指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所，如校長辦公室等。（3）特指：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級別高的又稱辦公廳。（4）專指：某種專門的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室。辦公室2020/10/2862.辦公室的含義辦公室2020/10/286辦公室的一般含義辦公室是提供工作辦公的場所，由辦公設(shè)備，辦公人員及其它輔助設(shè)備組成。（此處采納廣義）辦公設(shè)備輔助設(shè)備辦公人員2020/10/287辦公室的一般含義辦公室是提供工作辦公的場所，由辦公設(shè)3.辦公室的功能辦公室的功能參謀與助手樞紐與心臟

協(xié)調(diào)與溝通形象與管家2020/10/2883.辦公室的功能辦公室的功能參謀與樞紐與協(xié)調(diào)與形象與20204.辦公室管理

辦公室管理即依據(jù)辦公室內(nèi)在活動(dòng)機(jī)理，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，綜合運(yùn)用辦公室中的人力資源，從而有效地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的過程。

2020/10/2894.辦公室管理辦公室管理即依據(jù)辦公室內(nèi)在活動(dòng)機(jī)理，利辦公室管理的性質(zhì)輔助性事務(wù)性綜合性

中樞性機(jī)要性

2020/10/2810辦公室管理的性質(zhì)輔助性事務(wù)性綜合性

中樞性機(jī)要性

2020/辦公室管理的指導(dǎo)思想(1)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)(2)為相關(guān)的各級部門服務(wù)(3)為同事服務(wù)2020/10/2811辦公室管理的指導(dǎo)思想(1)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)2020/10/281辦公室管理四要素一、是明確的組織目標(biāo)二、是服從自己目標(biāo)的運(yùn)轉(zhuǎn)方式三、是管理人員四、是先進(jìn)的科技管理手段四要素2020/10/2812辦公室管理四要素一、是明確的組織目標(biāo)四要素2020/10/2辦公室管理的六項(xiàng)原則第一，準(zhǔn)確原則第二，迅速原則第三，保密原則第四，密切聯(lián)系群眾原則第五，一切從實(shí)際出發(fā)的原則第六，協(xié)調(diào)配合原則2020/10/2813辦公室管理的六項(xiàng)原則第一，準(zhǔn)確原則2020/10/28135.辦公室管理的重要性辦公室作為公司的行政中樞，處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通各方的核心地位。加強(qiáng)辦公室管理，是優(yōu)化辦公流程、明晰辦公職責(zé)、提高辦公績效、增強(qiáng)辦公科學(xué)化、制度化的有效手段。很重要哦加油吧！2020/10/28145.辦公室管理的重要性辦公室作為公司的行政中樞，處6.辦公室管理的必要性辦公室職能的內(nèi)在要求實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理和行政管理“兩翼齊飛”的必然要求提高辦公室工作質(zhì)效的主要途徑2020/10/28156.辦公室管理的必要性辦公室職能的內(nèi)在要求實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理和行政7.全面推進(jìn)辦公室管理科學(xué)化（一）更新觀念，提高認(rèn)識（二）明確職責(zé)，細(xì)化流程（三）完善制度，強(qiáng)化考核2020/10/28167.全面推進(jìn)辦公室管理科學(xué)化（一）更新觀念，提高認(rèn)識20208.案例分析案例分析目的：通過具體案例分析，明確辦公室管理的重要性。2020/10/28178.案例分析案例分析目的：2020/10/2817血的教訓(xùn)

“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故

2008年4月28日，膠濟(jì)鐵路發(fā)生一起列車脫軌相撞的特別重大交通事故，造成了72人死亡、416人受傷、中斷行車21小時(shí)22分，直接經(jīng)濟(jì)損失4192.5萬元。2020/10/2818血的教訓(xùn)

“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故

2008年4事故分析事故性質(zhì)：“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故是一起責(zé)任事故。原因之一：有關(guān)文件、調(diào)度命令違規(guī)發(fā)布，且錯(cuò)發(fā)漏發(fā)；機(jī)關(guān)公文管理混亂。

——摘自“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故調(diào)查報(bào)告2020/10/2819事故分析事故性質(zhì)：“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故202事故分析

濟(jì)南鐵路局《關(guān)于實(shí)行膠濟(jì)線施工調(diào)整列車運(yùn)行圖的通知》（154號文件）

文件及文件辦理程序問題

（1）內(nèi)容違規(guī)——超出鐵道部有關(guān)會(huì)議議定范圍，擅自將事故路段的施工臨時(shí)限速改為線路允許速度并予公開。（致命錯(cuò)誤！）

（2）會(huì)簽部門不全——未會(huì)簽濟(jì)南鐵路局相關(guān)部門。（失去糾正錯(cuò)誤機(jī)會(huì)?。?/p>

（3）漏發(fā)抄送單位——未發(fā)給與文件執(zhí)行直接相關(guān)的北京鐵路局相關(guān)單位，致使無法納入列車運(yùn)行監(jiān)控器。（再次失去可能的情況下糾正錯(cuò)誤機(jī)會(huì)?。?/p>

2020/10/2820事故分析濟(jì)南鐵路局《關(guān)于實(shí)行膠濟(jì)線施工調(diào)整列車運(yùn)行圖事故分析濟(jì)南鐵路局《關(guān)于實(shí)行膠濟(jì)線施工調(diào)整列車運(yùn)行圖的通知》（154號文件）——

反映了機(jī)關(guān)文件管理混亂（1）部分管理人員不熟悉、不掌握有關(guān)重要規(guī)章制度，對規(guī)章制度理解有偏差；人員素質(zhì)不適應(yīng)崗位要求。在154號文件會(huì)簽、審核中，總工室、工務(wù)、公文審核等部門均未發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（2）在154號文件的發(fā)文處理過程中，文件草擬部門審核人擅自修改已會(huì)簽的文件、違規(guī)增加內(nèi)容；公文處理部門負(fù)責(zé)人對審核人員的教育培訓(xùn)不夠；文件簽發(fā)走形式，簽發(fā)人把關(guān)不嚴(yán)。

——摘自“4.28”膠濟(jì)鐵路特別重大交通事故調(diào)查報(bào)告2020/10/2821事故分析濟(jì)南鐵路局《關(guān)于實(shí)行膠濟(jì)線施工調(diào)整列車運(yùn)行圖的二、辦公室管理的內(nèi)容信息政務(wù)品質(zhì)制度M1M2M4M3

服務(wù)2020/10/2822二、辦公室管理的內(nèi)容信息政務(wù)品質(zhì)制度M1M2M4M3服平行信息平行信息

1.信息管理：上行信息上行信息下行信息辦公室下行信息2020/10/2823平行信息平行信息1.信息管理：上行信息上行信息下行信信息管理信息工作的定位下情上達(dá)、上情下達(dá)

宣傳工作，展現(xiàn)單位面貌，建樹單位形象爭取上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注支持，推動(dòng)難點(diǎn)問題解決2020/10/2824信息管理信息工作的定位2020/10/2824信息管理信息工作的理念信息工作無小事主動(dòng)融入中心工作為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)及時(shí)準(zhǔn)確質(zhì)量為本2020/10/2825信息管理信息工作的理念2020/10/2825信息管理信息的基本要求基本要求：新、實(shí)、準(zhǔn)、快、精、深新：一是反映的情況必須是新近發(fā)生的；二是反映的事情雖然時(shí)過已久，但上級領(lǐng)導(dǎo)并不知道或知之不詳，且又是接受者所需的信息；三是反映的事物目前尚未出現(xiàn)，具有一定的前瞻性預(yù)測。實(shí)：一是反映的事物必須真實(shí)，確有其事，確有其人；二是事物發(fā)生的程度，必須實(shí)事求是地予以表達(dá)，不能”拔高”和”掩飾”。準(zhǔn)：收集反饋各類工作、活動(dòng)的信息，包括時(shí)間、地點(diǎn)、事情經(jīng)過，活動(dòng)主體以及活動(dòng)變化的環(huán)境條件、因果關(guān)系、變化制約和影響程度等都要真實(shí)可靠，恰到好處，忠于事實(shí)。2020/10/2826信息管理信息的基本要求2020/10/2826信息管理信息的基本要求快：一是思想敏銳，反應(yīng)靈敏；二是信息素材收集后，要立即進(jìn)行篩選、鑒別，提煉信息的精華；三是對經(jīng)過加工的信息要快速傳遞，報(bào)送上級有關(guān)部門。精：一是信息的內(nèi)容要精，一則信息要集中反映一個(gè)主題，觀點(diǎn)突出，目標(biāo)明確；二是信息的文字要精，即需對大量的原始信息資料，進(jìn)行加工提煉；三是向上級提供的信息篇幅數(shù)量要精。深：一是要根據(jù)決策需求和重點(diǎn)工作，深入進(jìn)行調(diào)查研究，信息要有分析、有觀點(diǎn)、有建議；二是從各類信息載體提供的大量一般信息資料中，分析、挖掘能夠正確地闡述事物發(fā)展變化趨勢的典型素材，進(jìn)而進(jìn)行邏輯推理、高度綜合、歸納、整理，力求實(shí)現(xiàn)信息從較低層次到較高層次的升華和增值?；疽螅盒?、實(shí)、準(zhǔn)、快、精、深2020/10/2827信息管理信息的基本要求基本要求：新、實(shí)、準(zhǔn)、快、精、深202信息管理信息的來源

文件堆里挖信息；翻閱材料篩信息；講話稿中撿信息；領(lǐng)導(dǎo)口中理信息；聯(lián)系上下摸信息；會(huì)議之中捕信息；參與活動(dòng)追信息；重大事件搶信息；深入基層拾信息；關(guān)注新聞抓信息；跟蹤問效知信息；情況反饋傳信息；利用網(wǎng)絡(luò)選信息；與外聯(lián)系通信息。2020/10/2828信息管理信息的來源2020/10/2828信息管理信息的報(bào)送一是緊緊圍繞工作中心二是全力提高信息報(bào)送意識三是注重溝通聯(lián)系四是加強(qiáng)信息指導(dǎo)2020/10/2829信息管理信息的報(bào)送2020/10/2829

2.政務(wù)管理：辦事——會(huì)辦事——辦好事辦文——會(huì)辦文——辦好文辦會(huì)——會(huì)辦會(huì)——辦好會(huì)辦好文辦好會(huì)辦好事2020/10/28302.政務(wù)管理：辦事——會(huì)辦事——辦好事辦文——會(huì)辦文—辦好文——文書管理

（一）文件管理制度（二）文書管理制度（三）檔案管理制度2020/10/2831辦好文——文書管理2020/10/2831辦好文——文書書寫一、文章標(biāo)題要簡要

二、文章內(nèi)容要詳實(shí)

三、文章標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確

四、文章字體要選好2020/10/2832辦好文——文書書寫一、文章標(biāo)題要簡要2020/10/28

會(huì)議規(guī)范管理(組織會(huì)議的一般流程）會(huì)議報(bào)批、會(huì)議內(nèi)容、參加人員、會(huì)議議程、會(huì)議文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議服務(wù)辦好會(huì)2020/10/2833會(huì)議規(guī)范管理(組織會(huì)議的一般流程）辦好會(huì)2020辦好事

日常事務(wù)管理（一）接待管理（二）報(bào)刊收發(fā)整理（門衛(wèi)）（三）后勤管理（食堂、車輛、環(huán)境衛(wèi)生）（四）辦公用品管理制度（五）文化宣傳管理（公司宣傳欄）（六）其他事務(wù)2020/10/2834辦好事日常事務(wù)管理2020/10/2834接待管理——位次的秘密領(lǐng)導(dǎo)開車接領(lǐng)導(dǎo)，副駕為上座，叫平起平坐。司機(jī)身后為上座，政客喜歡座。公務(wù)接待副駕之后為上座方向盤在右，后排左座為上座。帶著太太（先生）接領(lǐng)導(dǎo)，后座為上座。（一）轎車位次2020/10/2835接待管理——位次的秘密領(lǐng)導(dǎo)開車接領(lǐng)導(dǎo)，副駕為上座，叫平起平坐接待管理——位次的秘密1.面門為上3.前排為上4.以右為上5.以遠(yuǎn)為上2.居中為上（二）會(huì)議位次2020/10/2836接待管理——位次的秘密1.面門3.前排4.以右5.以遠(yuǎn)2.居接待管理——位次的秘密（三）行進(jìn)中的位次：

走動(dòng)中，內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，中央高于兩側(cè)，前方高于后方。（四）會(huì)客時(shí)的位次：

談?wù)旅鎸γ婢妥骈T為上，背門為下）。非正式并排就坐。（五）談判時(shí)的位次：

客方面對門，主人背對門；居中是主談，右側(cè)是二把手，左側(cè)是三把手。2020/10/2837接待管理——位次的秘密（三）行進(jìn)中的位次：2020/10/2接待管理——位次的秘密（六）簽定儀式的位次：雙方主簽面門坐，客居右來主居左，其他分別站兩邊。（七）宴會(huì)的位次多桌：中央高于外側(cè)右側(cè)高于左側(cè)內(nèi)側(cè)高于外側(cè)同桌：面對房門是主位主賓一般坐右手高低遠(yuǎn)近依次坐2020/10/2838接待管理——位次的秘密（六）簽定儀式的位次：2020/10/

舉輕若重建章立制

舉重若輕3.建章立制

“立規(guī)矩”1.制度有和無不一樣2.制度應(yīng)具體可操作3.制度需要不斷完善4.制度的關(guān)鍵在執(zhí)行2020/10/2839舉輕若重建章立制舉重若輕3.建章立制“立規(guī)公司形象的表現(xiàn)公司作風(fēng)的反映公司效率的體現(xiàn)服務(wù)窗口形象窗口4.品質(zhì)管理2020/10/2840公司形象的表現(xiàn)公司作風(fēng)的反映公司效率的體現(xiàn)服務(wù)形象辦公室管理工作的特點(diǎn)和優(yōu)勢：

工作的接觸面廣、層次高;各方面信息集中、數(shù)量大；碰到的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題多；得到的鍛煉、培養(yǎng)機(jī)會(huì)多。

榮譽(yù)感

責(zé)任感

使命感2020/10/2841辦公室管理工作的特點(diǎn)和優(yōu)勢：

工作的接觸面廣、層次高;榮

辦公室管理工作的要求有位有為，有為有位。不缺位、不錯(cuò)位、不越位。在日常的辦文、辦會(huì)和辦事中，要努力探索和把握辦公室工作的規(guī)律，通過工作方式的創(chuàng)新，在做好日常性工作的同時(shí)，從瑣碎的事務(wù)性工作中解脫出來，給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)“高參”。做到位2020/10/2842辦公室管理工作的要求做到位2020/10/2842

辦公室管理工作的要求培養(yǎng)一支學(xué)習(xí)型的團(tuán)隊(duì)。在工作中要勤于思考，在忙碌之余要善于總結(jié)。培養(yǎng)一支作風(fēng)過硬的團(tuán)隊(duì)。要有高度的責(zé)任感和使命感，樹立快、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)、實(shí)的工作作風(fēng)。培養(yǎng)人2020/10/2843辦公室管理工作的要求培養(yǎng)人2020/10/2843

辦公室管理工作的要求綜合協(xié)調(diào)行政樞紐參謀助手（急領(lǐng)導(dǎo)所急，想領(lǐng)導(dǎo)所想；“高參”和“勤務(wù)兵”）窗口服務(wù)定好位2020/10/2844辦公室管理工作的要求定好位2020/10/2844辦公室管理工作應(yīng)處理的關(guān)系1、管理與服務(wù)的關(guān)系2、主動(dòng)與被動(dòng)的關(guān)系3、重點(diǎn)與一般的關(guān)系4、超前與滯后的關(guān)系2020/10/2845辦公室管理工作應(yīng)處理的關(guān)系1、管理與服務(wù)的關(guān)系2020/10法律法規(guī)政策理論業(yè)務(wù)知識語言文字綜合素質(zhì)組織協(xié)調(diào)

辦公人員的職業(yè)素質(zhì)2020/10/2846法律法規(guī)政策理論業(yè)務(wù)知識語言文字綜合素質(zhì)組織協(xié)調(diào)辦公人員的三、5S管理具體含義及要求2020/10/2847三、5S管理具體含義及要求2020/10/28472020/10/28482020/10/28482020/10/28492020/10/28492020/10/28502020/10/28502020/10/28512020/10/28512020/10/28522020/10/28522020/10/28532020/10/28532020/10/28542020/10/28542020/10/28552020/10/28552020/10/28562020/10/28562020/10/28572020/10/28572020/10/28582020/10/28582020/10/28592020/10/28592020/10/28602020/10/28602020/10/28612020/10/28612020/10/28622020/10/28622020/10/28632020/10/28632020/10/28642020/10/28642020/10/28652020/10/28652020/10/28662020/10/28662020/10/28672020/10/28672020/10/28682020/10/28682020/10/28692020/10/28692020/10