企業(yè)內(nèi)控應用手冊之合同管理-風險控制矩陣

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,風險控制矩陣,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,公司名稱：,機關(guān)本部,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

,流程名稱：,合同管理,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,

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,子流程名稱,控制目標及對應風險,,,,控制活動,,,,,,,,,控制運行有效性測試,,合規(guī)對比（企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范及配套指引）,,內(nèi)部控制缺陷,,,,

,,控制目標編號,控制目標,風險點編號,風險點,控制活動編號,標準控制活動,現(xiàn)有控制活動,重要性程度,制度,文檔,責任部門及崗位,控制形式,執(zhí)行頻率,測試底稿編號,測試結(jié)論,條款,規(guī)定內(nèi)容,控制缺陷編號,內(nèi)控缺陷,缺陷描述,整改建議,缺陷等級

,合同管理體系建設與職能設置,CON-CO-01,確保公司合同管理工作規(guī)范、有效地實施,CON-R-01,公司沒有制定合同管理制度，沒有對合同管理職責進行明確劃分，合同管理工作缺少規(guī)范工作指引，導致合同管理缺少歸口管理部門，合同管理不規(guī)范。,CON-CA-01,企業(yè)確定合同歸口管理部門，制定《合同管理制度》以明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求。合同歸口管理部門定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行，維護企業(yè)的合法權(quán)益。,"合同管理體系建設

公司制定了《合同管理規(guī)定》，明確投資管理中心為合同歸口管理部門，對合同洽談、合同擬定、合同審核與簽訂、合同存檔與使用、合同履行及合同結(jié)算等合同管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行規(guī)范。",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",無,投資管理中心/法律事務部,手工控制,業(yè)務發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第四條","企業(yè)應當加強合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行，切實維護企業(yè)的合法權(quán)益。

",無,無,無,無,無

,,,,,,CON-CA-02,,"合同管理職能設置

投資管理中心為合同的歸口管理部門，負責機關(guān)本部及下屬一級公司的項目拓展合同審核、編號及履行監(jiān)控管理。

辦公室/行政部下屬的資料室負責合同的歸檔管理。",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",無,"投資管理中心/法律事務部

辦公室/行政部",手工控制,業(yè)務發(fā)生時,無,無,,,無,無,無,無,無

,合同訂立與審批,CON-CO-02,合理保證合同對方當事人具備相應的法律資質(zhì)和履約能力，滿足合同簽訂的需要,CON-R-02,公司忽視被調(diào)查對象的主體資格審查，對方當事人不具有相應民事權(quán)利能力和民事行為能力，或不具備特定資質(zhì)，或與無權(quán)代理人、無處分權(quán)代理人簽訂合同，導致合同無效，或引發(fā)潛在風險。,CON-CA-03,合同簽訂前，合同歸口管理部門通過搜集公開資料或向合同對方索取資質(zhì)文件等，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，并填寫《評估調(diào)查表》等，提交合同業(yè)務部門負責人審核，確保對方當事人具備履約能力。,"合同相對方資質(zhì)調(diào)查

合同訂立前期，合同經(jīng)辦部門通過索取營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人身份證復印件等資料對合同對方的主體資格、信用狀況等進行評估。",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人身份證等,合同經(jīng)辦部門,手工控制,業(yè)務發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第五條","企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結(jié)清方式外，應當訂立書面合同。合同訂立前，應當充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，確保對方當事人具備履約能力。

",無,無,無,無,無

,,CON-CO-03,具備足夠勝任能力的人員參與合同談判，合同內(nèi)容符合企業(yè)的經(jīng)濟利益,CON-R-03,談判策略、談判方案無效，或重大合同沒有吸收財務、法務或其他專業(yè)技術(shù)人員的參與，導致公司失去談判主動權(quán)，談判結(jié)果嚴重偏離公司預期。,CON-CA-04,對于一般業(yè)務合同，由合同歸口管理部門經(jīng)辦人根據(jù)標準合同或合同對方的投標書進行合同談判；對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，合同歸口管理部門組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，形成《談判會議紀要》并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認。,"合同談判

初步確定擬簽約對象后，由合同經(jīng)辦部門牽頭，組織相關(guān)人員根據(jù)擬定的談判策略、談判方案與對方進行合同談判。

對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復雜的合同，合同經(jīng)辦部門邀請公司法律事務部、財務等專業(yè)人員參與談判，必要時聘請外部專家參與相關(guān)工作。

公司尚未明確重大合同范疇，重大合同談判沒有形成談判紀要。",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",無,合同經(jīng)辦部門,手工控制,業(yè)務發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第六條","企業(yè)應當根據(jù)協(xié)商、談判等的結(jié)果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權(quán)利義務和違約責任，做到條款內(nèi)容完整，表述嚴謹準確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。

合同文本一般由業(yè)務經(jīng)辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關(guān)系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利義務關(guān)系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。

合同文本須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。

",CON-CD-01,重大合同管理有待完善。,"重大合同的談判、審批、簽署及借閱管理均比一般合同要求嚴格，目前公司重大合同管理存在如下問題：

1.沒有對重大合同的范疇進行明確界定；

2.重大合同談判沒有形成書面記錄，記錄談判的重要事項及主要談判人員的意見；

3.重大合同借閱審批不規(guī)范，資料室口頭確認后，由借閱人在登記本上進行登記即可，缺少規(guī)范的借閱審批手續(xù)。","投資管理中心在現(xiàn)有合同管理制度的基礎上，完善重大合同的管理要求，并監(jiān)督合同經(jīng)辦部門實施：

1.以現(xiàn)有歸檔合同為基礎，對其進行分析與總結(jié)，從業(yè)務重要性及涉及金額方面，對重大合同范疇進行界定；

2.要求合同經(jīng)辦部門對重大合同的談判過程進行記錄，形成《重大合同談判紀要》，明確紀要的格式及需記錄的內(nèi)容，作為合同簽批的附件一并存檔；

3.明確重大合同借閱審批程序。",重要缺陷

,,CON-CO-04,合同的主體、內(nèi)容和形式合法，合同內(nèi)容符合企業(yè)的經(jīng)濟利益,CON-R-04,公司合同內(nèi)容未經(jīng)恰當審核，可能導致合同內(nèi)容和條款不完整、表述不嚴謹、不準確，或存在重大疏漏和欺詐，造成公司合法利益受損。,CON-CA-05,"法律事務人員根據(jù)公司的實際經(jīng)營需要，擬定各類合同范本。合同范本經(jīng)擬定或修改后，相關(guān)部門就各自的職責范圍對合同范本的內(nèi)容進行審核，對合同范本批注修改意見（如有），并形成會簽意見。法務部文員將現(xiàn)行版本的合同范本發(fā)到相關(guān)業(yè)務人員或儲存在辦公系統(tǒng)下，并且及時刪除舊版的合同范本。

對于非標準條款合同文本（如協(xié)議條款、補充協(xié)議、對合同范本進行的定制修改、采用政府或?qū)Ψ揭蟮钠渌贤侗镜龋?，業(yè)務人員根據(jù)與對方談判、協(xié)商的結(jié)果，草擬具體條款，或?qū)⒄驅(qū)Ψ揭蟮暮贤谋咎嶂练▌詹窟M行條款審核。重大合同或法律關(guān)系復雜的特殊合同由法律部門參與起草。

","合同文本擬定

雙方就合同主要條款協(xié)商一致后，由相關(guān)部門擬定/審查合同文本。公司目前合同文本來源主要為以下兩類：

①標準文本合同：投資管理中心/法律事務部針對公司常用及主要合同類型，擬定標準文本，下發(fā)下屬一級公司反饋意見，修改完善后提交機關(guān)本部各中心反饋意見，進一步完善后提交各副總經(jīng)理、總經(jīng)理和董事長審批，形成集團層面的標準文本合同并上傳至成本管理系統(tǒng)，下屬一級公司根據(jù)實際情況做調(diào)整并反饋至機關(guān)本部法律事務部審核，審核通過后形成各公司的標準文本合同。

②非標準文本合同：合同經(jīng)辦部門擬定合同文本，投資管理中心/法律事務部提供參考意見。

",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",《XX合同》,投資管理中心/法律事務部,手工控制,業(yè)務發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第六條、第七條","企業(yè)應當根據(jù)協(xié)商、談判等的結(jié)果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權(quán)利義務和違約責任，做到條款內(nèi)容完整，表述嚴謹準確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。合同文本一般由業(yè)務經(jīng)辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關(guān)系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利義務關(guān)系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。合同文本須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。

企業(yè)應當對合同文本進行嚴格審核，重點關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。企業(yè)對影響重大或法律關(guān)系復雜的合同文本，應當組織內(nèi)部相關(guān)部門進行審核。相關(guān)部門提出不同意見的，應當認真分析研究，慎重對待，并準確無誤地加以記錄；必要時應對合同條款作出修改。內(nèi)部相關(guān)部門應當認真履行職責。",無,無,無,無,無

,,CON-CO-05,合同文本的合法、嚴密，合同內(nèi)容符合企業(yè)的經(jīng)濟利益,,合同起草人員沒有根據(jù)審核人員的改進意見修改合同，導致合同中的不當內(nèi)容和條款未被糾正。,CON-CA-06,公司建立合同會審制度，組織財務部、法務部、業(yè)務關(guān)聯(lián)的相關(guān)部門對合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等進行審核，必要時對合同條款作出修改。合同最終需要根據(jù)公司授權(quán)表的要求，報送至授權(quán)人員進行審批。,"合同審批

合同經(jīng)辦部門填寫《呈批件》/《文件傳閱單》并附合同草案，報業(yè)務主管中心領導、業(yè)務主管中心分管領導、投資管理中心/法律事務部、投資管理中心分管領導、總經(jīng)理審批。

總經(jīng)理判斷屬于重大合同的，還需提交董事長審批。

注：機關(guān)本部的合同審批使用《呈批件》，下屬一級公司的合同審批使用《文件傳閱單》。

",關(guān)鍵,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

","《呈批件》

《文件傳閱單》","合同經(jīng)辦部門

投資管理中心/法律事務部

分管領導

總經(jīng)理

董事長

",手工控制,業(yè)務發(fā)生時,CON-T-01,0,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第八條",企業(yè)應當按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應當由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應當簽署授權(quán)委托書。屬于上級管理權(quán)限的合同，下級單位不得簽署。下級單位認為確有需要簽署涉及上級管理權(quán)限的合同，應當提出申請，并經(jīng)上級合同管理機構(gòu)批準后辦理。上級單位應當加強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。,無,無,無,無,無

,,CON-CO-06,企業(yè)按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當事人簽署合同,CON-R-05,由于公司對于公司各類印章管理混亂，對于合同協(xié)議簽約的授權(quán)不當，導致其他人員盜用公司名義簽署合同的風險。,CON-CA-07,正式對外訂立的合同，由公司法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，由公司法定代表人簽署書面授權(quán)委托書。,"合同簽署

合同文本經(jīng)審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表人與合同相對方簽署合同。",關(guān)鍵,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",《XX合同》,"董事長

授權(quán)代表人",手工控制,業(yè)務發(fā)生時,CON-T-02,0,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第八條",企業(yè)應當按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應當由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應當簽署授權(quán)委托書……,無,無,無,無,無

,,CON-CO-07,印章得到妥善保管，用章經(jīng)過嚴格審批,,,CON-CA-08,印章管理部門檢查合同審批的完整性，核實無誤后，加蓋公司公章或合同專用章。,"合同用章

辦公室/行政部資料室公章及合同專用章保管員核查《呈批件》/《文件傳閱單》的審批完整性，并確認是否蓋有投資管理中心/法律事務部的“審核章”，核對無誤后在合同原件及相關(guān)附件的公司署名處加蓋公章或合同專用章。",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",《XX合同》,辦公室/行政部,手工控制,業(yè)務發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第九條",企業(yè)應當建立合同專用章保管制度。合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。,無,無,無,無,無

,合同執(zhí)行與跟蹤,CON-CO-08,對合同雙方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，確保合同全面有效履行,CON-R-06,公司未對合同履行情況進行有效監(jiān)控，導致合同無法正常履行，或未能及時對已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損情況采取有效措施。,CON-CA-09,合同正式生效后，合同歸口管理部門經(jīng)辦人負責對合同履行情況進行跟蹤，對本人負責跟進的合同進行履行情況總結(jié)。經(jīng)辦人員編制《合同履行情況表》，詳細記錄合同的類型、名稱、金額、合同方、簽訂日期、生效日期及終止日期等信息，由合同執(zhí)行人根據(jù)合同的實際履約情況及時更新，以實現(xiàn)對日常合同履行情況的動態(tài)管理。合同經(jīng)辦部門負責人每月定期對《合同履行情況表》進行審核，并批示必要的意見。,"合同履行進度監(jiān)控

投資管理中心/法律事務部對合同進行編號，并建立電子化的合同管理臺帳，對合同進行分類管理。合同管理臺帳詳細記錄合同的類型、編號、金額、簽訂日期及履行進度，實現(xiàn)對合同情況情況的動態(tài)監(jiān)督。",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",《合同管理臺帳》,投資管理中心/法律事務部,手工控制,業(yè)務發(fā)生時,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第十一條","企業(yè)應當遵循誠實信用原則嚴格履行合同，對合同履行實施有效監(jiān)控，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，確保合同全面有效履行。

合同生效后，企業(yè)就質(zhì)量、價款、履行地點等內(nèi)容與合同對方?jīng)]有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補充；不能達成補充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習慣確定。",無,無,無,無,無

,,,,,,CON-CA-10,每季度末，或至少每年年末，法務部評估合同履行的情況。各業(yè)務部門提交《合同履行情況表》后，法務部根據(jù)《合同履行情況表》，結(jié)合實地檢查方式對合同履行情況、合同糾紛情況、存在的問題等進行調(diào)研，并在《年度法務調(diào)查報告》中對各部門合同管理工作進行評估總結(jié)，最后提交至公司管理層進行審閱。,"合同履行定期評估

投資管理中心/法律事務部尚未定期開展合同履行情況評估。",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",無,投資管理中心/法律事務部,手工控制,每年,無,無,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第十六條",企業(yè)應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應當及時加以改進。,CON-CD-02,對合同履行情況缺少評估。,公司尚未定期針對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估。,"投資管理中心對機關(guān)本部合同及下屬一級公司的重大合同（項目拓展類）履行情況進行監(jiān)控，至少每年年末開展一次合同履行情況綜合評估，形成

《合同履行情況報告》，經(jīng)投資管理中心負責人審核后，提交分管領導和總經(jīng)理審閱。報告內(nèi)容需包括：

1.合同簽訂及履行的總體情況；

2.合同履行過程中出現(xiàn)的問題及原因分析，比如合同糾紛、法律訴訟、合同結(jié)算異常等問題；

3.針對突出問題的防范措施，是否可以在合同對方調(diào)查及合同審核環(huán)節(jié)采取防范措施，為后續(xù)合同管理提供借鑒。",一般缺陷

,,CON-CO-09,按照合同規(guī)定付款，及時催收到期欠款,CON-R-07,公司沒有對合同結(jié)算審批權(quán)限進行明確規(guī)定，結(jié)算流程缺少規(guī)范性指引，導致合同結(jié)算缺少嚴格審批，實際結(jié)算與合同條款不一致，影響公司經(jīng)濟利益。,CON-CA-11,"收款：

收到客戶交來的款項后，財務會計核算人員收集相關(guān)單據(jù)，與合同條款或合同臺賬進行核對無誤后，編制記賬憑證，對收款進行賬務處理。記賬憑證提交至會計主管或財務經(jīng)理進行審閱。

付款：

由合同經(jīng)辦人員提供合同結(jié)算所需文檔材料，提出付款申請，按照公司《財務審批權(quán)限表》獲得審核批準后，形成《傳閱/會簽單》，并提交至財務管理部。財務管理部根據(jù)《傳閱/會簽單》、合同和合同結(jié)算文檔等材料，按合同規(guī)定的支付時間、支付條件、支付方式和支付金額等向合同對方付款。","合同結(jié)算

付款：合同經(jīng)辦部門根據(jù)合同約定，填寫《結(jié)算單》，提交中心領導、投資管理中心、財務總監(jiān)及總經(jīng)理審批。

收款：目前公司尚無收款類的合同（涉及收款的合同為房屋銷售合同，在下屬公司管理）。",關(guān)鍵,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",《結(jié)算單》,"合同經(jīng)辦部門

投資管理中心

財務總監(jiān)

總經(jīng)理",手工控制,業(yè)務發(fā)生時,CON-T-03,0,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第十四條",企業(yè)財會部門應當根據(jù)合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務。未按合同條款履約的，或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負責人報告。,無,無,無,無,無

,合同的變更或解除,CON-CO-10,按規(guī)定權(quán)限和程序及時處理合同變更與解除，維護公司利益,CON-R-08,對于發(fā)生的合同變更/解除事項，公司沒有及時處理，導致合同相關(guān)業(yè)務無法順利開展，影響公司經(jīng)濟利益。,CON-CA-12,合同主辦部門提出合同變更/解除申請的書面報告并附上原合同，詳細說明合同變更/解除的原因（合同變更的，應對擬變更的內(nèi)容作出詳細說明）。按照原合同審批權(quán)限，提交至相關(guān)領導審核批準后，形成《審閱/會簽單》。,"合同變更或解除

當發(fā)生合同變更或解除事項或合同的繼續(xù)履行將影響公司的利益時，合同經(jīng)辦部門經(jīng)辦人收集合同變更/解除的資料或原始記錄，并根據(jù)合同等相關(guān)管理制度規(guī)定的時限和方式，提出變更/解除申請，與合同對方簽訂《補充協(xié)議》或《解約協(xié)議書》，相關(guān)審批流程同合同簽訂審批流程。",關(guān)鍵,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

","《補充協(xié)議》

《解約協(xié)議書》","合同經(jīng)辦部門

投資管理中心/法律事務部",手工控制,業(yè)務發(fā)生時,CON-T-04,0,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第十二條",在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導致企業(yè)利益受損，應當按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。,無,無,無,無,無

,合同糾紛管理,CON-CO-11,按規(guī)定權(quán)限和程序及時處理合同糾紛，維護公司利益,CON-R-09,公司對合同法律糾紛處理不及時、或處理程序不當，效率低下，可能損害公司利益、信譽和形象。,CON-CA-13,發(fā)生合同糾紛時，合同經(jīng)辦人和對方協(xié)商并及時生成《合同糾紛報告》，列明糾紛的原因并向公司分管領導報告，同時知會公司法律人員。法律人員了解有關(guān)糾紛情況，及時提出初步處理方案和應急措施報公司分管領導審批執(zhí)行。合同糾紛發(fā)生后，公司法律人員根據(jù)糾紛的性質(zhì)和程度，或協(xié)商解決，或按合同提請仲裁或訴訟。,"合同糾紛處理

發(fā)生合同糾紛時，合同經(jīng)辦人及時調(diào)查了解原因及有關(guān)情況，向相關(guān)部門負責人通報，同時向法務人員、分管副總、總經(jīng)理報告。

如果能夠協(xié)商解決，根據(jù)協(xié)商結(jié)果簽訂《補充協(xié)議》繼續(xù)合作，或簽訂《解約協(xié)議書》中止合作。

如果需要提請仲裁或訴訟的，由法律事務人員提交專項說明，并以《呈批件》的形式，提交投資管理中心負責人、分管副總、總經(jīng)理和董事長審批。",關(guān)鍵,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

","《補充協(xié)議》

《解約協(xié)議書》

關(guān)于合同糾紛處理的《呈批件》","合同經(jīng)辦部門

投資管理中心/法律事務部",手工控制,業(yè)務發(fā)生時,CON-T-05,0,"企業(yè)內(nèi)部控制應用指引第16號——合同管理

第十三條","企業(yè)應當加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應當依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。

合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應當簽訂書面協(xié)議。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應當根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛的，應當簽署授權(quán)委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆斒氯俗鞒鰧嵸|(zhì)性答復或承諾。

",無,無,無,無,無

,合同檔案管理,CON-CO-12,合同歸檔及時、分類合理、內(nèi)容完整,CON-R-10,公司未能加強合同歸檔或借閱管理，沒有定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，造成合同文本遺失，或合同內(nèi)容外泄。,CON-CA-14,合同簽章生效后交由專門人員按照公司確定的規(guī)范對合同進行連續(xù)編號，登記在《合同管理臺賬》中，并按合同的種類、部門、年限和重要程度等在專用文件柜中將合同原件、合同審批表和其他相關(guān)資料進行分類保管，對每一個檔案編制檔案文件清單。,"合同歸檔

辦公室/行政部負責合同歸檔管理，并按照經(jīng)辦中心或公司不同建立單獨的合同登記簿，對合同編號、內(nèi)容摘要、份數(shù)及經(jīng)辦人等內(nèi)容進行手工登記。

",一般,"《xx房地產(chǎn)（集團）股份有限公司合同管理規(guī)定》

",《收文登記簿》,辦公室/行政部,手工控制,業(yè)