環(huán)境修復(fù)技術(shù)文件存檔業(yè)務(wù)管理流程模版

技術(shù)文件存檔業(yè)務(wù)管理流程一、業(yè)務(wù)目的在技術(shù)文件管理工作中，技術(shù)文件的存檔工作是保留技術(shù)成果的關(guān)鍵途徑，為技術(shù)人員的學(xué)習(xí)和資料備查等工作提供平臺。因此無論是對技術(shù)儲備，還是資料信息的保存和追溯都有至關(guān)重要的作用。技術(shù)文件包括項目技術(shù)文件和內(nèi)部管理文件，本規(guī)定旨在規(guī)范項目技術(shù)文件的存檔工作。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險（1）存檔資料未按照相關(guān)規(guī)定進行，內(nèi)容格式等未按規(guī)定執(zhí)行，或未在受控狀態(tài)，不能達到存檔要求。（2）文件的校審未完全按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，校審的文件未在受控狀態(tài)，文件質(zhì)量無保證。三、業(yè)務(wù)范圍本制度適用于各技術(shù)體系的各類項目技術(shù)資料，包括市場跟蹤階段資料、小試資料、中試資料、技術(shù)方案階段、投標文件、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、項目工程管理階段（項目實施階段、竣工階段）等資料的存檔。四、業(yè)務(wù)流程描述項目統(tǒng)一開始于城市事業(yè)部，將項目分為城市事業(yè)部管理和總部直屬管理兩類項目，具體流程如下：1、開始開始包括流程節(jié)點A1。流程節(jié)點A1：城市事業(yè)部技術(shù)部或者總部技術(shù)部根據(jù)項目定級情況，于子公司技術(shù)部分別發(fā)起校審流程。2、整理技術(shù)資料整理技術(shù)資料包括流程節(jié)點A2和B2。流程節(jié)點A2：由城市事業(yè)部技術(shù)部負責(zé)統(tǒng)一整理城市事業(yè)部執(zhí)行的項目技術(shù)資料。流程節(jié)點B2：總部技術(shù)部負責(zé)統(tǒng)一整理總部執(zhí)行的項目技術(shù)資料。3、檔案員審核檔案員審核包括流程節(jié)點A3和B3。流程節(jié)點A3：審核提交的存檔資料，通過審核的進入下一級城市事業(yè)部技術(shù)部存檔流程，無通過審核的提出反饋意見，重新返回上一級整理技術(shù)資料流程。流程節(jié)點B3：審核提交的存檔資料，通過審核的進入下一級總部技術(shù)部存檔流程，無通過審核的提出反饋意見，重新返回上一級整理技術(shù)資料流程。4、子分公司存檔子分公司存檔包括流程節(jié)點A4。流程節(jié)點A4：檔案員審核通過的資料，統(tǒng)一存檔。5、項目篩選項目篩選包括流程節(jié)點A5。流程節(jié)點A5：將存檔資料進行篩選，需歸檔的重大項目或典型項目進入總部技術(shù)部歸檔流程，無需歸檔項目，進入下級結(jié)束流程。6、存檔存檔包括流程節(jié)點 B6。流程節(jié)點B6：城市事業(yè)部技術(shù)部階段性篩選項目，進入總部技術(shù)存檔流程?？偛砍醪綄徍说捻椖?，也進入此流程。7、結(jié)束結(jié)束包括流程節(jié)點A7。流程節(jié)點A7：完成以上流程，城市事業(yè)部技術(shù)部存檔業(yè)務(wù)流程完成。8、檔案員審核檔案員審核包括流程節(jié)點B3。流程節(jié)點B3：審核提交的存檔資料，通過審核的進入下一級總部技術(shù)部存檔流程，無通過審核的提出反饋意見，重新返回上一級整理技術(shù)資料流程。9、總部存檔總部存檔包括流程節(jié)點B9。流程節(jié)點B9：先將城市事業(yè)部技術(shù)部篩選出的城市事業(yè)部執(zhí)行的項目和總部執(zhí)行的項目資料進行初步審核，審核通過后統(tǒng)一進入下一級存檔流程。10、項目篩選項目篩選包括流程節(jié)點B10。流程節(jié)點B10：將歸檔資料進行篩選，部分項目進入公司檔案室歸檔流程，無需公司檔案室歸檔項目，進入下級結(jié)束流程。11、公司檔案室歸檔公司檔案室歸檔包括流程節(jié)點C11.流程節(jié)點C11：將總部技術(shù)部篩選出的部分項目存至公司檔案室。12、結(jié)束結(jié)束包括流程節(jié)點B12流程節(jié)點B12：完成以上流程，總部技術(shù)部存檔業(yè)務(wù)流程完成。五、相關(guān)制度目錄《總部技術(shù)部作業(yè)指導(dǎo)書》不同階段存檔分區(qū)項目文件統(tǒng)一歸入名為“01項目文件”的文件夾中，每個項目設(shè)一個獨立文件夾，其名稱為：項目編號+項目名稱。項目編號參照動態(tài)更新的“項目編號表”執(zhí)行。項目內(nèi)各個階段以后綴編號區(qū)分，如下：11-市場跟蹤階段12-小試階段13-中試階段14-修復(fù)方案階段15-投標階段16-設(shè)計階段17-工程項目技術(shù)管理階段（工程實施階段、竣工階段）1、市場跟蹤階段市場跟蹤階段，存檔規(guī)定如下：（1）市場跟蹤階段文件歸檔在一個項目總文件夾中，文件夾名稱為：階段后綴11+市場跟蹤階段+技術(shù)負責(zé)人名稱。（2）市場跟蹤階段文件夾內(nèi)含一級文件夾5個，分別為：1）基礎(chǔ)資料（包括內(nèi)外部咨詢、業(yè)主提供的資料、場評報告、場地地形圖、場地歷史用地情況、巖土勘察報告等參考資料）；2）溝通往來（包括溝通記錄、會議紀要、往來郵件和傳真等）；3）過程計算書（文件中計算部分的計算書，表格為excel格式）；4）提交的文件（技術(shù)咨詢類（不含工藝提資的簡單修復(fù)建議書）、修復(fù)建議書（含工藝提資）等技術(shù)資料，正文為word格式）；5）程序文件（包括市場任務(wù)通知單、項目定級資料、技術(shù)工作任務(wù)書，技術(shù)工作計劃表，校審單，評審記錄等）。（3）文件名稱為全稱，不能縮寫；（4）在有預(yù)算的情況下，預(yù)算表也需要存檔，表格為excel格式；（5）總文件夾中需要有一份檔案清單；（6）圖紙為Autocad文件。圖紙文件名為：圖號+圖紙名稱；（7）效果圖片為JPG格式。注意：計算書的文件名和提交文件的文件名必須準確對應(yīng)，無論是文件名全稱還是版次，都必須一一對應(yīng)。2、小試階段小試階段，存檔規(guī)定如下：（1）小試文件歸檔在一個總文件夾中，文件夾名稱為：階段后綴12+小試階段+負責(zé)人名稱。（2）小試階段文件夾內(nèi)含一級文件夾9個，分別為：1）基礎(chǔ)資料（包括市場跟蹤階段的基礎(chǔ)資料以外新增的內(nèi)外部咨詢、參考資料等）；2）溝通往來（包括溝通記錄、會議紀要、往來郵件、傳真和相關(guān)物資購買資料等）；3）過程計算書（文件中計算部分的計算表，表格為excel格式）；4）試驗方案（若實驗過程中要更改方案，則兩份方案均需要存檔，正文為word格式）；5）儀器設(shè)備調(diào)用申請單；6）試驗記錄；7）試驗報告（實驗過程中得到的參數(shù)、可優(yōu)化建議等，正文為word格式）；8）實驗過程中其他資料，如一些影像資料，照片或者錄像等；9）程序文件（包括市場任務(wù)通知單，小試實驗備案說明、技術(shù)工作任務(wù)書，技術(shù)工作計劃表，校審單，評審記錄等）。（3）文件名稱為全稱，不能簡寫。（4）在有預(yù)算的情況下，預(yù)算表也需要存檔，表格為excel格式。（5）總文件夾中需有一份檔案清單。（6）圖紙為Autocad文件，圖紙文件名為：圖號+圖紙名稱。（7）效果圖片為JPG格式。注意：計算書的文件名和提交文件的文件名必須準確對應(yīng)，無論是文件名全稱還是版次，都必須一一對應(yīng)。3、中試階段中試階段，存檔規(guī)定如下：（1）中試文件歸檔在一個項目總文件夾中，中試階段的文件夾名稱為：階段后綴13+中試階段+負責(zé)人名稱。（2）中試階段文件夾內(nèi)所含內(nèi)容分為兩種情況：有中試招投標和無中試招投標。若有中試招投標，則文件夾中包括四個文件夾：市場跟蹤（參照4.1市場跟蹤階段存檔）、方案（參照/4.4修復(fù)方案階段要求進行存檔）、投標（參照4.5投標階段要求進行存檔）和實施（參照4.7工程實施階段要求進行存檔）。若無中試招標階段，則文件夾中內(nèi)容參照4.2小試階段要求進行存檔。注意：計算書的文件名和提交文件的文件名必須準確對應(yīng)，無論是文件名全稱還是版次，都必須一一對應(yīng)。4、修復(fù)方案階段修復(fù)方案階段，存檔規(guī)定如下：（1）修復(fù)方案階段文件歸檔歸在一個項目總文件夾中，方案階段的文件夾名稱為：階段后綴14+修復(fù)方案階段+負責(zé)人名稱。（2）修復(fù)方案階段文件夾內(nèi)含一級文件夾5個，分別為：1）基礎(chǔ)資料（包括之前階段的基礎(chǔ)資料及新增的內(nèi)外部咨詢，相關(guān)調(diào)研、踏勘和參考資料等），其中與之前階段重復(fù)的資料在此階段可不保存；2）溝通往來（包括溝通記錄、會議紀要、往來郵件和傳真等）；3）過程計算書（文件中計算部分的計算表，表格為excel格式）；4）提交的文件（所有經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核的文件或蓋章文件，正文為word格式）；5）程序文件（包括市場任務(wù)通知單，技術(shù)工作任務(wù)書，技術(shù)工作計劃表，校審單，評審記錄等）；（3）文件名稱為全稱，不能縮寫。（4）在有預(yù)算的情況下，預(yù)算表也需要存檔，表格為excel格式。（5）總文件夾中需要有一份檔案清單。（6）圖紙為Autocad文件。圖紙文件名為：圖號+圖紙名稱。（7）效果圖片為JPG格式。注意：計算書的文件名和提交文件的文件名必須準確對應(yīng)，無論是文件名全稱還是版次，都必須一一對應(yīng)。5、投標階段一般項目投標階段存檔如下規(guī)定進行：（1）投標文件歸檔在一個項目總文件夾中，投標階段的文件夾名稱為：項目編號+階段后綴15+投標階段+負責(zé)人名稱。（2）投標文件夾內(nèi)含一級文件夾6個，分別為：1）招標文件及答疑文件；2）基礎(chǔ)資料（包括之前存檔的基礎(chǔ)資料以外新增的內(nèi)外部咨詢、踏勘和參考資料等），其中與之前各階段重復(fù)的資料在此階段可不存；3）溝通往來（包括溝通記錄、會議紀要、往來郵件和傳真等）；4）過程計算書（投標文件中計算部分的計算表，如工藝提資、土方量計算等，表格為excel格式）；5）投標文件（正文為word格式）；6）程序文件（包括市場任務(wù)通知單，技術(shù)工作任務(wù)書，技術(shù)工作計劃表，校審單，評審記錄等）；（3）文件名稱為全稱，不能簡寫。（4）在有預(yù)算的情況下，預(yù)算表也需要存檔，表格為excel格式。（5）總文件夾中需有一份檔案清單。（6）圖紙為Autocad文件，圖紙文件名為圖號+圖紙名稱。（7）效果圖片為JPG格式。注意：計算書的文件名和提交文件的文件名必須準確對應(yīng)，無論是文件名全稱還是版次，都必須一一對應(yīng)。6、設(shè)計階段設(shè)計階段分為初步設(shè)計和施工圖設(shè)計，均按以下規(guī)定存檔：（1）設(shè)計文件歸檔在一個項目總文件夾中文件夾，設(shè)計階段的文件夾名稱為：項目編號+階段后綴16+設(shè)計階段+負責(zé)人名稱。（2）設(shè)計階段文件夾內(nèi)含一級文件夾5個，分別為：1）基礎(chǔ)資料（包括內(nèi)外部咨詢和參考資料等）；2）溝通往來（包括溝通記錄、會議紀要、往來郵件和傳真等）；3）過程計算書（設(shè)計文件中計算部分的計算表，表格為excel格式）；4）提交的文件（正文為word格式）；5）程序文件（包括市場任務(wù)通知單，技術(shù)工作任務(wù)書，技術(shù)工作計劃表，校審單，設(shè)計修改（變更）單、評審記錄等）。（3）文件名稱為全稱，不能簡寫。（4）在有預(yù)算的情況下，預(yù)算表也需要存檔，表格為excel格式。（5）總文件夾中需有一份檔案清單。（6）圖紙為Autocad文件。每張圖紙內(nèi)只放置一張圖紙（與打印圖紙相同的，刪除原有的修改圖），圖紙文件名為：圖號+圖紙名稱。（7）效果圖片為JPG格式。注意：計算書的文件名和提交文件的文件名必須準確對應(yīng)，無論是文件名全稱還是版次，都必須一一對應(yīng)。7、工程項目技術(shù)管理階段工程項目管理階段包括工程實施階段和竣工階段，存檔規(guī)定如下：（1）工程項目文件歸檔歸在一個項目總文件夾中，文件夾名稱為：階段后綴17+工程項目技術(shù)管理階段+負責(zé)人名稱。（2）工程項目技術(shù)管理階段文件夾內(nèi)含一級文件夾7個，分別為：1）基礎(chǔ)資料，（包括之前存檔的基礎(chǔ)資料以外新增的內(nèi)外部咨詢和參考資料等），其中與之前階段重復(fù)的資料在此階段可不保存；2）溝通往來（包括與業(yè)主、監(jiān)理、分包等外部溝通記錄、會議紀要、往來郵件和傳真等）、3）過程計算書（施工過程中實際土方量的統(tǒng)計等，表格為excel格式）、4）提交的文件（施工組織設(shè)計、分部分項施工組織設(shè)計、施工方案、環(huán)境監(jiān)測方案、驗收資料、樣品監(jiān)測資料等，正文為word格式）；5）技術(shù)質(zhì)量策劃及控制（項目施工流程、項目工藝流程、材料的實驗及驗收，主要指藥劑）；6）其他資料，如：項目周報、采購資料，藥劑使用情況說明，項目相關(guān)會議紀要、影像等資料；7）程序文件（包括市場任務(wù)通知單，技術(shù)工作任務(wù)書，技術(shù)工作計劃表，校審單，評審記錄等）。（3）文件名稱為全稱，不能簡寫。（4）在有預(yù)算的情況下，預(yù)算表也需要存檔，表格為excel格式。（5）總文件夾中需有一份檔案清單。（6）圖紙為Autocad文件。每張圖紙內(nèi)只放置一張圖紙（與打印圖紙相同的，刪除原有的修改圖），圖紙文件名為：圖號+圖紙名稱。（7）效果圖片為JPG格式。注意：計算書的文件名和提交文件的文件名必須準確對應(yīng)，無論是文件名全稱還是版次，都必須一一對應(yīng)。8、歸檔時間工作（市場跟蹤、小試、中試、技術(shù)方案、投標文件、初步設(shè)計、施工圖