招商大會方案

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招商大會運(yùn)籌期CONTENTS

招商大會運(yùn)作期招商大會結(jié)束期招商大會運(yùn)籌期CONTENTS招商大會運(yùn)作期招商大會結(jié)束2運(yùn)籌期要求一、招商大會信息發(fā)布二、會場的選定三、會場的布置四、參會住宿及就餐五、會議資料及禮品的發(fā)放六、會議物資的籌備七、人員分組與協(xié)調(diào)八、會議議程的審定與演練九、會前動員及各小組工作流程演練運(yùn)籌期要求一、招商大會信息發(fā)布3運(yùn)作期要求一、會務(wù)組的工作要求二、登記組的工作要求三、接站組的工作要求四、會場組的工作要求五、后勤組的工作要求六、業(yè)務(wù)、溝通組的工作要求七、主持人的工作要求八、公司留守人員工作要求九、用餐時(shí)注意事項(xiàng)十、突發(fā)事件及客戶投訴的處理運(yùn)作期要求一、會務(wù)組的工作要求4結(jié)束期要求一、招商大會結(jié)束來賓的撤離與返程安排二、會務(wù)組撤離酒店注意事項(xiàng)結(jié)束期要求一、招商大會結(jié)束來賓的撤離與返程安排5招商大會信息發(fā)布

1、發(fā)布時(shí)間：發(fā)布時(shí)間擬定在招商會前20天左右，要做到供應(yīng)商信息后我們有充分的時(shí)間把資料寄去并電話進(jìn)行解釋、邀約和其有充分的準(zhǔn)備時(shí)間參加招商會議。2、發(fā)布內(nèi)容：突出優(yōu)勢和重點(diǎn)，言簡意賅，有限的空間說清楚有限的訴求，何年何月何地參加什么樣的一個(gè)會議，來參加有何好處就足夠了。3、發(fā)布形式：通過電話、電子郵件、短信及微信發(fā)送參會。4、注意事項(xiàng)：發(fā)布內(nèi)容一定要反復(fù)校對，以免出錯(cuò)；招商內(nèi)容主題突出，一目了然；咨詢電話至少留兩部以上，確保每位參會人員能充分了解招商大會內(nèi)容。招商大會信息發(fā)布1、發(fā)布時(shí)間：發(fā)布時(shí)間擬定在招商會前26招商大會會場選定1、交通便利：詳細(xì)地址,XXXX路2、在當(dāng)?shù)乇容^知名：XXXX酒店3、具備同時(shí)開會、住宿、就餐的條件：招商大會會場選定1、交通便利：7參會住宿及就餐1、住宿要求：以雙人標(biāo)間為主，無噪音，會務(wù)組安排在樓層首間或便于查找的位置，根據(jù)到會數(shù)最好給會務(wù)組安排四個(gè)房間，便于溝通；與酒店樓層或總臺服務(wù)人員事選溝通好會議期間幾點(diǎn)定時(shí)拔打叫醒提示電話/用餐電話/會前通知；避免分散住宿，所有房間要集中安排；提前將房間鑰匙領(lǐng)取至?xí)?wù)組，來賓到會務(wù)組登記后領(lǐng)取房間鑰匙。2、就餐要求：就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會人員同時(shí)用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號，便于分組后確認(rèn)。就餐按酒店標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)安排，原則是早餐、中餐自助，晚餐按10人臺計(jì)算，招商大會后答謝晚宴，菜可適當(dāng)增加，酒水以啤酒或紅酒為主。3、會場的費(fèi)用的結(jié)算：專人負(fù)責(zé)和一人簽字負(fù)責(zé)制，一定要和酒店負(fù)責(zé)人協(xié)商好，鑰匙各個(gè)參會的客人一定要交押金給會務(wù)組，便于管理參會住宿及就餐1、住宿要求：以雙人標(biāo)間為主，無噪音，會務(wù)8參會資料及禮品的發(fā)放1、資料發(fā)放的種類：a、公司背景及組織結(jié)構(gòu)介紹b、公司形象VI宣傳資料c、公司優(yōu)勢及發(fā)展戰(zhàn)略介紹d、公司運(yùn)作流程資料e、招商手冊f、參會禮品2、資料發(fā)放的方式：到達(dá)會場后的憑個(gè)人資料至?xí)?wù)組接待中心領(lǐng)取；3、資料發(fā)放的注意事項(xiàng)：a、憑邀請函領(lǐng)取會議資料；b、根據(jù)參會登記的公司資料及個(gè)人姓名領(lǐng)取會議資料；c、如有臨時(shí)到場的嘉賓，會務(wù)組長簽字領(lǐng)取會議資料；d、每套資料都應(yīng)附有選部的名片，以備聯(lián)系。e、會議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，儲備量是確定參會人員總和的150%參會資料及禮品的發(fā)放1、資料發(fā)放的種類：9

會議物資的籌備1、會議物資的準(zhǔn)備：會議資料的內(nèi)容準(zhǔn)備，儲備量是確定參會人員總和的150%。A、來賓資料袋內(nèi)容：公司背景及組織結(jié)構(gòu)介紹、公司形象VI宣傳資料、公司優(yōu)勢及發(fā)展戰(zhàn)略介紹、公司運(yùn)作流程資料、招商手冊、參會禮品、筆記本、筆、代表證；B、會務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時(shí)刻表；C、溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會務(wù)組成員通訊錄（人手一份）；D、常用物資：電腦、打印機(jī)、打印紙、微波爐、飲用水、飲水機(jī)、一次性水杯、備用插座、便簽紙、裁紙刀、剪刀、膠帶紙（寬窄均備）、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、POS機(jī)等。會議物資的籌備1、會議物資的準(zhǔn)備：10

人員分組與協(xié)調(diào)1、分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要2、分組的設(shè)置：A、總指揮：由公司CEO或者常務(wù)副總擔(dān)任，主要是會議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)；B、常務(wù)副總指揮：這個(gè)崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負(fù)責(zé)左右細(xì)節(jié)的安排和處理，同時(shí)注重會議議程科目和時(shí)間安排，建議設(shè)置兩人；C、會務(wù)組組長：由行政部經(jīng)理擔(dān)任或者市場部經(jīng)理擔(dān)任，要求心態(tài)平和。3、注意事項(xiàng)：分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學(xué)分配，避免一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象。人員分組與協(xié)調(diào)1、分組的原則：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是11

會議議程的審定與演練1、會議前10天確定已成內(nèi)所有致辭講話稿內(nèi)容，并由致辭人提供講稿；2、會議前10天完成所有會議用VCR的制作、審查、測試工作；3、會議前3天與會議致辭領(lǐng)導(dǎo)及人員再次確定時(shí)間，確定無其他沖突；4、會議前3天與會議嘉賓再次確定時(shí)間，確定無其他沖突；5、會議前3天與會議場地方再次確定時(shí)間，確定無其他沖突；6、會議前3天與會議所有主持人開會，再次溝通并確定會議流程；7、會議前1天將會議物資運(yùn)送至?xí)觯?、會議前1天對會議會場的各項(xiàng)布置工作進(jìn)行施工并完成測試；9、會議前1天要求所有工作人員到場進(jìn)行實(shí)地彩排；10、會議總指揮、常務(wù)副總指揮會議前1天完成對所有與會有關(guān)工作的檢查。

會議議程的審定與演練1、會議前10天確定已成內(nèi)所有致辭講12

會前動員及各小組工作流程演練1、會前總動員要讓每個(gè)與會員了解整個(gè)會議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到期最佳；2、會前的演練十分重要，通過模擬演練發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足和人員分工是否合理，及時(shí)調(diào)整。3、所有工作人員進(jìn)入會場后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶公司徽標(biāo)，注意整體形象；4、參會工作人員在會議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊情況也應(yīng)避開公共場合，公共場合交流中注意文明用語；5、需要住在會場的工作人員在休息過后一定要將個(gè)人用品及床上用品收拾到位，保證給客戶提供舒適的溝通環(huán)境；6、注意公司形象，給會場留下好的映象，為下次合作提供基礎(chǔ)。

會前動員及各小組工作流程演練1、會前總動員要讓每個(gè)與會員13

會務(wù)組工作要求1、確定會場后，會務(wù)組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、會議室等，保留聯(lián)系方式，各個(gè)組長每一個(gè)人一份，以備急時(shí)需要；2、會務(wù)組人員確定會務(wù)組房間后將會議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類并標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、投影等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防曬等工作，從進(jìn)駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng)24小時(shí)有人在崗；3、了解會場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報(bào)務(wù)、免費(fèi)早餐、市內(nèi)免費(fèi)電話等。并與服務(wù)部門詳細(xì)說明如何配合。如：接送車輛何時(shí)、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時(shí)間，方式，語氣等；

會務(wù)組工作要求1、確定會場后，會務(wù)組成員要熟悉會場環(huán)境及14

會務(wù)組工作要求4、如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、加餐、用餐時(shí)點(diǎn)酒點(diǎn)煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務(wù)組概不負(fù)責(zé)；5、會務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還需安排用于專門與客戶溝通的房間；6、會務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務(wù)組成員不得在床上休息；7、來賓提出的合理建議或問題在第一時(shí)間解決，如果客戶提出的問題超標(biāo)，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理；8、掌握所有會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息；9、如接站車輛途遇塞車，及時(shí)向來賓解釋，請其等候或自己打車趕往會場；10、做好有突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備以及應(yīng)對策略和第一、第二責(zé)任人，如：來賓之間產(chǎn)生糾紛，有人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參與等。

會務(wù)組工作要求4、如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、加餐、用15

登記組工作要求1、根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。2、登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。3、與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確?？腿说娜胱“才拧?、提前向前臺領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復(fù)雜的登記過程。5、客戶入住酒店到酒店前臺自行繳納客房押金，防患以未然，同時(shí)也使客戶愛惜客房物品，避免最終由公司承擔(dān)的不必要的損失。

登記組工作要求1、根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。16

接站組工作要求1、詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員一覽表》等；2、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對象，并有其移動聯(lián)系方式；3、如出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無接任務(wù)時(shí)注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠(yuǎn)；4、接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象；5、接到來賓應(yīng)熱情主動的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明；6、如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)向會務(wù)組反映情況；7、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會務(wù)組；8、若客人要求外出游玩必須請示會務(wù)組，得到同意后方可出行；

接站組工作要求1、詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、《接站17

會場組工作要求1、與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2、在會議開始前一小時(shí)進(jìn)入會場，檢測會場設(shè)備；3、選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。4、由8-10人在會場入口處迎接來賓，引導(dǎo)來賓按桌牌就坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調(diào)節(jié)會議氣氛；6、來賓入席后由會場服務(wù)員提供茶水，但是一定要減少倒水的次數(shù)，頻繁倒水一是會擾亂會場秩序。8、為保證會議議程不受干擾，會議期間會場內(nèi)除攝像人員可以來回走動外，其他人員盡量減少走動。

會場組工作要求1、與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合18

業(yè)務(wù)溝通組工作要求1、在登記組將到會名單提供后，在第一時(shí)間內(nèi)將名單進(jìn)行分組。分組原則是將關(guān)系好的來賓分在一起，并在每桌安排一個(gè)我方工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊安排和我方關(guān)系較好的來賓去促進(jìn)；2、了解來賓的住宿房間位置，對目標(biāo)人進(jìn)行初步的交流，探訪；3、準(zhǔn)備VI手冊，運(yùn)營手冊，各種合同資料的準(zhǔn)備；4、會前將有意向來賓的情況進(jìn)行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。5、溝通時(shí)要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷；6、對準(zhǔn)備簽約的來賓先重點(diǎn)突破，促其形成帶頭作用。業(yè)務(wù)溝通組工作要求1、在登記組將到會名單提供后，在第一時(shí)19

主持人工作要求1、主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等；2、會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項(xiàng)進(jìn)行公布；3、擬定每位嘉賓的經(jīng)歷與職務(wù)簡介，當(dāng)嘉賓上臺前進(jìn)行介紹；4、致辭結(jié)束后用簡單的總結(jié)發(fā)動來賓為嘉賓鼓掌；5、事先準(zhǔn)備好活躍會議期間的話題、活動；6、主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關(guān)。主持人工作要求1、主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)20

公司留守人員工作要求1、留守期間詳細(xì)接聽電話，并詳細(xì)記錄。2、如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應(yīng)熱情接待，并說明招商會情況，如有需要通知會務(wù)組派車將客人接至?xí)觥?、留守期間注意防盜、等安全，嚴(yán)禁脫崗。4、用餐時(shí)可輪換，或叫餐上門。公司留守人員工作要求1、留守期間詳細(xì)接聽電話，并詳細(xì)記21

用餐期間注意事項(xiàng)1、會議用餐前一小時(shí)與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備量；2、用餐前五分鐘安排員工召集休息來賓，并引導(dǎo)來賓就坐；3、如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來賓應(yīng)提前安排；4、對餐廳前臺人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會務(wù)組專人進(jìn)行安排，客人如自行安排會務(wù)組概不負(fù)責(zé)。5、待來賓全部入座后員工填補(bǔ)到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐。6、會務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準(zhǔn)備些牛奶或點(diǎn)心充饑，確保工作人員充沛體力。用餐期間注意事項(xiàng)1、會議用餐前一小時(shí)與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確22

突發(fā)事件及客戶投訴處理1、制定突發(fā)事件處理預(yù)案，劃定責(zé)任人；2、如遇來賓酒后失態(tài)，來賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)尋找有關(guān)部門配合解決，盡量低調(diào)處理，不引起其它來賓的注意；3、如在工作中遇到來賓投訴，無論對錯(cuò)，先賠禮道歉，然后彌補(bǔ)，會后再追究過失問題。公司內(nèi)部的問題內(nèi)部解決，