采購控制程序

第1頁共6頁第3頁共6頁第4頁共6頁采購控制程序1目的為使采購活動處于受控狀態(tài)，確保持續(xù)、穩(wěn)定、及時提供滿足產(chǎn)品要求的原材料、元器件，特制定本程序。2適用范圍適用于對產(chǎn)品有關(guān)的外購、外協(xié)件、新設(shè)計和開發(fā)產(chǎn)品的采購、外協(xié)加工的控制。3職責各部門的職責見表1。表1序號單位職責采購部是《采購控制程序》的主管部門，負責原材料（含但不限于元器件、單元、部件、分機、整機）的采購，參與供應(yīng)商管理及供應(yīng)商評價，供應(yīng)商資料的收集與管理；提出器材代用申請，對采購原材料的符合性和齊套的及時性負責。質(zhì)量部負責原材料的進貨檢驗，對檢驗的結(jié)果負責；負責供應(yīng)商的管理與評價。計劃部門負責采購計劃的編制和下達，對采購計劃內(nèi)容的正確性、周期的準確性負責。裝備公司負責生產(chǎn)外協(xié)加工過程的控制，負責生產(chǎn)外協(xié)加工供應(yīng)商的管理與評價。各生產(chǎn)部門對生產(chǎn)外協(xié)加工產(chǎn)品質(zhì)量的符合性負責。技術(shù)部門負責提供原材料的技術(shù)要求，對技術(shù)要求、技術(shù)協(xié)議的完整性、充分性、正確性負責；負責器材代用適用性的驗證。工藝部門負責器材代用對產(chǎn)品安裝、工藝性能的影響分析和確認，負責對配套產(chǎn)品工藝、外協(xié)加工特殊工藝、特殊工序的驗證與確認。4程序要求4.1采購的基本要求設(shè)計文件對原材料的要求應(yīng)充分、適宜、明確；向經(jīng)本公司評價合格的供方或用戶（合同）指定的供方采購；原材料均需經(jīng)質(zhì)量部門驗證合格后方可進庫或發(fā)放使用。4.2原材料的分類原材料按其對最終產(chǎn)品的影響程度（以下簡稱重要度）把原材料分為A、B、C三類，以便對不同重要度的原材料采用不同的控制措施，提高控制效果。4.2.1A類原材料A類原材料有：產(chǎn)品明細表中注明的關(guān)鍵件、重要件；為公司產(chǎn)品配套的設(shè)備、終端及具有保密要求的產(chǎn)品、新設(shè)計和開發(fā)的產(chǎn)品。4.2.2B類原材料介于A類和C類之間的采購產(chǎn)品。4.2.3C類原材料標準緊固件、普通線材、工具等；包裝類材料；輔助材料4.2.4A類原材料首次選用，在產(chǎn)品設(shè)計定型前，項目組應(yīng)按《關(guān)重件、主要配套件選型、采購管理制度》組織評審，評審獲通過后方可定型、選用，并按規(guī)定需要選擇備用型號與廠家。4.3合格供方控制要求4.3.1新增供方必須按照《供應(yīng)商管理制度》、《供方評價實施細則》組織評價。4.3.2用戶（或合同）指定的供方，按《供應(yīng)商管理制度》、《供方評價實施細則》執(zhí)行。4.4采購控制4.4.1采購依據(jù)采購文件；《合格供方名錄》或經(jīng)用戶（合同）指定的供方。4.4.1.1采購文件包括：各類采購計劃、采購合同、加工協(xié)議書、技術(shù)協(xié)議書（或合同）以及外協(xié)加工圖紙、工單、模具加工圖紙等。4.4.1.2為保證采購文件的正確性，研發(fā)部門應(yīng)在產(chǎn)品鑒定前提供產(chǎn)品“外協(xié)件、外購件匯總表”交采購部門預審，確認原材料的生產(chǎn)廠家、規(guī)格、型號、質(zhì)量等級書寫的正確性、完整性，并剔除停產(chǎn)器材。研發(fā)部門根據(jù)預審反饋信息修改產(chǎn)品“外協(xié)件、外購件匯總表”，經(jīng)采購部、質(zhì)量部審簽后由基礎(chǔ)技術(shù)部歸檔保存。4.4.1.3有特殊要求的產(chǎn)品，在提交采購部門采購時研發(fā)部門應(yīng)按《技術(shù)協(xié)議管理規(guī)定》提供歸檔的產(chǎn)品加工圖紙或“技術(shù)協(xié)議書”。4.4.1.4新設(shè)計開發(fā)的產(chǎn)品按《新設(shè)計和開發(fā)產(chǎn)品采購管理辦法》執(zhí)行。4.4.1.5對于屬于A類原材料，在產(chǎn)品交付時需要附上批產(chǎn)品主要指標的出廠檢測報告，必要時提供過程篩選記錄和用戶檢證明。4.4.1.6對于屬于B類原材料，生產(chǎn)廠家需提供《產(chǎn)品目錄》交檢驗部門歸檔，進庫檢驗以《產(chǎn)品目錄》中的性能參數(shù)（或雙方協(xié)議規(guī)定的要求）為依據(jù)，對采購產(chǎn)品進行驗收。4.4.1.7對于屬于C類原材料，入庫按照生產(chǎn)廠家需提供的《產(chǎn)品目錄》或行業(yè)通用標準進行檢驗。4.4.1.8外協(xié)加工零件圖由技術(shù)資料部提供給采購部門，由采購部門將圖紙（臨時圖紙由計劃部加蓋批次章）與計劃提供給加工方，圖紙當批有效。產(chǎn)品加工完畢送檢時須附上當批加工的圖紙，產(chǎn)品交檢合格后圖紙資料由外檢收集，定期送工程技術(shù)中心統(tǒng)一銷毀。4.4.1.9因設(shè)計、用戶需求等原因引起的圖紙、協(xié)議、合同等采購文件的更改，采購部門必須將更改內(nèi)容及時書面通知供方并記錄供方收到的信息。4.4.1.10提供給外協(xié)供方的模具，按《工藝裝置管理制度》執(zhí)行。4.4.2采購計劃編制與下達4.4.2.1生產(chǎn)用材料批次采購計劃由計劃部門根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)計劃安排運行ERP或者手工方式下達，采購計劃須包含采購物料的ERP碼、名稱型號、采購數(shù)量、到貨時間、廠牌、技術(shù)協(xié)議號等信息。4.4.2.2生產(chǎn)用臨時增加需求的材料采購計劃由計劃部門計劃員編制《計劃外采購（生產(chǎn)用物料）申請表》，經(jīng)計劃部門負責人批準后下達。4.4.2.3研制用材料采購計劃由項目研發(fā)人員根據(jù)需求，按照《研發(fā)器材采購管理規(guī)定》的要求填寫《計劃外采購（研制用物料）申請表》，按流程要求獲批準后下達。4.4.2.4外協(xié)裝配計劃由生產(chǎn)計劃部門編制外協(xié)裝配計劃，經(jīng)批準后下達。4.4.3采購審批與訂單下達4.4.3.1采購訂單必須按公司《物資采購管理制度》規(guī)定的采購流程進行審批后方可下達。4.4.3.2采購員在初步確定采購價格和供應(yīng)商后，擬制《物資采購審批表》，按審批流程提交審批。4.4.3.3《物資采購審批表》經(jīng)批準后，采購員方可與供應(yīng)商簽訂《采購合同》或者《委托加工協(xié)議書》實施采購。4.4.4采購合同執(zhí)行與管理4.4.4.1采購員按照簽訂的采購合同，跟進物料的到貨進度，并辦理到貨接收、送檢和入庫手續(xù)。4.4.4.2采購合同的變更，包括合同條款、合同附件、技術(shù)狀態(tài)等變更，須由采購部門與供應(yīng)商書面確認，其他人員不能擅自變更合同內(nèi)容，特殊情況必須將變更內(nèi)容交采購部與合同歸檔。4.4.4.3采購合同或委托加工協(xié)議書按照《采購合同管理辦法》進行編號、造冊登記和歸檔保存。4.4.5原材料的驗證原材料的驗證由質(zhì)量部門按《產(chǎn)品監(jiān)視與測量控制程序》和《外購器材進貨檢驗規(guī)范》執(zhí)行。4.4.6不合格品處置4.4.6.1經(jīng)進貨驗證不合格的采購物料，采購部門視具體情況辦理退貨或按《不合格品控制程序》申請不合格審理，按審理結(jié)果執(zhí)行。4.4.6.2確定退貨的不合格物料，采購員填寫《器材退貨單》，經(jīng)采購部門負責人審核后退回廠家。退貨單須經(jīng)供應(yīng)商代表簽名確認（當面交接時）或者填寫郵寄、發(fā)貨單據(jù)上的編號，采購部門定期對《器材退貨單》進行匯總。4.5原材料的防護原材料按《采購產(chǎn)品保管細則》進行防護控制，做到賬物相符、標識完整，按防火、防丟失、防爆、防變質(zhì)、防腐、防靜電等進行控制。4.6采購器材臨時代用4.6.1已鑒定（定型）的產(chǎn)品生產(chǎn)時，因暫時無法采購到的器材要用其它器材代用時，需辦理代用手續(xù)。4.6.2屬以下情況之一的不允許代用,確需代用應(yīng)經(jīng)用戶批準（民品除外）：對產(chǎn)品的安全性、環(huán)境適應(yīng)性、可靠性產(chǎn)生不良影響的；對系統(tǒng)、分系統(tǒng)、分機的功能和技術(shù)指標造成不合格的；屬關(guān)鍵件、重要件；安裝尺寸變更，影響系統(tǒng)、分系統(tǒng)、分機、單元的互換性的；因代用導致更改其它器材或更改印制板電路的；用質(zhì)量等級低于原設(shè)計圖紙要求的器材代用但仍能滿足整機使用要求的。4.6.3采購部門填寫“器材代用申請單”并附代用器材和原用器材的技術(shù)資料，經(jīng)研發(fā)部門、工藝部、質(zhì)量部、審批后實施，用戶有要求時需提交用戶批準。4.6.3.1技術(shù)人員確認代用器材屬于4.6.2范圍的，須進行充分驗證并提供“器材代用驗證報告”交用戶批準后方可實施；不屬于4.6.2范圍的等同或優(yōu)于原用器材的代用，是否驗證由技術(shù)人員確定；4.6.3.2工藝部確認代用器材對產(chǎn)品生產(chǎn)安裝、工藝性能的影響；4.6.3.3質(zhì)量部負責跟蹤代用器材是否對產(chǎn)品功能、性能等有影響。4.6.4代用器材僅適用于所申請的批次產(chǎn)品；如需長期代用，由采購部門每月匯總送質(zhì)量部，由質(zhì)量部監(jiān)督研發(fā)部門在下批生產(chǎn)前進行設(shè)計更改。4.6.5“器材代用申請單”一式三份分別由采購部門、質(zhì)量部各保存一份，另一份送計劃部門。4.6.6生產(chǎn)部門在每批產(chǎn)品交廠檢