論新時(shí)期檔案數(shù)字化工作中的信息安全問(wèn)題

論新時(shí)期檔案數(shù)字化工作中的信息安全問(wèn)題

文檔的物質(zhì)安全和文檔信息安全是文檔工作的生命線，文檔和文檔信息安全是重要的。在2013年年底召開(kāi)的全國(guó)檔案局館長(zhǎng)會(huì)議上,國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)的報(bào)告用較大的篇幅對(duì)涉密檔案數(shù)字化工作提出了更高更嚴(yán)的要求。他指出:近兩年,有關(guān)部門(mén)發(fā)現(xiàn)并查處了一些檔案部門(mén)的檔案信息泄密事件,有的對(duì)開(kāi)放檔案審核鑒定不細(xì),不看檔案,僅看標(biāo)題就確定檔案開(kāi)放,以致把涉密檔案上網(wǎng)開(kāi)放;有的把涉密檔案外包給公司進(jìn)行數(shù)字化,所有數(shù)字化信息皆由外包公司掌控,安全隱患非常大。針對(duì)存在的問(wèn)題,楊冬權(quán)局長(zhǎng)要求,在數(shù)字化外包前應(yīng)先做好有密級(jí)檔案或信息敏感檔案的挑選和鑒定、解降密工作,無(wú)需繼續(xù)保密的檔案可在解降密后委托外包,仍需要繼續(xù)保密的檔案則不要外包,仍屬絕密一律不搞數(shù)字化。按照國(guó)家檔案局的要求和楊冬權(quán)局長(zhǎng)的講話精神,云南省檔案館結(jié)合本館開(kāi)展檔案數(shù)字化工作實(shí)際,對(duì)準(zhǔn)備進(jìn)行數(shù)字化檔案中的涉密檔案進(jìn)行逐卷逐件篩查,確保檔案數(shù)字化外包安全。一、什么是國(guó)家秘密、保密涉密檔案是指具有檔案管理權(quán)限的單位或者個(gè)人對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織及個(gè)人在從事各類社會(huì)活動(dòng)中形成具有一定保存?zhèn)洳閮r(jià)值,并且要求在一定時(shí)間、空間、范圍內(nèi)限制或者劃控使用的各類載體形式的原始記錄。按照《保密法》規(guī)定,國(guó)家秘密的保密期限,劃分為秘密、機(jī)密、絕密,這三種形式在檔案中都有具有體現(xiàn)。涉密檔案具有其不宜公開(kāi)性、主體的涉密性、來(lái)源的廣泛性、涉密的時(shí)效性等特征。把握涉密檔案的這些特征,對(duì)于我們開(kāi)展篩查涉密檔案工作作用不可小覷。二、多卷件檔案云南省檔案館目前保管著建國(guó)后檔案247個(gè)全宗,幾十萬(wàn)卷(件)檔案,數(shù)量浩大,涉及立檔單位多。在近期的篩查涉密檔案過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)有這樣幾種情況存在:1.什么是什么會(huì)產(chǎn)生質(zhì)量上的不符檔案檔案廣泛來(lái)源于各單位所從事的社會(huì)活動(dòng)和從事社會(huì)活動(dòng)的主體,由于各單位在從事職能活動(dòng)中產(chǎn)生的差異性,必然會(huì)產(chǎn)生涉密檔案。在云南省檔案館保管的檔案中,涉密檔案在各單位的檔案中都有存在,其中機(jī)密檔案居多。除了有密級(jí)檔案外,還有相當(dāng)檔案內(nèi)容涉及涉密的情況。2.檔案內(nèi)容具有普遍性由于建國(guó)之初為保證新生的中華人民共和國(guó)的政權(quán)穩(wěn)定,各單們保密意識(shí)很強(qiáng),所發(fā)文件大多標(biāo)注密級(jí),60年代開(kāi)展的文化大革命,以階級(jí)斗爭(zhēng)為綱的內(nèi)容,在各機(jī)關(guān)、社會(huì)組織所形成的檔案中均有反映。由于受左思潮影響,內(nèi)容大量涉及到人與人之間緊張關(guān)系的記錄,標(biāo)明密級(jí)的檔案也很多。70年代末期到80年代,尤其是十一屆三中全會(huì)召開(kāi)后,全黨的指導(dǎo)思想從以階級(jí)斗爭(zhēng)為綱轉(zhuǎn)向以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心,各機(jī)關(guān)單位形成的檔案標(biāo)有密級(jí)的明顯減少,90年代隨著保守國(guó)家秘密法的出臺(tái),涉密文件標(biāo)注更加規(guī)范,管理更加嚴(yán)格,形成的涉密檔案相對(duì)更少。3.檔案保密期限,當(dāng)事人多以密。依《保密法》第20條,第202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020202020.目前,我們篩查的現(xiàn)行檔案基本上都是上個(gè)世紀(jì)50年代至90年代的檔案,以及部分2000年以后按新規(guī)則整理的檔案,按照《保密法》規(guī)定,國(guó)家秘密的保密期限,除另有規(guī)定外,絕密級(jí)不超過(guò)三十年,機(jī)密級(jí)不超過(guò)二十年,秘密級(jí)不超過(guò)十年。根據(jù)這一規(guī)定,我們目前篩查出的涉密檔案已經(jīng)大大超過(guò)解密年限。4.解降密的主體《保密法》規(guī)定,機(jī)關(guān)、單位根據(jù)工作需要確定具體的保密期限、解密時(shí)間或解密條件。也就是說(shuō),按照《保密法》的要求,無(wú)論是定密還是解密都應(yīng)該由從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成檔案的主體機(jī)關(guān)單位來(lái)確定,其它機(jī)關(guān)團(tuán)體和個(gè)人包括各級(jí)檔案館都無(wú)權(quán)解降密。但事實(shí)上,現(xiàn)實(shí)又面臨著這樣一些問(wèn)題:在我們所篩查的全宗檔案中,有的全宗單位或已撤銷或已合并,或已分撤到不同單位,主體單位不存在,涉及到這些單位相關(guān)涉密檔案的解密問(wèn)題由誰(shuí)來(lái)確定,成為一道難解的題。由于秘密檔案太多,在檔案數(shù)字化大量外包掃描處理的情況下,涉密檔案已經(jīng)成為一種負(fù)擔(dān)。三、不得隨傳播或禁止傳播的行為主體涉密檔案承載著國(guó)家在一定時(shí)限內(nèi)更多的不宜公開(kāi)的信息,這些信息在一定的時(shí)間和空間內(nèi)不得隨意傳播,或者是禁止權(quán)限外的有關(guān)行為主體了解和使用。涉密檔案的不宜公開(kāi)性,決定了對(duì)其管理只能實(shí)行劃控管理,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)不便隨意公開(kāi)或?qū)ν忾_(kāi)放,當(dāng)然包括實(shí)行檔案數(shù)字化外包工作的公司人員不得接觸或直接從事涉密檔案的數(shù)字化加工工作。1.篩查人員個(gè)人素質(zhì)的提高一部檔案史就是一部政治史,檔案里所包含的內(nèi)容大到國(guó)家政權(quán)穩(wěn)定,小到雞毛蒜皮關(guān)乎百姓生活,涉密檔案信息一旦泄露就會(huì)引起不必要的麻煩。因此,對(duì)涉密檔案篩查人員的政治素養(yǎng),個(gè)人道德要求很高,檔案是否涉密,涉密程度怎么樣,需要篩查人員掌握全面知識(shí),具備豐富的閱歷。涉密檔案形成年代不同,形成的時(shí)代背景不一樣,這就需要篩查人員熟悉了解不同機(jī)關(guān)單位的性質(zhì)職能,以及檔案中記載的歷史事件、涉及到人的背景情況等,才能把控涉密檔案內(nèi)容,清晰涉密檔案范圍。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)檔案標(biāo)注注意事項(xiàng)現(xiàn)行的涉密檔案都廣泛隱藏在各個(gè)案卷里,在檔案接收進(jìn)館時(shí)的文件目錄里普遍沒(méi)有標(biāo)明哪些或哪幾件檔案涉密,導(dǎo)致篩查涉密檔案時(shí)要一卷一卷或一件一件從頭翻起,篩查檔案量增加,工作難度加大。我們認(rèn)為在檔案形成初期的單位內(nèi)控階段,各機(jī)關(guān)單位形成檔案目錄時(shí)就應(yīng)該標(biāo)注某某份檔案的秘密等級(jí)。建議相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)處和檔案接收處根據(jù)現(xiàn)行涉密檔案的管理要求,要注重涉密檔案標(biāo)注備注方面的業(yè)務(wù)要求。檔案接收處室在各單位移交檔案時(shí)要對(duì)照移交清冊(cè)標(biāo)注的涉密檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)備案,做到移交與清冊(cè)相符。作為檔案保管處室對(duì)涉密檔案形成主體的機(jī)關(guān)單位、涉密檔案內(nèi)容要了熟于心,嚴(yán)管可控,保證涉密檔案實(shí)體不丟失、不損毀,做到涉密檔案管理常態(tài)化、規(guī)范化。3.建立完善的數(shù)字化管理制度鑒于目前省檔案館對(duì)館藏檔案還沒(méi)有開(kāi)展解密和信息敏感檔案內(nèi)容的挑選和鑒定工作,篩查出來(lái)的涉密檔案的數(shù)字化只能由本館人員按照要求開(kāi)展工作,必須做到“三有”:即有專人負(fù)責(zé),有專門(mén)設(shè)施設(shè)備,有健全的管理制度。在對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化的同時(shí),要建立專門(mén)的涉密檔案數(shù)據(jù)庫(kù),同時(shí)做好涉密檔案數(shù)據(jù)備份工作。4.檔案身份:將檔案地氣調(diào)整為什么是什么檔案形成單位作為形成涉密檔案的主體,理應(yīng)負(fù)起涉密檔案的解密責(zé)任,這是保密法賦予他們的職責(zé),而檔案館負(fù)起宏觀鑒定和挑選涉密檔案的責(zé)任,提供涉密檔案數(shù)據(jù),協(xié)助涉密檔案形成機(jī)關(guān)單位從社會(huì)的角度把握其涉密檔案篩查的結(jié)果是否合理。5.嚴(yán)格控制違法犯罪,適當(dāng)利用延伸檔案觸角,服務(wù)一方經(jīng)濟(jì),充分發(fā)揮檔案的重要作用,是檔案工作的永恒主題。但是由于涉密檔案的特殊性,涉密檔案信息的重要性,決定了檔案館在提供涉密檔案和涉密檔案信息對(duì)外利用時(shí)會(huì)有更加嚴(yán)苛的要求和使用控制范圍,否則一旦公開(kāi),會(huì)給國(guó)家、社會(huì)組織、團(tuán)體或個(gè)人帶來(lái)極大的危害或損失。但隨著涉密檔案的解密或降