公司管理制度-會議室管理規(guī)定

PAGE1公司管理制度會議室管理規(guī)定目的為規(guī)范玉海有限公司（以下簡稱公司）會議室的管理，確保充分利用場地資源，做好會議后勤服務(wù)工作，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于公司TDCQ產(chǎn)業(yè)園各會議室的管理，其他各駐外機(jī)構(gòu)可參照執(zhí)行。會議室分類及管理責(zé)任劃分3.1公司會議室為公司舉行會議、接待來賓的場所。3.2為方便管理，會議室分為公司級會議室與區(qū)域級會議室，公司級會議室主要用于以下會議：3.2.1公司副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)主持或參加的會議；3.2.2有重要來賓參加的會議；3.2.3其它經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的會議。3.2.4區(qū)域級會議室主要用于各區(qū)域自行組織的會議或公司內(nèi)其它區(qū)域申請使用的會議。3.3公司會議室根據(jù)就近原則指定管理責(zé)任單位（見附件1：《會議室管理責(zé)任與設(shè)施情況一覽表》）。各會議室管理責(zé)任單位須指定會議室管理員，負(fù)責(zé)會議室的日常管理，包括會議室會前準(zhǔn)備、過程服務(wù)、會后檢查，會議室設(shè)備、設(shè)施管理及會議室環(huán)境衛(wèi)生、電氣、門窗、鑰匙等安全管理。并對會議室管理的整體效果負(fù)責(zé)。3.4行政事務(wù)部負(fù)責(zé)指定會議室預(yù)訂受理員，負(fù)責(zé)公司各會議室的預(yù)訂受理，并對會議室的使用進(jìn)行監(jiān)督檢查。4會議室使用管理4.1會議室預(yù)訂4.1.1各單位使用會議室，需提前登錄玉海內(nèi)部網(wǎng)，在確定無沖突的情況下，通過TDCQ-OA提交“會議室預(yù)約申請”，經(jīng)會議室預(yù)訂受理員審核、批準(zhǔn)后，方可使用。特殊情況下，如臨時召集的會議或在原約定的時間內(nèi)不能結(jié)束的會議，申請人需通知會議室管理員和會議室預(yù)訂受理員，在不與其它會議室使用申請相沖突的情況下，通過TDCQ-OA補(bǔ)填“會議室預(yù)約申請”。4.1.1.1會議室在會議正式召開前五天內(nèi)（含五天）預(yù)訂有效，超過五天，系統(tǒng)將自動覆蓋會議室預(yù)訂信息，會議室使用申請人需另行通知會議室管理員與會議室預(yù)訂受理員。4.1.1.2會議室使用申請人在填寫會議室使用申請時，須注明會議主題與會議室使用的相關(guān)要求，如會議需使用的投影，重要來賓參加的會議需配置的水果、點(diǎn)心等（提供水果、點(diǎn)心應(yīng)提前一天申請），填寫完畢后立即通知會議室管理員與會議室預(yù)訂受理員，以便及時審批。4.1.2各單位因故取消會議或活動，會議室使用申請人必須登錄玉海內(nèi)部網(wǎng)取消會議室預(yù)訂，以方便其他單位使用。4.1.3會議室預(yù)訂如出現(xiàn)沖突，會議室預(yù)訂受理員原則上根據(jù)預(yù)訂時間的“先后順序”審批。重要會議需協(xié)調(diào)已被預(yù)訂的會議室，由會議室使用申請人做好相關(guān)協(xié)調(diào)工作，并通知會議室預(yù)訂受理員。4.1.4外單位借用會議室，需經(jīng)公司主管安全保密領(lǐng)導(dǎo)同意，在確定無會議室使用沖突的情況下，由行政事務(wù)部辦理預(yù)訂。4.2會議室使用4.2.1會議室使用前，主辦單位應(yīng)根據(jù)會議需要，提前做好橫幅、座位牌的準(zhǔn)備及擺放等工作；需進(jìn)行投影、VCD播放等工作的，應(yīng)提前對設(shè)備進(jìn)行調(diào)試、檢查，以確保正常運(yùn)行。4.2.2如有外單位人員參加的會議，會議室管理員或會議主辦單位應(yīng)做好茶水或瓶裝水等服務(wù)跟進(jìn)，原則上不向公司內(nèi)部人員提供茶水、瓶裝水，內(nèi)部會議超過三小時方可提供礦泉水。會議續(xù)水間隔時間可視季節(jié)氣候而定，一般情況下，夏、秋季為20分鐘，春、冬季為30分鐘。4.2.3使用過程中，主辦單位須愛護(hù)會議室的設(shè)施，保持會議室的清潔。任何單位和個人不得將會議室的桌椅、音響設(shè)備、投影設(shè)備、茶具等私自移出會議室。4.2.4會議結(jié)束后，主辦單位應(yīng)及時進(jìn)行會后整理，包括清理會議桌面、拆除橫幅等，以確保下次會議的正常使用。5會議管理員職責(zé)要求5.1會議室預(yù)訂受理員職責(zé)5.1.1會議室預(yù)訂受理員應(yīng)及時受理會議室使用申請，并按會議重要程度、緩急情況、出席人員情況等合理安排會議室。5.1.1.1上班期間必須隨時關(guān)注會議室預(yù)訂情況，在確定預(yù)訂填寫規(guī)范且無沖突的情況下，在會議室申請?zhí)峤缓蟮囊恍r內(nèi)必須完成審批。5.1.1.2如因故離開崗位，需安排他人予以代理。5.2會議室管理員職責(zé)5.2.1會議室管理員在會議室使用前應(yīng)根據(jù)會議要求做好開門、開燈、室溫調(diào)控等相關(guān)準(zhǔn)備工作。5.2.2會議室使用過程中，積極協(xié)助主辦單位做好會議過程服務(wù)。5.2.3會議室未使用時，會議室管理員必須上鎖，使用完畢，督促保潔人員做好會議室的保潔，并按以下第6點(diǎn)要求做好會議室設(shè)備設(shè)施的檢查、維護(hù)管理。5.3其它5.3.1凡公司的重要會議或接待須穿著公司制服上班。5.3.2會議服務(wù)手勢規(guī)范，使用文明禮貌用語，做到“微笑服務(wù)”。5.3.3恪守職業(yè)道德加強(qiáng)6會議室設(shè)備設(shè)施檢查、維護(hù)6.1會議室實(shí)行“日檢、月檢、季檢”相結(jié)合的檢查監(jiān)督方式，即會議室管理員負(fù)責(zé)每日對會議室的門、窗、燈、會議用品等常用設(shè)施進(jìn)行檢查；負(fù)責(zé)每月對會議桌椅、投影、音響等設(shè)備設(shè)施進(jìn)行常規(guī)性檢查；負(fù)責(zé)每季督促會議系統(tǒng)管理員對公司重要會議室設(shè)備使用狀態(tài)進(jìn)行全面檢查，并做好檢查記錄（見附件2：《會議室檢查表》）。6.2會議室如設(shè)有時鐘，會議室管理員每周須至少一次對會議室時鐘進(jìn)行校對，如出現(xiàn)時間誤差應(yīng)及時進(jìn)行更正，并做好登記記錄（見附件3：《時鐘校對登記表》）6.3會議室管理員在日常檢查過程中如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)立即向行政事務(wù)部報修，并通知會議室預(yù)訂受理員。7違規(guī)處理7.1根據(jù)“誰主管，誰負(fù)責(zé)”原則，對會議室管理失職所造成的會議效果受到影響，視情節(jié)嚴(yán)重程度，分別對相關(guān)人員給予批評教育或建議扣除當(dāng)月部分績效工資等處理。8附則8.1本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，原相關(guān)規(guī)定廢止。8.2本規(guī)定由行政事務(wù)部負(fù)責(zé)解釋、執(zhí)行與修訂。8.3附件8.3.1會議室管理責(zé)任與設(shè)施情況一覽表8.3.2會議室檢查表樣式8.3.3時鐘校對登記表樣式8.4支持文件8.4.1《會議系統(tǒng)管理制度（試行）》批準(zhǔn)：審核：撰寫：發(fā)布日期：年月日發(fā)至：公司管理團(tuán)隊成員、各單位TDCQ產(chǎn)業(yè)園研發(fā)大樓會議室（Ａ）設(shè)備設(shè)施一覽表樓層門牌號會議室名稱實(shí)用面積（M2）容納人數(shù)設(shè)施、配備備注會議桌(M）凳子數(shù)量窗簾燈光空調(diào)投影音響麥克風(fēng)激光筆白板白板筆白板刷磁貼責(zé)任人一樓61.5304.5*1.531手動√√————√√√46304.5*1.530手動√√————√√√二樓40.5203.8*1.516手動√√———————20195————————————三樓42303.8*1.529手動√√————√√√152.8907.5*2.474手動√√—√√————900301-301自動√√√√√√√√√四樓42304.5*1.523手動√√———————61.5304.5*1.530手動√√———————五樓48.8304.5*1.526手動√√———————115.6758.8*2.291自動√√√√√√√√TDCQ產(chǎn)業(yè)園制造大樓（Ｂ）會議室設(shè)備設(shè)施一覽表樓層門牌號會議室名稱實(shí)用面積（M2）約容納人數(shù)設(shè)施、配備備注會議桌(M）凳子數(shù)量窗簾燈光空調(diào)投影音響麥克風(fēng)激光筆白板白板筆白板刷磁貼責(zé)任人一樓2525手動√√———————三樓3030手動√√————√√√四樓2626手動√√———————六樓7777手動√√————√√√TDCQ產(chǎn)業(yè)園事業(yè)部大樓（Ｃ）會議室設(shè)備設(shè)施一覽表樓層門牌號會議室名稱實(shí)用面積（M2）容納人數(shù)設(shè)施、配備備注會議桌(M）凳子數(shù)量窗簾燈光空調(diào)投影音響麥克風(fēng)激光筆白板白板筆白板刷磁貼責(zé)任人三樓手動√√√———√√√五樓手動√√√———√√√附件2：2.1《會議室檢查表》式樣會議室檢查表會議室地址檢查時間空調(diào)燈光異常情況1日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決2日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決3日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決4日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決5日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決6日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決7日□正常□異常□正常□異常□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決8日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決9日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決10日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決11日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決12日□正常□異?！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決13日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決14日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決15日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跻呀鉀Q□未解決16日□正?！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽！醍惓！跽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