人事檔案管理

人事檔案管理

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了XXXXXX的管理職責(zé)、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。

本標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)于XXXXXX人事檔案的管理工作。

2引用標(biāo)準(zhǔn)

下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。

中共中央組織部關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目

標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的通知(組通字［1996］55號(hào))。

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)中共江蘇省委組織部《江蘇省1996-XX年干部人事檔案工作規(guī)劃》的通知(組廳

字［1996］36號(hào))。

國(guó)電公司關(guān)于印發(fā)《國(guó)家電力公司干部檔案工作八項(xiàng)制度》的通知(人建［1998］48號(hào))。

《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。

3管理職責(zé)

3.1主管勞動(dòng)人事工作的局長(zhǎng)對(duì)人事檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目，逐份逐頁(yè)地

進(jìn)行核對(duì)，檢查無誤后，簽字蓋章，其中，一份歸檔登記表留存檔案室備查，另一份退回，由

歸檔部門保存。

4.3.5歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料，材料齊全完整真實(shí)，文字清楚，對(duì)象

明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

4.3.6歸檔材料必須手續(xù)完備，經(jīng)鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分別情況予以處理。

4.3.7對(duì)偽造的材料要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理；對(duì)應(yīng)銷毀的材料要詳細(xì)登記，經(jīng)分管局領(lǐng)

導(dǎo)審查批準(zhǔn)；對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)出的材料要辦理轉(zhuǎn)遞登記手續(xù)。

4.3.8人事檔案材料的載體，應(yīng)使用16開規(guī)格的辦公用紙，材料左邊應(yīng)留出2-2.5厘米的

裝訂邊。

4.3.9凡歸檔人事材料的撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、計(jì)算機(jī)打印、膠印、油

印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)

寫紙書寫。

4.3.10歸檔材料必須是原件，除電傳材料需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件

存檔。

4.3.11本局各部室在人事材料形成后的一個(gè)月內(nèi)移交局人事檔案室，移交份數(shù)一般為

一份(省公司管理的局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需二份)。

4.4鑒別與轉(zhuǎn)遞

4.4.1認(rèn)真鑒別、判定人事檔案的真?zhèn)?，做到不錯(cuò)歸、錯(cuò)銷。

4.4.2從本局職工姓名的異同(即：同姓同名，同姓異名或異姓同名)上鑒別人事材料

是否是該職工的材料，避免張冠李戴現(xiàn)象發(fā)生。

4.4.3按照人事檔案十大類(即：履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷、政審、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分

、待遇、其他等類)的內(nèi)容，鑒別其是否屬于人事檔案歸檔范圍。

4.4.4以《干部檔案工作條例》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》為準(zhǔn)繩，以審查結(jié)論

為依據(jù)，以案情緣由為線索，鑒別歸檔材料是否符合材料清理的有關(guān)政策。

4.4.5剔出歸檔材料中的重份、內(nèi)容重復(fù)、不能說明問題和沒有價(jià)值的材料，使歸檔材

料更精練。

4.4.6通過政審材料和處分材料的構(gòu)成以及每份材料的內(nèi)容，鑒別歸檔材料是否完整。

4.4.7檢查歸檔材料的審查、批準(zhǔn)、簽署、蓋章、落款等手續(xù)，鑒別歸檔材料手續(xù)是

否完備。

4.4.8職工因工作調(diào)動(dòng)需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，應(yīng)在10天內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，避免因時(shí)間

拖久，產(chǎn)生“無頭檔案”。

4.4.9對(duì)轉(zhuǎn)出的人事檔案要認(rèn)真地檢查核對(duì)，按有關(guān)要求整理合格，裝訂成冊(cè)，不得

扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

4.4.10人事檔案轉(zhuǎn)出后，須在檔案名冊(cè)注明何時(shí)轉(zhuǎn)向何處，以便備查。

4.4.11轉(zhuǎn)出的人事檔案要仔細(xì)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，與檔案一道密封，加貼

密封條并蓋密封章，通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

4.5人事檔案的整理

4.5.1人事檔案的整理必須規(guī)范，按照《干部檔案工作條例》、《職工檔案管理工作

規(guī)定》的方法和程序，對(duì)歸檔的干部、職工個(gè)人材料進(jìn)行鑒別、分類、排列、編目、裝訂，使

之系統(tǒng)化、條理化，避免散失，便于保管和利用。

4.5.2整理后的案卷，須按計(jì)算機(jī)檔案管理程序的要求，依姓氏筆畫的順序，逐卷、逐

件、逐個(gè)字段地輸入微機(jī)。

4.5.3案卷裝訂前，應(yīng)拆除卷內(nèi)每份文件的裝訂金屬物，整平、裱糊褶皺和破損的材料

。

4.5.4案卷裝訂時(shí)，按“封面——目錄——卷內(nèi)文件——封底”的順序分箱排架。

4.5.5案卷裝訂后，一律使用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具裝袋，在填寫好裝具脊背各欄項(xiàng)目的內(nèi)容后

，按“姓氏筆畫——編號(hào)”的順序分箱排架。

4.6人事檔案的保管、保密

4.6.1為確保人事檔案的絕對(duì)安全，須使用門窗較堅(jiān)固的專用檔案庫(kù)房，配置專用鐵

質(zhì)的檔案柜。

4.6.2人事檔案庫(kù)房須按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14°C～24°C之

間，濕度控制在45%～65%之間。

4.6.3庫(kù)房?jī)?nèi)每個(gè)鐵質(zhì)檔案柜中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對(duì)庫(kù)存檔案的侵

蝕。

4.6.4依據(jù)檔案庫(kù)房通風(fēng)去濕(降溫)原理，不定時(shí)地開啟庫(kù)房門窗，保持庫(kù)內(nèi)空氣清新

，防止有害氣體對(duì)檔案的腐蝕。

4.6.5檔案庫(kù)房的門窗必須密封無損，庫(kù)房門窗開啟后，須隨時(shí)注意關(guān)閉，防止老鼠入

庫(kù)危害庫(kù)存檔案。

4.6.6嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和擺放易燃物品，正確使用電器設(shè)備，保證用電安全。

4.6.7每月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理檢查，若發(fā)現(xiàn)有破損或載體變質(zhì)的檔案，要查明原因

并及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

4.6.8管理人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

4.6.9任何人不準(zhǔn)攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所，個(gè)人不準(zhǔn)私自保存他人的檔案材料。

4.6.10人事檔案庫(kù)房為我局機(jī)要重地，無關(guān)人員不得入內(nèi)。

4.6.11檔案管理專職每天下班前須對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，節(jié)假日須做好安全防范工作。

4.7人事檔案的提供利用

4.7.1檔案管理專職須按姓氏筆畫編制人事檔案案卷目錄檢索工具，積極為人事工作服

務(wù)。

4.7.2凡本局需查閱人事檔案者，必須是中共黨員，查閱前應(yīng)填寫查閱登記表，在查閱

室查閱，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

4.7.3查閱人事檔案時(shí)要注意愛護(hù)，保持案卷的整潔，嚴(yán)禁對(duì)檔案涂改、圈劃、抽取、

撤換、污損等。

4.7.4未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料，確因工作需要從檔案中取證的，必須

經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理，復(fù)制的材料不得給無關(guān)人員觀看，用畢自行銷毀。

4.7.5本局人事檔案一般不外借，特殊情況需外借的，可由借用單位寫出借閱報(bào)告，經(jīng)

本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借用，借用檔案一般不超過三天，用后及時(shí)歸還。

4.7.6借用的人事檔案必須妥善保管，要嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)交給無關(guān)人員和職工本人翻閱

，用畢及時(shí)歸還。

4.7.7本局任何職工不得查閱本人及家屬的人事檔案。

4.7.8檔案管理人員接待閱檔時(shí)，要先清點(diǎn)材料，后拿出，收回檔案時(shí)要清點(diǎn)，再歸檔