研究院-接待流程

遼寧教育研究院接待流程及標準2013年6月一、目的為規(guī)范研究院的接待活動，本著“熱情禮貌、服務周到、降低成本、標準管理”的原則，通過有序的接待活動，輔助領(lǐng)導建立良好的人際關(guān)系，展示研究院的良好形象與業(yè)績。二、范圍本流程和標準適用于研究院的各種接待工作。三、職責辦公室黨委宣傳科為接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來訪人員的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務，提供后勤保障，并做好后續(xù)重要信息的傳遞及存檔工作。其他部門協(xié)助和配合。四、計劃與準備宣傳科1.在接到領(lǐng)導通知后，應詳細了解來訪人員的基本情況：職務、來訪的具體時間、人數(shù)、目的和接待要求等。在此基礎(chǔ)上擬定相關(guān)接待計劃，編制日程安排表，酌情安排接待標準。2.根據(jù)擬定的計劃通知參加會晤的領(lǐng)導、陪同人員、落實會晤時間及場所。3.根據(jù)來訪人員情況，按接待標準預定好飯店、酌情安排酒水、香煙、用餐標準；需要住宿的應提前按照接待標準預約好酒店。4.根據(jù)需要，準備會議室的音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導席簽、橫幅、安排現(xiàn)場攝影攝像等。行政科:根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛整潔，安全性能良好。如有需要，行政科負責，提前為來訪者購買車票及機票。五、接待標準1.一級接待標準陪同人員：院長、書記、副院長、助理(1)迎接：院長、書記、副院長、助理、辦公室主任在機場（車站、研究院門口）迎接，注意把握迎接時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。遵守介紹時的先后次序。正規(guī)的做法，是要先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務低者，后介紹職務高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。(2)參觀：院長、書記、副院長、助理陪同，由助理沿途介紹城市基本情況，到達研究院后，由院長負責介紹研究院基本情況。(3)座談：宣傳科為主，資產(chǎn)科協(xié)助，要確保研究院環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將研究院簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯等擺放于接待室?？筛鶕?jù)需要制作領(lǐng)導席簽、橫幅、LED，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。(4)用餐標準：宣傳科根據(jù)標準預定飯店。2.二級標準(1)陪同人員：副院長、助理、辦公室主任、相關(guān)部門負責人(2)迎接：由相關(guān)部門負責人和辦公室主任研究院門口迎接，引導來訪客人。(3)參觀：副院長、相關(guān)部門負責人陪同，由副院長詳細介紹研究院信息。(4)座談：宣傳科為主，資產(chǎn)科協(xié)助，自確保研究院環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將研究院簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯等擺放于接待室。(5)用餐標準：宣傳科協(xié)助相關(guān)部門根據(jù)標準預定酒店。3.三級標準(1)陪同人員：相關(guān)對口的部門負責人.(2)參觀：相關(guān)對口的部門負責人及人員陪同，由相關(guān)人員沿途介紹城市基本情況以及到達研究院后詳細介紹公司信息。(3)座談：相關(guān)部門負責，辦公室協(xié)助，確保研究院環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將研究院簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。(4)用餐標準：宣傳科協(xié)助相關(guān)部門根據(jù)標準預定酒店：六、接待禮儀迎接客人時要注意把握迎候時間，提前等候于研究院的門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。接受名片時要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。過走廊時通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”。進電梯時要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。座談時客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導，后同事。送客時根據(jù)身份確定規(guī)格，若送至研究院門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。七、保密事項接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹研究院情況，又要內(nèi)外有別。八、重要信息反饋宣傳科接待人員應及時記錄重要來訪者的信息，并將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對研究院有價值的信息傳遞有關(guān)部門負責人并由辦公室存檔。九、接待中的座次安排1.關(guān)于會議主席臺座次的安排主席臺必須排座次放名簽，以便領(lǐng)導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

主席臺座次排列，領(lǐng)導為單數(shù)時，主要領(lǐng)導居中，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導右手位置；領(lǐng)導為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導同時居中，2號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導右手位置。見圖圖1主席臺人數(shù)為奇數(shù)時座位安排圖2：主席臺人數(shù)為偶數(shù)時座位安排幾個機關(guān)的領(lǐng)導人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的客戶，也不一定非得按職務高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的客戶，其實際職務略低于主人一方領(lǐng)導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。對上主席臺的領(lǐng)導同志能否屆時出席會議，在開會前務必逐一落實。領(lǐng)導同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應準備座位圖。如有臨時變化，應及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導空缺。還要注意認真填寫核對名簽，謹防錯別字出現(xiàn)。2.關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。圖3中餐桌座次安排圖4西餐座次安排3.關(guān)于乘車的座次安排小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。圖5乘車座次安排示意圖4.合影座次安排與主席臺安排相同。5.會議座位安排長條桌圖6：會議座位安排（A為上級領(lǐng)導，B為主方席）

十、相關(guān)文件附1：接待流程圖附2：接待聯(lián)系單附3：用車申請單接到接待任務附件1：接待流程圖接到接待任務填寫《接待聯(lián)系單》及《用車申請單》填寫《接待聯(lián)系單》及《用車申請單》安排接待人員擬定接待計劃及標準參觀或會議座談機場（車站）接車住宿、用餐安排重要來訪客戶信息的存檔重要交流信息的傳遞及存檔機場（車站）送車商務接待流程結(jié)束附2接待聯(lián)系單來訪單位來訪事由人數(shù)日常安排其他要求接待工作接待部門接待負責人用車要求（詳細要求請?zhí)顚憽队密嚿暾垎巍罚┩ㄖ较嚓P(guān)責任人影像行政科資產(chǎn)科會議會議室投影電腦LED不需要需要（內(nèi)容）訂房不需要□需要預定□經(jīng)濟型酒店□三星級酒店□四星級及以上酒店□指定酒店：用餐不需要預定□需要預定□用餐時間：早餐□中餐□晚餐□用餐選擇：便餐□經(jīng)濟型飯店□指定用餐地點：訂票不需要□需要□訂票明細：協(xié)助部門不需要□需要□部門：人員：協(xié)助事項：附3用車申請單用車部門申請人HTMLCONTROLForms.HTML:Text.1聯(lián)系電話HTMLCONTROLForms.HTML:Text.1用車事由HTMLCONTROLForms.HTML:TextArea.1用車時間從HTMLCONTROLForms.HTML:Text.1到HTMLCONTROLForms.HTML:Text.1行程里程起碼：HTMLCONTROLForms.HTML:Text.1公里止碼：HTMLCONTROLForms.HTML:Text.1公里合計：公里路橋費HTMLCONTROLForms.HTML:Text.1停車費HTMLCONTROLFor