公務(wù)接待及禮品購置管理制度

公務(wù)接待、禮品購置管理制度1目的招待接待是公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要部分，為使對外接待工作規(guī)范有序，樹立公司良好的外部形象，特制定本規(guī)定。2范圍本規(guī)定的接待范圍主要是公司及所屬各部門在經(jīng)營管理活動所必需的接送、食宿、購買車票、會談和陪同參觀以及禮品饋贈等方面的安排和工作。3規(guī)則3.1接待標(biāo)準(zhǔn)3.1.1辦公室全面負責(zé)公司接待、策劃、組織、管理、協(xié)調(diào)工作。遇到重大接待工作，可協(xié)調(diào)若干相關(guān)部門共同完成此項工作。3.1.2對外接待原則接待應(yīng)遵循“平等、尊重、對口、節(jié)約、周到、保密”的原則，使客人高興而來，滿意而去。a平等原則。對來賓無論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限相等，同級別出面，特殊情況高規(guī)格接待。b尊重原則。無論標(biāo)準(zhǔn)高低，讓客人均受到金丹的真誠和熱情。c對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應(yīng)予以協(xié)調(diào)，統(tǒng)一接待。d節(jié)約原則。內(nèi)部成本效益核算。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重復(fù)接待，主方人數(shù)盡量減少或不多于賓客人數(shù)，來賓一人主方人數(shù)不得超過三人；來賓二人主方人數(shù)不得超過四人；來賓三人以上主方不得超過來賓人數(shù)。e周到原則。接待程度要銜接周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相待，使客人感到熱情周到。f保密原則。向不定期來賓介紹情況，注意保守公司情況和國家、商業(yè)機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。3.1.3根據(jù)來賓的職務(wù)、業(yè)務(wù)的重要性、上級指派來人的重要程度而確定接待規(guī)格。3.1.4接待程序a各部門人員將預(yù)約情況告知辦公室，辦公室接待人員每日匯總當(dāng)日預(yù)約記錄，整理出當(dāng)天已事先預(yù)約的來訪者單位、職務(wù)、時間、事由、接待者。b通過電話等方式提醒相關(guān)陪同人員，確認客人到訪事宜。c客人到訪，禮貌相迎并讓其填寫《公司來訪客人登記表》。d確認客人身份及訪問對象、事由，及時通知被訪者，并安排客人等候。e被訪者確認來訪后告知讓客人等候及等候地點等事項。f辦公室接待人員指引或親自引領(lǐng)客人到制定的場所等候會見。g送走客人后，接待人員將來訪客人信息錄入相關(guān)信息系統(tǒng)。h當(dāng)日來客訪問信息及時匯總，報辦公室長審核后存檔。3.2招待食宿、禮品購置審批3.2.1公司各單位招待客人時須提前填寫《費用申請單》，注明申請單位、申請人、事由、招待時間、餐標(biāo)、人數(shù)以及所需饋贈禮品的數(shù)量、名稱等，由本單位負責(zé)人審核，系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限審批后，提交到辦公室進行審辦、簽字后，進行統(tǒng)一安排。3.2.2餐廳采取訂餐制，公司各單位招待客人時原則上要做到提前計劃，方便餐廳及時準(zhǔn)備，不得故意拖延或經(jīng)常性臨時安排等，造成不必要的麻煩。3.2.3公司各單位招待客人時餐標(biāo)根據(jù)公司招待規(guī)定執(zhí)行，若需超出就餐標(biāo)準(zhǔn)或?qū)徟鷻?quán)限者，其負責(zé)人須提前向董事長或總經(jīng)理請示后方可執(zhí)行。3.2.4辦公室在接收到審批手續(xù)后，嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，做好相關(guān)招待準(zhǔn)備。否則不予接待。3.3就餐標(biāo)準(zhǔn)3.3.1加強公司餐廳統(tǒng)一管理力度，提高餐廳服務(wù)質(zhì)量，降低招待費用為目的，做到招待流程化、規(guī)范化。3.3.2客人來到公司餐廳用餐，一般情況下膳食在公司餐廳進行。公司在鄲城宴請客人，原則上在公司就餐，確需在外部招待宴請客人時，要經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)。須由辦公室審辦、統(tǒng)一安排。3.3.3公司餐廳招待客人內(nèi)部就餐標(biāo)準(zhǔn)一般按每位餐標(biāo)執(zhí)行，共分四個檔次：a需董事長主陪的客人，飯菜標(biāo)準(zhǔn)為4人以下（含4人）每位60元；5-8人每位50元；9人以上每位45元，煙酒根據(jù)需要臨時安排。b需總經(jīng)理主陪的客人，飯菜標(biāo)準(zhǔn)為4人以下每位50元；5-8人每位45元；9人以上每位40元，煙酒根據(jù)需要臨時安排。c副總經(jīng)理、總監(jiān)主陪的為一般客人，飯菜標(biāo)準(zhǔn)為4人以下每位40元，5-8人每位35元；9人以上每位30元，玉溪煙4人以下1盒，5-8人以上2盒，公司指定招待酒（150元以下）。d長期來公司進行技術(shù)合作、設(shè)備安裝的客人飯菜標(biāo)準(zhǔn)為工作餐每位10元。e招待客人凡使用高于或相當(dāng)于五糧液價格的酒，需董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。3.3.4餐廳必需按照飯菜標(biāo)準(zhǔn)和人數(shù)上菜，虛報就餐人數(shù)的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，申請費用全部由餐廳承擔(dān)。3.3.5公司內(nèi)部餐廳菜價實行統(tǒng)一審價、定價，原則上按照成本價執(zhí)行。時令菜價應(yīng)以市場價格即使調(diào)整。3.3.6來客招待必須執(zhí)行招待標(biāo)準(zhǔn)，以同等或低于標(biāo)準(zhǔn)與餐廳溝通點菜，就餐后主陪人必須簽字確認。因特殊情況需要超出標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)提前請示，未經(jīng)請示而超過標(biāo)準(zhǔn)的，超出部分由主陪人承擔(dān)。3.3.7來客招待原則上在公司小伙進行，需在外就餐的一律經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后到辦公室辦理手續(xù)方可進行招待。3.3.8辦公室可根據(jù)市場物價變動情況，提出調(diào)整就餐標(biāo)準(zhǔn)意見，報請總經(jīng)理審批后執(zhí)行。3.4住宿標(biāo)準(zhǔn)3.4.1特殊客人住宿：鄭州400元以內(nèi)，鄲城200元以內(nèi)房間。3.4.2一般客人住宿：鄭州200元以內(nèi)，鄲城100元以內(nèi)房間，優(yōu)先安排在公司招待所。3.5禮品費3.5.1屬于融資、項目及特殊關(guān)系的客人禮品費用，由董事長審批。3.5.2屬于生產(chǎn)經(jīng)營的客人禮品費用，由總經(jīng)理審批或授權(quán)。3.5.3贈送禮品由本部申請，按權(quán)限審批，鄭州和鄲城由辦公室或駐鄭辦統(tǒng)一安排。3.6費用申請3.6.1鄲城費用開支申請程序a公司內(nèi)招待：由業(yè)務(wù)部門按要求填寫《費用申請單》，按審批權(quán)限報批后，交辦公室辦理。b公司外招待:由業(yè)務(wù)部門按要求填寫《費用申請單》，按審批權(quán)限報批后，交辦公室統(tǒng)一安排負責(zé)結(jié)賬。因業(yè)務(wù)需要，有關(guān)部門人員臨時來公司需就餐的，業(yè)務(wù)部門按標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)電話報批后自行安排，3日內(nèi)補辦《費用申請單》。3.6.2鄭州市費用開支申請程序a業(yè)務(wù)招待：業(yè)務(wù)部門按要求填寫《費用申請單》，按審批權(quán)限報批后，交駐鄭辦統(tǒng)一安排并負責(zé)結(jié)賬。屬電話報批的，駐鄭辦