建筑工程企業(yè)合同管理辦法

《合同管理辦法》簽字：版號(hào)/改次：A/1文件編號(hào)：【2021】 號(hào)生效日期：2021年3月1日正文：共頁(yè) 附件：0頁(yè)《合同管理辦法》（試行）第一章總則第一條為規(guī)范公司合同管理工作，有效防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于以公司名義訂立的各類(lèi)合同。第三條公司合同管理遵循"事前防范、事中監(jiān)督、事后補(bǔ)救〃的原則。第四條本辦法所稱(chēng)的"合同〃是指當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。包括建設(shè)工程施工合同、買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、非銀行的借貸款合同、投資協(xié)議、合作協(xié)議以及其他各類(lèi)合同。本辦法所稱(chēng)合同，不包括勞動(dòng)合同。第五條本辦法所稱(chēng)“重大合同”是指：（一） 合同標(biāo)的金額為人民幣50萬(wàn)元以上的合同；（二） 簽訂和履行將對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)產(chǎn)生重要影響的合同，如投資合同、借貸款合同等；（三） 特殊的、關(guān)系復(fù)雜的合同；（四）公司領(lǐng)導(dǎo)指定的其他合同。第六條本辦法所稱(chēng)“合同文件”是指與合同的簽訂、履行、變更、解除和糾紛處理等相關(guān)的法律性文件。第七條本辦法所稱(chēng)經(jīng)辦部門(mén)是指具體承辦合同的談判、報(bào)批、簽訂和履行等事務(wù)的部門(mén)。本辦法所稱(chēng)承辦人是指經(jīng)辦部門(mén)指定的合同事務(wù)執(zhí)行人。第八條合同管理是指對(duì)合同立項(xiàng)、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、合同條款擬定、審核會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)審批、簽訂、備案審核、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、法律機(jī)構(gòu)評(píng)估、立卷歸檔等全過(guò)程的管理。第二章合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)第九條經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)合同的起草、合作單位資信調(diào)查、洽談、評(píng)審、履約保證金繳納（若有）、簽訂的過(guò)程跟蹤、合同交底；承辦人提交合同初稿時(shí)，應(yīng)一并提交：（一） 合同相對(duì)方的有效資料，包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（三證合一）、企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績(jī)證明、產(chǎn)品宣傳圖冊(cè)等，并確保提交的證件持續(xù)有效；（二） 法定代表人身份證明或加蓋公司印章的授權(quán)委托書(shū)。第十條行政部負(fù)責(zé)合同評(píng)審會(huì)的召集、協(xié)助合同簽訂過(guò)程的跟蹤、管控、合同檔案管理等。第十一條行政部、法務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同條款的主體及內(nèi)容的合法性（簽約各方意思表示真實(shí)、有效、無(wú)悖法律、法規(guī)、無(wú)明顯失公平內(nèi)容）、合規(guī)性等進(jìn)行審查，提出法律意見(jiàn)，對(duì)合同初稿進(jìn)行修改，形成合同正式文本。第十二條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)價(jià)款、酬金、結(jié)算、資金使用和資產(chǎn)動(dòng)用的審批手續(xù)、合同實(shí)際付款信息的數(shù)據(jù)的維護(hù)和跟蹤、合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和票據(jù)合規(guī)性等財(cái)務(wù)需審核的條款進(jìn)行審核。第十三條“重大合同”成立合同評(píng)審小組，實(shí)行集體審核；常務(wù)副總經(jīng)理任組長(zhǎng)，分管財(cái)務(wù)部及工程部的副總?cè)胃苯M長(zhǎng)，經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司法務(wù)聯(lián)絡(luò)人任成員，對(duì)合同的及時(shí)性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和真實(shí)性承擔(dān)責(zé)任。第三章授權(quán)制度第十四條公司對(duì)外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人簽訂或由其進(jìn)行授權(quán)簽訂；授權(quán)代理人簽訂合同時(shí)，應(yīng)簽署書(shū)面授權(quán)委托書(shū)。授權(quán)委托采取書(shū)面形式，授權(quán)委托書(shū)應(yīng)載明代理人的姓名、代理人身份證號(hào)碼、委托事項(xiàng)、代理權(quán)限和期限，由法定代表人簽名并加蓋公司公章后代理人方可在授權(quán)范圍內(nèi)履行職責(zé)。第十五條委托代理人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使代理權(quán)，禁止無(wú)代理權(quán)、超越代理權(quán)或者代理權(quán)終止后繼續(xù)以公司名義對(duì)外簽訂合同。第十六條總經(jīng)理對(duì)合同的簽訂進(jìn)行授權(quán)，行政部負(fù)責(zé)授權(quán)委托的臺(tái)帳管理。第十七條合同授權(quán)審批權(quán)限按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章合同的訂立第十八條合同訂立前，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人的主體、資信等情況審慎調(diào)查，防止惡意磋商、合同詐騙等情況發(fā)生。第十九條合同談判分階段進(jìn)行，前期應(yīng)收集有關(guān)情報(bào)、資料及相關(guān)政策法規(guī)，進(jìn)行可行性分析，設(shè)計(jì)合作方案，商定合同的基本條款；后期主要是當(dāng)事人之間反復(fù)協(xié)商，形成合同文本。第二十條重大合同，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)提前與法務(wù)聯(lián)絡(luò)人員溝通，提請(qǐng)法務(wù)聯(lián)絡(luò)人員全程介入，協(xié)助經(jīng)辦部門(mén)工作。重大合同談判，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)組織法務(wù)、財(cái)務(wù)等專(zhuān)業(yè)人員組成談判小組，并記錄談判內(nèi)容。第二十一條合同的起草（一） 合同應(yīng)采用我方擬訂的合同文本；不能采用我方格式化合同的應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用國(guó)家或者行業(yè)制定的合同示范文本；沒(méi)有上述示范文本的，應(yīng)本著平等互利的原則通過(guò)談判協(xié)商確定合同文本。（二） 合同語(yǔ)言應(yīng)符合下列規(guī)定為防范市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)及法律糾紛，合同文本要具有可執(zhí)行性，須明確體現(xiàn)所約束的事項(xiàng)，并根據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)作的實(shí)際情況明確界定雙方的權(quán)利和義務(wù)；合同文本表達(dá)應(yīng)當(dāng)規(guī)范，用語(yǔ)力求簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，不存在歧義。以中外文對(duì)照的合同文本要明確表明以中文的合同文本為準(zhǔn)。格式化合同文本中預(yù)留的價(jià)款及金額空格必須填滿（無(wú)數(shù)據(jù)填寫(xiě)的空格必須劃掉或注明“以下空白”）。合同當(dāng)事方的名稱(chēng)應(yīng)當(dāng)使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照或者身份證件所登記的法定稱(chēng)謂。（三）合同一般包括以下基本內(nèi)容：當(dāng)事人信息：主要包括姓名（名稱(chēng)）、住所、聯(lián)系方式等；標(biāo)的；價(jià)款：包括付款方式、條件、定金等；履行因素：包括期限、地點(diǎn)、方式等；違約責(zé)任：包括違約金、賠償金、計(jì)算方式等；解決爭(zhēng)議的方式：原則上采用向人民法院訴訟方式；合同生效條款：生效或失效的條件及失效的免責(zé)等；附件：記載本合同的附件、數(shù)量、種類(lèi)等。第二十二條合同的審批（一）合同報(bào)批前，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估，保證相關(guān)的交易方式、交付條件等具有可操作性，保證合同的真實(shí)性、完整性及經(jīng)濟(jì)合理性。合同事項(xiàng)涉及多方當(dāng)事人或多個(gè)交易環(huán)節(jié)的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)的交易鏈條，擬定配套的合同，形成業(yè)務(wù)鏈條閉環(huán)。（二）合同審批實(shí)行“一合同一審批〃原則，每份合同應(yīng)單獨(dú)履行一次審批。（三） 經(jīng)辦部門(mén)報(bào)批合同，應(yīng)如實(shí)說(shuō)明公司合同利益及其他與簽訂合同相關(guān)的情況。緊急合同審核，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)與相關(guān)部門(mén)提前溝通。（四） 合同會(huì)審經(jīng)辦部門(mén)擬定核心條款并負(fù)責(zé)報(bào)批（經(jīng)辦部門(mén)、復(fù)核部審核后報(bào)總經(jīng)理審批）；經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)核心條款擬定合同文本并提報(bào)參會(huì)人員名單，報(bào)行政部申請(qǐng)合同會(huì)審；經(jīng)辦部門(mén)需準(zhǔn)備經(jīng)批準(zhǔn)的核心條款及立項(xiàng)報(bào)告等資料上會(huì)；行政部就會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)的合同、當(dāng)場(chǎng)打印并交經(jīng)辦部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)完成領(lǐng)導(dǎo)簽名后，在24小時(shí)內(nèi)與對(duì)方溝通合同條款并通知對(duì)方繳納履約保證金（若有）和簽訂合同。對(duì)方無(wú)異議的立即通知行政部進(jìn)行合同制版，對(duì)方不同意條款的則重新申請(qǐng)上會(huì)；行政部收到可以簽訂合同的信息后，24小時(shí)內(nèi)完成核心條款審核及合同排版、打印。（五） 法務(wù)、財(cái)務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同出具獨(dú)立專(zhuān)項(xiàng)審核意見(jiàn)并對(duì)所提出的審核意見(jiàn)負(fù)責(zé)。第二十三條合同審批時(shí)，各審批人員須在合同正文每頁(yè)上簽字。第二十四條合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同；必須簽訂合同的，應(yīng)要求其提供有效的擔(dān)保，并對(duì)擔(dān)保人及擔(dān)保方式進(jìn)行必要的審查。第二十五條合同審批完畢同意簽訂的，由經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)通知乙方簽訂。當(dāng)出現(xiàn)新情況直接影響簽訂合同或?qū)е潞炗喓贤赡軗p害公司利益的，向合同審批人報(bào)告，由合同審批人處理。第二十六條合同必須采用書(shū)面形式訂立。簽訂合同時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照，法定代表人的身份證明書(shū)及身份證復(fù)印件，如由代理人簽訂的，應(yīng)出示授權(quán)委托書(shū)及授權(quán)人身份證復(fù)印件，資質(zhì)證明（復(fù)印件加蓋公司鮮章）列為合同附件保存。簽訂合同應(yīng)由對(duì)方先行或雙方同時(shí)簽字蓋章。每份合同文本都須加蓋騎縫章。第五章合同的履行第二十九條合同履行涉及公司多個(gè)部門(mén)或其他下屬單位的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向有關(guān)部門(mén)或公司發(fā)出合同履行協(xié)助通知，告知合同履行時(shí)需要協(xié)助的內(nèi)容，有關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合。第三十條合同依法簽訂生效后，承辦人應(yīng)及時(shí)檢查、了解履行情況，并向經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)。第三十一條承辦人發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以法定、約定或其他書(shū)面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。收到對(duì)方履行異議時(shí)，承辦人應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以法定、約定或其他書(shū)面方式予以答復(fù)。第三十二條經(jīng)辦部門(mén)向?qū)Ψ教岢霎愖h的文件和對(duì)對(duì)方提出異議的答復(fù)文件須經(jīng)律師審核，并由經(jīng)辦部門(mén)合同管理員備案。第三十三條對(duì)方出現(xiàn)下列情形之一的，合同經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)提出中止履行合同:（一） 經(jīng)營(yíng)狀況嚴(yán)重惡化；（二） 轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)；（三） 喪失商業(yè)信譽(yù)，影響合同履行或致使合同無(wú)法正常履行；（四） 有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。（五） 中止履行合同應(yīng)經(jīng)律師審核，報(bào)合同審批人批準(zhǔn)。第三十四條當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按約定全面履行合同。如因我方原因?qū)е潞贤荒苈男谢虿荒芡耆男械?，承辦人應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況及時(shí)向所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和法務(wù)聯(lián)絡(luò)人報(bào)告，同時(shí)采取補(bǔ)救措施，減少損失。第三十五條遇有不可抗力等影響合同履行的因素時(shí)，承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將有關(guān)情況向所在部門(mén)和法務(wù)聯(lián)絡(luò)人報(bào)告，并于不可抗力事件發(fā)生當(dāng)日或3日內(nèi)以書(shū)面形式通知對(duì)方，同時(shí)收集有關(guān)證據(jù)。第三十六條合同訂立后，不得因經(jīng)辦部門(mén)或承辦人的變動(dòng)而影響合同履行;在合同履行過(guò)程中，經(jīng)辦部門(mén)或承辦人變更時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。第三十七條合同履行完畢一個(gè)月內(nèi)，承辦人應(yīng)將協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、各類(lèi)票據(jù)、書(shū)面字據(jù)、對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、代理人授權(quán)委托書(shū)等合同文件完整、全面、及時(shí)整理裝訂成冊(cè)移交檔案管理員歸檔管理。合同履行完畢后，由承辦部門(mén)牽頭組織行政、財(cái)務(wù)等部門(mén)人員進(jìn)行評(píng)估，并出具書(shū)面評(píng)估報(bào)告。第六章合同的變更、解除第三十八條合同在履行過(guò)程中，非法定或約定情形需變更或解除合同的，應(yīng)與對(duì)方協(xié)商一致并簽訂變更或解除協(xié)議。第三十九條出現(xiàn)以下情形之一的，應(yīng)及時(shí)行使合同解除權(quán)：（一） 因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；（二） 在履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要義務(wù)；（三） 當(dāng)事人一方遲延履行主要義務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；（四） 當(dāng)事人一方遲延履行義務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；（五） 法律規(guī)定或合同約定行使解除權(quán)的其他情形。第四十條變更、解除合同的審批權(quán)限和程序，與合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。第四十一條我方向?qū)Ψ桨l(fā)出的中止合同、解除合同、質(zhì)量異議及聲明對(duì)方有其他違約的通知，應(yīng)書(shū)面送達(dá)對(duì)方，由對(duì)方簽收后我方應(yīng)將簽收資料歸案保存；對(duì)方拒不簽收的，須采用公證送達(dá)。第四十二條對(duì)方未按期限履行合同的，承辦人應(yīng)向經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，要求對(duì)方主動(dòng)履行義務(wù)，經(jīng)協(xié)調(diào)未果的，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)與法務(wù)聯(lián)絡(luò)人溝通，由法律顧問(wèn)單位出具法律處理意見(jiàn)。第七章合同糾紛的處理第四十三條當(dāng)合同發(fā)生糾紛時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，聽(tīng)取律師意見(jiàn)。采用協(xié)商、調(diào)解方式解決的，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書(shū)面協(xié)議；協(xié)商或調(diào)解不成的，按合同約定的方式解決糾紛。第四十四條糾紛發(fā)生后，合同承辦人應(yīng)及時(shí)向所在部門(mén)負(fù)責(zé)人及合同管理員和法務(wù)聯(lián)絡(luò)人遞交合同糾紛說(shuō)明，同時(shí)應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù)（原件或復(fù)印件）：（一） 合同文件（包括變更及補(bǔ)充協(xié)議、傳真、信函、郵件、視聽(tīng)資料、會(huì)議紀(jì)要、授權(quán)委托書(shū)和其他有關(guān)資料等）；（二） 驗(yàn)收資料、發(fā)票等；（三） 貨款的承付、托收憑證、完稅憑證、有關(guān)財(cái)務(wù)賬目；（四） 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報(bào)告、檢測(cè)結(jié)果等；（五） 證人證言；（六） 其他證據(jù)材料。第四十五條糾紛處理完畢后，由法務(wù)聯(lián)絡(luò)人負(fù)責(zé)向法定代表人或法定代表人授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。重大合同的糾紛處理，法務(wù)聯(lián)絡(luò)人應(yīng)隨時(shí)報(bào)告進(jìn)展情況。第四十六條雙方已簽署的解決合同糾紛協(xié)議書(shū)或法院的調(diào)解書(shū)、判決書(shū)，在正式生效后，法務(wù)聯(lián)絡(luò)人應(yīng)督促該文書(shū)的履行。第四十七條對(duì)方當(dāng)事人在規(guī)定期限屆滿后沒(méi)有履行調(diào)解書(shū)、判決書(shū)等規(guī)定義務(wù)的，由法務(wù)聯(lián)絡(luò)人代表公司依法向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。第八章外聘法律機(jī)構(gòu)的管理第四十八條法務(wù)聯(lián)絡(luò)人應(yīng)按年度對(duì)公司外聘法律機(jī)構(gòu)和律師進(jìn)行評(píng)估并出具意見(jiàn)。第四十九條公司法律顧問(wèn)負(fù)責(zé)處理法務(wù)聯(lián)絡(luò)人移交的法律事項(xiàng)。因工作事項(xiàng)，需要向公司法律顧問(wèn)咨詢(xún)的，應(yīng)填寫(xiě)法律咨詢(xún)申請(qǐng)書(shū)，由法務(wù)聯(lián)絡(luò)人統(tǒng)籌。第九章檢查與處分第五十條經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)自覺(jué)接受XXX（指定人員組成的風(fēng)險(xiǎn)控制小組）對(duì)合同管理工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，責(zé)任部門(mén)根據(jù)本辦法制定具體的檢查細(xì)則。第五十一條風(fēng)險(xiǎn)控制小組結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)情況，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查履約中的合同，每季度抽查不低于10份合同，并向公司提交合同抽查報(bào)告。第五十二條合同管理采取可追溯原則，原合同經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人、合同承辦人和合同管理員職位調(diào)動(dòng)的，應(yīng)對(duì)其執(zhí)行管理原合同期間的職務(wù)行為承擔(dān)責(zé)任。第五十三條有下列情況之一，給公司造成損失的，按情節(jié)輕重，由公司風(fēng)險(xiǎn)控制小組對(duì)經(jīng)辦部門(mén)、承辦人及相關(guān)法務(wù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定并予以相應(yīng)處分；違反國(guó)家法律，給公司造成重大損失的，移交司法機(jī)關(guān)處理：丟失、損毀合同資料的；私自保管、復(fù)印、查閱、外傳合同資料或外泄合同信息（秘密）的；對(duì)外擅自簽訂、越權(quán)簽訂合同及具有合同性質(zhì)的文件的;合同審查失誤的;合同用印失誤的；合同資料管理混亂，不便于識(shí)別、查閱的；合同糾紛處理過(guò)失的；超過(guò)合同訴訟時(shí)效預(yù)警期的（到期前兩個(gè)月）；合同約定中應(yīng)當(dāng)履行的權(quán)利義務(wù)，未及時(shí)履行又未報(bào)公司批準(zhǔn)同意的；未及時(shí)匯報(bào)合同有關(guān)重要情況的；有其它違規(guī)行為的。第十章合同歸檔管理第