員工檔案管理制度范例

員工檔案管理制度范例一、概述本文檔旨在規(guī)范員工檔案的管理和使用，確保員工檔案的完整性、保密性和及時(shí)性，為公司決策、管理和發(fā)展提供有力的支持和保障。二、適用范圍本制度適用于公司所有員工檔案的管理和使用。三、檔案管理1.歸檔范圍員工檔案的歸檔范圍包括但不限于以下內(nèi)容：入職申請(qǐng)及面試資料；員工在職期間的各類(lèi)考核、獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等有關(guān)材料；員工的個(gè)人信息資料，包括身份證、護(hù)照等證件復(fù)印件、聯(lián)系方式、家庭地址等；員工培訓(xùn)記錄、工作經(jīng)歷、職業(yè)資格證明等有關(guān)材料；員工離職手續(xù)及相關(guān)材料。2.檔案保管員工檔案應(yīng)當(dāng)存放在公司檔案室，由專(zhuān)人管理。保管人員應(yīng)當(dāng)具有檔案管理相關(guān)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案安全、完整、可讀。3.檔案使用檔案使用應(yīng)當(dāng)遵守以下規(guī)定：檔案查詢(xún)應(yīng)當(dāng)按照需要進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱他人檔案；檔案?jìng)鏖啈?yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)保管人員審批，并登記傳閱記錄，確保傳閱安全；檔案利用應(yīng)當(dāng)保證利用合法、正當(dāng)，不得利用檔案進(jìn)行個(gè)人攻擊、誹謗或泄露公司機(jī)密信息等行為。4.檔案管理流程檔案管理流程圖檔案管理流程圖四、檔案查閱查閱人員應(yīng)當(dāng)是合法、正當(dāng)?shù)男枰私庀嚓P(guān)檔案內(nèi)容的人員，應(yīng)在提出查閱申請(qǐng)后，經(jīng)有權(quán)人批準(zhǔn)。查閱人員應(yīng)當(dāng)接受保管人員的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管，并在查閱完畢后歸還檔案，保證檔案內(nèi)容的安全、完整、準(zhǔn)確。不應(yīng)當(dāng)擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出檔案室。五、檔案借閱借閱人員應(yīng)當(dāng)提出書(shū)面申請(qǐng)，由公司審核批準(zhǔn)，并簽署借閱協(xié)議。借閱人員應(yīng)當(dāng)遵守借閱期限，到期須及時(shí)歸還，如需要延期，應(yīng)當(dāng)提前申請(qǐng)并獲得公司批準(zhǔn)。借閱人員對(duì)檔案應(yīng)當(dāng)保密，不得向其他人員透露檔案內(nèi)容，不得任意改動(dòng)、拆頁(yè)、污損檔案。六、違規(guī)處理任何違反本制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依據(jù)公司相關(guān)制度予以處理。對(duì)于嚴(yán)重違反檔案管理制度、泄露公司機(jī)密信息等的行為，公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。七、其他事項(xiàng)本制度未涉及的事項(xiàng)，可參照公司其他管理制度執(zhí)行。八、制度修訂本制度的修訂應(yīng)當(dāng)遵循公司相關(guān)程序，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。修訂后的制度應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知相關(guān)人員，確保制度的有效實(shí)施。員工檔案是公司管理和發(fā)展的重要依據(jù)，我們要加強(qiáng)