城小區(qū)業(yè)主委員會(huì)公章管理制度

城小區(qū)業(yè)主委員會(huì)公章管理制度1.引言為了加強(qiáng)城小區(qū)業(yè)主委員會(huì)公章管理，規(guī)范公章使用程序，保障公章安全，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和小區(qū)管理要求，制定本管理制度。2.目的本管理制度的目的是確保城小區(qū)業(yè)主委員會(huì)公章的合法、規(guī)范、安全使用，防止公章被非法使用或?yàn)E用，維護(hù)小區(qū)物業(yè)管理的秩序和公平性。3.適用范圍本管理制度適用于城小區(qū)業(yè)主委員會(huì)及其下屬部門，所有人員在使用公章時(shí)必須遵守本制度。4.公章的定義和用途4.1公章定義：城小區(qū)業(yè)主委員會(huì)公章是指經(jīng)過合法授權(quán)并具有法律效力的印章，用于代表業(yè)主委員會(huì)進(jìn)行正式事務(wù)的辦理。4.2公章用途：-批準(zhǔn)和簽署與小區(qū)物業(yè)管理相關(guān)的文件、合同和協(xié)議；-確認(rèn)和蓋章小區(qū)業(yè)主委員會(huì)相關(guān)的公告、通知和文件。5.公章的保管5.1公章保管責(zé)任：-城小區(qū)業(yè)主委員會(huì)財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)公章的保管；-公章保管人應(yīng)將公章妥善保存，并采取必要的保密措施；-公章保管人應(yīng)當(dāng)隨時(shí)保持對(duì)公章的跟蹤，確保公章的安全。5.2公章使用權(quán)限：-只有經(jīng)城小區(qū)業(yè)主委員會(huì)授權(quán)的人員，才能使用公章；-公章使用權(quán)限應(yīng)明確記錄，并由主管部門定期審查和更新。6.公章的使用程序6.1公章的使用申請(qǐng)：-使用公章前，必須事先填寫公章使用申請(qǐng)表，注明使用目的、文件名稱、有效時(shí)間等；-公章使用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核和簽字。6.2公章的使用審批：-經(jīng)過審核和簽字的公章使用申請(qǐng)表，需提交給主管部門審批；-主管部門對(duì)公章使用申請(qǐng)進(jìn)行審批，并記錄審批結(jié)果。6.3公章的使用過程：-公章使用人員在辦理相關(guān)手續(xù)前，應(yīng)當(dāng)在使用文件的合適位置留有公章蓋章的空白處；-公章的使用人員應(yīng)當(dāng)親自操作，不得委托他人代替蓋章；-蓋章后，公章使用人員應(yīng)在使用文件上注明蓋章日期，并簽字確認(rèn)。7.公章的保密措施7.1公章保密責(zé)任：-所有公章使用人員應(yīng)當(dāng)保守公章的使用密碼和保管位置，并定期更換密碼；-不得將公章交給未經(jīng)授權(quán)的人員使用，不得泄露公章相關(guān)信息。7.2公章的防偽措施：-公章應(yīng)特殊設(shè)計(jì)，具備一定的防偽功能，以防止假冒和偽造；-定期檢查公章的完整性和防偽性能，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向主管部門報(bào)告。8.公章的掛失與補(bǔ)辦8.1公章掛失：-如公章被盜、丟失或發(fā)生其他異常情況，公章使用人員應(yīng)立即向主管部門報(bào)告；-主管部門收到報(bào)告后，應(yīng)立即采取掛失措施，并通知相關(guān)部門和單位。8.2公章補(bǔ)辦：-公章掛失后，應(yīng)立即辦理公章的補(bǔ)辦手續(xù)；-補(bǔ)辦公章時(shí)，應(yīng)核實(shí)相關(guān)手續(xù)和申請(qǐng)材料，并重新授權(quán)。9.公章使用記錄與管理9.1公章使用記錄：-公章使用人員應(yīng)及時(shí)記錄公章的使用情況，包括使用日期、使用文件、使用目的等；-公章使用記錄應(yīng)保存在指定的檔案中，并定期進(jìn)行歸檔和備份。9.2公章管理審核：-主管部門應(yīng)定期對(duì)公章使用記錄進(jìn)行審核，確保公章使用的規(guī)范性和合法性；-發(fā)現(xiàn)問題或違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改和處理。10.執(zhí)法與違規(guī)處理10.1公章的違規(guī)使用行為包括但不限于：-未經(jīng)授權(quán)使用公章；-非法復(fù)制、偽造公章；-超越權(quán)限使用公章；-其他違反公章管理制度的行為。10.2違規(guī)處理措施：-主管部門發(fā)現(xiàn)公章的違規(guī)使用行為，應(yīng)立即停止相關(guān)人員的公章使用權(quán)限；-對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分。11