強化供應商資格審查提高企業(yè)物資采購質量

強化供應商資格審查提高企業(yè)物資采購質量摘要：在市場經濟不斷完善的進程中，運用套開招標方式優(yōu)選設備，材料，備品備件供應商是衡量一個企業(yè)專業(yè)化程度的標尺，強化對供應商資格審查、甄別是決定能否科學地確定滿足本企業(yè)物質采購需求合作伙伴的重要環(huán)節(jié)。是企業(yè)規(guī)避采購風險，降低生產成本、完成經營目標、實現(xiàn)經濟效益的有效保障。T、八二_^1刖言降低生產成本，爭取效益最大化是所有企業(yè)追求的經營目標。江西銅業(yè)集團公司為了實現(xiàn)這一目標，在上世紀末對企業(yè)所需物資采購管理運行機制進行了改革，將分散采購轉變?yōu)榧胁少彛l(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢促使企業(yè)物資采購成本大幅下降。本文結合自己十幾年從事企業(yè)物質采購管理的實踐，對保障采購質量的的重要環(huán)節(jié)——供應商的資格審查進行分析探討。企業(yè)在日常生產過程中都須消耗大量的原材料和備品備件，而原材料和備品備件都需要從其它企業(yè)——供應商手中采購進來。供應商所供的產品質量、價格等是否能最大程度滿足本企業(yè)的需求，直接對本企業(yè)的生產成本和經濟效益產生影響。由此可見，對供應商資格的審查、選擇至關重要。2供應商資格審查供應商的資格審查，也稱資格預審。它是各類供應商是否具有參與企業(yè)采購資格、是否有能力履行采購合同的一種審查程序。對供應商的資格進行審查，主要是為了明確供應商的名稱、組織形式、所有制性質、責任種類等基本情況，以確定與其簽署合同后的最終責任承擔者。其中，下列內容尤其應仔細認真地加以審查。1企業(yè)組織形式的審查主要是確定供應商是否能獨立對外承擔民事責任。供應商是國有企業(yè)、集體企業(yè)、還是私營企業(yè)?是合伙制還是公司制?如是公司制，是有限責任公司、還是股份有限責任公司?這些都應搞清楚。因為，不同的企業(yè)組織形式，對外承擔民事責任的類型和能力是不同的。從防范風險的角度出發(fā)，應慎與分支機構（企業(yè)法人的分支機構）簽署合同。這是因為分支機構不具有法人資格，不能獨立對外承擔民事責任。但在經營實踐中，分支機構做為簽約主體的情況經常發(fā)生。遇到這類情況時，除了審查分支機構的營業(yè)執(zhí)照外，還應審查設立分支機構的總公司的營業(yè)執(zhí)照，以確定其經營規(guī)模、經營范圍、責任能力，以及總公司對分支機構的授權權限等。若供應商為自然人、個人獨資企業(yè)或合伙企業(yè)，還應了解該供應商的財產狀況，以及自然人、個人出資者或合伙人的姓名、地址等個人信息，以便在協(xié)商合同條款時有所防范，也為將來追究對方責任創(chuàng)造條件。2法定代表人或負責人的審查主要確定在合同上簽字的供應商是否為法定代表人。如不是法定代表人，而是供應商的業(yè)務員或是其他人員時，應審查簽字者是否有合法的授權。所謂合法授權，是說簽字者要有供應商的書面授權書或者介紹信，并且授權書或介紹信上不能僅有某人簽字，還須加蓋單位公章。否則，供應商對該簽字人員的授權不符合法律規(guī)定，很可能導致無權代理。此時如果供應商不對所簽合同加以追認，則不承擔該合同所產生的義務和責任，企業(yè)只能向合同鑒字人員追索。如果供應商的法定代表人發(fā)生變更，則營業(yè)執(zhí)照應該載明變更后的法定代表人，如果法定代表人發(fā)生變更，尚未來得及辦理工商變更，則應該由供應商出具加蓋公章的書面證明材料。3年檢情況的審查主要審查供應商本年度是否通過年檢，是否有工商行政管理機關的簽章。如果供應商是不具備法人資格的分支機構，還應審查設立分支機構的企業(yè)年檢是否通過。如果未能通過，應要求供應商書面說明理由。這是因為按照現(xiàn)行法律的規(guī)定，工商行政管理機關只能對三種企業(yè)不予通過年檢：一是實收資本未達到法律、行政法規(guī)規(guī)定的最低限額的企業(yè)；二是實收資本雖然達到法律、行政法規(guī)規(guī)定的最低限額，但與注冊資本相差懸殊的企業(yè)；三是有其他嚴重違法、違規(guī)行為的企業(yè)。所以，供應商未能通過年檢，有可能存在上述嚴重違法、違規(guī)行為。同時，現(xiàn)行法律還規(guī)定，“企業(yè)未參加年檢不得繼續(xù)從事經營活動。登記主管機關對年檢截止日期前未參加年檢的企業(yè)法人進行公告。自公告發(fā)布之日起，30日內仍束申報年檢的，吊銷營業(yè)執(zhí)照”。因此，未通過年檢的供應商，存在被吊銷營業(yè)執(zhí)照的可能，一旦發(fā)生，供應商的主體資格隨即滅失，企業(yè)將面臨血本無歸、投訴無門的境況。所以筆者認為，當供應商未能通過年檢，又不能做出合理的說明，企業(yè)應考慮不與其訂立合同。2.4經營期限的審查主要審查供應商營業(yè)執(zhí)照的有效期是否長于合同期限，以使合同期限處于營業(yè)執(zhí)照有效期內。如果供應商的營業(yè)執(zhí)照有效期即將到期或已經到期，簽約時應要求對方先更換營業(yè)執(zhí)照，后訂立合同。如果供應商堅持簽署合同，應在合同中明確約定：當供應商在營業(yè)執(zhí)照期限屆滿之時，不能提供新的有效營業(yè)執(zhí)照時，企業(yè)有權單方面解除合同，同時由此引起的法律后果，完全由供應商承擔。另外，在這種情況下，企業(yè)應將付款期限約定在供應商提供新的有效營業(yè)執(zhí)照之后，以保證企業(yè)的利益不受損失。5其它內容的審查除以上內容以外，供應商的名稱、注冊資本、經營范圍、經營地點以及稅務登記證等相關證照上的某些項目，都是企業(yè)審查的重點。其中，供應商的名稱主要是確定簽署合同的主體與營業(yè)執(zhí)照上的單位名稱相一致。注冊資本主要衡量其經營實力和責任承擔能力。供應商的經營范圍主要是確定供應商已獲取相關部門的批難，可供應某些商品，其供貨行為非無照經營。3資格審查容易出現(xiàn)的問題1資格審查標準制度尚不完善對各類供應商如何才算符合規(guī)定沒有分門別類作出具體要求，只要有營業(yè)執(zhí)照副本、產品生產或經營許可證、稅務登記證等有效證件即可，使審查程序缺乏有力的依據(jù)和標準。如在煤炭采購中，發(fā)現(xiàn)有些供應商注冊資金只有幾十萬元，有的甚至只有數(shù)萬元。其中有少數(shù)供應商為偷逃稅費而故意虛報注冊資金，亦有少數(shù)無實力和靠倒煤為生的皮包公司混進其間。為了堵塞漏洞我們按有關部門對煤炭行業(yè)的一些具體規(guī)定，根據(jù)所需的不同煤種出臺注冊資金在500萬元以上的或能出具銀行資信證明的供應商方能對1萬噸以上的煤炭投標，注冊資金達到200萬以上的可以對1萬噸以下的煤炭進行投標。提高市場準入門檻，只允許經篩選過的合格供應商參加投標，防范風險發(fā)生。2資格審查不嚴有些供應商為了能參與企業(yè)采購招標活動，千方百計疏通各種關系加入合格供應商的行列。這在資格審查過程中不能不引起重視，不能因為磨不開面子或其他原因，隨意允許需要審查的有關資料不齊全或并不具備投標資格的供應商參加招投標活動。如有的所謂公司或經營部，雖也辦有營業(yè)執(zhí)照等合法手續(xù)，實際只不過是一兩個人或兩三個人的“家庭式企業(yè)”，在沒有實行企業(yè)采購的情況下，通過送禮、拉關系等手段攬到一些“業(yè)務”，然后找親戚或朋友在他們的幫助下共同完成承攬的項目，這樣拼湊起來的“雜牌軍”不但質量、價格不敢保證，售后服務更是一句空話。3審查資料與實際情況相脫節(jié)作為審查就不能走馬觀花，一帶而過。不僅要認真查看申報的資料，在必要的時候還應對供應商所報資料的準確性、真實性等情況進行實地考察，采取與供應商座談、傾聽客戶反映等形式，以了解其報送資料的可信度和企業(yè)的信譽情況。如我們在集團公司大樓裝修的地板招標時，便利用幾天時間對供應商的經營場所、人員構成、技術力量等內容進行了考察，為招標工作的順利開展打下了基礎。但在個別項目的招標工作中，由于調查工作不夠細致，對供應商的情況了解得不透徹，給后來的工作帶來了許多不必要的麻煩。4資格審查應注意的幾個事項在公開、公平、公正和非歧視的原則下，企業(yè)采購人員對資格審查審什么、查什么必須心中有數(shù)，才能在具體工作中做到一日了然、思路清晰，防止不合格的供應商蒙混過關。1審營業(yè)執(zhí)照副本主要是“五看”。一看允許其經營期限。即是從哪一年開始截止到哪一年，如果到資格審查時已超過了規(guī)定的截止有效期，此證也隨之作廢，應要求其提供新的有效的副本；二看是否有工商行政管理部門的年檢標志。如果參加投標的當年1至4月未通過工商年檢，則視為不合格，即使副本仍在規(guī)定的有效期內。如我們在一次審查中發(fā)現(xiàn)，某單位營業(yè)執(zhí)照副本有效期為1997年至2000年，1998年更換的新證，而在1999年7、8月份仍沒有到工商部門對上年度進行年檢，這就視為無效；三看其經營產品、提供技術服務的業(yè)務范圍。主要審查其主營及兼營項目內是否具有規(guī)定的經營權。四看副本與復印件是否相符。資格審查時需要驗證營業(yè)執(zhí)照副本并要求保留復印件，這時就要認真核對原件與復印件是否一致，主要是證件編號、法定代表人、營業(yè)范圍等內容，防止個別供應商提供假證件；五看副本性質是否符合投標要求。在供應商有分支或駐外辦事機構的情況下，要求供應商所報資格審查文件的主體與投標主體一致，企業(yè)采購機構原則上不接受主體不一致的投標。2審財務報表為了使企業(yè)采購活動趨于規(guī)范合理，選擇地供應商更具有可信度，有必要要求其報送資產負債表和損益表。這一方面可以在一定程度上衡量供應商的經營業(yè)績、成果以及管理情況，另一方面通過審查報表對存在偷逃稅行為的供應商取消其投標資格。3審有關產品的生產、經營許可證這類許可證在一定期限內有效，在此期限內允許生產、經營，如超出此期限則是違法生產經營，企業(yè)采購機構應拒絕此類供應商投標。4.4審資質證書主要指建筑行業(yè)資質等級4.5審其它有關資料在條件允許的情況下盡可能要求供應商提供以下