縮短投標文件制作時間QC成果匯報課件

縮短投標文件制作時間QC成果匯報縮短投標文件制作時間QC成果匯報縮短投標文件制作時間QC成果匯報如何縮短標書的制作時間？老技術遇到了管理的新挑戰(zhàn)縮短投標文件制作時間QC成果匯報縮短投標文件制作時間QC成果1如何縮短標書的制作時間？老技術遇到了管理的新挑戰(zhàn)如何縮短標書的制作時間？老技術遇到了管理的新挑戰(zhàn)2七、要因確認八、制定對策九、對策實施十、效果檢驗十一、鞏固措施十二、總結和打算目錄一、小組概況二、術語解釋三、選題理由四、現(xiàn)狀調查五、設定目標六、原因分析七、要因確認目錄一、小組概況3一、小組概況小組名東信網(wǎng)絡啄木鳥小組注冊時間2015.3課題名縮短投標文件制作時間注冊號

課題類型管理型活動時間2015.3～2015.9組長董樂為會合時間/次數(shù)32小時/16次活動口號質量出效益，點滴成江河NO姓名性別學歷組內(nèi)職務組內(nèi)分工1董樂為男本科組長組織策劃2魯磊男本科副組長工程設計3潘久洪男本科組員技術指導4任佳麗女本科組員技術評價5周穎女本科組員生產(chǎn)評價6蔣小波女本科組員數(shù)據(jù)采集成員全家福制表人:董樂為制表時間:2015.3.1一、小組概況小組名東信網(wǎng)絡啄木鳥小組注冊時間2015.3課4二、術語解釋《中華人民共和國招標投標法實施條例》即中華人民共和國國務院令第613號，自2012年2月1日起施行。與2000年版的《中華人民共和國投標招標法》對比，條例突出了招投標的規(guī)范性，國家鼓勵利用信息網(wǎng)絡進行電子招標投標。其中第八條明確了國有資金占控股或者主導地位的依法必須進行招標的項目，必須公開招標。二、術語解釋《中華人民共和國招標投標法實施條例》即5三、選題理由從2012年底開始，隨著東信網(wǎng)絡營業(yè)收入的不斷增加，制作的標書數(shù)量也在不斷地上升。制圖人:董樂為制表時間:2015.4.1三、選題理由從2012年底開始，隨著東信網(wǎng)絡營業(yè)6三、選題理由制表人:董樂為制表時間:2015.4.9從投標文件的月度匯總看，呈現(xiàn)兩頭高，中間低的分布，即每年的10月份到下一年的1月標書較多，其中最多的為11月和12月。三、選題理由制表人:董樂為制表時間:2015.4.97為什么年底我們總是忙不過來為什么年底我們總是忙不過來8三、選題理由創(chuàng)新構想目前狀況引出課題縮短投標文件的制作時間，應對未來更廣闊的市場。平均一份標書的制作時間為52小時，即每周加班一天才能完成一份，年末年初更加忙。同時小組成員兼顧技術支持工作?？s短投標文件的制作時間，迫在眉睫，是市場的需要不僅是技術支持部的需要，也整個公司的需要。東信網(wǎng)絡公司進行正在進行架構合并，會有新的業(yè)務并入，未來會有更多的招投標任務。如不加完成此項課題，會影響公司未來的發(fā)展。制表人:董樂為制表時間:2015.4.10三、選題理由創(chuàng)新構想目前狀況引出課題縮短投標文件的制作時間，9四、現(xiàn)狀調查一制表人:董樂為制表時間:2015.4.1152小時四、現(xiàn)狀調查一制表人:董樂為制表時間:2015.4.10四、現(xiàn)狀調查二制表人:董樂為制表時間:2015.4.1152小時四、現(xiàn)狀調查二制表人:董樂為制表時間:2015.4.111四、現(xiàn)狀調查三制表人:董樂為制表時間:2015.4.5前期準備商務應答技術應答價格應答裝訂打印標書提交網(wǎng)上報名資格預審標書購買標書下載授權書企業(yè)資質財務數(shù)據(jù)業(yè)績合同榮譽獎勵專利著作項目架構實施方案進度計劃質量管控人員資料優(yōu)秀案例商務報價分項明細稅率稅額賬戶信息文件校對文件打印蓋章簽字制作封面封條文檔封裝交投標保證金網(wǎng)上提交.四、現(xiàn)狀調查三制表人:董樂為制表時間:2015.4.512制作過程制作時長占比累計占比商務應答2446.15%46.15%技術應答1630.77%76.92%前期準備47.69%84.62%價格應答35.77%90.38%裝訂打印35.77%96.15%標書提交23.85%100.00%四、現(xiàn)狀調查四對2015年1-4月的投標文件制作的分項工作分別記時，按完成時間平均值進行匯總整理。通過調查，可見每份應答文件制作的平均時長為52小時，即需要一個人一周的時間。通過排列圖分析可得出：商務應答和技術應答用時占比為77%是影響投標文件制作時間長的關鍵因素。制表人:董樂為制表時間:2015.4.5制作過程制作時長占比累計占比商務應答2446.15%46.113五、設定目標一我們將本次QC活動的目標設定為：現(xiàn)狀52小時目標42小時五、設定目標一我們將本次QC活動的目標設定為：現(xiàn)狀52小14五、設定目標目標是可以實現(xiàn)的！1、橫向比較：通過橫向比較，股份公司的其他事業(yè)部都達到這個水平，即一周完成一個投標文件。2、縱向比較：參照歷史數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)在2011年以前，原來的市場部完成時間在40小時左右，即一周時間完成。3、可行性計算：主要原因商務應答和技術應答時間縮短25%，就能完成目標?？尚行苑治隹s短10小時五、設定目標目標是可以實現(xiàn)的！1、橫向比較：通過橫向比較，股15六、原因分析制表人:董樂為制表時間:2015.5.4頭腦風暴發(fā)散思維料機人法環(huán)六、原因分析制表人:董樂為制表時間:2015.5.416商務應答時間長技術應答時間長封裝難控制打印等待時間長資料沒有電子歸檔沒有規(guī)范手冊標書風格各異合并時間長掃描慢復印慢找資料慢大文件操作電腦大文件操作慢培訓沒有開展達不到大文件操作要求上傳速度慢電腦常死機電腦配置低寬帶速度慢沒有及時通信工具技術方案復雜編寫管理不完善文本資料多編寫不熟練制表人:周穎制表時間:2015.5.11商務應答時間長技術應答時間長封裝難控制打印等待時間長資料17七、要因確認小組成員對這8個末端原因逐一進行驗證，確認所產(chǎn)生問題的主要原因。驗證一末端原因1、招投標技能培訓沒有開展標準四門基礎課考試合格80%以上責任人董樂為2015年5月1日現(xiàn)場測試對招投標所需的招標法規(guī)、工程經(jīng)濟、項目管理、通信工程四門課程進行?？瓶荚?。小組成員考試合格率只有43.7%，只有通信實務為全部合格。結論要因制表人:周穎制表時間:2015.5.11考試成績招標法規(guī)工程經(jīng)濟項目管理通信實務成員甲合格不合格不合格合格成員乙不合格不合格不合格合格成員丙不合格合格不合格合格成員丁不合格不合格合格合格七、要因確認小組成員對這8個末端原因逐一進行驗證，確認所產(chǎn)生18流動比率？速動比率？資產(chǎn)負債率？到底有何區(qū)別?一張財務報表往往要填寫一天，還要不斷的百度……流動比率？速動比率？到底有何區(qū)別?一張財務報表往往要填寫一天19七、要因確認驗證二末端原因2、電腦達不到大文件操作要求標準電腦配置達到100%達到要求責任人董樂為2015年5月5日現(xiàn)場測試招投標操作用的電腦，CPU主頻，內(nèi)存，硬盤，顯存大小100%滿足要求。結論非要因制表人:周穎制表時間:2015.5.11電腦配件CPU內(nèi)存剩余空間顯存配置雙核以上大于4G大于100G大于1G成員甲滿足滿足滿足滿足成員乙滿足滿足滿足滿足成員丙滿足滿足滿足滿足成員丁滿足滿足滿足滿足個人的筆記本電腦屏幕較小，在2015年初配置了大屏顯示器，滿足文檔細致檢查的需要。七、要因確認驗證二末端原因2、電腦達不到大文件操作要求標準電20驗證三末端原因3、寬帶速度慢標準寬帶的速度達到2M以上責任人董樂為2015年5月5日現(xiàn)場測試在2015年搬入新的辦公樓后，與公司軟件開發(fā)部共用了移動專網(wǎng)光纖，實際測試速度為20M左右。滿足文件上傳下載的需求結論非要因制表人:周穎制表時間:2015.5.11七、要因確認投標文件一般在都在150頁以上，文件的大小在30M以上，最大的會在100M以上，網(wǎng)速的快慢會影響標書上傳下載的時間。驗證三末端原因3、寬帶速度慢標準寬帶的速度達到2M以上責任人21驗證四末端原因4、沒有即時的通訊工具標準項目交流有即時通訊工具責任人董樂為2015年5月6日現(xiàn)場測試有即時通信工具。2014年底開始，項目組的標書討論用均采用微信群的方式，可以使每個成員都能及時看到互相溝通的信息。同時大文件用QQ群傳輸。結論非要因制表人:周穎制表時間:2015.5.11七、要因確認項目執(zhí)行部銷售部技術支持部驗證四末端原因4、沒有即時的通訊工具標準項目交流有即時通訊工22驗證五末端原因5、資料沒有電子歸檔標準2012年以后的資料90%以上完成電子歸檔責任人董樂為2015年5月6日現(xiàn)場測試需要電子歸檔的項目有：企業(yè)資質、財務數(shù)據(jù)、業(yè)績合同、榮譽獎勵、人員資料、優(yōu)秀案例，檢查發(fā)現(xiàn)電子歸檔率只有30%。結論要因制表人:周穎制表時間:2015.5.11七、要因確認驗證五末端原因5、資料沒有電子歸檔標準2012年以后的資料923驗證六末端原因6、沒有標書的編寫規(guī)范手冊標準有標書的編寫規(guī)范手冊責任人董樂為2015年5月7日現(xiàn)場測試沒有企業(yè)內(nèi)部的標書編寫范本，標書編寫有較大的隨意性，每個人編寫的標書都有不同的風格。企業(yè)簡介、致辭等通用部分不一致，字體，行間距，字號，標題編寫沒有統(tǒng)一，合并時需要大量時間修改。結論要因制表人:周穎制表時間:2015.5.11七、要因確認不同風格的封面驗證六末端原因6、沒有標書的編寫規(guī)范手冊標準有標書的編寫規(guī)范24驗證七末端原因7、技術方案復雜標準技術方案有統(tǒng)一模板責任人董樂為2015年5月6日現(xiàn)場測試技術方案各有特點，各個標書規(guī)范不一，無法統(tǒng)一。結論非要因制表人:周穎制表時間:2015.5.11七、要因確認驗證八末端原因8、文印店打印機時間長標準文檔在傳送到文印店后3小時內(nèi)完成打印責任人董樂為2015年5月7日現(xiàn)場測試文印店在江南大道與東信大道交界口，距離公司一公里，文檔在傳送到文印店后2小時內(nèi)完成打印。結論非要因驗證七末端原因7、技術方案復雜標準技術方案有統(tǒng)一模板責任人董25七、要因確認制表人:周穎制表時間:2015.5.13經(jīng)過小組成員調查分析，最終確定導致“商務應答和技術應答用時較長”要因有以下三個：資料沒有電子歸檔2沒有編寫規(guī)范手冊3技能培訓沒有開展1七、要因確認制表人:周穎制表時間:2015.5.1326八、制定對策制表人:董樂為制表時間:2015.5.15序號要因對策目標措施完成時間地點責任人1投標技能培訓沒有開展開展培訓四門課程培訓4門課程的員工培訓率達到100%1、電子教材的購買6月31日公司會議室魯磊2、完成課程培訓公司會議室3、參加職業(yè)資格考試考試指定2資料沒有電子歸檔

進行投標資料的電子歸檔投標資料電子歸檔完成率99%1、企業(yè)資質電子歸檔5月30日辦公樓一廳周穎2、財務資料電子歸檔辦公樓一廳3、榮譽獎勵電子歸檔辦公樓一廳4、業(yè)績合同電子歸檔6月30日辦公樓一廳董樂為5、優(yōu)秀案例電子歸檔辦公樓一廳3沒有編寫規(guī)范手冊

編寫東信網(wǎng)絡的投標文件規(guī)范手冊完成東信網(wǎng)絡的投標文件規(guī)范手冊終稿并審核通過1、編寫通用企業(yè)介紹6月15日辦公樓三廳董樂為2、編寫專用企業(yè)介紹辦公樓三廳3、定義文檔的行文規(guī)范7月15日辦公樓三廳董樂為4、投標文件示范文本初稿辦公樓三廳5、投標文件示范文本終稿辦公樓三廳八、制定對策制表人:董樂為制表時間:2015.5.1527八、制定對策針對要因一，投標技能培訓沒有開展，小組做了一個培訓實施方案的比選制表人:董樂為制表時間:2015.6.3方案1：外部上課，優(yōu)點：效果好；缺點：費用高，占用休息時間方案2：電子授課，優(yōu)點：較平均；缺點：不明顯方案3：內(nèi)部自訓，優(yōu)點：費用低；缺點：人工操作，效果不可控制確認方案二為最終實施方案要因序列內(nèi)容投入資源實施周期效果預估結論投標技能培訓沒有開展方案一外部上課2萬元2個月完全解決一般方案二電子授課2千元2個月完全解決最佳方案方案三內(nèi)部自訓1千元5個月效果不可控一般八、制定對策針對要因一，投標技能培訓沒有開展，小組做了一個28九、對策實施-電子課程培訓對策1考試成績招標法規(guī)工程經(jīng)濟項目管理通信實務成員甲完成培訓完成培訓完成培訓完成培訓成員乙完成培訓完成培訓完成培訓完成培訓成員丙完成培訓完成培訓完成培訓完成培訓成員丁完成培訓完成培訓完成培訓完成培訓九、對策實施-電子課程培訓對策1考試招標工程項目通信成員甲完29九、對策實施-電子課程培訓成員甲成員乙成員丙安全員概預算特種作業(yè)一級建造師通過通過通過通過通過通過通過通過制表人:董樂為制表時間:2015.6.3對策有效九、對策實施-電子課程培訓成員甲成員乙成員丙安全員概預算特種30九、對策實施-電子歸檔對策2企業(yè)資質、榮譽獎勵、優(yōu)秀案例彩色掃描財務報表、業(yè)績合同、人員資料黑白掃描九、對策實施-電子歸檔對策2企業(yè)資質、榮譽獎勵、優(yōu)秀案例財務31九、對策實施-電子歸檔個人資料身份資料學歷證明認證資格社保證明獎勵獎項表揚信表揚信證書獎牌獎座錦旗獎杯業(yè)績合同驗收報告發(fā)票合同全本匯總表九、對策實施-電子歸檔個人資料身份資料學歷證明認證資格社保證32生成投標專用的資源庫投標資料完成100%電子歸檔財務報表9年企業(yè)資質32個榮譽獎勵78個人員資料1356人業(yè)績合同1861份經(jīng)過小組成員的共同努力對策有效生成投標專用的資源庫投標資料完成100%電子歸檔財務報表9年33九、對策實施-編寫標準化手冊行文規(guī)范正本封面目錄標題一標題二標題三標題四正文附件封條外包裝字體微軟雅黑微軟雅黑微軟雅黑微軟雅黑微軟雅黑微軟雅黑微軟雅黑微軟雅黑黑體黑體尺寸二號五號三號小三四號小四五號小五三號二號行間距一倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍1.5倍一倍2倍2倍單雙面單面單面雙面雙面雙面雙面雙面雙面單面單面對策3九、對策實施-編寫標準化手冊行文規(guī)范正本封面目錄標題一標題二34自檢互檢專檢質量控制點一質量控制點二質量控制點三質量控制點四質量控制點五對策有效自檢互檢專檢質量控制點一質量控制點二質量控制點三質量控制點四35縮短投標文件制作時間QC成果匯報課件36很快過去了時間小伙伴們時間縮短了嗎？很快過去了時間小伙伴們時間縮短了嗎？37縮短18小時活動前活動中活動后目標實現(xiàn)十、檢驗效果-制作時間的縮短縮短18小時活動前活動中活動后目標實現(xiàn)十、檢驗效果-制作時間38十、檢驗效果-投標文件制作時間的縮短對策實施后，商務應答時間下降12小時，技術應答時間下降6小時，商務應答和技術應答占比和為65%，不再是影響投標文件制作時間關鍵因素?；顒忧盎顒雍笫z驗效果-投標文件